辦公用品及設(shè)施管理制度

1、LOGO辦公用品和設(shè)施管理制度辦公用品和設(shè)施管理制度1. 0, Purpose 目的1.1 為加強公司辦公用品及設(shè)施管理，方便辦公，減少浪費，降低費用，貫徹勤儉辦企業(yè) 的宗旨，制定本辦法。L 2本制度所指辦公用品是指價值較低（單價不超過200元）、小型和易消耗的辦公室日 常使用的物品。辦公設(shè)施指價值較高（單價超過200元）、耐用的、可列入公司固定資產(chǎn) 或低值易耗品。2. 0, Scope 范圍適用于XXX公司。3. 0, Relevant document 相關(guān)文件無。4. 0, Definition 定義無。5. 0, Responsibility 職責(zé)5.1 行政人事部負(fù)責(zé)統(tǒng)計和采購辦公用

2、品及設(shè)施，負(fù)責(zé)辦公用品及設(shè)施的日常采購和管 理。5. 2財務(wù)部負(fù)責(zé)準(zhǔn)備辦公用品和設(shè)施因采購和維修保養(yǎng)所需的資金。6. 3各個部門安排專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品和設(shè)施的統(tǒng)計、采購申請、日常正確使用和維 修保養(yǎng)的申請或通知。7. 0 Procedure 程序7.1 辦公用品和設(shè)施的采購與入庫1. 1.1辦公用品及設(shè)施的采購實行采購與保管相分離的原則。6. 1.2各部門本著節(jié)約的原則，根據(jù)本部門的實際需要情況，于每月的26日之前填寫下月 “辦公用品及申請計劃”（除最低庫存之外的辦公用品）以書面的形式交行政人事部，提 報之前必須經(jīng)過本部門負(fù)責(zé)人的審查。各部門一月之內(nèi)辦公用品申請控制在四次之內(nèi)。7. 1.

3、2. 1對低值易耗的常用辦公用品、常用勞保用品，由行政人事部建立“各部門每月辦 公用品清單”，統(tǒng)一購買發(fā)放。8. 1. 2. 2由行政人事部統(tǒng)一發(fā)放的物品，各部門一般不必采購計劃中體現(xiàn)，需要時直接到 倉庫領(lǐng)用；特殊情況需領(lǐng)用較大數(shù)量時，向行政人事部提報計戈人9. 1.2.3除統(tǒng)一發(fā)放物品外，及對有特殊要求的辦公用品，各部門在需要時填寫“采購申 請”，交行政人事部；行政人事部對品種、數(shù)量、用途、價值、（期限）等進(jìn)行審核，若 有異議應(yīng)及時向申請?zhí)岢霾f(xié)商，取得一致意見后安排采購。10. 1.3行政人事部每月5日之前將各部門提報的“辦公用品及設(shè)施申請計劃”進(jìn)行匯總， 填制辦公用品及設(shè)施申請匯總表，經(jīng)

4、行政人事部總監(jiān)批準(zhǔn)后，交采購人員或定點供應(yīng) 商進(jìn)行購買，當(dāng)總額超過2萬元時，需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。11. 1.4當(dāng)統(tǒng)一發(fā)放的物品庫存量低于最低庫存量時，行政人事部及時組織采購，進(jìn)行補 足。由倉庫保管員提出“采購計劃”交行政人事部進(jìn)行部采購。12. 1.5采購人員要本著貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉的原則進(jìn)行購買。一次性采購2000元以上的, 要由兩人以上共同采購，單價或同種產(chǎn)品超過5000元的需進(jìn)行三家或三家以上詢價，然后 制訂合同進(jìn)行評審。6. 1.6購買后，采購人員將所購物品、發(fā)票，交保管人員辦理入庫手 續(xù)。保管員根據(jù)采購計劃表、發(fā)票、實物質(zhì)量和價格等核查無誤后方可辦理入庫手續(xù)；保 管員和采購人員在“入庫單

5、”上簽字后，在定點供應(yīng)商采購的物品由保管人員在發(fā)票上簽 字報銷，屬臨時性采購的物品由采購人員簽字報銷。13. 1.7所購物品經(jīng)驗收審核不合格的，由采購人員負(fù)責(zé)退貨等一切善后事宜，并承擔(dān)由此 造成的損失。14. 1.8定點采購的辦公用品和設(shè)施，采購員不得支付貨款，若有緊急情況需要在定點供應(yīng) 商處取物品時采購員必須在供貨單上簽字，否則絕不付款。15. 2辦公用品和設(shè)施的采購流程16. 2. 1各部門將辦公用品及設(shè)施申請在每月26日前提交行政人事部，行政人事部根據(jù)各 部門提報計劃進(jìn)行核審匯總，經(jīng)行政人事部總監(jiān)審核批準(zhǔn)后，交財務(wù)部一份作為資金撥 付依據(jù)。17. 2. 2行政人事部進(jìn)行分類整理自行采購物

6、品和供應(yīng)商采購物品。18. 2. 3有賬期辦公用品和設(shè)施采購規(guī)定（定點供應(yīng)商）。19. 2. 3. 1行政人事部根據(jù)申請將由供應(yīng)商采購的物品清單交供應(yīng)商，由供應(yīng)商進(jìn)行供送 貨，行政人事部根據(jù)供貨清單進(jìn)行逐一驗收，通知各部門領(lǐng)取物品、驗收、辦理出入 庫、簽批報銷單，交財務(wù)部。20. 2. 3. 2行政人事部在報倘單據(jù)上注明最遲付款日，自報借單據(jù)送達(dá)之日起2-5個工作日 內(nèi)財務(wù)部做好付款計劃，避免出現(xiàn)供應(yīng)商摧款現(xiàn)象。6. 2. 4無賬期辦公用品和設(shè)施采購規(guī)定（自行采購）6.2.4. 1行政人事部根據(jù)自行采購物品和設(shè)施的價款，向財務(wù)部申請借款，待財務(wù)部支付 借款后由行政人事部采購人員進(jìn)行采購。在采購

7、期間行政人事部適時與各部門進(jìn)行溝通 采購進(jìn)度。6. 2. 4. 2各部門根據(jù)行政人事部采購的物品進(jìn)行領(lǐng)取、驗收，辦理出入庫，簽批報箱單據(jù) 后交財務(wù)部核銷。6. 2. 5臨時采購申請6. 2. 5. 1各部門盡量避免臨時采購計劃，每月各部門僅限1次臨時采購申請，保障資金使 用及采購的計劃性。6. 2. 5. 2行政人事部根據(jù)申請報告進(jìn)行分類整理：自行采購物品和定點采購物品。6. 2. 5. 3自行采購物品根據(jù)6. 2.4規(guī)定執(zhí)行，定點采購物品根據(jù)6. 2. 3規(guī)定執(zhí)行。6. 2. 6辦公用品的保管6. 2. 6.1行政人事部保管員須建立臺賬： （1）辦公用品保管臺賬，主要內(nèi)容為：A、入庫記錄。所

8、購物品入庫后登記，并由保管員、采購員共同簽字。B、出庫記錄。每月25日前，保管員應(yīng)根據(jù)“辦公用品申請匯總表”，統(tǒng)計上月各項物品 發(fā)放數(shù)量，填入臺賬。（2）辦公用品發(fā)放臺賬：每月25日前，保管員根據(jù)“辦公用品及設(shè)施申請計劃”，統(tǒng)計 上月各部門領(lǐng)用的辦公用品及設(shè)施，登記入賬。并報告各部門的領(lǐng)用材料清單，交各部門 負(fù)責(zé)人和行政人事部。進(jìn)行各部門成本核算，以便更好的控制辦公成本。6. 3辦公用品和設(shè)施的驗收和編碼入賬6. 3.1所采購辦公物品及設(shè)施必須全部驗收，特殊用品或設(shè)施需要申請部門同行政人事部 共同驗收。一般物品由人事部（或庫管）依據(jù)“采購申請”，對品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、 價值等進(jìn)行核對。6.

9、 3. 2由行政人事部專人負(fù)責(zé)物品編碼和登記入臺賬。6. 4辦公用品及設(shè)施的發(fā)放6. 4. 1辦公用品及設(shè)施的發(fā)放由保管員負(fù)責(zé)。行政人事部在辦理完畢當(dāng)月采購辦公用品和 設(shè)施的入庫手續(xù)后，通知各部門，根據(jù)各部門所申報的“辦公用品申請計戈發(fā)放，由各 部門安排專人領(lǐng)取，在出庫登記單上簽字，并建立所領(lǐng)用物品的清單目錄。6. 4. 1. 1對申請的特殊物品：到貨后庫房應(yīng)通知申請部門；由申請部門按領(lǐng)料程序領(lǐng) 用；6.4. 1.2若非申請部門也需領(lǐng)用，需同原申請部門協(xié)商，經(jīng)行政人事部批準(zhǔn)；方可以先領(lǐng) 用；再由采購部門安排采購補庫；使資源利用實現(xiàn)最大化。6. 4. 2保管員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放工作。對貴重物品的

10、發(fā)放應(yīng)由申請者本人領(lǐng)取并簽字。6.4.3凡因手續(xù)不全而發(fā)放的辦公用品及設(shè)施，視為保管員自領(lǐng)自用，由保管員予以照價 賠償。6. 5辦公用品和設(shè)施的使用、保養(yǎng)和維修6. 5.1行政人事部每季度末對辦公設(shè)施進(jìn)行一次檢查，填寫辦公設(shè)施網(wǎng)絡(luò)故障維修記錄, 并根據(jù)檢查急緩程度由維修人員進(jìn)行維修，無法維修的可申請報廢更換。6.5.2使用部門必須根據(jù)辦公用品或設(shè)施的用途和性能嚴(yán)格按照說明書要求使用，并有責(zé) 任進(jìn)行日常維護(hù)和保養(yǎng)；需要特殊維護(hù)保養(yǎng)的，使用部門應(yīng)定期通知行政人事部，由行政 人事部結(jié)合季度保養(yǎng)、維修計劃組織實施。6. 5. 3當(dāng)辦公用品和設(shè)施在使用中出現(xiàn)異?；驌p壞時，使用部門應(yīng)首先自行仔細(xì)檢查原因，

11、 對簡單故障可根據(jù)說明書進(jìn)行維修。7. 5. 4對復(fù)雜故障且不能自行解決的，可填寫辦公設(shè)施網(wǎng)絡(luò)故障維修記錄，書面通知 行政人事部進(jìn)行維修。6.5.5辦公設(shè)施已達(dá)使用壽命或嚴(yán)重?fù)p壞而不能修復(fù)，或因技術(shù)落后不再使用的，使用部 門需填寫設(shè)施報廢單，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后財務(wù)部、行政人事部各執(zhí)一份，報廢物品交行 政人事部統(tǒng)一回收處理。A、辦公用品或設(shè)施原價值低于人民幣2000元的，經(jīng)本部門同意，行政人事部批準(zhǔn)后，按 照公司財物報廢程序處理。B、辦公用品或設(shè)施原價值高于人民幣2000元的，經(jīng)本部門同意，行政人事部核準(zhǔn)，總經(jīng) 理批準(zhǔn)后，按照公司財物報廢程序處理。8. 0 record 記錄辦公設(shè)施網(wǎng)絡(luò)故障維修記錄-行政人事部保存當(dāng)年記錄，前期記錄交文控中心存檔1 年。辦公用品及設(shè)施申請匯總表一行政人事部保存當(dāng)年記錄，前期記錄交文控中心存檔1 年。設(shè)施報廢單-行政人事部保存