河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范20111209

1、河南省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔整理規(guī)范第一章 總 則第一條 為規(guī)范我省公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作，保證工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量，更好地為我省公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)，根據(jù)國(guó)家科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T118222008）、交通檔案管理辦法、國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范、公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法（交辦發(fā)2010382號(hào)）、公路建設(shè)監(jiān)督管理辦法、公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)（JTGF/12004）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我省公路工程建設(shè)實(shí)際，特制定本規(guī)范。第二條 本規(guī)范（簡(jiǎn)稱）適用用于我省新建、改建和擴(kuò)建公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理及整理工作。第三條 本規(guī)范所稱公路建設(shè)項(xiàng)

2、目文件材料，是指自項(xiàng)目立項(xiàng)審批（核準(zhǔn)）直至竣工驗(yàn)收全過程產(chǎn)生的，反映項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全管理基本情況，對(duì)建成后工程管理、維護(hù)、改建和擴(kuò)建具有保存、查考利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。本規(guī)范所稱公路建設(shè)項(xiàng)目檔案，是指按照項(xiàng)目檔案組卷要求，經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔的公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料。第二章 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作組織與職責(zé)第四條 各項(xiàng)目法人單位應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，依法對(duì)本建設(shè)項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作進(jìn)行管理，同時(shí)接受本行業(yè)檔案主管部門、項(xiàng)目所在地及同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。第五條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)做好本單位形成的公路建設(shè)項(xiàng)目文

3、件材料的收集、整理、歸檔工作，承擔(dān)各參建單位項(xiàng)目文件材料收集歸檔工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)等管理職責(zé)；將項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、納入招標(biāo)投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步管理、同步歸檔，保證項(xiàng)目文件材料收集、立卷、歸檔的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全。第六條 項(xiàng)目竣工文件材料立卷歸檔工作應(yīng)納入工程合同管理，納入監(jiān)理工作內(nèi)容，按照“誰形成誰負(fù)責(zé)”的原則，由文件材料的形成單位或部門負(fù)責(zé)，不得委托他人。 項(xiàng)目監(jiān)理單位應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。 第七條 各參建單位應(yīng)配備具有相關(guān)工程專業(yè)知識(shí)

4、和檔案管理專業(yè)知識(shí)的專職檔案管理人員，并保持其穩(wěn)定性，明確本單位有關(guān)崗位和檔案人員的崗位職責(zé)和要求，按規(guī)定做好項(xiàng)目文件材料的立卷歸檔和移交工作。第三章 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集第八條 凡是反映與公路建設(shè)項(xiàng)目有關(guān)的重要活動(dòng)，形成具有查考利用價(jià)值的各門類載體的文件材料，都應(yīng)收集齊全，歸入公路工程成套檔案，其具體歸檔范圍按本規(guī)范附件1、2要求執(zhí)行。第九條 已經(jīng)實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助項(xiàng)目管理的，電子文件須與紙質(zhì)文件同步歸檔；在與設(shè)計(jì)單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)對(duì)電子版設(shè)計(jì)文件歸檔提出明確要求；如無條件形成電子文件的，對(duì)利用率高的竣工文件，可采取圖像掃描或縮微方式，進(jìn)行檔案復(fù)制。第十條 公路建設(shè)項(xiàng)目各階段文件材料收集歸

5、檔工作責(zé)任分工按照如下進(jìn)行：（一）公路建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)審批、工程準(zhǔn)備、科研、交（竣）工驗(yàn)收、工程招標(biāo)、資金管理等階段形成的文件資料由項(xiàng)目法人單位負(fù)責(zé)收集；（二）公路建設(shè)項(xiàng)目在設(shè)計(jì)審批、工程勘測(cè)等階段形成的文件資料由勘察設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集；（三）公路建設(shè)項(xiàng)目在施工過程中形成的文件材料由中標(biāo)施工單位負(fù)責(zé)收集；（四）公路建設(shè)項(xiàng)目在監(jiān)理過程中形成的文件材料由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集。第十一條 各有關(guān)單位應(yīng)按照收集歸檔責(zé)任分工，建立健全項(xiàng)目文件材料收集歸檔制度和預(yù)立卷制度，按照公路建設(shè)程序的不同階段文件材料產(chǎn)生的自然過程，分別做好預(yù)立卷工作。第十二條 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原件。其中，項(xiàng)目立項(xiàng)審批等文件，原件如

6、保存在項(xiàng)目主管單位的，項(xiàng)目法人單位應(yīng)讓原件保管單位在復(fù)印件上加蓋原件保管單位資料章歸檔保存；供貨商提供的原材料及產(chǎn)品質(zhì)量保證等文件為復(fù)印件的，須在復(fù)印件上加蓋銷售單位印章并注明原件存放處后歸檔保存；熱敏紙傳真件需復(fù)印保存，復(fù)印件應(yīng)清晰。第十三條 收集歸檔的項(xiàng)目文件材料應(yīng)能全面，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)的實(shí)際過程。勘察及測(cè)量基礎(chǔ)資料、施工記錄必須是現(xiàn)場(chǎng)原始記錄，如需清稿，須將原始記錄與清稿后的記錄文件一并歸檔保存；表單填寫內(nèi)容規(guī)范，產(chǎn)生及使用部位標(biāo)注清楚，相關(guān)簽署手續(xù)完備，且為相關(guān)責(zé)任人親筆簽名。第十四條 項(xiàng)目文件材料應(yīng)書寫工整，字跡、線條清晰、修改規(guī)范、紙張優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，小于A4紙張規(guī)格的出廠證明

7、、材質(zhì)合格證等應(yīng)粘貼在A4紙上；書寫材料應(yīng)符合耐久性要求。第十五條 數(shù)碼照片應(yīng)刻錄在不可擦寫光盤上保存，同時(shí)沖印出6英寸紙質(zhì)照片與說明一并整理歸檔；照片檔案的整理應(yīng)符合國(guó)家檔案局照片檔案管理規(guī)范（GB/T118212002）要求。第十六條 電子文件及紙質(zhì)文件數(shù)字化的形成和保存應(yīng)符合國(guó)家檔案局電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T189942002）、CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求（GB/T17678.11999）和紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范（DA/T312005）的要求。第十七條 竣工圖編制要求（一）竣工圖由施工單位負(fù)責(zé)編制。編制完成的竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋竣工圖章并簽署，經(jīng)監(jiān)理審核簽字

8、認(rèn)可，如項(xiàng)目法人指定由設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制的，應(yīng)明確施工單位和監(jiān)理單位的審核及簽字認(rèn)可責(zé)任。（二）竣工圖應(yīng)能全面、準(zhǔn)確、清晰地反映竣工時(shí)的實(shí)際情況?？⒐D編制說明應(yīng)能充分體現(xiàn)已完工的建設(shè)過程和完工時(shí)的實(shí)際情況，包括主要建設(shè)內(nèi)容、完成工程量、執(zhí)行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、主要施工方案、采用的新技術(shù)新工藝新材料、特殊問題的處理、施工圖的版本、變更情況及修改完善情況、完工時(shí)間等。 （三）一般性變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上修改，要注明修改依據(jù)，并加蓋竣工圖章作為竣工圖；凡結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等重大變更及圖面變更面積超過10%的，須重新繪制竣工圖；重新繪制竣工圖的圖簽如能全面反映施工和

9、監(jiān)理單位簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。重繪竣工圖紙可在原施工圖號(hào)前加“竣”字。也可逐張加蓋竣工圖章明確相關(guān)人員簽署確認(rèn)。（四）同一結(jié)構(gòu)、建筑物重復(fù)使用的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說明中注明；不同構(gòu)筑物、建筑物應(yīng)分別編制。第四章 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料的整理第十八條 公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔移交前，由文件材料形成單位，在項(xiàng)目文件材料預(yù)立卷的基礎(chǔ)上，按照文件材料的自然形成過程并保持其內(nèi)在有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行系統(tǒng)化整理組卷，要做到分類科學(xué)，便于保管和利用。合同段未完成項(xiàng)目檔案整理的，項(xiàng)目法人單位不得組織交工驗(yàn)收。（一）立項(xiàng)審批階段文件材料根據(jù)審批事項(xiàng)

10、的內(nèi)在聯(lián)系分別整理組卷。（二）勘察設(shè)計(jì)階段文件材料按照設(shè)計(jì)的不同階段和專業(yè)分別整理組卷。（三）招投標(biāo)及合同文件材料按照招投標(biāo)工作程序和合同內(nèi)容分別整理組卷。（四）工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批事項(xiàng)及相關(guān)手續(xù)辦理過程分別整理組卷。（五）工程管理文件材料按照問題結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。（六）變更文件以合同段為單位，按照變更文件編號(hào)依次匯總整理組卷，并編制設(shè)計(jì)變更與修改后的竣工圖檔號(hào)對(duì)照一覽表。（見附件12設(shè)計(jì)變更文件與竣工圖檔號(hào)對(duì)照一覽表）。（七）計(jì)量支付報(bào)表與附件、計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表按照合同段結(jié)合時(shí)間分別整理組卷。（八）施工日志按照合同段結(jié)合時(shí)間集中整理組卷。（九）施工文件材料1.原材料質(zhì)量保證文件、配合

11、比設(shè)計(jì)文件屬單位（分部、分項(xiàng)）工程專用的應(yīng)歸入相應(yīng)部位，共用的應(yīng)按單位（分部、分項(xiàng)）工程分別集中整理組卷。除此之外，可以合同段為單位分別集中整理組卷。2.施工原始文件，包括就工序施工質(zhì)量控制問題印發(fā)的整改指導(dǎo)性文件及相關(guān)整改報(bào)告等，均按照分項(xiàng)（分部、單位）工程，結(jié)合施工工序，歸入相應(yīng)部分分別整理組卷。3.竣工圖按照專業(yè)、圖號(hào)分別整理組卷。（十）監(jiān)理文件1.監(jiān)理管理文件以監(jiān)理合同段為單位、按照依據(jù)性文件、合同管理文件、工程質(zhì)量控制文件、安全管理文件、計(jì)劃進(jìn)度控制文件、費(fèi)用控制文件等分別整理組卷。2.監(jiān)理平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢的文件材料以施工合同段為單位，按照單位、分部、分項(xiàng)工程分別整理組卷。3.旁站

12、監(jiān)理記錄按照合同段整理組卷。4.監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和形成時(shí)間整理組卷。（十一）工程試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收文件材料按照檢測(cè)觀測(cè)記錄及報(bào)告、缺陷整改情況、各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作內(nèi)容分別整理組卷。第十九條 卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)化排列（一）立項(xiàng)審批文件按照批復(fù)、請(qǐng)示、相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料的順序依次排列。（二）設(shè)計(jì)審批文件按照批復(fù)、請(qǐng)示、相關(guān)審查及專家評(píng)審文件材料的順序依次排列。（三）工程準(zhǔn)備階段文件材料按照審批及相關(guān)手續(xù)辦理程序依次進(jìn)行排列。（四）項(xiàng)目法人及監(jiān)理就質(zhì)量控制、計(jì)劃進(jìn)度控制、費(fèi)用控制及安全管理等問題普發(fā)的文件材料，按照文件材料所反映問題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。（五）施工文件材

13、料1.原材料質(zhì)量保證文件按照原材料類別依次進(jìn)行排列。2.變更文件按照變更文件的文號(hào)順序依次進(jìn)行排列。3.各單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表及匯總文件按照匯總及各單位、分部、分項(xiàng)工程評(píng)定工作程序依次進(jìn)行排列。4.按照分項(xiàng)（分部、單位）工程分別整理組卷的文件材料，依照分項(xiàng)（分部、單位）工程施工進(jìn)程，結(jié)合施工工序順序依次進(jìn)行排列。5.合同段交工驗(yàn)收文件按照交工驗(yàn)收證書、交工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)出具的交工驗(yàn)收質(zhì)量檢測(cè)意見、各項(xiàng)工程總結(jié)依次進(jìn)行排列 。6.竣工圖按照專業(yè)結(jié)合圖號(hào)依次進(jìn)行排列。7.設(shè)備安裝及調(diào)試文件按照依據(jù)性、設(shè)備開箱驗(yàn)收、設(shè)備安裝及調(diào)試、設(shè)備運(yùn)行維護(hù)、隨機(jī)文件等順序依次進(jìn)行排列。（六）監(jiān)

14、理文件1.監(jiān)理管理文件按照文件材料所反映問題的有機(jī)聯(lián)系，結(jié)合重要程度依次進(jìn)行排列。2.旁站監(jiān)理記錄和平行試驗(yàn)及獨(dú)立抽檢文件材料以合同段為單位，按照單位、分部、分項(xiàng)工程劃分依次進(jìn)行排列。3.監(jiān)理日志按照監(jiān)理機(jī)構(gòu)和日志形成時(shí)間依次排列。（七）計(jì)量支付與附件及計(jì)劃進(jìn)度報(bào)表以合同段為單位，按時(shí)間順序依次進(jìn)行排列。（八）試運(yùn)行及竣工驗(yàn)收工作文件材料按照檢測(cè)觀測(cè)記錄、車輛通行情況、缺陷整改落實(shí)情況及各專項(xiàng)驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收工作程序依次進(jìn)行排列。第二十條 經(jīng)系統(tǒng)化排列的卷內(nèi)文件材料、雙面書寫的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編寫頁號(hào)。已裝訂成冊(cè)的文件材料

15、，如自成一卷的，不需要重新編寫頁號(hào)，如與其他文件材料組成一卷的，該冊(cè)文件材料在其他文件材料之后，并將其作為一份文件編寫冊(cè)號(hào)，不需要重新編寫頁號(hào)。第二十一條 案卷由案卷卷盒，案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件材料及備考表（封底）組成，其格式均應(yīng)符合科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T118222008）。第二十二條 卷盒正面內(nèi)容不需填寫，卷脊內(nèi)容應(yīng)按要求逐項(xiàng)填寫。第二十三條 案卷封面由下列內(nèi)容組成：案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)及檔號(hào)。 （一）案卷題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映本案卷的基本內(nèi)容，包括公路建設(shè)項(xiàng)目名稱、起訖里程、單位工程（包括分部、分項(xiàng)工程）名稱及文件材料名稱。如反映立項(xiàng)審批、設(shè)計(jì)審

16、批、用地審批等方面的文件材料，案卷題名應(yīng)由責(zé)任者、問題（內(nèi)容）、文種三部分組成。（二）立卷單位指案卷的組卷單位或部門。（三）起止日期指案卷文件材料形成的最早和最晚的時(shí)間，年度應(yīng)填寫四位數(shù)字、月份填寫兩位數(shù)字。（四）保管期限填寫劃定的保管期限。保管期限分為永久、30年、10年三種。應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況、項(xiàng)目文件材料的特性及利用價(jià)值，分別確定案卷的保管期限。（五）密級(jí)應(yīng)根據(jù)國(guó)家及交通運(yùn)輸部有關(guān)保密規(guī)定確定并填寫。（六）檔號(hào)編制內(nèi)容應(yīng)包括：建設(shè)項(xiàng)目（標(biāo)段）/文件類目.單位工程.分部工程案卷流水號(hào)（具體編制要求詳見附件4）。項(xiàng)目法人單位最后負(fù)責(zé)編制建設(shè)項(xiàng)目檔案大流水號(hào)，按照文件類目順序進(jìn)行排列。第二十

17、四條 卷內(nèi)目錄由下列內(nèi)容組成（一）序號(hào)：按照文件材料排列順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字從01起依次標(biāo)注。（二）文件編號(hào)：填寫文件材料的原始編號(hào)或圖號(hào)。（三）責(zé)任者：填寫文件材料的形成單位或主要形成單位。屬原材料報(bào)驗(yàn)和工序報(bào)驗(yàn)文件，責(zé)任者填寫施工單位和監(jiān)理單位。（四）文件題名：填寫卷內(nèi)文件材料標(biāo)題的全稱，沒有標(biāo)題或標(biāo)題不能說明文件材料內(nèi)容的，應(yīng)自擬標(biāo)題，并加 符號(hào)。案卷內(nèi)每份獨(dú)立成件及單獨(dú)辦理報(bào)驗(yàn)和批準(zhǔn)手續(xù)形成的文件材料，均應(yīng)逐件填寫文件標(biāo)題。施工類文件材料同時(shí)要標(biāo)明對(duì)哪一結(jié)構(gòu)、部位所做的質(zhì)檢、試驗(yàn)、評(píng)定等。如：路基工程以分部、分項(xiàng)工程分別編目；路面工程以路面的“結(jié)構(gòu)層次”為單元分別編目；橋梁工程下、上部構(gòu)

18、造以每墩、臺(tái)或每跨等為單元分別編目。 （五）日期：填寫文件材料形成最終日期（年度填寫四位數(shù)、月和日各填寫兩位數(shù)）。（六）頁次：填寫每份文件材料首頁上標(biāo)注的頁號(hào)，最后一份文件標(biāo)注起止頁號(hào)，凡屬已裝訂成冊(cè)的文件材料，在卷內(nèi)文件目錄頁次欄中填寫冊(cè)數(shù)，并在備注欄中注明累計(jì)總頁數(shù)。（七）備注：填寫需注明的情況。第二十五條 卷內(nèi)備考表“說明”一欄中，須注明本案卷組卷情況及本案卷包含文件總份數(shù)和總頁數(shù)，注明復(fù)印件歸檔原因和原件存放地等；“互見號(hào)”應(yīng)填寫與本案卷反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)，并注明其載體形式；“立卷人”應(yīng)填寫本案卷整理組卷人員；“檢查人”應(yīng)為本部門或項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人及監(jiān)理

19、；“時(shí)間”應(yīng)填寫立卷人和檢查人實(shí)際發(fā)生時(shí)間。第二十六條 案卷目錄由下列內(nèi)容組成（一）序號(hào)：填寫案卷排列的自然序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字從01號(hào)依次標(biāo)注。（二）檔號(hào)：填寫案卷封面檔號(hào)內(nèi)容，案卷流水號(hào)以單位工程為單元按順序編制。（三）案卷題名：填寫案卷封面案卷標(biāo)題的全部?jī)?nèi)容。（四）立卷單位：填寫案卷形成或組卷單位。（五）起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期（年度、月份）。（六）件數(shù)：填寫案卷內(nèi)文件材料的總份數(shù)（應(yīng)與卷內(nèi)目錄序號(hào)的最后數(shù)字相一致）。（七）總頁數(shù)：填寫案卷內(nèi)文件材料的總頁數(shù)（應(yīng)與卷內(nèi)目錄頁次欄的最后頁數(shù)相一致）。（八）保管期限：填寫案卷封面所確定的期限。（九）備注：填寫需要說明情況的內(nèi)容

20、。第二十七條 案卷系統(tǒng)化排列及編號(hào)案卷的編制單位應(yīng)按照工程進(jìn)展的自然過程，對(duì)已經(jīng)整理好的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列，并用鉛筆在封面及卷脊編寫案卷流水號(hào)。其中施工單位應(yīng)對(duì)本合同段形成的案卷，按照其自然形成的過程，依照路線進(jìn)行方向，結(jié)合單位工程順序依次進(jìn)行排列。監(jiān)理單位按照監(jiān)理工作程序，以合同段為單位，對(duì)形成的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化排列。 經(jīng)系統(tǒng)化整理、排列和編號(hào)的案卷須編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄一式二份（含電子版），其格式應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T1182222008），詳見附件7-8。第五章 公路建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案 的收集與整理第二十八條 公路建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案是指：在整個(gè)工程建設(shè)過程

21、中產(chǎn)生的具有考察利用價(jià)值的照片、錄音、錄像、光盤等。（一）公路建設(shè)項(xiàng)目聲像檔案的收集范圍與分類1.聲像檔案的收集范圍：A、記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果；B、領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本項(xiàng)目有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)；C、記錄本單位、本項(xiàng)目重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常情況和現(xiàn)象；D、記錄本項(xiàng)目地理概貌、建設(shè)前原始地形、地貌狀況圖；工程建設(shè)、施工過程中產(chǎn)生的重要照片；E、其他具有保存價(jià)值的照片。2.聲像檔案的收集要求：A、對(duì)屬于收集與歸檔范圍的聲像檔案，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為己有；B、對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)

22、行鑒定；C、對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔，并具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)；D、底片、照片、說明應(yīng)齊全；E、底片與照片影像應(yīng)一致；F、對(duì)無底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無照片的底片應(yīng)制作照片；G、照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。3.聲像檔案的分類：A、綜合類聲像資料。是指工程建設(shè)中發(fā)生的各項(xiàng)重大活動(dòng)中產(chǎn)生的各類不同載體的聲像資料。如：開工典禮、重要領(lǐng)導(dǎo)人講話、視察工地、指導(dǎo)工作、召開的各種重要會(huì)議、工程交竣工驗(yàn)收等。B、工程管理類聲像資料。是指工程建設(shè)前的原貌及工程竣工后的面貌，在工程建設(shè)管理過程中各階段產(chǎn)生的有代表性照片及聲像資料。C、施工監(jiān)

23、理類聲像資料。是指施工、監(jiān)理過程中的關(guān)鍵工序、關(guān)鍵部位、構(gòu)造物的結(jié)構(gòu)形式、建筑安裝時(shí)隱蔽工程部位的照片資料等。（二）公路工程照片檔案的整理原則與要求1.照片檔案資料的整理原則：照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于利用的原則。2.照片檔案的整理要求：先將收集到的所有照片按以上三種類別分類，如果每類照片都在30張以上的，可按類別、時(shí)間順序排列，分別裝在照片檔案專業(yè)相冊(cè)里。在裝冊(cè)之前應(yīng)做好以下幾項(xiàng)工作：（1）編制照片（含底片）及相冊(cè)中小卡片的“照片號(hào)”（前面加“Z”表示照片，加“D”表示底片），照片與底片為同一個(gè)順序號(hào)，用炭素墨水編寫阿拉伯?dāng)?shù)字，編寫在照片與底片的右上角位

24、置；（2）填寫小卡片的六項(xiàng)內(nèi)容（六要素）“事由”填寫本照片所反映發(fā)生的事件、情況，要語句簡(jiǎn)練，主題突出。施工類照片，要填寫項(xiàng)目名稱、單位、分部、分項(xiàng)工程的具體部位；“時(shí)間”填寫本照片的拍攝時(shí)間；“地點(diǎn)”填寫本照片拍攝的實(shí)際地點(diǎn)或?qū)嶋H樁號(hào)；“人物”填寫本照片上主要人物的姓名、身份；“攝影者”填寫本照片的拍攝單位和拍攝人；“參見號(hào)”填寫本照片所反映的內(nèi)容與文件材料檔案案卷內(nèi)容一致的案卷號(hào)，此參見號(hào)可根據(jù)情況，靈活掌握；（3）編寫照片檔案卷內(nèi)目錄A、照片/底片號(hào)：填寫小卡片上的照片號(hào)，底片號(hào)；照片號(hào)與底片號(hào)仍采用同一個(gè)號(hào)，如編第1張表示方法為Z1/D1，以此類推；B、題名：填寫小卡片“事由”、“人物

25、”一欄內(nèi)容，按照片內(nèi)容編寫題名，內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，主題突出；C、拍攝時(shí)間：填寫小卡片的“時(shí)間”一欄；D、備注：填寫本照片拍攝人；（4）編寫照片檔案封面內(nèi)容A、填寫編制單位，也就是卷冊(cè)的形成單位；B、編寫照片檔案卷冊(cè)題名；C、案卷號(hào)由各編制單位用鉛筆臨時(shí)編制流水號(hào)，業(yè)主最后統(tǒng)一編制填寫；D、保管期限填寫永久、30年；E、填寫卷內(nèi)照片總張數(shù)；F、填寫本卷冊(cè)照片的起止日期。（5）照片檔案卷冊(cè)脊背的制作A、題名一欄綜合類照片應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容，人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。編寫施工類照片題名要反映出本卷（冊(cè)）的主題，由三部分組成，即：建設(shè)項(xiàng)目+標(biāo)段（樁號(hào)）+卷冊(cè)內(nèi)容（用復(fù)印紙打印

26、粘貼）；B、年度一欄填寫本卷冊(cè)的制成日期；C、案卷號(hào)一欄由業(yè)主統(tǒng)一編制填寫。其余三項(xiàng)暫不填。（6）錄音、錄像及光盤的整理與要求A、先將公路工程建設(shè)中產(chǎn)生的錄音、錄像及光盤分別裝入專用裝具；B、參照整理照片檔案的要求，分別填寫六要素及制作目錄，以便檢索。（三）照片檔案的保管1.底片冊(cè)、照片冊(cè)底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底，芯頁均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其PH值應(yīng)在7.29.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎宵或脫落的纖維。2.底片、照片應(yīng)能在關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門的書架或文件架等。貯存柜架應(yīng)采用不可燃燒、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木質(zhì)材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)

27、出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。3.庫房保管條件應(yīng)符合防火、防水、防潮、防日光及紫外線照射、防污染、防有害生物、防震、防盜等要求，應(yīng)符合國(guó)家的規(guī)定。4.底片冊(cè)、照片冊(cè)應(yīng)立放，不應(yīng)堆積平放，以免堆在下面的底片、照片受壓后造成粘連。5.珍貴的、重要的、使用頻率高的底片應(yīng)進(jìn)行拷貝，異地保存?？截惼峁├茫员愀玫乇４婺钙?.每隔兩年應(yīng)對(duì)底片、照片進(jìn)行一次抽樣檢查，不超過五年進(jìn)行一次全面檢查。檢查中應(yīng)密切注意底片、照片的變化情況（卷曲、變形、變脆、粘連、破損、霉斑、褪色等），亦應(yīng)注意包裝材料的變質(zhì)問題，及時(shí)采取補(bǔ)救措施。對(duì)以上照片、錄

28、音、錄像資料推薦采用數(shù)碼格式，使用光盤介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)保存，光盤應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)的一次性寫入光盤。如果采用數(shù)碼格式可直接刻錄在光盤上，其它格式應(yīng)轉(zhuǎn)換成數(shù)碼格式進(jìn)行刻錄。光盤的文件分類及目錄的編制可參照以上文檔格式編制。第六章 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案 的案卷質(zhì)量要求 第二十九條 歸檔文件材料的材質(zhì)要求（一）歸檔文件材料必須書寫工整、字跡線條清晰，紙張便于長(zhǎng)期保管，格式統(tǒng)一。1.嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅藍(lán)墨水等不易長(zhǎng)久保存的書寫工具書寫，宜用黑碳素墨水；2、凡由易腿色書寫材料形成的文件材料應(yīng)復(fù)印保存，附在原件后面，復(fù)印件頁號(hào)不需再編寫；3、案卷封面、備考表（軟卷皮）應(yīng)采用150克無酸牛皮紙，規(guī)格尺寸為297mm2

29、20mm。卷內(nèi)目錄、案卷目錄應(yīng)采用70克以上白紙，A4型；4、檔案卷盒的制作采用340克以上單層無酸牛皮紙板雙裱壓制，卷盒的外表尺寸為310mm220mm,厚度尺寸為40mm、60 mm兩種。（二）歸檔文件材料的裝訂要求1.公路工程歸檔文件材料的裝訂采用三孔一線方法裝訂，裝訂前去掉金屬物；2.裝訂宜采用檔案專用線（白色），案卷裝訂左邊距為15mm，中孔距中，三孔之間各為80mm，裝訂時(shí)以案卷的左邊和下邊為齊；3.裝訂前應(yīng)檢查卷內(nèi)文件材料的裝訂邊是否留夠20mm，凡批語、簽注意見及有文字內(nèi)容的訂在案卷裝訂線上的，應(yīng)予以加邊補(bǔ)寬，裝訂不得有壓字現(xiàn)象，對(duì)紙張規(guī)格差別較大的文件材料應(yīng)適當(dāng)補(bǔ)貼或折疊；4

30、.案卷內(nèi)有橫向表格頭的文件材料，表格頭以左側(cè)為裝訂邊；5.案卷內(nèi)文件材料如有破損或小頁紙的，應(yīng)粘貼在A4型規(guī)格紙上；6.案卷的厚度首先要保證在分類科學(xué)、組卷合理的前提下，卷內(nèi)文件材料總頁數(shù)一般可掌握在300頁以內(nèi)，卷盒厚度采用40mm檔案盒（A4型）；7.凡圖紙尺寸在297mm 420mm（相當(dāng)于A3型），可選擇A3檔案盒，不需折疊。也可選用6公分A4型檔案盒，整體折疊直接裝入。第三十條 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案除藍(lán)圖及成冊(cè)文件材料外，裝訂前應(yīng)去除塑膠、塑封、塑模、膠圈等易老化腐蝕紙張的封面或裝訂材料。不裝訂的圖紙及成冊(cè)文件材料，每份需加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章內(nèi)容包括該份文件材料所在案卷的檔號(hào)和本案卷中所在頁次（檔號(hào)章式樣見附件10）。檔案案卷整理裝訂完畢后，應(yīng)采取每卷裝一盒。卷盒脊背的檔號(hào)、案卷題名、保管期限應(yīng)與所裝案卷的檔號(hào)、案卷題名、保管期限對(duì)應(yīng)一致。其中保管期限一欄所填內(nèi)容采用原子印章，顏色以紅色或藍(lán)色為宜。卷盒脊背的粘貼應(yīng)牢固、平展、整齊、字跡清晰、字體統(tǒng)一。不得出現(xiàn)褶皺、鼓泡、卷邊等現(xiàn)象。第七章 公路建設(shè)項(xiàng)目檔案的移交與匯總整理第三十一