行政部工作執(zhí)行方案(標準化)

1、行政部工作標準化執(zhí)行方案一、 總體目標（一）目的：根據(jù)目前行政工作的缺點與不足，結(jié)合公司目前的狀況，制定出屬于自己部門的標準化。（二）最終目標：日后任何工作人員，見到標準化工作流程就可以根據(jù)自己的崗位，一目了然的明白自己的工作內(nèi)容。（三）展開工作的前提：l 加強每位人員整體的職業(yè)化形象l 明確每位人員的崗位職責l 工作內(nèi)容標準化（四）人員配備：行政主管：任曉林行政專員：呂慧芳，孫曉曉前臺接待：李冰，石曉晶 （五）人性化的要求（前提）： 把握原則性與靈活性的平衡。任何事務(wù)工作不允許任何人以任何借口拖延貽誤。二、 具體實施計劃（標準化）（注：此部分流程將行政部工作分為三部分，分別為：前臺工作；行政

2、部日常管理；人力資源部工作）A、 前臺工作流程時間序號事件標準有關(guān)文檔承辦人員每天早上1衛(wèi)生1、收拾前臺衛(wèi)生，保持前臺干凈、整潔每天中午2值班1、每天中午一人留守值班每天3客戶接待1、 詳見客戶接待流程內(nèi)容2、 督察相關(guān)負責人員記錄客戶的來訪信息3、 若是新客戶監(jiān)督設(shè)計師填寫客戶來訪信息表，老客戶注意填寫每天的客戶流量登記客戶登記表客戶來訪信息表客戶登記表每天4員工外出登記1、 員工外出必須填寫2、 行政-前臺人員注意查看外出登記表3、 將關(guān)于客戶的量房信息提供給總經(jīng)辦人員，打設(shè)計師的量房信息回訪員工外出登記表設(shè)計師量房登記表每天5廣播1、 每天上班進行廣播，工作期間不定期廣播2、 每天下班溫

3、馨提示3、 員工生日當天給予問候祝福4、 客戶簽單5、 廣播形式找設(shè)計師/設(shè)計部經(jīng)理員工生日記錄表 流程說明“前臺接待”1. 每天前臺2個人，負責前臺接待。 a具體接待工作流程，詳見客戶接待流程明細。（前臺接待流程-客戶接待流程）。 b注意填寫客戶來訪信息表，方便日后工作。2. 任何員工無論職位大小均需要填寫員工外出登記表。行政-前臺人員監(jiān)督員工的外出信息登記。a 任何外出情況均需要填寫外出登記表。b 若是設(shè)計師外出量房，行政-前臺人員將客戶的量房信息（小區(qū)名稱、客戶電話）匯總提供給客服部，督促客服部的回訪信息，同時行政主管注意檢查回訪的滿意程度，將定期上報總經(jīng)理。c 若是看主材信息，歸來填寫

4、學習成果。d 若是去施工工地，在備注中可說明：施工進程，客戶的滿意度，工地的問題。 3. 廣播。 A調(diào)動公司工作氣氛。 a可根據(jù)實際情況，每天上下班廣播。 b上午大概11點左右，下午大概4點左右，可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)公司工作氣氛（可以放1-2首流行音樂）。應(yīng)能體現(xiàn)出公司的年輕活力，文化，服務(wù)。 c統(tǒng)計員工生日，給予全公司的問候。 d可定期以專題的廣播形式，調(diào)節(jié)公司工作氣氛。 B合理的人員分配（試運行） a以廣播形式為客戶服務(wù)，可根據(jù)實際情況，如果簽單感謝客戶對公司的信任。 b前臺接待客戶完畢以廣播形式，廣播設(shè)計師/設(shè)計部經(jīng)理，到洽談室。 （例如：設(shè)計部××請到第×洽

5、談室，有客戶等候；設(shè)計部經(jīng)理請到第×洽談室，客戶等候咨詢）B、 行政日常管理工作流程時間序號事件標準有關(guān)文檔承辦人員每周二1會議紀要1、 每周二上午10點中層會2、 行政主管負責記錄會議紀要。3、 總經(jīng)理審核會議紀要的內(nèi)容后，將會議紀要以電子版形式下發(fā)給各個部門經(jīng)理。每天2合同1、行政專員到財務(wù)室領(lǐng)取合同資料；2、每位設(shè)計師從行政人員手中領(lǐng)取合同檔案一份時需做詳細的登記記錄。3、每簽一份合同需記錄一次客戶合同信息，定時詢問此客戶的施工進展。附件四：合同領(lǐng)用登記表附件五：已簽合同客戶記錄表每天3值班1、 行政值班人員每早8:30-8：40左右開門2、 下班前檢查辦公環(huán)境中的水電設(shè)施3、

6、 每天下班先將后門鎖上4、 下班后需向加班人員交接：前門及辦公室狀態(tài)附件六：值班信息表4投標資質(zhì)1、 提前準備出投標資質(zhì)文件2、 領(lǐng)取資質(zhì)簽需填寫領(lǐng)取表3、 資質(zhì)設(shè)計內(nèi)容：公司榮譽證書（2頁）、稅務(wù)登記證（正/副）、承包工程資質(zhì)、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、設(shè)計資質(zhì)。（共計8頁）附件七：資質(zhì)領(lǐng)取登記表4物品采購1、 辦公物品采購2、 財務(wù)報銷附件八：物品采購申請單報銷憑證5固定資產(chǎn)統(tǒng)計1、 統(tǒng)計公司固定資產(chǎn)2、 統(tǒng)計物品入庫情況附件九：固定資產(chǎn)統(tǒng)計表物品入庫單6物品領(lǐng)用1、 領(lǐng)用物品必簽物品領(lǐng)用登記2、 以舊換新附件十：物品領(lǐng)用登記表每天7考勤1、 每天登記考勤信息2、 注意查看請假公休

7、等記錄表3、 工作期間不定期檢查員工的出勤狀況4、 對違反考勤規(guī)定者予以處罰附件十一：考勤表附件十二：請假單處罰單處罰通知匯總表每天8衛(wèi)生1、 合理分配衛(wèi)生工作量2、 制定檢查標準3、 檢查衛(wèi)生狀況，保障每個角落干凈整潔衛(wèi)生區(qū)域劃分明細表衛(wèi)生檢查標準衛(wèi)生檢查表每天9監(jiān)督各個部門工作。1、 協(xié)調(diào)各個部門的工作，匯總問題2、 收取各個部門每天的會議紀要進行匯總。3、 注意部門與部門之間的工作流程。（逐步匯總部門間的協(xié)作關(guān)系/工作流程）各個部門工作總結(jié)表意見反饋表待完善（目前此類工作由總經(jīng)辦負責）每天10工作氛圍1、 調(diào)節(jié)公司整體的工作氛圍2、 工作時間不定時巡檢工作狀態(tài)待完善中每天11日常管理（公

8、司各項規(guī)章制度的制定、貫徹、落實）1、 上班期間對違反制度員工進行處罰2、 每天不定期檢查員工工作狀態(tài)處罰單石家莊滿堂紅日常管理制度（日?？记凇ⅹ剟?、處罰）每月12匯總各個部門費用1、 每月統(tǒng)計各個部門費用去向2、 將數(shù)據(jù)匯總上報總經(jīng)理×月各部門費用統(tǒng)計表13各部門電話統(tǒng)計1.統(tǒng)計各個部門使用的電話號碼，費用等，做為參考記錄各部門電話記錄明細表14部門間協(xié)作1.涉及到部門間的工作聯(lián)系，注意填寫<任務(wù)簽收單>，防止此項工作遺忘。任務(wù)簽收單15獎勵1.每月統(tǒng)計全勤員工給予獎勵16處罰1.對違反公司管理條例的員工進程處罰處罰單17員工電話不斷更新1.將電話記錄表不斷更新18名片

9、申請1. 各部門名片制作統(tǒng)計2. 除設(shè)計部及互動部所有人員每個月只允許申請一盒名片19打印復(fù)印1. 各部門打/復(fù)印文件需填寫記錄表打/復(fù)印登記表流程說明“行政日常管理”1.會議紀要：公司機密文件，任何人泄露均需承擔法律責任。2.合同：a.若有設(shè)計師合同，簽寫合同領(lǐng)用登記表，詳細記錄：領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人、合同編號、歸還時間（若未簽合同填寫歸還時間）、備注（若簽合同在備注中體現(xiàn)）；b.若設(shè)計師簽合同，注意檢查合同是否有漏填項目，完整無誤將合同提交給財務(wù)部保管；c.定期到財務(wù)室統(tǒng)計已簽合同客戶記錄表d.不定期詢問施工進展。3.值班： a.每天一位員工值班。 b.早上8點半開門。開燈、放音樂，早迎接（“

10、早上好！”） c.中午值班。巡檢時注意檢查電源情況。離開工位超過20分鐘的員工（除機器處于正常的工作狀態(tài)外），請隨手關(guān)機，節(jié)約能源。并及時填寫值班信息表 d.每天下午下班后首先將后門鎖上。 e.下午下班離開前若有員工需要加班， 需將值班的工作內(nèi)容交接（例如：未走人員的辦公環(huán)境中的水電安全交接、前門交接、空調(diào)），并在值班信息表中簽字，交接值班內(nèi)容。11.日常管理：（包括事件7/8） 詳見內(nèi)容請見石家莊滿堂紅日常管理制度 C、 人力資源部工作流程 時間序號事件標準有關(guān)文檔承辦人員1員工訪談1、對各部門員工不定期訪談，了解最新員工工作狀態(tài)，要求及須改進的地方。員工訪談信息表2人員信息1、 電子版形式

11、將在職人員信息進行匯總2、 合同管理3、 員工保險人員人事檔案3面試1、 所有新員工必先經(jīng)過行政人事部面試通過后方可與面試部門經(jīng)理進行面試溝通2、 填寫應(yīng)聘表3、 試用員工登記表應(yīng)聘表試用員工登記表新進員工第一天4培訓1、 新員工統(tǒng)一培訓2、 行政部培訓公司文化、公司管理制度3、 行政人事部培訓結(jié)束后交由部門經(jīng)理進行工作講解培訓PPT：新員工入職培訓待完善5考核1、 員工試用期3個月結(jié)束后，填寫試用員工轉(zhuǎn)正申請表2、 由部門經(jīng)理對需轉(zhuǎn)正員工整體做一次考核3、 行政人事部隊需轉(zhuǎn)正員工進行綜合評價4、 將所有信息存檔試用員工轉(zhuǎn)正申請表部門員工考核表試用員工綜合評價表6離職1、 訪談，問其離職原因，總結(jié)出該員工對本公司的建議。2、 填寫離職登記表，存檔離職登記表7辭退1、 與工作不合格的員工溝通2、 工作交接離職登記表8不定期員工調(diào)查1、不定期對員工的心態(tài)及對公司不滿意、對部門經(jīng)理不滿之處的，進行溝通，調(diào)查待完善流程說明“人力資源部”1. 員工訪談 A 員工上班第一周訪談，了解適應(yīng)情況。B 員工上班第一個月訪談，了解工作狀態(tài)。C 不定期員工訪談，搜集見解。2. 面試（正規(guī)的面試形式可以能更好的展現(xiàn)公司形象地位