工程資料檔案管理制度

1、工程資料檔案管理制度目錄第一章總則第二章工程檔案管理制度第三章工程文件收發(fā)及管理制度第四章行政部門檔案管理職責(zé)第五章施工單位歸檔范圍第六章檔案資料借閱制度1.總則1.1 為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng), 確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達(dá)到建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范的要求，特制定 本制度。1.2 基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個建設(shè)項目 從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔 保存價值的文件資料，包括項目的提出、調(diào)研、 可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、 竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表 和其它載體的材料。1.3 基本建設(shè)工程檔案資料是國家、企業(yè)的寶貴 財富，是

2、勘測、設(shè)計、施工和管理人員的勞動結(jié) 晶。依據(jù)中華人民共和國檔案法，各級人員 做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)和 崗位職責(zé)，各級人員應(yīng)對自己負(fù)責(zé)的項目所形成 的、具有保存價值的文件材料，認(rèn)真做好立卷歸 檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。2工程檔案管理制度2.1 檔案資料管理2.1.1 工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部 分，應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。 行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案 資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸 檔工作進行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資 料的接收和移交。2.1.2 工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng) 一管理發(fā)放，各有關(guān)部門和單位指

3、定專人辦進領(lǐng) 用手續(xù)。2.1.3 設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門開箱 驗收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）統(tǒng) 交行政部統(tǒng)一管理，造冊登記并建立收發(fā)明細(xì) 帳。各單項工程總體驗收由技術(shù)部對其各種技術(shù) 文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的 最后付款必須由技術(shù)部對竣工資料簽收合格后 支付。2.1.4 購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門統(tǒng) 一申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按計劃辦理，或委托有關(guān)部門 自行辦理。凡購置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報銷 憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報銷手續(xù)。2. 2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定2.1.1 凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即 必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單位蓋 章欄目

4、的還必須加蓋單位公章歸檔， 簽字方不能 用副本或復(fù)印件歸檔）。2.1.2 施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運記錄、 設(shè)計修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和數(shù)據(jù) 均應(yīng)用70g以上的白色書寫材料書寫并原件（如 表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書寫也不能作 為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊 全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。2.1.3 調(diào)試措施，方案和報告等均應(yīng)為油印件或 激光打印機打印件，不能用復(fù)印件或普通色帶打 印件，以保證字跡的耐久性。2.1.4 主送和抄送本單位的文件材料均應(yīng)以紅頭 文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.1.5 書寫規(guī)定A）書寫字跡工整，圖樣清晰。B）書寫墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁

5、用圓珠筆或鉛 筆書寫。C）文件書寫格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章 節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫要求；漢字簡化應(yīng)符合國家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。3 工程文件收發(fā)及管理規(guī)定 為加強工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按 工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制 度。3.1 工程文件接收3.1.1 各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技 術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上級黨 政主管機關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由 行政部統(tǒng)一接收。3.1.2 技術(shù)部其它部門或個人從外單位帶回或通 過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。3.1.3 設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門對設(shè)備開 箱驗收后，及時將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備文

6、件 資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。3.1.4 技術(shù)部對接收的工程文件資料，必須進行 數(shù)量和外觀質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時通知寄發(fā) 單位補發(fā)。3.1.5 登記完畢的工程文件，應(yīng)及時予以處理， 在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的工程 文件及時分發(fā)給有關(guān)單位和部門。3.1.6 對接收的密級文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī) 定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級文件資料的借閱規(guī) 定。3.2 工程文件資料發(fā)放3.2.1 分發(fā)外單位和部門的工程文件資料由行政 部統(tǒng)一辦理。3.2.2 呈送上級單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確 定發(fā)放單位和數(shù)量。3.2.3 為避免工程文件資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn) 的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位

7、應(yīng)指定領(lǐng)取人 名單，并書面通知行政部；行政部按指定名單發(fā) 放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責(zé)參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計、施工、 監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)承建、 承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按 照歸檔要求移交建設(shè)單位。項目實行總承包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對其總包 項目的文件從形成到編制的全過程進行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工 作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng) 的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項目檔案。由建設(shè)單位分別向幾個單位發(fā)包的，由各承包單 位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項目的全部文件。 設(shè)計單位：負(fù)責(zé)對形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計等 文件進行

8、收集、積累、整理。監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對各參建單位在工程建設(shè)中文件 的形成及竣工檔案的編制進行監(jiān)督與審核，特別 是對竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進行監(jiān)督和審查。 負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項目監(jiān)理文件。建 設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項目文件的 收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、 簽署。同時向建設(shè)單位提交有關(guān)專項報告。 驗證 材料及其他監(jiān)理文件。試運行單位：負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù) 準(zhǔn)備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程 的各種資料）。負(fù)責(zé)提交分部試運記錄及驗收簽證書。負(fù)責(zé)提交分部試運階段的方案、措施。負(fù)責(zé)提交全部機組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及

9、總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。 調(diào)試單位歸檔范圍。負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項目的調(diào)試方案、 措施與 調(diào)試報告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。 設(shè)計單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交項目（工程）各設(shè)計階段的設(shè)計文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計修改通知單。負(fù)責(zé)按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提交設(shè)計總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄） 質(zhì)量監(jiān)督部門（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站） 監(jiān)理部門歸檔范圍負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工 期、投資監(jiān)理等方面的

10、全部文件材料。監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量 監(jiān)督部門的歸檔案卷實施審查，對被監(jiān)理單位歸 檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案 卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完 整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：對各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的 文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位，立卷歸檔 單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整改，直至提 交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。本公司全部文書、技術(shù)檔案及資料均可借 閱、利用。本著既能保守檔案機密，又能充分發(fā) 揮檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：6檔案、資料借閱制度5.1 借閱檔案、資料一般只需

11、由本人填寫借閱登 記即可（注明：用途、領(lǐng)用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之后方可歸檔。5.2 借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫借 閱單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字同意即可。5.3 絕密文書、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不 復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱單上 注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門經(jīng)理同意，主 管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、內(nèi) 容提供利用。5.4 外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹 信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬機密、 絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn) 方能借閱。5.5 借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾 劃、刪改、加注、拆頁等。借閱人必須妥善保管， 防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和 轉(zhuǎn)借，不能見檔案內(nèi)容公開出去。如遇丟失，要 及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借 閱。5.6 借閱時間在兩周以內(nèi)，如需繼續(xù)使用可辦續(xù) 借手續(xù)。對特殊情況需較長時間利用的要經(jīng)主管 副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進行 清點、核對后