公司行政管理條例

1、行政治理條例一、為增強公司行政事務治理,理順公司內部流程關系,使各項治理標準化、制 度化,提升辦事效率,特制訂本規(guī)定.二、本規(guī)定指行政治理事務包過檔案治理, 印章治理、公文打印治理、辦公與勞 保用品治理.三、檔案治理X圍：企業(yè)規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計資料、財務審計、勞開工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決策、決定、委任書、協(xié)議、合同、工程方案、通知通告等具 體參考價值的文件材料.四、檔案治理要指定專人負責,明確責任,保證原始資料與單據齊全完整,某某 級檔案必須保證平安保管.五、檔案的借閱與索?。?、總裁辦借閱非某某級檔案可通過檔案治理人員辦理借閱手續(xù),直接提檔.2、借閱檔案必須保持檔案的整

2、潔、嚴禁涂改,注意平安和某某,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復制,凡屬某某級檔案,必須由總裁批準方可摘錄和復制,一般內部檔原因綜合部經理批準方可摘錄和復制.第六、檔案的銷毀：1、任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2、假設按規(guī)定需要銷毀時,凡屬某某級檔案須經總裁批準前方可銷毀,一般內部檔案,須經綜合部經理批準前方可銷毀.3、經批準銷毀的公司檔案,檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)視 銷毀 七、公司印章由綜合部制定專人負責保管.八、公司印章的使用一律由主管部門副總經理簽字許可后治理印章人方可印章,如違反此項規(guī)定造成的后果由直接責任專員負責.九、公司所有需

3、要蓋章的介紹信、說明與對外開出任何公文、應統(tǒng)一編號登記, 以備查詢,存檔.十、公司一般不允許開具空白介紹信,證實如因工作需要或其它特殊情況確需開 具時,必須經主管副總經理簽字批條方可開出,持空白介紹信外出工作回來必須 向公司匯報其介紹信用途,未使用的必須交回.十一、蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準人負責.十二、公司公文的打印工作由綜合部負責辦理.1、總裁、總經理、各部門主管交由助理打印之文函、廣告,需填寫?文書委派單?,并標明文書性質,如： 、公函、內部文件與某某級別文案,急迫性程度由秘書根據其緩急確定先后秩序02、打印完畢后該助理先行校核并于?文書委派單?上簽字,轉交委辦部門與經辦人校正核對、簽字

4、3、對外 、公函該助理須復印存檔.4、文書處理過程中,未經同意該助理不得將受托文書傳閱他人.5、復?。?公司復印作業(yè)由綜合部行政助理統(tǒng)一執(zhí)行.2) 一般文件由各部門委托人員口頭交予綜合部行政助理.3)客戶資料、效勞文本、公司級文檔等特殊文件、某某級文檔,需填寫復印委 托單文件名、某某級、用途、裝訂要求等經高級主管批準后執(zhí)行.4行政助理、裝訂作業(yè)后,須填寫復印裝訂登記表日期、內容、頁數(shù)、復印 機碼、批準人、某某標識等十三條、各部門打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字,交綜合部打印.十四條、公司各部門、辦公室所有打印公文、文件,必須一式三份,交綜合部和 總裁辦留底存檔.十五條、收發(fā)文件：1文件

5、是經營信息傳送、交流與反響的重要信息載體.每一位員工都負有文件 治理的責任和義務.2本公司對外文件收發(fā)責任者制定專人一綜合部行政專員辦理,她是各級文件 治理的直接承擔者.3該行政專員在收文后必須根據文件的分類與編號、登記,并在公文上附公文處理單“,分送有關部門或人員傳閱承辦,同時請傳閱人或承辦人在收文簽 收登記薄上簽收,專員對有回復要求的文件須跟蹤閱辦人與時反響閱辦結果, 并對文本進展復印和留檔.4公司的各類文件均屬內部某某文件, 該行政專員不得截留、泄露和私自外帶, 違者給予警告、經濟處分、除名或追究其法律責任.屬于一般業(yè)務便函,只要在 收文登記薄上登記即可,直接分送有關人員閱辦.5文件 的

6、發(fā)文工作亦由公司指定專員負責,需發(fā)文者將文稿經主管人員簽 字后交綜合部登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸復原稿人,凡對外報送的業(yè)務 資料、協(xié)議等重要文件皆須復印備份存檔.6對一些某某文件,需在文件首頁加蓋印章,以防隨意傳播.7每月末,行政專員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊.每半年將經各部門主管確認的無使用價值的文、報刊可作一次銷毀,報綜合治理部備查,在每次銷毀后都要 在其后附上?檔案資本銷毀情況記錄表?.8公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交行政專員分類歸檔, 該專員必須做好登記造冊工作.每月末,該專員應將收、發(fā)文整理裝訂成冊.9每半年將經各部門主管確認的無用文檔、報刊可作一次銷毀,行政綜

7、合部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進展修補、復制或作其他技術處理.十六、用印1本公司以公司名義對外的行文由行政綜合部負責蓋印.2公司各部申請簽章與總經理和董事長章印,應提出申請匯簽經上級核準后交行政助理,由行政助理登記記錄.十七、客戶檔案1客戶檔案是公司文檔治理和商業(yè)秘密保護作業(yè)中的重要領域2客戶檔案包過客戶提供的各類資料,與公司在訪問效勞過程中制作的各類文檔.3客戶檔案只可于公司內部借閱,當天歸還,不得攜帶外出.4特殊情況需要復印時,必須填寫復印申請報批.5效勞結案前,由制定專案人員負責客戶資料治理,并承擔某某責任.十八、訪客接待1來本公司的賓客由行政助理負責接待.2接待來訪賓客必須熱情

8、,大方、并迅速與有關主管部門聯(lián)系接洽.3行政助理做畢接待需做訪客記錄,其中注明具體單位、某某、來意、有否約定等事項并向有關主管匯報.十九、辦公用品1文具：由行政綜合部負責辦公文具的采購和簽領登記,行政綜合部必須注意 隨時檢查復印紙、文本裝訂耗材與文件夾的存量,以保證公司業(yè)務程序的政正常 進展.2茶水：由行政部負責茶水等日用品的采購和使用登記,定時檢查飲用水、茶 葉、水杯的存量,與時購置補充,以保證正常的辦公秩序.3公司舉辦培訓、講座等大型活動時,行政部應該與時了解情況,備足茶水杯 用品,以保證活動的正常進展.二十、固定資產治理1行政綜合部對公司所有的固定資產進展登記注冊2固定資產因價值減損以報

9、廢或閑置而無再使用價值物品,由使用部門或填制 關于固定資產的廢舊物資處理申請單,一式二份,注明申請單位、日期、財產編 號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式與其他有關資料分別轉送財務 部填入購置金額、累計折舊、殘值后,以核實權限送至簽辦.3固定資產申請單都要一式二份,經核準后,由使用部門分送入如下：第一份 送至財務部；第二份送至行政部.4財務部收到“公司廢舊物資處理申請單后如處分方式為報廢或遺失時,應 備有報廢或損失清單與有關單位核準或證實文件,在據以轉賬與更改財產目錄, 如果為出售如此暫時存檔.5行政綜合部收到“公司廢舊物資處理申請單后,應依核準程序處理資產, 并將處分日期、處分原因、

10、處分金額出售時填填入“財產治理卡后抽出并“公司廢舊物資處理申請單存檔.6固定資產如遭盜竊或破損,行政綜合部門應該提出損失清單與向公安機關單 位報案辦理.二十一、公司福利1公司員工福利事項由行政綜合部進展執(zhí)行和治理.2公司員工有遇生日、婚假等喜慶日子,行政綜合部應該以公司名義安排祝賀.3行政綜合部主管參與福利基金治理與各項獎金分配和討論.4公司員工本人與家庭如遭遇重大經濟困難,得向行政綜合部申請補助和救濟.5辦理補助程序：申請人填具申請書并經部門主管核準后呈現(xiàn)匯報與行政綜合部,并經總經理簽核后轉知財務部支付.二十二、禮儀紀律1行政綜合部對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項必須全面 責

11、任監(jiān)視；2行政綜合部主管發(fā)現(xiàn)不當現(xiàn)象,可簽發(fā)“警告處分單以提示警告,并報備 于有關部門主管；3行政綜合部確認獎懲事實,可提請有關主管研究提出獎懲申請；4對公司禮儀紀律現(xiàn)象,行政部與各部門主管均可直接向總經理提出建議.二十三、工作方案與報告沒有方案的工作是無效率的,公司強調對公司、部門、員工、分公司的工作 行為要求有方案性的安排,用以明確和把握我們的工作方向,同時提升工作效率 與工作效益.因此,通過對方案體系的流程和方案表格的制作, 來呈現(xiàn)和實踐工 作方案確實立、執(zhí)行和考核評估.二十四、會議會議是公司決議的產生、工作明確、意見交流的正式方式和場合,公司會有區(qū) 分為定期例會與非定期會議,規(guī)定的人員

12、必須準時到場參與,制定人員做好會議 記錄,與人員遵守會議秩序安排同時提升會議效率.二十五、會議安排1公司內會議由行政助理安排,部門內部會議由各部門自行安排；2會議主持人前一天需向行政助理告知會議安排、會議紀要內容3行政助理必須提前八個小時工作時間以上書面通知與會議參與人地址、時問、內容4行政助理負責安排與整理5開會期間,行政助理負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉發(fā)給有關人員與總經理備案二十六、辦公設備1行政部根據公司文件類別監(jiān)理完整清楚的目錄與子目錄系列；2根據某某原如此需要,由行政綜合部對行政、業(yè)務文件目錄設定統(tǒng)一治理的電腦密碼；3員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄4員工不得私設

13、電腦密碼.二十七、辦公用品的夠發(fā)1每月月底前,各部負責人將該部門所需要的辦公用品制度方案提交總經辦；2總經辦制定專人制定每月辦公用品方案與預算；經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回,根據實際工作需要由方案的分發(fā)給各部門,由部門主管簽領；3除正常配給的辦公用品外,假設還需用其他用品需要經得總經辦核準前方可領用；4公司新聘工作人員的辦公用品,辦公室根據部門負責人提供的和用品清單,負責為其配齊,以保證新聘人員的正常工作；5負責購發(fā)辦公用品的人員必須建立賬本,辦好入庫、出庫簽領手續(xù).出庫一定要由領取人員簽字；6負責購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保管

14、好；7辦公室用品治理一定要做到文明、清潔、注意平安、防火、防盜、嚴格根據規(guī)章制度辦理,不允許非工作人員進入庫房.二十八、勞保用品的購發(fā)：勞保用品的配給,由總經辦根據各部的實際工作需要 統(tǒng)一購置、統(tǒng)一發(fā)放.二十九、庫房治理：1庫房物資的存放必須按跟分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡.2采購人員購入的物品必須附有合格證與入庫單,收票時要當面點清數(shù)目,檢 查包裝是否完好,如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞,應立即拆包清點數(shù)目,如發(fā)現(xiàn)實物與入庫 單數(shù)量、規(guī)格不符合,庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人.3物資入庫后,應當日填寫帳卡.4嚴格執(zhí)行出入庫手續(xù),物資出庫必須填寫出庫清單,經公司綜合行政部經理 批準,辦理外借手續(xù).5嚴格治理賬單資料,所有賬冊、賬單需要填寫整潔、清楚、計算準確,不得 隨意涂改6庫房內嚴禁吸煙,禁止無關工