企業(yè)行政事務管理制度總則

1、企業(yè)行政事務管理制度總那么總那么1. 為加強公司行政事務管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本制度。2. 本規(guī)定所指行政事務包括部門內(nèi)部事物處理流程、會議制度、文件收發(fā)管 理、檔案管理、印鑒管理、用品管理、 管理、報刊、信件及郵件管理、保 密制度、工作匯報規(guī)定、物資管理制度、倉儲管理、集體宿舍管理等。部門內(nèi)部事物處理流程1、堅持統(tǒng)一領(lǐng)導和分級管理的原那么。上下級關(guān)系清晰化，下級應定期向上級匯報工作并逐級向上。部門主管以下職員向其直接主管上級匯報工作，部門主管人員向直接領(lǐng)導匯報工作。職員經(jīng)直接主管同意或緊急情況時可越級匯報，職員與直接主管有不同意見不能統(tǒng)一時可越

2、級匯報。2、同級部門之間任務交接應通過其部門主管人員進行工作分配。3、員工上班時間不得接待與公司業(yè)務無關(guān)的人員，遇有特殊情況如外地親 友來訪，應盡量縮短會客時間。4、員工上班時間不得將無關(guān)人員帶入?yún)^(qū)，會客應安排在會客室。5、 不得在工作期間從事與工作內(nèi)容無關(guān)的內(nèi)容，女口：看與工作無關(guān)的INTERNET或BBS網(wǎng)站；網(wǎng)上聊天OICQ、玩游戲等；看非專業(yè)且與工作無關(guān)的書籍和報刊。6、為了保證公司行政 的暢通，上班時間禁止通過 撥號上網(wǎng)。會議制度會議分類公司會議分為定期會議例會和臨時會議兩類 會議安排會議準備工作由行政人事部負責組織，會議議題及與會人員根據(jù)具體情況而定，會議前由行政人事部提前通知，包

3、括把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員。臨時會議視具體情況而定。會議禁忌如下:1發(fā)言不得冗長，喋喋不休原那么上以八分鐘為限2不可以從頭到尾沉默到底。3不可采用不正確的資料。4不可盡談些期待性的預測。5不可做人身攻擊。6不可不懂裝懂，胡言亂語。7不要談到抽象論或觀念論。8不可對發(fā)言者吹毛求疵。9不可打斷他人的發(fā)言。10不可中途離席遇緊急情況除外。l會議要求如下：1與會人員不得遲到、不得缺席。2會前要認真收集資料，準備發(fā)言提綱。3會上做好筆記，積極參與討論發(fā)表自己的意見。4在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。5) 應當把整理出來的結(jié)論交給全體與會人員表決確認的由總

4、經(jīng)司保密規(guī)等事項登處理意見屬急件的，單據(jù)齊全資、經(jīng)營6會后要及時傳達會議精神，認真貫徹和落實會議決議文件收發(fā)管理公司的文件由行政人事部負責起草和審核，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司理簽發(fā)；公司各部門所發(fā)文件由各部門負責起草，行政人事部審核，總經(jīng)理簽發(fā)；經(jīng)簽發(fā)的文件和原稿，由行政人事局部類歸檔、保存?zhèn)洳?；屬于秘密文件，核稿人應注明“秘密字樣，并確定報送范圍。秘密文件按公定，由專人印制、報送；文件統(tǒng)一由行政人事部發(fā)送。送件人應將文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人記清楚，并向文件簽發(fā)人報告報送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范 圍報送; 外來的文件由行政人事部專人負責簽收， 并分類登記。由行政人事部經(jīng)理提

5、出 后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關(guān)部門，不得積壓 遲誤。應在接件后1小時內(nèi)報送。檔案管理公司的財務檔案銷售合同由財務部負責，技術(shù)檔案由質(zhì)檢部負責；其余檔 案由行政人事部負責。檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及 完整，密級檔案必須保證平安；歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度方案、統(tǒng)計資料、技術(shù)資源、財務審計、員工薪 情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的文件材料檔案的借閱與索取:1董事長，總經(jīng)理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔。2公司其他人員需借閱檔案時，要經(jīng)總經(jīng)理批準，并辦理手續(xù)。3 借閱檔案必

6、須保護、保持整潔、嚴禁涂改，注意平安和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準方可摘錄和復制；一般內(nèi)部檔案由分管部門負責人批準方可摘錄和復制。檔案的銷毀：1任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。2 假設(shè)按規(guī)定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準前方可銷毀，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)分管部門負責人批準前方可銷毀。3 經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫，編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。印鑒管理公司印鑒由行政人事部負責管理。印章的刻制、改刻與廢止，由行政人事部提出并承辦。其中：公司行政印鑒、具有法人資格的二級機構(gòu)印鑒、合同專用章、財務稅收及

7、支票印鑒、公司主要負責人印 章、出納個人專用印鑒等，在刻印前須報請總經(jīng)理同意前方可刻制;其它印鑒經(jīng)行政人事部同意后即可刻制。如有需要更換或廢止的印章，各部門 應迅速將舊印章交還行政部。廢止印章由行政人事部保存三年，處理時須征得原使用者的意見后再行處理。公司印章受到散失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向行政部遞交說明原因的 報告書，行政部根 據(jù)情況及公司規(guī)定的手續(xù)辦理。印鑒的登記和管理分工：1印章在行政人事部進行登記。2行政人事部應將每個印章登入印章登記臺帳內(nèi)，并將此帳永久保存。3行政印章及公司主要負責人印章由同級行政負責人保管使用，財務、稅收、支票及出納員印鑒由財務部負責人及相關(guān)人員保管使用。4

8、合同專用章由法人代表及委托代理人保管使用，非法人資格的二級機構(gòu)印鑒，由該機構(gòu)主要負責人保管使用。5公司印鑒的使用一律由總經(jīng)理簽字許可后，管理印鑒人方可蓋章，如違反此規(guī)定造成的后果由直接責任人負責。6 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統(tǒng)一編號登 記，以 備查詢、存檔。7 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，須經(jīng)總經(jīng)理簽字批條方可開出。持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。8蓋章出現(xiàn)的意外情況由批準人負責。用品管理公司用品的購置、保管、分配等管理工作由物資部負責；購置日常用品或報銷正常費用，由部門主管審批

9、，購置大宗、高級用品，必須 按財務管理規(guī)定報總經(jīng)理批準后始得購置。各部門所領(lǐng)用品含耗材計入各部門費用；室用品只能用于，不得移作他用或私用；所有員工對用品必須保護，勤儉節(jié)約，杜絕浪費，禁止貪污，努力降低消耗、費用；用品的領(lǐng)用時間為每周的星期五，本人直接到物資部辦理，其他時間不予辦理新員工除外；公司新員工的用品，物資部根據(jù)部門主管提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新員工的正常工作；物資部要做到用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當、用品保 管好； ?用品分配標準?由物資部另行制定。 管理公司 含 機，但不包括 管理工作由物資部負責，包括： 的 設(shè)置、更 新、使用、拆修等。公司 的

10、設(shè)置應根據(jù)經(jīng)營業(yè)務開展的需要而定，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用；私事打市內(nèi) 不得阻礙聯(lián)系業(yè)務。 打 時用語應 盡量簡潔、 明確，語言文明標準。不要在 中交談與公司經(jīng)營業(yè)務無關(guān)的事情。聯(lián)系業(yè)務時應盡量減少掛發(fā)長途 ，降低費用。禁止員工為私事掛發(fā)長途 。違者除補交長途 費外，給予罰款處理。確有急事者，應先請示部門主管同意，并按郵電部門規(guī)定交長途 費。公司的 機由物資局部管，其收發(fā) 業(yè)務原那么上由物資部人員負責。 文件、報 表、資料要直接送達給接收人，注意保密。接收重要 時要作好記錄，并及時轉(zhuǎn)達給有關(guān)人員圈閱。公司的 費和個人手提費用以及其他通訊費等的費用標準參見財務制度。公司總機電話

11、由前臺值班小姐負責，其他員工不得擅自亂動，如因操作不當，使總機出現(xiàn)故障，由當事人負責，并按情況大小，處以罰款。報刊、信件、郵件管理公司公/私報刊、外來信件、外發(fā)公司信件，由物資部負責。報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊方案及預算，負責辦理有關(guān)訂閱手續(xù)。任何人不得隨意將報刊挪作他用，各部門在 1-3個月內(nèi)，將舊報刊交回行政人 力部勤務 員統(tǒng)一保管，存檔備查；任何人不得隨意將報刊挪作他用，假設(shè)需處理 ，需報分管副總裁批 準。公司員工統(tǒng)一使用公司給予的 E-MAIL地址，命名原那么如下：“姓的全拼下劃線“-加姓名的第一個拼音的組合構(gòu)成用戶名，最后公司的域名物資部負責為各部門郵發(fā)信件、由M牛

12、。一私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交物資部或自己送往郵局。二所有公發(fā)信件、郵件一律不圭寸口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一圭寸口，負責寄發(fā);三控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部門主管批準，總經(jīng)理登記后方可郵發(fā)保密制度保密范圍: 公司秘密包括以下事項： 公司未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)備、目標、市場、經(jīng)營工程及經(jīng)營決公司所持有的科技研究、開發(fā)成果、技術(shù)資源以及有關(guān)技術(shù)決竅、資料公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。公司財務預、決算報告及各類財務報表、統(tǒng)計報表。 公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。公司員工人事檔案、薪資收入及資料。公司重大決策中的其他保密事項以及公司確定應當保密

13、的其他事項。密級確定公司秘密的密級分為“絕密、“機密、“秘密三級絕密級是公司經(jīng)營開展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料及新科技智力成果。機密級是公司的規(guī)劃、財務報表、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料，重要記錄、公司經(jīng)營情況。秘密級是公司人事檔案、合同、協(xié)議、員工薪資收入、公司技術(shù)資源、尚未進入市場或尚未公司公開拓各類信息。公司秘密的文件、資料、磁盤、光碟，應標明密級，并確定保密期限，保密期限屆滿，自行解密。保密措施：公司的保密管理工作采用“分管負責制，行政人事部協(xié)調(diào)有關(guān)部門做好保管工作。公司保密的文件、資料和其他物品應放在可靠的保險裝置中保存，專人保管。如需要制作、收發(fā)、使用、復印、保存和銷毀秘密

14、文件，應經(jīng)保管部門負責人 同意，總 經(jīng)理批準，委托專人執(zhí)行用時，應開出借條，經(jīng)總經(jīng)理或質(zhì)檢部批準后，方可借出，并及時入帳。在對外交往與合作中需提供公司保密事項的，應事先經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準。被聘從事技術(shù)產(chǎn)品研制、開發(fā)以及重要崗位的員工和咨詢參謀，公司人事部應與他們簽定保密協(xié)議。不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談論公司秘密，不能 通過其他方式傳遞公司秘密。歸還公司，否那么財務部不予辦理結(jié)算手續(xù)。公司員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或可能泄露時，應立即采取補救措施并及時報告行政人事部，行政人事部接到報告，應立即作出處理。責任與處分違反公司保密規(guī)定，未造成后果的，給予警告，并扣款 100-

15、500元。違反公司保密規(guī)定或過失泄露公司秘密，造成不良后果的給予記過，并降職、降級。為他人竊取、刺探、收賣或違章提供公司秘密的，予以辭退。公司還將追究其法律責任。工作匯報規(guī)定按公司經(jīng)營組織結(jié)構(gòu)圖的上、下級領(lǐng)導關(guān)系進行報告；不同級別的下級管理人員每月定期向直接上級匯報本月的工作總結(jié)、來月的工作方案與費用預算；部門內(nèi)部負責人每月定期將本月的工作總結(jié)、來月工作方案與費用預算報告給 部門主管;部門內(nèi)的匯報時間是每月25號之前，部門主管的匯報是每月的28號之前； 其他匯報:1大事項完成以后或工程考察，重要學習歸來，應按規(guī)定及時報告。2重大情況、信息，應按規(guī)定及時報告。物資管理制度總那么本制度對物資包括固

16、定資產(chǎn)、材料、低值易耗品等的方案、采購、倉儲、使用等作了規(guī)定。本公司的物資管理工作由物資部負責。方案申報1物資方案應按規(guī)定的時限及程序如實申報、審批。審批后物資部將信息反應給申報部門，并及時采購。2 各部門購置物資，必須填寫“請購單，填明物資的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量 要求、參考單價、到貨時間。3 對勞保用品和用品分別按物資部制定的定額執(zhí)行，超定額局部由物資部主管批準。方案審批 采購物資采購由物資部負責，特殊材料、技術(shù)設(shè)備，可由軟件公司派人參與，協(xié)同物資部一起米購。采購人員應根據(jù)審批后方案按時、保質(zhì)、保量提供所需物資，不得隨意變更計戈購特殊情況需變更的，應及時與申報部門和審批人同意后，方可

17、進行采購。采購人員應比質(zhì)比價，擇優(yōu)采購；認真搞好提貨驗收，嚴格核對物資的型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、合格證、說明書、裝籍單及包裝等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。采購人員一般情況下用支票方式和匯款方式結(jié)算，超過現(xiàn)金支付范圍的貨款，一律通過銀行轉(zhuǎn)達帳結(jié)算。采購業(yè)務嚴格控制預付款的辦理。倉儲管理入庫驗收1庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。2 物資入庫必須認真核對數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、生產(chǎn)廠家、質(zhì)量合格證、各種資料、說明書等附件。3 對于技術(shù)設(shè)備、備品備件及其它技術(shù)較強的物資，由物資部牽頭，會同質(zhì)檢 部門共 同驗收。發(fā)現(xiàn)問題物資部負責組織處理。4 物資驗收后保管員要及時填好入庫驗收單，同時輸入

18、電腦進行管理，做到帳、卡、物 相符。發(fā)放1公司員工領(lǐng)用物資時，由領(lǐng)用人開具?物資領(lǐng)用審批表?，部門負責人簽字， 管理人員方可發(fā)放，并開具?出庫單?。2 外單位來公司借用物資時，由借物人開具借條，公司有關(guān)人員擔保，領(lǐng)導批準后，方可辦理借用。3物資發(fā)放后，物資保管員應及時登帳平庫，做到帳、卡、物相符，日清月結(jié)。 盤點清 查1物資倉庫的清查盤點由倉庫保管員與財務人員共同進行。2盤點時間為，每季底重點檢查一次；每年年底全面清查一次。3 盤點時應帳、卡、物一一核對，認真填寫“材料盤點清單"，注明盤點日期 并由有關(guān) 人員簽章。對于盤盈或盤虧的材料，應查明原因，并寫出書面報告， 請有關(guān)人員研究。清 查中發(fā)現(xiàn)損壞、陳舊、失效等，應在清冊單獨說明，并 提出整改意見。保管保養(yǎng)1 庫存物資必須按規(guī)定要求擺設(shè)，按不同性質(zhì)確定保管、保養(yǎng)方法，需維修、維護時, 需報物資管理人員及時聯(lián)系。2搞好物資的消防、保衛(wèi)、清潔衛(wèi)生工作。3 物資管理人員必須加強責任心，嚴格妥善管好公司物資，防止物品損壞和丟失，因玩 忽職守造成物資損壞、喪失者，視情節(jié)賠償。廢舊