公司文件管理制度

1、河北源泰文化傳播有限公司文件擬文人FROIM 黃翠萍收文人TO：源泰全體員工抄送CC /傳閱CIRCULAR 閱后存檔 FILIG審核/日期 VEREFED/DATE 田杰批準(zhǔn)/日期 APPROVED/DATE 張發(fā)志收文部門TO （DPT： SIS附件ATTACHMEN碗件文頭格式說明保密/期限 CONFIDENTIAL/TERM 其他 OTHERS頁(yè)數(shù) NO.OF PAGES 6擬文日期 date 2013-12-17文件編號(hào) our ref： HBYT-13-D001文件類別CATEGORY制度規(guī)范河北源泰文化傳播有限公司文件管理制度一、目的1、規(guī)范源泰公司文件管理流程。2、明確公司、部

2、門及地區(qū)不同文件層級(jí)的規(guī)則。3、規(guī)范行文及編號(hào)規(guī)則。二、名詞解釋文件是指公司各機(jī)構(gòu)在經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的規(guī)范性文書。三、適用范圍適用于河北源泰公司。四、文件管理職責(zé)建立河北源泰公司文件管理體系，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行、修訂，并對(duì)公司文件進(jìn)行管理五、文件層級(jí)根據(jù)文件涉及范圍不同，文件分為：1、公司級(jí)文件：即源泰公司文件。2、部門級(jí)文件：即人力資源部文件、市場(chǎng)部文件、財(cái)務(wù)部文件等；3、地區(qū)級(jí)文件：即*地區(qū)文件（如：保定地區(qū)文件）”；4、聯(lián)合行文：即兩個(gè)及以上單位聯(lián)合文件。5、每一層級(jí)文件一經(jīng)發(fā)布，即產(chǎn)生效力。其內(nèi)容不得與上一層級(jí)文件有原則性 抵觸。六、文件格式根據(jù)文件內(nèi)容不同，文件格式分為：1、請(qǐng)示/申請(qǐng)類

3、文件格式2、普通文件格式（非請(qǐng)示/申請(qǐng)類文件格式）七、文件種類根據(jù)文件內(nèi)容不同，文件種類分為：1、決定（代碼A）: 一般是指?jìng)鬟_(dá)上級(jí)決定的事項(xiàng)，起決定的事項(xiàng)。2、通知（代碼Z）:指通告事情的文字或口信。3、通報(bào)（代碼B）:指上級(jí)機(jī)關(guān)把有關(guān)情況以書面形式通告下級(jí)機(jī)關(guān)。例如：通報(bào)批評(píng)。4、制度規(guī)范/管理流程（代碼D）:指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則5、請(qǐng)示/申請(qǐng)（代碼E）:指向上級(jí)或有關(guān)部門中述理由，請(qǐng)求批準(zhǔn)。6、報(bào)告（代碼C） ：指向上級(jí)或群眾就調(diào)查、觀察的結(jié)果提出詳細(xì)書面材料或作口頭敘述。7、會(huì)議紀(jì)要（代碼G）:紀(jì)錄會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容及需要跟蹤解決的問題。8、其他（ 代碼 I ） ：例如策劃

4、案等活動(dòng)相關(guān)文件。8、 行文規(guī)則1. 公司級(jí)文件：源泰公司文件行文。精品資料1.1.1.2.1.3.適用范圍：面向全體員工的重大戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、干部任命、通用管理制 度、獎(jiǎng)罰通報(bào)、總經(jīng)理室決策內(nèi)容的通報(bào)、其他重要通知等使用公司級(jí)文 件格式。涉及公司職能管理的文件可使用公司級(jí)文件格式。 簽字權(quán)人：公司級(jí)文件由總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)簽發(fā)。公司級(jí)文頭格式：分普通類、請(qǐng)示類。2. 部門級(jí)文件：各部門級(jí)文件行職責(zé)范圍2.1. 簽字權(quán)人：部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人2.2. 分部級(jí)文頭格式：分普通類、請(qǐng)示類。3. 地區(qū)級(jí)文件：各地區(qū)級(jí)文件行文。3.1. 適用范圍：涉及地區(qū)整體布署的文件。3.2. 簽字權(quán)人：地區(qū)負(fù)責(zé)

5、人或其授權(quán)人。3.3. 地區(qū)級(jí)文頭格式：分普通類、請(qǐng)示類。4. 聯(lián)合文件行文1、附件2）內(nèi)布署的文件（見附件3附件8）9、附件10）8.1. 適用范圍：公司同級(jí)部門之間就同一問題需協(xié)作處理的，可協(xié)商一致后聯(lián)合行文。8.2. 聯(lián)合行文文件頭中應(yīng)列出聯(lián)合行文部門，主辦部門名稱應(yīng)排列在前。8.3. 簽字權(quán)人：部門第一負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人；聯(lián)合行文部門第一負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人共同批準(zhǔn)簽發(fā)。8.4. 聯(lián)合文頭格式：普通類。（見附件11）9、 文件處理程序及規(guī)范1. 擬文1.1. 擬文人是明確行文目的與要求，并具體起草文件的人。1.2. 擬文人要遵循擬文三原則：1.2.1. 簡(jiǎn)潔：力求簡(jiǎn)短、條理，倡導(dǎo)“一頁(yè)紙文章

6、”；1.2.2. 明白：易懂、不晦澀；1.2.3. 準(zhǔn)確：不模棱兩可。1.3. 文頭三要點(diǎn)：1.3.1. 明 確標(biāo)明收文部門，以公司發(fā)布的部門英文縮寫為準(zhǔn)；1.3.2. 明 確收文人和抄送人姓名；1.3.3. 標(biāo)題應(yīng)突出，采用“事由+類型”形式（如“關(guān)于XXXX勺通知”），須明確 文件內(nèi)容的關(guān)鍵字。2. 審批（審核/ 批準(zhǔn)）文件審批應(yīng)遵循業(yè)務(wù)分管原則及效率原則。2.1. 審核人是對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行初步審查并簽字的人，審核人對(duì)擬文人的工作質(zhì)量負(fù)責(zé)，審核人姓名應(yīng)手簽。2.2. 批準(zhǔn)人是對(duì)文件內(nèi)容全面負(fù)責(zé)并簽字的人，批準(zhǔn)人姓名應(yīng)手簽。2.3. 審批人需以效率為原則，一般文件三個(gè)工作日內(nèi)給予明確答復(fù)，緊急

7、文件在一個(gè)工作日內(nèi)給予明確答復(fù)，審核/ 批準(zhǔn)人需在簽字同時(shí)標(biāo)明回復(fù)時(shí)間。文件內(nèi)容涉及相關(guān)部門業(yè)務(wù)時(shí)，需向該部門主管負(fù)責(zé)人征詢意見，經(jīng)同意 后方可正式發(fā)布。3. 發(fā)文3.1. 公司級(jí)正式文件須轉(zhuǎn)換為 PDFB式，通過公司郵箱發(fā)布。3.2. 文件管理者審校格式、編號(hào)后進(jìn)行發(fā)文，對(duì)不符合規(guī)范的文件，須要求擬 文人修改或重新擬制，責(zé)任由擬文人自負(fù)。3.3. 文件管理者發(fā)文時(shí)應(yīng)遵照收文人為文件相關(guān)人。不應(yīng)發(fā)給不相關(guān)的人，以 免造成垃圾郵件。4. 存檔4.1. 文件管理者發(fā)文后將原件存檔，保留文件電子版，并對(duì)已存檔文件負(fù)責(zé)管 理。4.2. 聯(lián)合行文由主辦部門將原件存檔，其他部門保存復(fù)印件。5. 監(jiān)督5.1

8、. 一級(jí)監(jiān)督：人力資源部負(fù)責(zé)公司文件管理的執(zhí)行情況監(jiān)督。5.2. 二級(jí)監(jiān)督：部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督部門內(nèi)文件管理的執(zhí)行情況。十、解釋權(quán)限：本規(guī)定最終解釋權(quán)在人力資源部。十一、生效時(shí)間：本規(guī)定自發(fā)布之日起試行。附件：文件文頭格式（11個(gè)附件）附件1:公司級(jí)普通類文件文頭 附件2:公司級(jí)請(qǐng)示類文頭公司級(jí)文件普通類文件.doc公司級(jí)文件請(qǐng)示文頭.doc附件3附件10:各部門普通類文件文頭及請(qǐng)示類文件文頭部門普通類文件文頭.doc部門請(qǐng)示類文件文頭.doc附件11:地區(qū)普通類文件文頭附件12:地區(qū)請(qǐng)示類文件文頭地區(qū)普通類文件文頭.doc地區(qū)請(qǐng)示類文件文頭.doc附件13:聯(lián)合行文普通類文件文頭（例如：HR&

9、amp;CCC件文頭中用部門英文縮寫，文件編號(hào)只標(biāo)明主辦部門的文件編號(hào)。）聯(lián)合行文文件文頭. doc附件14:會(huì)簽表源泰會(huì)簽表.doc附件15:附屬說明：編號(hào)規(guī)則 見例：河北源泰文化傳播有限公司文件麴5皿郎!甫永”,Sit調(diào)蜘口圖 _.宴（網(wǎng)OUtfU ：磔芒Y之'' JvdL V ,! fH! ,羔女人鐳心：收土大觸 網(wǎng): TMh Hjw陶小六*陽(yáng)伸如機(jī)HONT： -'聯(lián)，kS；TmtwRomu，小五住酗卬3Ut 口BSgBjM 口幽展限小圖bEHUUTQH 其他ODE口竭HD呻皿：/J at注的上朱隹六號(hào)，依wr-f 燉J 中工善MR*,JTTjWj 十了盤中峻一、

10、文件頭部分1 .編號(hào)1.1. 通用編號(hào)規(guī)則：公司英文簡(jiǎn)寫一 部門/地區(qū)/英文簡(jiǎn)寫年份（取后兩位） -順序號(hào)（三位）。1.2. 部門拼音首字母或者英文大寫縮寫：人力資源部（Human resources ）; 簡(jiǎn)寫：HR財(cái)務(wù)部（）； 簡(jiǎn)寫：ERH市場(chǎng)部（； 簡(jiǎn)寫：WRH1.3. 地區(qū)級(jí)英文規(guī)則：以所在城市漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母大寫。1.4. 聯(lián)合行文文件編號(hào)只標(biāo)明主辦部門的文件編號(hào)。1.5. 各類文件舉例說明：公司級(jí)文件：HBYT-13- D001部門級(jí)文件：HBYT-HR-13-I001聯(lián)合文件：HBYT-HR&CC-13-I001地區(qū)（如保定地區(qū)）：HBYT-BD-13-I0011.6.

11、 擬文日期由擬文人填寫，采用年-月-日的形式。1.7. 文件類別根據(jù)文件內(nèi)容依據(jù)而定。1.8. 申請(qǐng)類文件、源泰政策類文件（如關(guān)于激勵(lì)方案、操作性或流程類規(guī)范文 件）簽批前一般只能以一個(gè)收文人為主送對(duì)象，不能以文件或電子郵件形 式同時(shí)主送多位領(lǐng)導(dǎo)；由3人以上（含3人）簽批意見的申請(qǐng)類文件需附 加會(huì)簽表。見附件14源泰會(huì)簽表簽批后應(yīng)將文件主送經(jīng)辦部門。1.9. 審核人如沒有，則劃“ ”。1.10. 收文人是對(duì)所收文件需承擔(dān)第一直接辦理、答復(fù)責(zé)任、參照?qǐng)?zhí)行的上級(jí)或 相關(guān)部門人員；抄送人指對(duì)所收文件無需承擔(dān)直接辦理、答復(fù)責(zé)任，只需了解文件內(nèi)容的上級(jí)或相關(guān)部門人員。1.11. 收文部門的英文縮寫按收文

12、人、抄送人的順序填寫。1.12. 如有附件必須列出附件順序及標(biāo)題，如無則劃“/ ”。1.13. 擬文人必須注出文件是屬于傳閱或閱后存檔或保密，如是保密，必須標(biāo)注保密及期限。1.14. 文件頁(yè)數(shù)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如有附件則標(biāo)注一個(gè)總頁(yè)數(shù)。二、正文內(nèi)容1. 字號(hào)：標(biāo)題采用宋體3 號(hào)粗體，正文采用宋體小4 號(hào)字；2. 段落：采用單倍行距。3. 重點(diǎn)標(biāo)示：對(duì)需強(qiáng)調(diào)的重要內(nèi)容可用加粗、下劃線或顏色字來突出，不改變字體字號(hào)。4. 結(jié)構(gòu)層次順序：4.1. 數(shù)字排序：第一層為“1”、第二層為“1.1 ”、第三層為“1.1.1 ”，以次類推。4.2. 羅馬符號(hào)排序：第一層為“I”、分層級(jí)時(shí)用“ A”，"

13、;B”以此類推。從 第五層開始為“ V'、"VI” “VII ” “VIII ” “IX” "X”以此類推。5. 制度規(guī)范類文件應(yīng)在標(biāo)題后注明制度版本號(hào)。制度版本號(hào)采用V（ Version ）+年度代碼（取最后二位）. 發(fā)布月份的形式。如2006 年 12 月發(fā)布的文件管理規(guī)定標(biāo)題應(yīng)為：源泰公司文件管理規(guī)定V06.12 。6. 面向全員發(fā)送的關(guān)于向全員發(fā)送的郵件：7. “授權(quán)通知”禁止以郵件形式向全員發(fā)送。發(fā)布公司主頁(yè)上。8. “管理規(guī)定”可以放在主頁(yè)或公用文件夾數(shù)據(jù)庫(kù)中，通過郵件向全員發(fā)送一個(gè)文檔鏈接。9. “喜報(bào)、通報(bào)、離崗?fù)ㄖ?、活?dòng)報(bào)道”等，除公司重大消息由人力資源部統(tǒng)一發(fā)布外，嚴(yán)禁通過郵件向全員發(fā)