項目文檔管理制度

1、工程文檔治理制度工程信息:工程名稱工程編碼工程級別客戶名稱姓名姓名版本信息:版本號擬制/修改責(zé)任人擬制/修改日期修改內(nèi)容及理由批準(zhǔn)者請注意：使用前請確認(rèn)這是最新有效的版本.一、目的：建立工程組的文檔治理制度,對工程中所有文檔進(jìn)行清楚有效的分類治理與限制,實(shí)現(xiàn)工程文 檔的有序保管與標(biāo)準(zhǔn)流動,為工程文檔提供標(biāo)準(zhǔn)化的治理.二、范圍：本文適用于本工程組、及與之有關(guān)的客戶、代理、分包商的文檔.三、內(nèi)容：1. 文檔編號與工程有關(guān)的文檔,均統(tǒng)一編號.文檔編碼方式：文檔屬性-發(fā)放對象-順序編號-文檔日期-文檔密級文檔屬性：本字段用兩位英文字母表示表1:文檔屬性字段對照文檔分類簡寫文檔分類簡寫驗(yàn)收報告指令唆工文

2、件發(fā)票行政文件信函文例標(biāo)書備忘錄保函其他檢查報告方案索賠答復(fù)澄清報表工程制度會議紀(jì)要合同勘測報告設(shè)計文件發(fā)放對象：本字段用兩位英文字母表示表2:文檔接收對象字段對照發(fā)放對象簡寫發(fā)放對象簡寫業(yè)主工程組內(nèi)部合作方分包商政府部門米購供給商華為公司其他文檔日期：本字段6位數(shù)字,說明文檔的發(fā)生時間,以便于查詢和統(tǒng)計順序編號：本字段4位數(shù)字,系文檔的順序編號,此編號表示同一文檔屬性、發(fā)放 對象內(nèi)所有文檔的順序號.文檔密級：本字段1位數(shù)字,說明了文檔的保密級別.0級代表機(jī)密,工程經(jīng)理及其指定人員閱讀1級代表秘密,工程組核心成員閱讀2級代表內(nèi)部公開,工程組所有成員閱讀司機(jī)保姆等行政人員除外3級代表公開,所有工

3、程組干系人均可閱讀包括合作方、分包商、代理商、采購 供給商例：與業(yè)主的第一份會議紀(jì)要的編碼：0001-030521-12. 文檔的存放工程文檔分別建立電子和紙面件檔案.電子檔案目錄如下,通過訪問密碼的設(shè)置限制不同密級文檔的訪問權(quán)限.表3:電子文檔目錄0級目錄一級目錄二級目錄三級目錄四級目錄 招標(biāo)廣告文件業(yè)主招標(biāo)招標(biāo)書招標(biāo)招標(biāo)書附件分包招標(biāo)征詢書附件標(biāo)書分包投標(biāo)分包商1分包商N(yùn)*工程投標(biāo)工程華為投標(biāo)技術(shù)商務(wù)采購合同主體/主合同合同附件/合同監(jiān)理合同變更補(bǔ)充/分包合同設(shè)計分包分包商1分包商N(yùn)與業(yè)主與分包商工程分包 來信 去信分包商1上同 / /來信 去信來往信件 與工程組外部會議紀(jì)要分包商N(yùn)與業(yè)主

4、來信 去信 通知 紀(jì)要與分包商通知 紀(jì)要公司內(nèi)部匯報 協(xié)調(diào)工程任命 工程章程工程啟動工程制度進(jìn)度方案工程方案資源方案 本錢方案等施工日志分包商 給業(yè)主 檢查報告施工記錄質(zhì)量檢查整改報告 復(fù)查報告工程實(shí)施材料設(shè)備進(jìn)場變更工程本錢掙值報告 工程付款 本錢分析包括研發(fā)、工程各小狀態(tài)周報組的工程組的狀態(tài)工程報告跟蹤周報等跟蹤問題內(nèi)部會議紀(jì)要 竣工驗(yàn)收記錄竣工驗(yàn)收竣工驗(yàn)收文檔 竣工圖紙 竣工驗(yàn)收證實(shí)主設(shè)備技術(shù)資料土建工程 外線工程 外購產(chǎn)品紙面文檔按文件的屬性、密級分類存放,并填寫?文件存放和訪問限制表?附件一進(jìn)行存放、借閱登記.3.文檔借閱文檔借閱流程如下：(1)借閱人查閱文檔編號清單(內(nèi)部公開),確

5、定所需借閱文檔.(2)向文檔治理員提出借閱申請.(3)文檔治理員根據(jù)其身份確定閱讀權(quán)限.(4)判斷所借閱文檔是否在其閱讀范圍權(quán)限內(nèi),假設(shè)有權(quán)限那么轉(zhuǎn)(6)(5)假設(shè)所借閱文檔超過其閱讀權(quán)限,需經(jīng)批準(zhǔn).(6)文檔治理員填寫文檔借閱記錄表.(7)借閱人簽署文檔借閱記錄.(8)根據(jù)閱讀權(quán)限或臨時授權(quán),開放文檔紙面復(fù)印件供其查看.(9)借閱文檔需在指定時間內(nèi)歸還、不得拷貝.4. 文檔審批分為技術(shù)審批權(quán)限(初步審批)和簽發(fā)審批權(quán)限(最終審批)兩種.(1)技術(shù)文檔各專業(yè)負(fù)責(zé)人對本專業(yè)的技術(shù)方案有技術(shù)處理及審批權(quán)限.(2)財務(wù)及對外文檔是法定的權(quán)簽人,所有財務(wù)文檔、對外文檔(與業(yè)主、分包商等的文檔)必須由工

6、程 經(jīng)理審批.(3)工程文檔現(xiàn)場的施工經(jīng)理、督導(dǎo)對于現(xiàn)場的設(shè)計、施工、進(jìn)度、質(zhì)量等擁有技術(shù)審批權(quán).5. 文檔流向文檔流向意在明確工程各階段需要提交的主要文檔、文檔負(fù)責(zé)人及文檔的主要流向. 詳見附表二:?文檔流向表?.四、其他本文未盡事宜,將由工程核心組解釋或補(bǔ)充附件.附表一：文檔存放和訪問限制1.1文檔名稱或類型存儲設(shè)備或文件夾密級.借閱人借閱日期歸還日期附表二：文檔流向表名稱責(zé)任人時段流向一、啟動階段中標(biāo)通知業(yè)主中標(biāo)代表處主合同合同談判業(yè)主、工程治理部合同評審表合同談判代表處工程章程合同簽定工程治理部、地區(qū)部、代表處工程組任命實(shí)施階段工程治理部合同簽定工程經(jīng)理工程干系人列表限制經(jīng)理合同簽定工

7、程組、工程治理部、地區(qū)部、代 表處分包合同合同簽定工程組、分包商、分包合作部分包合同評審表合同談判工程組、分包經(jīng)理工程日常治理規(guī)定限制經(jīng)理:合同簽定工程組、工程治理部工程勘測設(shè)計方案勘測設(shè)計經(jīng) 理合同簽定工程經(jīng)理工程狀態(tài)周報工程經(jīng)理工程內(nèi)部干系人二、方案階段工程實(shí)施治理工作籌劃實(shí)施經(jīng)理工程組工程分包治理工作籌劃工程副經(jīng)理工程經(jīng)理、分包合作部工程質(zhì)量治理工作籌劃限制經(jīng)理工程經(jīng)理結(jié)構(gòu)限制經(jīng)理工程治理部工程基準(zhǔn)方案工程經(jīng)理工程治理部、代表處工程人力資源方案工程經(jīng)理工程治理部工程風(fēng)險評估分析報告工程經(jīng)理工程治理部、地區(qū)部、代表處工程預(yù)算工程經(jīng)理工程治理部、地區(qū)部、代表處工程溝通方案工程經(jīng)理工程治理部工

8、程方案評審表工程治理部工程經(jīng)理工程現(xiàn)場施工治理規(guī)定實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理工程質(zhì)量平安治理規(guī)定限制經(jīng)理工程經(jīng)理工程文檔治理規(guī)定限制經(jīng)理工程經(jīng)理工程信息收集文檔一覽表實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理勘測報告勘測設(shè)計經(jīng) 理工程經(jīng)理、業(yè)主詳細(xì)設(shè)計文件勘測設(shè)計經(jīng)理工程經(jīng)理、業(yè)主工程問題匯總表限制經(jīng)理工程經(jīng)理三、實(shí)施階段華為設(shè)備施工方案實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理分包工程施工方案分包商工程經(jīng)理配套設(shè)備施工方案供給商工程經(jīng)理工程整體實(shí)施方案工程經(jīng)理業(yè)主安裝環(huán)境檢查表實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理華為設(shè)備軟件檢查表華為設(shè)備實(shí) 施經(jīng)理實(shí)施經(jīng)理、工程經(jīng)理華為設(shè)備硬件檢查表華為設(shè)備實(shí) 施經(jīng)理實(shí)施經(jīng)理、工程經(jīng)理分包工程檢查表分包工程實(shí) 施經(jīng)理實(shí)施經(jīng)理、工程經(jīng)理工程

9、變更申請工程經(jīng)理業(yè)主工程變更匯總表限制經(jīng)理工程經(jīng)理工程變更審批表業(yè)主工程經(jīng)理工程問題報告工程組核心 成員工程經(jīng)理工程工程周報實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理工程財務(wù)狀況月報表財務(wù)部工程治理部、工程經(jīng)理工程預(yù)算變更申請表工程經(jīng)理工程治理部、財務(wù)部工程預(yù)算變更審批表工程治理部工程經(jīng)理、財務(wù)部工程經(jīng)理述職報告工程經(jīng)理工程治理部、代表處四、關(guān)閉階段工程關(guān)閉方案工程經(jīng)理工程組,工程治理部工程關(guān)閉階段溝通方案工程經(jīng)理工程組,工程治理部竣工報告實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理峻工文件實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理設(shè)備安裝報告實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理系統(tǒng)初驗(yàn)證書實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理分包工程驗(yàn)收報告實(shí)施經(jīng)理工程經(jīng)理工程決算表財務(wù)部門工程經(jīng)理、工程治理部工程評估報告工程治理部工程經(jīng)理工程總結(jié)報告工程經(jīng)理工程組,工程治理部分包商評估表分包經(jīng)理工程經(jīng)理,分包合作部工程組成員評估表工程經(jīng)理工