公司公文管理制度

1、公司公文管理制度 建筑公司 公文管理制度 第一條 ：為建立公司的良好工作秩序，使公文管理規(guī)范化、制度化，特制定本制度。 總則 第二條 ：公文是指公司在施工、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和政治活動(dòng)中所形成的文件、電報(bào)、信函、會(huì)議記錄、紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)和有關(guān)合同、協(xié)議、決議以及報(bào)表、圖表、照片與其他有保存價(jià)值的資料。 第三條： ：公文處理工作由公司綜合辦公室歸口管理。基本任務(wù)是： 1、迅速、準(zhǔn)確、安全地傳遞和處理中共.、國(guó)務(wù)院、省、地、市、總公司、中通一局等黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決議、指示、通知、函、電等文件。 2、承轉(zhuǎn)和處理公司下屬單位的請(qǐng)示、報(bào)告和兄弟單位的函、電等文件。 3、公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全

2、、保密，公文由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、編號(hào)、登記、傳閱、用印、投郵、立卷、歸檔和銷(xiāo)毀。 第四條 ：公司機(jī)關(guān)部門(mén)應(yīng)指定一名兼職文書(shū)（檔案）管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的文件管理工作。 第 一章 章 公文種類(lèi)及使用范圍 第五條 ：公司常用的公文種類(lèi)主要有：請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、決定、通知、通報(bào)、函、會(huì)記紀(jì)要等八種。 1、請(qǐng)示 請(qǐng)求上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)才能辦理的問(wèn)題，用"請(qǐng)示'。 2、報(bào)告 向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況或備案的問(wèn)題，用"報(bào)告'。 3、批復(fù) 需要答復(fù)公司所屬單位請(qǐng)示的問(wèn)題，用"批復(fù)'。 4、決定 對(duì)某些問(wèn)題或重大行動(dòng)做出安排，用"決定

3、9;。 5、通知 安排部署工作，要求公司所屬單位辦理和完成的事項(xiàng)或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)有關(guān)文件，用"通知'。 6、通報(bào) 表?yè)P(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，或需要交代各單位周知的事項(xiàng)，用"通報(bào)'。 7、函 平行單位之間互相洽商工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題等事項(xiàng)，用"函'。 8、會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 第六條： ：起草文件的基本要求： 1、起草文件必須堅(jiān)持"實(shí)事求是'的文風(fēng)，文字通順、觀點(diǎn)明確、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，并應(yīng)注意符合上級(jí)政策和規(guī)定，與本單位以往的有關(guān)規(guī)定精神相統(tǒng)一。 2、起草文件、核稿、簽發(fā)文件必須使用鋼筆或毛筆，不

4、準(zhǔn)用圓珠筆，更不準(zhǔn)用鉛筆。字跡潦草或涂改較亂的文稿應(yīng)清稿。 3、起草文件，除綜合性報(bào)告以外，應(yīng)遵守一文一事的原則。請(qǐng)示和報(bào)告要分開(kāi)。請(qǐng)示的文件、主送機(jī)關(guān)為一個(gè)，不要多頭請(qǐng)示，也不要同時(shí)抄 送下屬單位。 4、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引用標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫(xiě)具體的年、月、日。 5、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為"一'、第二層為"（一）'、第三層為"1'、第四層為"（1）'。 6、必須使用國(guó)家法定計(jì)量單位。 7、用詞用字準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用簡(jiǎn)稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡(jiǎn)稱。 8、公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、部

5、分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用文字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。在一般公文中，同一類(lèi)數(shù)字的使用前后應(yīng)一致。 9、各部門(mén)的發(fā)文文稿須經(jīng)本部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)核簽，然后送交綜合辦公室核稿，審核的重點(diǎn)是： （1）是否需要行文。 （2）是否符合國(guó)家法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。 （3）提出的要求和措施是否明確、具體、切實(shí)可行。 （4）是否與有關(guān)單位協(xié)商、會(huì)簽，意見(jiàn)是否一致。 （5）文字表述、文種使用、公文格式、秘密等級(jí)、緊急程度等是否符合本處理辦法的有關(guān)規(guī)定。 （6）主送、抄送單位是否妥當(dāng)，單位名稱、人名、地名、數(shù)字、引文是否準(zhǔn)確，附件是否遺漏。 10、各部門(mén)

6、草擬的文稿若不符合本辦法的規(guī)定，且問(wèn)題突出或需作較 大修改的，綜合辦公室在審核時(shí)，應(yīng)退請(qǐng)擬稿單位修改或重?cái)M。 11、審批公文，主批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn)，并署姓名和時(shí)間。其他審批人圈閱，則視為同意。 12、文稿一經(jīng)簽發(fā)，即為定稿，未經(jīng)簽發(fā)人準(zhǔn)許，不得擅自修改原意。 13、草擬、修改和簽批公文應(yīng)一律使用經(jīng)國(guó)家審定的鋼筆、簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆等不符合存檔要求的書(shū)寫(xiě)工具。公文稿要卷面整潔、字跡清晰，修改較亂的要清稿。 14、綜合辦公室繕印公文，應(yīng)按輕重緩急安排，保證質(zhì)量和時(shí)限要求，做到格式規(guī)范，黑色均勻，文字清晰，裝訂整齊，份數(shù)準(zhǔn)確。校對(duì)應(yīng)認(rèn)真細(xì)致，準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)重要公文的校對(duì)不應(yīng)少于兩次。校對(duì)應(yīng)

7、盡可能使用專業(yè)校對(duì)符號(hào)，繕印公文應(yīng)在文稿首頁(yè)注明打字、校對(duì)者姓名。 15、國(guó)務(wù)院、國(guó)務(wù)院辦公廳及國(guó)家各部委印發(fā)的秘密公文，除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)可以復(fù)印。中共.文件不準(zhǔn)復(fù)印。密碼電報(bào)不準(zhǔn)翻印和復(fù)印。 16、公文的登記、封發(fā)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確。做到當(dāng)日文件，當(dāng)日封發(fā)，不得積壓延誤。 （1）公文在封發(fā)前須將公文編號(hào)、標(biāo)題、分發(fā)去向登記清楚。 （2）專項(xiàng)特急文件，應(yīng)專人立即投送。 （3）傳遞文件必須采取保密措施，確保安全。利用計(jì)算機(jī)，傳真機(jī)傳輸文件必須進(jìn)行登記，按行文規(guī)則簽發(fā)后再傳輸，絕密文件不得利用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)傳輸。 第七條：公文格式 公文一般由發(fā)文單位、秘密等級(jí)、緊急

8、程序、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、印章、成文時(shí)間、附注、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間等部分組成。 1、發(fā)文單位應(yīng)當(dāng)標(biāo)明全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱；聯(lián)合行文，主辦單位應(yīng)排列在前。 2、秘密文件應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明秘密程度（"絕密'、"機(jī)密'、"秘密'），秘密等級(jí)根據(jù)公文性質(zhì)和內(nèi)容標(biāo)注在公文首頁(yè)右上角（ ）內(nèi)。 3、緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明"特急'"急件'，標(biāo)注在公文首頁(yè)右上角秘密等級(jí)下方（ ）內(nèi)。緊急電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明"特急'、"加急'、"平急'。 4、

9、發(fā)文字號(hào)，由辦公室文書(shū)收發(fā)填注，包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。公司公文按"司 x 字'編代字。發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)印在發(fā)文單位名稱以下、橫線之上的居中位置。函件的發(fā)文字號(hào)標(biāo)印在橫線的右下方、標(biāo)題之上，年份用公元全稱并用方括號(hào)括入，年份及序號(hào)均使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。 5、上報(bào)的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁(yè)注明簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報(bào)或經(jīng)會(huì)簽上報(bào)的公文，應(yīng)同時(shí)注明相關(guān)部門(mén)簽發(fā)人的姓名。 6、公文標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)先寫(xiě)介詞"關(guān)于'，再準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，最后準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類(lèi)。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。批轉(zhuǎn)，轉(zhuǎn)發(fā)公文，標(biāo)題應(yīng)避免使用重復(fù)用語(yǔ)和相同的公文種類(lèi)。標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般

10、以不超過(guò) 40 個(gè)字為宜。標(biāo)題標(biāo)印在橫線以下，主送單位之上，居中排列；人名、地名、詞組不能分隔成二行；三行標(biāo)題一般按長(zhǎng)、短、短的順序排列。 7、公文標(biāo)明主送機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。兩個(gè)以上的主送機(jī)關(guān)，一般 按系統(tǒng)先外后內(nèi)，先大后小的順序排列。主送單位的標(biāo)印位置在正文之上，靠左側(cè)頂格排列。 8、正文是公文的主題部分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容。正文應(yīng)標(biāo)印在主送機(jī)關(guān)之下的位置，每一段落的首行開(kāi)始一律空二格，回行時(shí)頂格排列。 9、公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之下，成文時(shí)間之上注明附件名稱（不應(yīng)只注明文號(hào)）；附件為兩個(gè)以上的，還應(yīng)注明順序號(hào)。附件一般應(yīng)與文件裝訂在一起。如不能裝訂在一起，應(yīng)在附件首頁(yè)左上角注明文件發(fā)

11、文字號(hào)。 10、公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋公章。印章要端正蓋在成文日期上方，上不壓正文，下壓成文日期年、月、日。發(fā)文用印，憑簽發(fā)人簽名為據(jù)。 11、成文時(shí)間，以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；傳真電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文時(shí)間在正文以下的偏右位置，使用漢字完整標(biāo)印出年、月、日。 12、公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，主題詞標(biāo)注在抄送機(jī)關(guān)之上，"主題詞'應(yīng)頂格，每個(gè)詞組之間空一格，中間無(wú)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 13、公文如有抄送單位，應(yīng)標(biāo)注單位的全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。單位名稱的排列順序按系統(tǒng)先外后內(nèi)、先大后小。抄送單位標(biāo)印在主題詞之下的位置，用兩條等寬的平行線作為界線；界線下將"抄送'頂格排列，二字

12、之間空一格，將抄送單位名稱平行或順序排列。 14、公文的校對(duì)和印發(fā)時(shí)間位于公文首頁(yè)的最后一欄頁(yè)碼上，標(biāo)明打印日期和校對(duì)人姓名，公文一經(jīng)封發(fā)，則在封發(fā)欄內(nèi)加蓋公章，以表明此公文已經(jīng)發(fā)出。 15、公文標(biāo)印字體和字號(hào) （1）公文大標(biāo)題使用小二號(hào)宋體字，小標(biāo)題使用三號(hào)宋體字； （2）秘密等級(jí)、緩急時(shí)限或其他重點(diǎn)字名使用四號(hào)宋體字；主題詞使用四號(hào)宋體字。 （3）一般公文正文、發(fā)文字號(hào)、主送、抄送單位、附件名稱、成文時(shí)間、印發(fā)單位及時(shí)間等，上報(bào)文使用四號(hào)宋體字；下發(fā)文使用四號(hào)宋體字。16、公文文字從左至右橫寫(xiě)，橫排。 17、公文用紙一律為 a4 規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。 第 二章 章 公文處理的原則 第 八

13、條： ：收文處理的原則 1、凡是國(guó)務(wù)院、省、地、市人民政府及其所屬各部、處等行政單位的來(lái)文，由公司綜合辦公室統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、編號(hào)、呈閱、催辦。其中重要文件，由綜合辦公室報(bào)送行政總監(jiān)，由其閱并呈總經(jīng)理或主管副經(jīng)理閱批。一般的文件由綜合辦公室送行政總監(jiān)后，直接批給有關(guān)部門(mén)。 2、凡是中共.及其所屬各部、省、地、市及其所屬各部、局辦、總公司等黨的系統(tǒng)來(lái)文，由公司黨支部統(tǒng)一簽收、開(kāi)拆、登記、編號(hào)、呈閱、催辦。 3、外部來(lái)文中的"急件'或"特急件'，辦公室收發(fā)文人員應(yīng)在"收文登記簿'的相關(guān)欄內(nèi)著名"急件'或"特急件&

14、#39;字樣。 4、進(jìn)行收文登記，應(yīng)將收文時(shí)間、總順序號(hào)、來(lái)文單位、公文編號(hào)、密級(jí)、緊急程序，標(biāo)題、份數(shù)、承辦單位、簽收人姓名等填寫(xiě)清楚，并在公文處理專用紙右上角加蓋收文章，以便查詢。 5、對(duì)需要答復(fù)的公文，應(yīng)蓋催辦章，并填寫(xiě)公文催辦單，附于公文前面；綜合辦公室文書(shū)收發(fā)負(fù)責(zé)催辦、查辦事宜。做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點(diǎn)催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。收到的特急件在公文首頁(yè)左上角加蓋"特急'章，以提醒有關(guān)人員立即閱辦，對(duì)特急件應(yīng)隨到隨辦；對(duì)急件應(yīng)在三天內(nèi)或按來(lái)文要求的時(shí)限辦復(fù)；一般公文需辦復(fù)的，應(yīng)在一周內(nèi)辦復(fù)；需要研究而不能馬上回復(fù)的，也要及時(shí)書(shū)面或口頭簡(jiǎn)要回復(fù)。

15、 6、承辦部門(mén)收到公文后，應(yīng)按時(shí)限要求抓緊辦理，不得延誤、推諉。對(duì)確不屬于本部門(mén)職權(quán)范圍或者不適宜由本部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)迅速退回辦公室文書(shū)收發(fā)并說(shuō)明理由。 7、外部來(lái)文信封中如直接署名寄給經(jīng)理或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，綜合辦公室人員簽收后不得拆封，并按下列原則處理。 （1）建立領(lǐng)導(dǎo)親收信件登記簿。 （2）在信封上編號(hào)，并登記在"領(lǐng)導(dǎo)親收登記簿'上，轉(zhuǎn)本人簽收。 （3）信內(nèi)如系正式文件，收信人閱批后，退給綜合辦公室總收發(fā)人員按收發(fā)文程序處理。 （4）信內(nèi)雖不屬于正式文件，但屬于下屬單位請(qǐng)示、報(bào)告的信函、收信人后，退給辦公室總收發(fā)人員按文件處理。 （5）信內(nèi)屬于職工個(gè)人向公司領(lǐng)導(dǎo)提出解決個(gè)人的一

16、些問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)閱后，批注意見(jiàn)，退給辦公室總收發(fā)員按人民來(lái)信處理。 （6）公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和職工外出開(kāi)會(huì)，帶回來(lái)的會(huì)議文件、資料，在參加會(huì)議人員傳達(dá)、匯報(bào)后，交由辦公室總收發(fā)員登記、保存，年終歸檔或 清退。 第 九 條： ：收文處理程序 第 十 條： ：發(fā)文處理原則： 1、以公司名義的發(fā)文，包括三種情況： （1）外部來(lái)文需要處理或答復(fù)的發(fā)文。 （2）上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，需要轉(zhuǎn)發(fā)的發(fā)文。 （3）各部門(mén)根據(jù)本身需要的主動(dòng)發(fā)文。 屬于前兩種情況的發(fā)文，應(yīng)將來(lái)文和附件附在發(fā)文文稿的后面，以利核稿時(shí)前后照應(yīng)和年立卷、歸檔，保持文件材料的完整。 2、無(wú)論屬于那種情況的發(fā)文，均應(yīng)由主辦單位經(jīng)辦人員起草，經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)核稿、簽

17、字后交由部門(mén)收發(fā)登記、編號(hào)，送辦公室安排呈簽、打印、封發(fā)、投郵等項(xiàng)工作。 3、對(duì)需要相關(guān)部門(mén)會(huì)簽的發(fā)文，應(yīng)由主辦單位經(jīng)辦人員送請(qǐng)相關(guān)部門(mén)外 來(lái) 各種文 件 辦 公 室總 收 發(fā)開(kāi) 拆 登記、編號(hào) 辦公室總收發(fā)送部門(mén)兼職收發(fā)員 行 政 總監(jiān)分閱 部門(mén)經(jīng)理閱批、經(jīng)辦 人 處 理 一般的批給有關(guān)部門(mén)處理 重要的呈總經(jīng)理或分管領(lǐng)導(dǎo)批閱 需發(fā)文的起草文件、部門(mén)編寫(xiě)編號(hào)，并送交綜合辦公室 會(huì)簽。會(huì)簽單位如無(wú)不同意見(jiàn)可會(huì)簽，有不同意見(jiàn)提出后退主辦單位修改、補(bǔ)充或重新起草文稿后，再會(huì)簽。 4、各部門(mén)送辦公室的發(fā)文，由辦公室主任和行政總監(jiān)復(fù)核文稿、總收發(fā)文員分呈總經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 5、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，

18、由總收發(fā)員登記后交打字員打印、校對(duì)、用印，分送或交通訊員投遞。 6、發(fā)文按規(guī)定程序處理完畢后，原稿和附件以及打印件退主辦部門(mén)兼職收發(fā)文員，妥善保管，年終整理無(wú)誤后向檔案室移交。 第十 一 條： ：發(fā)文處理程序： 第十 二條 條：行文關(guān)系 1、凡是口頭和電話能解決的問(wèn)題，不要正式行文。 2、公司各部門(mén)之間，不存在行文關(guān)系。主辦部門(mén)辦理的問(wèn)題需要相關(guān)部門(mén)了解、掌握、協(xié)辦、備查的，可用簡(jiǎn)函或固定格式的內(nèi)部通知解決，如人員調(diào)動(dòng)、工資變動(dòng)等。 3、公司各部門(mén)不應(yīng)以部門(mén)的名義向公司下屬單位行文，需要行文時(shí)，應(yīng)由主辦部門(mén)起草文稿，以公司名義行文。 4、向上級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平級(jí)和下級(jí)、行政單位發(fā)文，以公司名義行文。 各部門(mén)發(fā)文登記編號(hào)后送綜合辦公室總收發(fā)處 總收發(fā)員對(duì)文稿校對(duì)、登記后送檔案室存檔 由綜合辦公室主任及行政總監(jiān)復(fù)核文稿后交總收發(fā)員處理 第十 三 條： ：公文的用印要齊年蓋月，圓邊和字要清楚。 第三章 公文 立卷、歸檔和銷(xiāo)毀 第十四條