內(nèi)部工作信息反饋管理辦法

1、XXXXt限公司內(nèi)部工作信息反響治理方法制度標(biāo)準(zhǔn) 流程管控 執(zhí)行到位 考核評選文件編號:文件版本:生效日期:Q/JX01-3-ZJ01-202101年月日編制/日期審核/日期批準(zhǔn)/日期未經(jīng)本公司許可,不得將文件內(nèi)容出小丁無權(quán)閱讀本文件的機構(gòu)或個人this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of共享知識分享快樂1 .總那么：1.1 目的：為增強公司內(nèi)部工作信息溝通、交流,及時應(yīng)對已發(fā)生的異常事件重大事件及其他突發(fā)事件,保證生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作的順利進(jìn)行,結(jié)合公司

2、實際,制定本制度.1.2 .適用范圍：本制度適用于公司所有部門.1.3 .分類與定義：1.3.1 內(nèi)部工作信息反響根據(jù)工作信息出現(xiàn)的頻率分為日常工作信息反響、異常工作信息反響.具體分類與定義見下表:一級分類二級分類標(biāo)準(zhǔn)類別標(biāo)準(zhǔn)類別定義/特征據(jù)部作息現(xiàn)頻 根內(nèi)工信出的率日常 工作 信息 反響根據(jù)工作信 息在在組織 架構(gòu)中的反 饋方向1縱向工作信息反響工作信息反響根據(jù)下級部門員工-上級部門領(lǐng)導(dǎo)的組織架構(gòu) 垂直方向縱向反響傳遞2橫向反響工作信息反響根據(jù)同級職能部門員工-同級職能部門員工之 間跨部門的組織架構(gòu)水平方向橫向反響傳遞.異常 工作 信息 反響根據(jù)異常工 作信息信息 來源1平安異常分為：重大災(zāi)

3、害發(fā)生、平安裝置失靈、平安門開啟狀態(tài)下設(shè)備可停、 平安器被壓下,設(shè)備可停、兩手式開關(guān)用一只手也能啟動、其他異常2生產(chǎn)方案異常生產(chǎn)指令臨時變更、在線沒有加工用原材料或零部件、生產(chǎn)過程中已生產(chǎn)同數(shù)量品質(zhì)或達(dá)成率3質(zhì)量異常每小時檢查有達(dá)不到基準(zhǔn)狀況、出現(xiàn)了無法判斷的產(chǎn)品、發(fā)生了與通 常不同操作的動作、防呆裝置未起到作用4設(shè)備異?？矗嚎梢詣拥脑O(shè)備/儀器不能動發(fā)熱、冒煙等異常；聽：有與異常不同的聲音；聞：有與異常不同的氣味；覺：有平常感覺不到的震動5產(chǎn)品異常因生產(chǎn)過程中所遵循的產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工藝指導(dǎo)書、工藝流程、BOM清單或其他技術(shù)問題而導(dǎo)致的異常,或稱機種異常；6人員異常因人員的選、育、留、用環(huán)節(jié)問題

4、而導(dǎo)致的異常,7環(huán)境異常指因生產(chǎn)所處環(huán)境的設(shè)備工具布置、產(chǎn)品和材料放置及溫度、濕度、無塵度變化導(dǎo)致的異常1.3.2異常異常工作信息反響治理參照?生產(chǎn)異常治理方法?1.4 反響要求1.4.1 反響進(jìn)程：任何人接到工作都要做到事前溝通、事中反響、事后反響.1.4.2 反響原那么：堅持“用心落實,及時反響的原那么,營造公司上下積極而和諧的反響環(huán)境.1.4.3 反響形式、時限、責(zé)任方：上班工作時間,公司內(nèi)部工作信息的傳遞、反響、交流采用郵洽軟件的郵箱/短信交流平臺、工作聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行.具體標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容見下表：序反響形式適用范圍反響時限責(zé)任歸屬1郵件公司內(nèi)部縱向上、下 級、橫向同級之間的 日常工作聯(lián)系必須在收到

5、后 限定時間1-2小時內(nèi)給予及時反響超過反響時間,造成延誤怠工的,由收件人承當(dāng)責(zé)任2短信上級的工作安排或通知類短信均須在30分鐘內(nèi)回復(fù)："好"、收至、“我明白、“我知道了、 “我立 即去辦、“正在辦理等.超過反響時間,造成延誤怠工的,由收件人承當(dāng)責(zé)任3 上級撥打下級 ,響鈴后 未接聽者,須在30分鐘內(nèi)回?fù)?超過反響時間,造成延誤怠 工的,由接聽人承當(dāng)責(zé)任.4工作聯(lián)絡(luò)單公司各職能部門之間的跨部 門工作信息橫向反響.1工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)出方需寫明回復(fù)截止時間.2接受方需在截止時間前作出回復(fù).未在截止時間前作出回復(fù), 接收方承當(dāng)責(zé)任.1.5責(zé)任與權(quán)限序類別部門責(zé)任與權(quán)限1日常工作信息反

6、響各部門主管對工作質(zhì)量和工作完成的及時性負(fù)責(zé)人力行政部負(fù)責(zé)對內(nèi)部治理工作信息反響進(jìn)行稽核和催促.2異常工作信息反響生產(chǎn)部負(fù)責(zé)與生產(chǎn)相關(guān)的人、機、物、法、環(huán)、測等鼻常因素的報告、分析與協(xié)調(diào)解決；品保部負(fù)責(zé)品質(zhì)異常的協(xié)調(diào)解決；工程技術(shù)部負(fù)責(zé)機、法、環(huán)等異常的解決,提供解決產(chǎn)品生產(chǎn)的技術(shù)支持；PMCB1 .負(fù)責(zé)因生產(chǎn)方案臨時變更或安排失誤等導(dǎo)致的異常的報告與協(xié)調(diào)解決；2 .負(fù)責(zé)材料異常的報告與協(xié)調(diào)解決；及時將生產(chǎn)異常的相關(guān)信息反響給供給商,監(jiān)督 供給商落實對異常處理的決議；3 .負(fù)責(zé)生產(chǎn)異常而導(dǎo)致的交期延后同銷售部的溝通和確認(rèn)；人力行政部負(fù)責(zé)導(dǎo)致人員異常的選、育、留、用四大因素的報告、分析與協(xié)調(diào)解決

7、.2.縱向反響治理2.1縱向反響內(nèi)容:序縱向反響內(nèi)容1公司總經(jīng)理交辦給任何一位員工或治理人員的工作；2公司所有臨時性辦公會議或周期性的工作會議上確定的,交由某一部門或某位治理人員的工作3公司各級治理人員安排給下級的工作；4公司任何人發(fā)現(xiàn)任何部門、任何人的任何問題.2.2 縱向反響標(biāo)準(zhǔn)：2.2.1 工作任務(wù)布置標(biāo)準(zhǔn)主要適用于上級給下級布置工作任務(wù)：序工作任務(wù)布置標(biāo)準(zhǔn)1一定要清楚地告訴下級任務(wù)是什么,然后對復(fù)雜的問題進(jìn)行有效分解,分解到員工能夠清楚地理解為止,要對下級提 出量化的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)五大標(biāo)準(zhǔn)：時間、本錢、數(shù)量、質(zhì)量、客戶評價；2上級問下級：目的清楚了嗎？任務(wù)清楚了嗎？你打算怎樣去做？你需要我給

8、你提供哪方面的支持？3上級要在頭腦中評估卜級的方案,并提出必要的補充建議；4在員工行動前,請員工復(fù)述完整的方案包括本次工作任務(wù)的目的、標(biāo)準(zhǔn)、完成任務(wù)的方式、重要節(jié)點、每多長時間 回復(fù)一次、最終完成時間.2.2.2 工作任務(wù)回復(fù)標(biāo)準(zhǔn)主要適用于下級向上級匯報工作結(jié)果：序工作任務(wù)回復(fù)標(biāo)準(zhǔn)1下級首先向上級說明本次溝通的主題和綱要：第一件事情是X,第二件事情是XX,第三件事情是XXX；2然后下級按順序逐條匯報工作：什么事？結(jié)果是什么？要清楚明確；3如果上級未詢問問題的原因和過程時,下級不必答復(fù)以防自說自話,浪費時間；4如果上級詢問工作中出現(xiàn)的問題,下級只需要答復(fù)下列問題是什么？根源是什么？1不要避重就輕

9、,兜圈子,更不要找理由找借口,要把鏡子轉(zhuǎn)向自己,從自己身上尋找問題根源；2如果確有其他人員或者客觀因素造成的障礙,需在此后簡明、準(zhǔn)確、客觀、有依據(jù)地說明何人、何事、何 時、何地、如何.5上級問下級解決方案是什么,下級有兩種答復(fù)方式：1 .我在什么時間通過什么方式去解決；針比照擬復(fù)雜的問題,2 .我要做一個書面的方案,在x x時間前交給您.2.3 縱向反響具體要求：2.3.1 日常工作信息縱向反響分為：會議通報與反響、命令下達(dá)與反響、日常工作部署與反響、提案與反饋.2.3.2 縱向反響具體要求見下表:序日常工作信息類別適用范圍發(fā)出時限責(zé)任部門/人反響 時限反響形式反響要求1會議通報與反響適用于公

10、司內(nèi)部日 常性、非緊迫的工 作,公司工作會議會后24小時內(nèi) 由總經(jīng)辦整理成 文,并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批涉及部門 和相關(guān)負(fù) 責(zé)人.在接收后的半個至一個工作日內(nèi)做出面反響意見落實問題解決預(yù)期時 間.記錄及決議于準(zhǔn)后按級別進(jìn)行 通報.問題解決后半個至一個工作書面反解決實際時間、最終結(jié) 論等.饋問題日內(nèi)2.命令下達(dá)與反響主要適用丁機動、 重要、緊急的工作 公司經(jīng)管層發(fā)出 方可以打破常規(guī)工作流程,以口頭或書圓形 式直接將工作任 務(wù)下到達(dá)具體崗 位工作人員接 收方；執(zhí)行者接收 方在最短時間內(nèi)作出反響以郵件方式并將結(jié)果W反響至命 令下達(dá)人發(fā)出方, 同時抄送或轉(zhuǎn)達(dá)具體部 門負(fù)責(zé)人.3日常工作部署與反饋日常工作事項,凡 具

11、互動性的,都須 進(jìn)行及時反響.必要的報告、請 示、下達(dá)、執(zhí)行 等事項,要根據(jù) 工作事項的輕重 緩急發(fā)送方和接受方在規(guī)定的時間內(nèi)以工作 短信形 式1 .及時進(jìn)行處理與反 饋,必要時上報集體領(lǐng) 導(dǎo).2 .工作部署下達(dá)至相關(guān) 部門后,部門負(fù)責(zé)人要 迅速傳到達(dá)具體人員.4提案與反饋倡導(dǎo)鼓勵員工積極 提出建設(shè)性意見和 建議,為公司經(jīng)營 建言獻(xiàn)策.提案部門或提案 人,可直接向公 司經(jīng)管層遞交提 案公司經(jīng)管層及時反響以書面報告回復(fù)提案處理意見2.4反響責(zé)任界定:序反響情況責(zé)任歸屬1接收方未在規(guī)定時限內(nèi)反響工作信息,造成損失的如工作延誤或工時等,接收方承當(dāng)責(zé)任.2接收方在規(guī)定時限內(nèi)反響工作信息,反響問題點,尋

12、求上級發(fā)出方在時限內(nèi)進(jìn)行工作協(xié)調(diào)或解決,未得到上級及時回應(yīng),造成損失的,上級發(fā)出方承當(dāng)3.橫向反響治理 ：3.1 目的：標(biāo)準(zhǔn)公司內(nèi)部工作聯(lián)系程序,增強各部門之間的協(xié)作,提升工作效率,強化工作的責(zé)任性及可追溯性.3.2橫向反響分類及定義:橫向反響分類定義1請求協(xié)助指請求一個或一個以上部門給予本部門協(xié)助的書面溝通.2工作指令指上級對下級下達(dá)非口頭性指令的書面溝通.3事件跟催指相關(guān)部門之間兩次以上口頭溝通達(dá)不成協(xié)議時所使用的書面溝通.4工作聯(lián)絡(luò)單指將公司內(nèi)部所有部門之間所產(chǎn)生的溝通聯(lián)系進(jìn)行書面化的標(biāo)準(zhǔn)表格附件.3.3責(zé)任與權(quán)限:序部門責(zé)任與權(quán)限1發(fā)函部門對?工作聯(lián)絡(luò)單?上所要求處理的事件要進(jìn)行及時的

13、追蹤與監(jiān)督.2接收部門接收部門負(fù)責(zé)人對?工作聯(lián)絡(luò)單?上要求完成或者協(xié)助的事件要按要求處理,處理 過程要實行監(jiān)控.3人力行政部負(fù)責(zé)每月統(tǒng)計各部門工作聯(lián)系,對相關(guān)部門完成情況作出評價并進(jìn)行績效考核.4各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)及時對員工如何使用?工作聯(lián)絡(luò)單?進(jìn)行培訓(xùn),逐步形成使用習(xí)慣和企業(yè)化.3.4治理內(nèi)容、要求與程序:3.4.1責(zé)任劃分:序事項發(fā)函部門責(zé)任接收部門責(zé)任1未按要求完成?工作聯(lián)絡(luò)單?事件假設(shè)跟催不到位,又沒有多 次發(fā)書面跟催單時與接收 部門負(fù)同等責(zé)任.負(fù)主要責(zé)任2沒有?工作聯(lián)絡(luò)單?時,造成工作任務(wù)無 法完成.負(fù)全部責(zé)任可拒絕接受任務(wù)無責(zé)任如接收任務(wù),全部承當(dāng)一切責(zé)任3對于緊急事件,因發(fā)函部門延

14、誤時間造成 接收部門未能完成工作任務(wù)；發(fā)函部門承當(dāng)全部責(zé)任.無責(zé)任4發(fā)函部門需將事項主題內(nèi)容描述仔細(xì),以 便其他部門配合和執(zhí)行；接收部門對事項主題內(nèi)容存在質(zhì)疑,需盡 快詢問,因未確認(rèn)而自行做出判斷或未執(zhí) 行產(chǎn)生的后果無責(zé)任相關(guān)人員承當(dāng)全部責(zé)任3.4.2填寫?工作聯(lián)絡(luò)單?考前須知:(1)所有發(fā)出去的?工作聯(lián)絡(luò)單?上必須要有編號,以便查詢追蹤方便.編寫方法舉例:例：人力行政部一一 RXB 20210508,表示：人力行政部 2021年5月份第8份?工作聯(lián)絡(luò)單?(2)事項主題中需將要點詳細(xì)寫出：時間(任務(wù)所涉及的時間及完成時間等)、地點、人物(性別、年齡、職位、數(shù)量、招待等級等)、事件、要求完成結(jié)果

15、.如果因事項較多可另附頁.3.2 .3?工作聯(lián)絡(luò)單?使用流程圖：作業(yè)流程權(quán)責(zé)部門重要說明 填寫?工作片關(guān)絡(luò)單»OK發(fā)函部門 承辦人1 .對于緊急事件,發(fā)函部門要在第一時間填寫并下發(fā)?工作聯(lián) 絡(luò)單?；2 .根據(jù)需要處理的事件準(zhǔn)確完整的填寫?工作聯(lián)絡(luò)單?內(nèi)容, 注明?工作聯(lián)絡(luò)單?性質(zhì)(要求協(xié)助、工作指令、事件跟催或 其他).3 .公司領(lǐng)導(dǎo)或監(jiān)督部門在監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)各部門中存在不合理 事件時,可直接開具?工作聯(lián)絡(luò)單?到人力行政部和當(dāng)事部 門,當(dāng)事部門必須在規(guī)定的時間內(nèi)處理完成合理事件并上報相 關(guān)監(jiān)督部門.審批、編號后印發(fā)接收部門發(fā)函部門 領(lǐng)導(dǎo)4 .發(fā)函部門領(lǐng)導(dǎo)審批；5 .發(fā)函部門編號后印發(fā)

16、接收部門NG1OK接收部門 領(lǐng)導(dǎo)6 .接收部門領(lǐng)導(dǎo)審核后,對聯(lián)絡(luò)單所列事件沒有異議時簽字接 收工作任務(wù)；如有異議,由雙方共同商討確定聯(lián)絡(luò)單所列事件 處理方法和時間.7 .假設(shè)遇到接收部門不予配合,發(fā)函部門可直接報公司主管領(lǐng)導(dǎo) 處理.審核、簽收?工作聯(lián)絡(luò)單?一11OKrl部署工作事件的具體實施完成NG接收部門 領(lǐng)導(dǎo)9.接收部門領(lǐng)導(dǎo)部署工作事件的具體實施完成人員Ok ok接收部門 具體實施 人10.?工作聯(lián)絡(luò)單?上的事件如完成不了,接收部門必須提前和 發(fā)函部門協(xié)調(diào)修改相關(guān)工作聯(lián)絡(luò)單內(nèi)容.完成工作聯(lián)絡(luò)單的工作事件NG *_工作實施完成,情發(fā)函部門11 .發(fā)函部門有權(quán)對接收部門進(jìn)行全程跟蹤與監(jiān)督,對接

17、收部門 完成的效果要隨時掌控,提前發(fā)現(xiàn)問題；12 .必要時可屢次發(fā)放跟催性質(zhì)的?工作聯(lián)絡(luò)單?：同一件事件 發(fā)放m以上,第三次時必須通知總經(jīng)辦.OK;況進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督發(fā)函部門 承辦人13.?工作聯(lián)絡(luò)單?上需要處理的事件完成后,由發(fā)函部門在?工作聯(lián)絡(luò)單?上記錄完成結(jié)果如何以供今后工作參考和接收 部門績效考核考評依據(jù).?工作聯(lián)絡(luò)單?1二記錄完成結(jié)果卜 .結(jié) 4 一案f發(fā)、收函 部門、人 力行政部?工作聯(lián)絡(luò)單?一式兩份：14 .發(fā)函和接收部門各留存一份以供追蹤工作進(jìn)展.15 .月底考評時上交人力行政部作為相關(guān)部門責(zé)任人績效考核的 依據(jù),考核方式根據(jù)公司綜合績效考核方法.4.責(zé)任劃分及處分一覽表:責(zé)任條

18、款責(zé)任方周期違反次數(shù)/罰金單位第1次第2次第3次1.5.2反響形式、時限、責(zé)任方：上級、同級之間工作信息未在規(guī)定期限內(nèi)反響“收到、已讀等信息.1.5.2(1)上級工作郵件在12小時內(nèi)回復(fù)接收方一個月元/次(2)上級的工作安排或 通知類短信收到后未在30分鐘內(nèi)回復(fù)接收方元/次(3)上級撥打下級電 話,響鈴后未接聽者,未在30分鐘內(nèi)回?fù)芙邮辗皆?次(4)同級間工作聯(lián)絡(luò)單未在截止期限內(nèi) 回復(fù)接收方元/次2.2縱向反響標(biāo)準(zhǔn)：2.2.1上下級之間工作任務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上級給下級工作任務(wù)布置不標(biāo)準(zhǔn)上級一個月元/次2.2.2下級對上級工作任務(wù)回復(fù)不標(biāo)準(zhǔn)下級一個月元/次2.3日常工作信息縱向反響 (會議通報與反響、命令

19、 下達(dá)與反響、日常工作部 署與反響、提案與反 饋)：接收方未在規(guī)定時限內(nèi)反響工作信息, 造成損失的(如工作延誤或工時等), 由接收方承當(dāng)責(zé)任.下級(接 收方)一個月元/次(1)接收方在規(guī)定時限內(nèi)反響工作信 息,反響問題點,尋求上級(發(fā)出方) 在時限內(nèi)進(jìn)行工作協(xié)調(diào)或解決,(2)未得到上級時限內(nèi)及時回應(yīng),造成 損失的,上級(發(fā)出方)承當(dāng)責(zé)任.上級(發(fā) 出方)一個月元/次3.日常工作信息反響一一橫向反響治理：?工作聯(lián)絡(luò)單?事項的責(zé)任劃分3.4.11(1)未按要求完成?工 作聯(lián)絡(luò)單?事件接收部門負(fù)主要責(zé)任接收部門一個月元/次發(fā)函部門假設(shè)跟催不到位,又沒有屢次發(fā) 書面跟催單時發(fā)函部門一個月元/次(2)沒有?工作聯(lián)絡(luò) 單?時,任何部門可拒絕接受任務(wù).發(fā)函部門一個月元/次接收部門接收任務(wù),那么一切責(zé)任由接收 部門全部承當(dāng),此單一旦簽收必須根據(jù) ?工作聯(lián)絡(luò)單?上的內(nèi)容處理.接收部門一個月元/次(3)對于緊急事件發(fā)函部門未在第一時間填寫并下發(fā)?工 作聯(lián)絡(luò)單?接收部門一個月元/次因發(fā)函部門延誤時間造成接收部門未能 完成工作任務(wù)發(fā)函部門一個月元/次(4)發(fā)函部門需將事項 主題內(nèi)容描述仔細(xì),以便 其他部門