接待介紹書(shū)(范文示范)

1、XX公司標(biāo)題（XX月 XX日 XX活動(dòng)）接待 XX細(xì)則XXX（接待方案編制人）年月日目錄1 接待工作組人員名單 12 接待工作分工 . 13 日程安排 . 14 接待細(xì)則 . 35 車(chē)輛安排 -接機(jī). 56 車(chē)輛安排 - 送機(jī) . 67 用車(chē)安排表 . 78 車(chē)輛申請(qǐng)單 . 89 接待組工作人員聯(lián)系方式 910 客人名單及房間號(hào)碼表 1011 用餐安排 . 1112 客人信息 . 121. 接待工作組人員名單1.1 接待工作組負(fù)責(zé)人： XXX（最好是領(lǐng)導(dǎo)，便于對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)）1.2 接待組工作人員： XXX等（接待工作具體執(zhí)行人）2. 接待工作分工（視具體接待任務(wù)來(lái)確定工作分工）序號(hào)內(nèi)

2、容責(zé)任人（領(lǐng)導(dǎo)）參加人（執(zhí)行人）1.擬定接待方案及接待細(xì)則XXXXXX2.落實(shí)客人名單及聯(lián)系方式XXXXXX3.落實(shí)客人航班信息，編制接機(jī)方案XXXXXX4.落實(shí)接待酒店、用餐地點(diǎn)XXXXXX5.全程接待陪同XXXXXX6.落實(shí)活動(dòng)地點(diǎn)及費(fèi)用結(jié)算XXXXXX7.煙酒準(zhǔn)備XXXXXX8.住房手續(xù)辦理XXXXXX9.車(chē)輛準(zhǔn)備XXXXXX10.3. 日程安排日程安排主要回答時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件（做什么） 、怎么做等幾個(gè)內(nèi)容，需要提前發(fā)給接待相關(guān)各方，告知各方提前做好準(zhǔn)備。日程安排（ 范本 ）XX國(guó) XX公司一行三人，將于 XX日來(lái)我司開(kāi)展 XX項(xiàng)目/XX 領(lǐng)域參觀及洽談工作。來(lái)訪人員分別是： Mr

3、.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofmann - Technical Director預(yù)計(jì) X日搭乘 CAXXXX航班， XX:XX到廣州。具體行程安排如下：日期具體時(shí)間工作安排備注XX日18:30-19:15接機(jī)（ CAXXXX 18:15 到）車(chē)輛： 司機(jī)電話：19:20-20:30晚餐（ XX酒樓）陪同人員：車(chē)輛： 司機(jī)電話：20:30-21:00入住 XX 賓館30日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-10:00參觀 XX公司基地 1陪同人員：車(chē)輛： 司機(jī)電話：10:00-12:00參觀 XX公司基地 2陪同人員：車(chē)輛： 司機(jī)電話：12

4、:00-13:00午餐（ XX餐廳）13:00-14:00返回公司車(chē)輛： 司機(jī)電話：14:00-17:30技術(shù)交流陪同人員： 會(huì)議室：18:00-20:00晚宴（ XX酒樓）陪同人員：31日8:00-8:30酒店自助早餐8:30-9:30送往 XX 公司調(diào)研車(chē)輛： 司機(jī)電話：注：1. 日程安排列好后， 接待人員應(yīng)提前將日程安排發(fā)給接待各方做好相應(yīng)準(zhǔn)備。 通過(guò)該表， 相應(yīng)人員即可知道什么時(shí)間、在哪里、做什么了。2. 如有需要，建議提前擬定英文版，發(fā)外方人員確認(rèn)日程。4. 接待細(xì)則 （為使接待工作更加系統(tǒng)、 高效，建議接待人員提前制定接待細(xì)則，將每一項(xiàng)工作細(xì)化、 責(zé)任化， 每項(xiàng)工作列明限辦時(shí)間，

5、并且只落實(shí)到 1 個(gè)人，避免多頭負(fù)責(zé)變成沒(méi)人負(fù)責(zé)）時(shí)間活動(dòng)內(nèi)容負(fù)責(zé)人備注（日期）（具體 時(shí)間）接機(jī)與客人級(jí)別對(duì) 等的領(lǐng)導(dǎo)前往 機(jī)場(chǎng)接機(jī)接待人員提前致電機(jī)場(chǎng)航班信息咨詢(xún)系統(tǒng)，確認(rèn)航班到達(dá)情況，在航班到達(dá)前抵達(dá)機(jī)場(chǎng)迎接；根 據(jù)客人重要程度，確定是否需要使用機(jī)場(chǎng)貴賓廳； 車(chē)輛、酒水、用餐地點(diǎn)應(yīng)提前落實(shí)好。辦理入住手續(xù)接待員如果是接待上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，建議提前拿到領(lǐng)導(dǎo)身 份證，接待人員在酒店前臺(tái)辦理好入住手續(xù)后， 引領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)回房間，并將身份證還給領(lǐng)導(dǎo)；（如果 是會(huì)議，建議提前辦理好領(lǐng)導(dǎo)房卡。）用餐接待負(fù)責(zé)人陪 同；接待員協(xié) 助接待員負(fù)責(zé)點(diǎn)菜、準(zhǔn)備酒水、結(jié)賬等。建議根據(jù) 客人喜好點(diǎn)菜并準(zhǔn)備酒水，例如四川、貴州

6、、湖 南人喜辣，北方人口味偏咸，上海人喜甜，沿海 一帶喜歡海鮮等。另外，如果有女士，建議備一 點(diǎn)紅酒?；顒?dòng)接待員接待員提前做好活動(dòng)計(jì)劃，如需購(gòu)買(mǎi)景點(diǎn)門(mén)票， 請(qǐng)?zhí)崆皽?zhǔn)備好?？梢赃x擇市內(nèi)的短途景點(diǎn)游覽， 或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動(dòng)。送客人回酒店接待負(fù)責(zé)人或 接待員由對(duì)等級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)送客人回酒店，或由接待人員送 客人回酒店，記住與客人約定第二天見(jiàn)面的時(shí)間 和地點(diǎn)。早餐建議在入住酒店吃早餐，視客人重要程度確定是否需要陪同客人一起用餐。接客人赴接待員提前5分鐘到達(dá)約定地點(diǎn)接客人。（出發(fā)前將這一 天需要用的酒水、禮品等準(zhǔn)備好，提前放在車(chē)上）座談接待負(fù)責(zé)人接待員到達(dá)會(huì)場(chǎng)前， 提前通知接待負(fù)責(zé)人到達(dá)會(huì) 場(chǎng)的預(yù)計(jì)時(shí)

7、間，以便負(fù)責(zé)人做好迎客準(zhǔn)備。如果 為客人準(zhǔn)備了禮品，建議在座談會(huì)后贈(zèng)送或交換 禮品。重要客人需要安排照相或者攝影留念參觀接待負(fù)責(zé)人接待員至少提前一天確定好接待路線，有條件的 建議提前走一遍，對(duì)參觀路線做到心中有數(shù)。照 顧好每一位客人，不要冷落了某一位，同時(shí)確保 客人不要掉隊(duì)。午餐接待負(fù)責(zé)人陪 同；接待員協(xié) 助中餐一般不喝烈酒，建議備一點(diǎn)紅酒?；顒?dòng)接待員可以選擇市內(nèi)的短途景點(diǎn)游覽，或根據(jù)客人喜好安排相應(yīng)活動(dòng)。晚餐接待負(fù)責(zé)人陪 同；接待員協(xié)辛苦了一天，客人也比較乏了，建議用餐時(shí)間不 要太久，以 6:00-8:00 為宜，餐后送客人回酒店休助息。返回酒店接待負(fù)責(zé)人或 接待員如果第二天要接客人，建議提

8、前約定見(jiàn)面時(shí)間和 地點(diǎn)。早餐同上送機(jī)接待負(fù)責(zé)人或 接待員提前確認(rèn)航班信息，至少提前 45分鐘到達(dá)機(jī)場(chǎng)， 如有行李需要托運(yùn)，建議至少提前 1小時(shí)到達(dá)機(jī) 場(chǎng)。根據(jù)客人重要程度，確定是否需要使用機(jī)場(chǎng) 貴賓廳。注：1、 接待過(guò)程中涉及的接待車(chē)輛、住房、用餐安排、酒水準(zhǔn)備、會(huì)議室、參觀路線、禮品、 景點(diǎn)門(mén)票等，建議接待員提前聯(lián)系好，減少中間環(huán)節(jié)，每項(xiàng)工作只落實(shí) 1 個(gè)完成人（避免出 現(xiàn)以下情況：接待員 A安排 B訂好住房， B 找到 C，讓 C安排好后告知 B，B 再告知 A。這種 情況建議接待員 A直接將這項(xiàng)工作交給 C負(fù)責(zé)， C安排好住房后直接告知 A即可）在接待任 務(wù)開(kāi)始前進(jìn)行穿行測(cè)試，確保后勤保

9、障到位。2、 以上表格中藍(lán)色部分為一個(gè)循環(huán)，小型接待可能只涉及到一部分內(nèi)容（如僅涉及座談、 午飯可送客），大型接待可能有以上幾個(gè)循環(huán)（客人停留時(shí)間較久時(shí)）組成，建議接待人員根 據(jù)接待任務(wù)的不同，提前做好接待計(jì)劃。5. 車(chē)輛安排 - 接機(jī)序號(hào)客人名單職務(wù)航班號(hào)車(chē)輛安排接機(jī)人安排1.X月 X日 南京 - 廣州HU711415:05-17:10車(chē)輛 1 車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：車(chē)輛 2 車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話： 此時(shí)，車(chē)輛 2 為備用車(chē)， 避 免兩個(gè)航班 中有一個(gè)晚 點(diǎn)。如果有備 用車(chē)， 出現(xiàn)晚 點(diǎn)情況后， 可 安排一部車(chē) 先 送 第 一 批 客人回酒店， 留一部車(chē)接 第二批客人。接機(jī)人提前確

10、定兩個(gè)航班的 聯(lián)系人，提前 發(fā)信息與聯(lián)系 人確定航班起 飛、降落情況。重要客人，由 接待方對(duì)等領(lǐng) 導(dǎo)前往機(jī)場(chǎng)接 機(jī)。2.3.4.5.6.7.8.9.X月 X日 北京 - 廣州CA1327 14:00-17:1010.11.12.13.14.15.X月 X日 北京 -廣州 CA1351 8:00-11:10車(chē)輛 3 車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：注：以上描述的是一個(gè)接待任務(wù)中有三批客人不同時(shí)間到達(dá)的接機(jī)安排，接待員在接待開(kāi)始前要對(duì)客人的航班信息、到達(dá)時(shí)間，接待車(chē)輛等安排應(yīng)提前落實(shí)好，做到心中有數(shù)6. 車(chē)輛安排 - 送機(jī)序號(hào)客人名單職務(wù)航班號(hào)車(chē)輛安排接機(jī)人安排1.X月X日 廣州- 北京CA1316 1

11、5:30-18:30車(chē)輛 1 車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：車(chē)輛 2（備用 ） 車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：根 據(jù)客人 重要 程 度，安排對(duì)等送機(jī) 人員。2.3.4.5.6.7.8.9.10.X月X日 廣州- 杭州CZ3501 16:15-18:2011.X月X日 廣州- 北京CA1340 16:30-19:30車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：12.21 日 15:00 航班車(chē)牌： 司機(jī)： 司機(jī)電話：13.注：接待過(guò)程中用車(chē)比較多，比較頻繁，建議統(tǒng)一制成一張用車(chē)安排表，交車(chē)輛調(diào)度部門(mén)安排車(chē)輛，如果車(chē)輛使用比較少，填寫(xiě)車(chē)輛申請(qǐng)單即可7. 用車(chē)安排表序號(hào)司機(jī)及聯(lián)系電話備注到達(dá)地點(diǎn)不容易找的，建議提前告知司機(jī)地

12、點(diǎn)，讓 司機(jī)先做好 功課。注：車(chē)輛安排確定之后，接待員要將出車(chē)時(shí)間、出發(fā)地點(diǎn)、車(chē)牌、司機(jī)、司機(jī)電話等信息提前告知相關(guān)人員，以便相關(guān)人員不會(huì)提前做好 乘車(chē)準(zhǔn)備8. 車(chē)輛申請(qǐng)單用車(chē)部門(mén)人數(shù)申請(qǐng)車(chē)類(lèi)出車(chē)日期2012 年 月 日 00 ： 00出發(fā)地點(diǎn)到達(dá)地點(diǎn)用車(chē)人請(qǐng)?jiān)敿?xì)填寫(xiě)主要用車(chē)人姓名用車(chē)人 手機(jī)號(hào)碼申請(qǐng)人電話申請(qǐng)事由用車(chē)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批使用車(chē)類(lèi)車(chē)管調(diào)度駕駛員行駛里程計(jì)費(fèi)路橋、保險(xiǎn)備注（航班號(hào)、起飛降落時(shí)間等）9. 接待組工作人員聯(lián)系方式序號(hào)姓名職務(wù)聯(lián)系方式1.2.3.4.5.6.7.8.10. 客人名單及房間號(hào)碼表姓名及職務(wù)聯(lián)系電話房間類(lèi)型X月 X日（第一天）X 月 X日（第二天）X月 X 日（第三天）注：1. 房間合計(jì) X間，其中 XX房 X間，XX房 X間；2. 住宿安排好排好后可提前發(fā)給酒店，酒店將按照客人姓名及預(yù)訂房間類(lèi)型等為客人辦理入住手續(xù)；3. 房間號(hào)與酒店確認(rèn)好后，需要的時(shí)候可以幫