建筑施工文件資料管理制度

1、規(guī)章制度示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-967編號：_建筑施工文件資料管理制度審核：_時間：_單位：_建筑施工文件資料管理制度用戶指南：該規(guī)章制度資料適用于管理中，通過編訂企業(yè)的章程、議事規(guī)則、生產(chǎn)經(jīng)營運作、監(jiān)督、員工的行為規(guī)范，再在運作中實踐得到不斷的完善，使經(jīng)營管理中議事有法可依?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進行快速編輯。建筑施工文件資料管理制度1、總則為保證項目施工現(xiàn)場使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度2、適用范圍本制度適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當范圍的外來文件和資料的管理3、職責經(jīng)理辦

2、公室負責組織貫徹實施本制度經(jīng)理辦公室綜合檔案室負責公司項目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理各職能部門負責職責范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導(dǎo)書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理項目經(jīng)理部負責對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄的控制和管理4、文件資料的編制與審批各職能部門按項目管理職責編制相應(yīng)文件文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚文件底稿應(yīng)保留，并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導(dǎo)審批，必要時，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，唷各職能部門

3、領(lǐng)導(dǎo)確定文件和資料內(nèi)容需進行更改，由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進行。若指定其他部門或人員審批時，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準的任意更改文件更改時，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時修改，以保證相關(guān)文件的有效性各職能部門編制文件修改記錄，記錄文件的修改情況對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所，都得使用相應(yīng)文件的有效版本，及時撤出作廢文件5、文件資料登記、發(fā)放和回收1)文件和資料登記項目管理職能部門、項目經(jīng)理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目，填寫受

4、控文件清單。項目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記，按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記2)文件的收發(fā)文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在發(fā)放回收登記表上簽字，以便備查項目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標、指標及管理方案等，由主管領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放范圍，資料員負責發(fā)放，并填寫發(fā)放回收登記表各職能部門下發(fā)的支持性文件應(yīng)及時通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室3)文件資料的回收資料員對被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時回收，并在發(fā)放回收登記表上注明回收日期資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收項目經(jīng)理部解體時，各職

5、能部門對其領(lǐng)用的文件和資料予以回收6、文件和資料的存檔項目管理職能部門和項目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫文件銷毀(留用)申請表，報部門領(lǐng)導(dǎo)批準后統(tǒng)一銷毀。篇2：公路試驗檢測中心文件資料管理制度公路試驗檢測中心文件資料管理制度(1)對所有受控文件和非受控文件進行統(tǒng)

6、一標識、登記，存檔備案。(2)按照文件編號規(guī)定的要求對文件進行標識，確保每一份文件具有唯一性的標識。(3)對受控文件加蓋受控章，并在現(xiàn)行規(guī)范、標準目錄清單中留有記錄，注明文件的代號和受控狀態(tài)。及時將有效文件清單進行公布，確保所有使用場所均能及時得到有效的文件。(4)中心試驗室各類文件按照種類、年份等分別進行歸檔，每一份文件在檔案盒的卷內(nèi)目錄中予以注釋、方便查閱。借閱時辦理相關(guān)借閱手續(xù)，填寫文件借閱登記表。(5)對于更換后的原文件、已作廢的文件，由文件管理員統(tǒng)一進行清理、回收、加蓋“作廢”印記，放至專門的檔案盒內(nèi)保存，必要時統(tǒng)一予以銷毀。(6)根據(jù)業(yè)主的要求，建立相關(guān)電子文檔。并按照質(zhì)量手冊中計

7、算機使用及管理制度建立了數(shù)據(jù)保護的手段，確保數(shù)據(jù)輸入、采集、存儲、處理的完整性和保密性。(7)對中心試驗室的人員、儀器設(shè)備統(tǒng)一進行檔案化管理。篇3：粘合劑實業(yè)質(zhì)量手冊:文件資料及質(zhì)量記錄控制HS 文件類別 XX粘合劑實業(yè)有限公司文件資料及質(zhì)量記錄控制 文件編號 HS1HR01質(zhì)量手冊 版本A.01、目的對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件資料及質(zhì)量記錄進行控制，確保各相關(guān)場所使用文件的有效版本。2、適用范圍適用于與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件資料及各階段檢驗記錄、內(nèi)部品質(zhì)稽核報告、生產(chǎn)報表等。3、職責3.1各部門負責編制與本部門有關(guān)的文件及質(zhì)量記錄。3.2管理者代表負責組織相關(guān)部門主管編制質(zhì)量手冊及審核。3.3董

8、事長批準質(zhì)量手冊。3.4人資部負責對文件和資料進行控制。3.5各部門負責各自的質(zhì)量記錄保管維護及控制。4、定義及分類4.1文件: 規(guī)范工作要求(標準)或規(guī)范工作進行時的職責與步驟的書面材料。4.2公司文件分為三級:質(zhì)量手冊及控制程序(一級文件): 敘述公司方針與品質(zhì)政策、及與ISO9001系列條款相關(guān)之所需程序、管理辦法。指導(dǎo)性文件(二級文件): 作業(yè)標準、QC工程表、檢驗規(guī)范等。表單、表格(三級文件)：與本公司的質(zhì)量體系運行相關(guān)的表單、表格、質(zhì)量記錄等。4.3外部文件: 凡公司以外的相關(guān)文件均屬外部文件。5、作業(yè)程序5.1文件的編號：文件的編號由4個英文字母和3個阿拉伯數(shù)字組成，如HS1-X

9、S-01，各字母含義為:口 - - 文件的順序號表示部門表示文件級別表示公司 HS：表示丁氏公司 1：表示一級文件 2：表示二級文件 3：表示三級文件E：表示外部文件 MT：管理層 SH：審核組 RD：產(chǎn)品開發(fā)部 MS：市場營銷部 WX：維修部PU：采購部 PD：生產(chǎn)部 FD：財務(wù)部 HR：人資部 QM：質(zhì)量管理部例: 如果是公司人資部第11份指導(dǎo)性文件則編號為HS2-HR-11。5.2文件的版本規(guī)定：文件的版本用A、B、C、DZ表示。文件的版次用0、1、2、39表示。版本與版次的使用規(guī)定：文件進行了小修改后，必須更改文件的版次，如A.0A.1或A.5A.6;當文件進行了較大的改動后，須進行換

10、版處理，A.0B.0或A.8B.0等。5.3文件的格式:文件的邊框距離規(guī)定:A 裝訂線一側(cè)留空白距離2cm。B 其它三邊留空白距離1.5cm。C 本規(guī)定適用于本公司所有文件、資料。質(zhì)量手冊的文件格式：A 封面格式(附件一) B 正文格式由表頭、正文組成。 表頭格式 正文的格式為(1、目的 2、范圍 3、職責 4、定義 5、作業(yè)程序 6、相關(guān)文件7、相關(guān)表單 8、附件)指導(dǎo)性文件格式:A 文字類有封面格式;表格性文件直接在表頭上設(shè)置制定、審批、會簽等相關(guān)欄目。B正文格式由表頭、正文組成;各部門指導(dǎo)性文件視具體情況而定。表單表格格式: 各種表單和表格的格式視具體情況而定。5.4文件編制、審核、批準

11、和控制規(guī)定：文件的名稱 文件級別 編制人 審核人 批準人 控制部門質(zhì)量手冊 一級 相關(guān)部門主管 管理者代表 董 事 長 人資部指導(dǎo)性文件 二級 相關(guān)部門主管 管理者代表或?qū)徍私M 廠 長 人資部表單、表格 三級 相 關(guān) 部 門 相關(guān)部門主管 管理者代表或?qū)徍私M 人資部5.5文件的歸檔：公司文件的歸檔：經(jīng)批準的公司各級文件原稿均須歸檔到人資部進行統(tǒng)一管理并由文件管理員填寫“文件/資料歸檔登記表”。外部文件的歸檔：與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有外部文件均須歸檔到人資部進行統(tǒng)一管理，并填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。存入軟盤的文件由文件管理員進行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應(yīng)有書面?zhèn)浞?/p>

12、。原件背面加注“原件”以示區(qū)別。5.6文件的發(fā)放：文件發(fā)放前的審批：由人資部文件管理員視各部門需要而填寫“文件/資料發(fā)放領(lǐng)用回收審批登記表”，經(jīng)廠長審批后，做好發(fā)放的準備。文件發(fā)放：所發(fā)放文件必須加蓋 “受控文件”印章，且需填寫“文件/資料發(fā)給部門及份數(shù)審批一覽表”經(jīng)管理者代表審批后，方可填寫“文件/資料發(fā)放領(lǐng)用審批表”，以確保文件/資料的有效性發(fā)放及運行。(表單發(fā)放不須加蓋印章，但須填寫相應(yīng)控制表單)對所發(fā)放的一級和二級文件必須加蓋藍色受控印章進行管理，禁止使用無受控印章及自行復(fù)印的文件。對于三級文件發(fā)放雖不必加蓋受控印章，但必須確保是現(xiàn)行有效版本。蓋受控印章原則：作為指導(dǎo)性文件而發(fā)放的需蓋

13、受控印章，不做指導(dǎo)性文件發(fā)放的，則蓋非受控印章，如對外發(fā)放圖紙或指導(dǎo)性文件時。(向供應(yīng)商及認證機構(gòu)發(fā)放的文件屬于非受控文件。視情況需要把文件原件發(fā)放給使用部門，由使用部門保管。分發(fā)號的規(guī)定：董事長：HS-01 廠長：HS-02 管理者代表：HS-03 人資部：HS-04 財務(wù)部：HS-05采購部：HS-06 市場營銷部：HS-07 產(chǎn)品開發(fā)部：HS-08 質(zhì)量管理部：HS-09生產(chǎn)部：HS-10 維修部：HS-11 其它：HS-125.7在用文件有效性確認：為確保各相關(guān)部門所使用的文件均為有效文件，人資部負責人每月必須對各相關(guān)部門所用的文件進行有效性確認，防止使用失效文件，并把確認情況記錄于“

14、在用文件資料有效性檢查記錄表”中。5.8文件更改換版的管理:文件的更改A 當需要對文件更改時,更改單位應(yīng)發(fā)出聯(lián)絡(luò)單給審核組，報管理者代表同意，向人資部提出更改文件的要求,人資部將所需更改的文件利用再用紙復(fù)印一份并加注”文件更改”后,交給更改文件部門主管進行文件更改;B 文件更改完成后,須得到原審核人以及原批準人的同意,并在”文件/資料更改申請表”上簽名同意;人資部將更改好的文件進行打印、換版、歸檔、回收、發(fā)放，前一版文件進行作廢保留控制。文件的換版管理A 當文件的改動較小時，只做更換版次的處理;B 當文件的改動較大時，須做更換版本的處理;C 版本和版次的更換權(quán)利由人資部負責人決定。更改文件的發(fā)

15、放A 文件更改完成后，人資部文件管理員在發(fā)放文件同時向相關(guān)部門繳回更改前的文件，并在“文件/資料繳回/再發(fā)登記表”中登記，該文件的原稿要加注“作廢文件保留”，其余文件要銷毀，并記錄在“文件/資料作廢/保留/銷毀登記表”中。作廢文件的保留期限，原則上定為三年，個別文件視具體情況而定。須在“文件資料作廢/保留/銷毀登記表”中相應(yīng)欄目記錄保留期限。5.9文件損壞、遺失和補發(fā)文件損壞當文件使用者不小心把所發(fā)的文件損壞時，須填寫“補發(fā)文件申請單”，人資部負責人同意后辦理文件補發(fā)手續(xù)，并上繳損壞文件，由文件管理員進行銷毀并記錄表中;文件補發(fā)文件使用者不小心把文件遺失時，根據(jù)遺失文件的輕重對責任人進行批評或

16、適當?shù)奶幜P，補發(fā)時須填寫書面申請，經(jīng)人資部負責人同意后辦理文件補辦手續(xù)。5.10文件的借閱需臨時借閱文件的人員,填寫”文件/資料借閱申請單”, 經(jīng)人資部負責人批準后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料借閱登記表”，借閱者應(yīng)在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不外借，防止文件丟失或損壞。5.11外部文件的控制直接引用的各類外部文件，由廠長或人資部負責人批準后方可發(fā)放使用;人資部負責定期(每年初)到有關(guān)部門核查所使用的國家標準、行業(yè)標準等外部文件是否為有效版本，及時更換過期文件。人資部負責檢查企業(yè)所執(zhí)行的有關(guān)國家及地方等法律法規(guī)性文件的有效性;人資部對發(fā)放到企業(yè)外部的受控

17、文件進行發(fā)放登記及更換、作廢的控制。5.12 質(zhì)量記錄之歸檔、儲存、維護原則各部門負責對本部門質(zhì)量記錄的保管，以每年一次(或視需要)把質(zhì)量記錄歸檔到產(chǎn)品開發(fā)部。質(zhì)量記錄編號采單據(jù)編碼者，依單據(jù)號連續(xù)編成順序排列。質(zhì)量記錄編號采流水號碼者，依流水碼由小到大連續(xù)編成。無流水號或單據(jù)編號者，依記錄日期依序歸檔。歸檔時機有：每日整理方式(日報表)、每月整理方式(月報表)、每季整理方式(日報/周報/月報)、每半年整理方式(月報)、每年整理方式(月報、年報)。歸檔標示：整理歸檔完成時，質(zhì)量記錄之外部、封箱外部加以標示，質(zhì)量記錄內(nèi)容及期間之質(zhì)量記錄，以達到易于取閱之原則，如標示于檔案夾之外部或整理成疊之報表封面上。儲存原則：儲存于檔案夾中，或裝