采購管理規(guī)定--體系文件

1、1.0 管理職責(zé)1.1 采購部是公司采購管理部門， 負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)采購管理規(guī)定及流程的制定及列入集中采購范圍采購項(xiàng)目的執(zhí)行；1.2 公司其它部門亦是采購管理的重要組成部分，參與采購過程與供應(yīng)商評(píng)價(jià)等工作，同時(shí)負(fù)責(zé)自主采購范圍采購項(xiàng)目的執(zhí)行。2.1 管理內(nèi)容公司實(shí)行集中采購與自主采購相結(jié)合的采購管理體制， 所有采購行為均應(yīng)按照公司采購管理規(guī)定及各項(xiàng)采購程序執(zhí)行。2.2 集中采購2.2.1 采購部負(fù)責(zé)公司的設(shè)備、物料、服務(wù)、工程項(xiàng)目等有關(guān)的采購管理工作，亦稱集中采購。2.2.2 內(nèi)容：包括設(shè)備、原輔材料、生產(chǎn)及非生產(chǎn)性低值易耗品、各類與日常生產(chǎn)運(yùn)行相關(guān)的服務(wù)、新建改造工程、修繕工程及其它與工程建設(shè)有

2、關(guān)的采購。2.3 自主采購2.3.1 公司其它部門根據(jù)各自職責(zé)分別負(fù)責(zé)專業(yè)性強(qiáng)、功能定向的某些特殊采購，亦稱自主采購。2.3.2 內(nèi)容：如咨詢、培訓(xùn)、 IT 系統(tǒng)新建維護(hù)、黨群工會(huì)費(fèi)類采購、業(yè)務(wù)招待用品等。3.1 采購方式根據(jù)采購項(xiàng)目內(nèi)容、 采購限額標(biāo)準(zhǔn)以及所購產(chǎn)品對(duì)服務(wù)、 安全的影響程度， 公司將采購分為三種方式：招標(biāo)采購、直接采購、競(jìng)爭性談判或詢價(jià)采購。公司所有的采購都應(yīng)遵照以上的采購方式進(jìn)行。3.2 招標(biāo)采購：凡符合招標(biāo)條件的都應(yīng)采用招標(biāo)的方式進(jìn)行采購。詳見公司招投標(biāo)管理規(guī)定3.3 直接采購：簡稱“直采” ，是指向一家供應(yīng)商直接購買產(chǎn)品的采購方式。采用該種方式必須符合以下情況之一：3.3

3、.1 只能從特定供應(yīng)商處采購，或供應(yīng)商擁有產(chǎn)品專有權(quán)，且無其它合適替代產(chǎn)品；3.3.2 原采購產(chǎn)品的后續(xù)維修、零配件供應(yīng)、更換或補(bǔ)充，必須由原供應(yīng)商提供的；3.3.3 對(duì)于服務(wù)采購項(xiàng)目，供應(yīng)商在上一年度評(píng)價(jià)中為合格，所提供服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格均得到用戶及相關(guān)部門的認(rèn)可，可在下一年度考慮經(jīng)談判后直接與其簽定合約；3.3.4 框架協(xié)議中的產(chǎn)品。3.4 詢價(jià)采購： 是指通過對(duì)兩家或兩家以上的潛在供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及其所提供產(chǎn)品性能等因素進(jìn)行比較的基礎(chǔ)上， 確定性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商的采購方式。 包括： 比價(jià)、 競(jìng)爭性談判、評(píng)審等方式。3.4.1 比價(jià)：3.4.1.1 比價(jià)定義：根據(jù)確定的需求，由采購人員在市場(chǎng)中的一定

4、范圍內(nèi)選出若干供應(yīng)商，請(qǐng)其對(duì)所提出的需求進(jìn)行報(bào)價(jià)，采購人員根據(jù)其所報(bào)價(jià)格,對(duì)其需求的響應(yīng)程度、資質(zhì)、 產(chǎn)品質(zhì)量等進(jìn)行綜合評(píng)定， 選出相對(duì)性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商進(jìn)行合作。 該采購方式適用于需求明確、市場(chǎng)競(jìng)爭充分、產(chǎn)品或服務(wù)較為成熟的采購項(xiàng)目。3.4.1.2 比價(jià)適用條件：a、設(shè)備類：? 市場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)性設(shè)備類；? 為保證公司現(xiàn)有系統(tǒng)延續(xù)性與一貫性，已確認(rèn)品牌的產(chǎn)品；? 總價(jià)不超過100 萬元的其他設(shè)備。b 、物料類： 已確定品牌的物料產(chǎn)品；總價(jià)不超過100 萬元的物料采購項(xiàng)目。精選資料c 、服務(wù)類：除采用直采方式采購?fù)饪們r(jià)不超過100 萬元的服務(wù)采購項(xiàng)目。3.4.2 競(jìng)爭性談判適用條件：市場(chǎng)競(jìng)爭不充分，符合

5、條件的潛在供應(yīng)商只有兩家的采購項(xiàng)目。3.4.3 評(píng)審適用條件： 50-100 萬的項(xiàng)目；需求不易清晰描述，市場(chǎng)競(jìng)爭充分的采購項(xiàng)目。3.4.4 在進(jìn)行詢價(jià)采購時(shí)應(yīng)考慮產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨商資質(zhì)、信譽(yù)、服務(wù)質(zhì)量、售后服務(wù)等因素。4.1 采購策略采購策略是為區(qū)分公司關(guān)鍵采購行為， 合理運(yùn)用采購方式， 提高工作效率、 控制采購風(fēng)險(xiǎn)而制定的相關(guān)辦法，具體包括：4.2 協(xié)議供應(yīng)策略：針對(duì)采購頻次高且采購內(nèi)容及市場(chǎng)價(jià)格相對(duì)穩(wěn)定的采購項(xiàng)目，為保證采購效率，通過運(yùn)用合理的采購方式，選定相應(yīng)供應(yīng)商，與其簽訂較長期限（不低于一年）的產(chǎn)品采購協(xié)議（又稱框架協(xié)議） ，在協(xié)議中約定采購產(chǎn)品范圍、產(chǎn)品價(jià)格及付款方式等，有采

6、購需求時(shí)，可直接對(duì)其下采購訂單。4.2.1 協(xié)議供應(yīng)策略的優(yōu)點(diǎn)是：減少了每次采購詢價(jià)比較過程，提高了執(zhí)行效率；通過與供應(yīng)商的長期合作，增加互信，提高總體供貨品質(zhì)，降低采購成本；4.2.2 協(xié)議供應(yīng)策略的缺點(diǎn)是：不適用價(jià)格變動(dòng)較快的產(chǎn)品，價(jià)格的確定只能周期性進(jìn)行， 不能完全反映市場(chǎng)狀況， 解決措施是建立查價(jià)制度， 對(duì)產(chǎn)品價(jià)格定期或不定期作市場(chǎng)調(diào)查，依據(jù)市場(chǎng)作價(jià)格調(diào)整。4.3 有限競(jìng)爭采購策略：針對(duì)具有行業(yè)特點(diǎn)且市場(chǎng)競(jìng)爭并不充分的采購項(xiàng)目，以及涉及核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、需求復(fù)雜、技術(shù)含量較高，需反復(fù)論證才能實(shí)施的采購項(xiàng)目，經(jīng)采購部同使用部門協(xié)商后， 與一定范圍內(nèi)的潛在供應(yīng)商進(jìn)行談判從而確定最終合作供應(yīng)商。

7、 有限競(jìng)爭采購策略適用于競(jìng)爭性談判或詢價(jià)采購方式。4.3.1 該策略的應(yīng)用范圍， 需由技術(shù)采購部與使用部門共同確定， 并在一段時(shí)間內(nèi) （如：一年）保持穩(wěn)定。4.3.2 確定此類供應(yīng)商范圍時(shí)，應(yīng)著重考慮此類供應(yīng)商的以下方面：4.3.2.1 行業(yè)認(rèn)證資質(zhì)；4.3.2.2 某類設(shè)備的代理資質(zhì)；4.3.2.3 從事相關(guān)行業(yè)的資歷；4.3.2.4 進(jìn)貨渠道，應(yīng)能保證從廠商正規(guī)渠道及分銷處獲得產(chǎn)品，并提供相應(yīng)證明。4.3.3 有限競(jìng)爭采購策略的優(yōu)點(diǎn)是：采購過程時(shí)間可隨需求緊急程度由采購部門掌握；技術(shù)方案經(jīng)過逐輪談判更加符合公司實(shí)際需求； 通過談判及潛在供應(yīng)商之間的競(jìng)爭使最終價(jià)格更趨近于公司期望值；4.4

8、拆分與組合策略： 針對(duì)某些單個(gè)項(xiàng)目中不同類別的采購細(xì)目或多個(gè)項(xiàng)目中相同類別的采購細(xì)目， 為體現(xiàn)采購優(yōu)勢(shì)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理的拆分與整合， 重新組合后再運(yùn)用合適的采購方式執(zhí)行。該策略適用于內(nèi)容較復(fù)雜的采購項(xiàng)目。4.4.1 拆分與組合策略可以合理規(guī)避公司的采購風(fēng)險(xiǎn)，將項(xiàng)目中不同層次、類別的采購區(qū)分開來，分別選擇行業(yè)中較高水平的供應(yīng)商來提供產(chǎn)品或服務(wù)，充分體現(xiàn)采購優(yōu)勢(shì)，保證各項(xiàng)采購細(xì)目的質(zhì)量，維護(hù)公司的利益；4.4.2 根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模及子項(xiàng)目的重要程度，對(duì)公司生產(chǎn)運(yùn)行的影響及用戶需求、技術(shù)需要等方面來判定是否需要進(jìn)行拆分與組合；4.4.3 由采購部協(xié)同用戶部門對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行拆分，拆分后形成相關(guān)記錄，

9、技術(shù)采購部根據(jù)現(xiàn)有需求，據(jù)實(shí)際情況對(duì)子項(xiàng)目進(jìn)行整合執(zhí)行或直接執(zhí)行。5.0 采購流程5.1 采購流程是公司所有對(duì)外采購活動(dòng)執(zhí)行的規(guī)范，也是監(jiān)督檢查采購活動(dòng)的依據(jù)。采 購部門和用戶均應(yīng)按照規(guī)定的采購流程進(jìn)行采購。5.2 采購流程根據(jù)相應(yīng)的采購內(nèi)容分為四項(xiàng)子程序：5.2.1 物料采購程序，對(duì)公司所有物料采購活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見物料采 購程序 ；5.2.2 設(shè)備采購程序，對(duì)公司所有設(shè)備采購活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見設(shè)備采購程序 ；5.2.3 服務(wù)采購程序，對(duì)公司所有服務(wù)采購活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范- 具體執(zhí)行程序參見服務(wù)采 購程序 ；- 具體執(zhí)行程序參見工程改5.2.4 工程采購程序，對(duì)公司所有

10、工程采購活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范 造前期準(zhǔn)備程序 、 工程改造項(xiàng)目實(shí)施程序 、 工程改造竣工驗(yàn)收程序6.1 采購需求6.2 采購需求分為：物料采購申請(qǐng)、設(shè)備采購申請(qǐng)、服務(wù)采購申請(qǐng)及項(xiàng)目交接單（工程項(xiàng)目采購申請(qǐng)） ，分別對(duì)應(yīng)為物料采購程序、設(shè)備采購程序、服務(wù)采購程序及工程采購程序。6.3 采購需求由用戶提出，應(yīng)包括功能要求、技術(shù)參數(shù)要求、供應(yīng)商資質(zhì)要求、售后服務(wù)要求、培訓(xùn)要求、技術(shù)文件要求、驗(yàn)收要求、備品工具要求等（具體詳見產(chǎn)品采購需求表（設(shè)備專用） 、 一般產(chǎn)品采購明細(xì)表 、 服務(wù)采購需求表 ） 。6.4 采購需求需經(jīng)用戶部門經(jīng)理審批、 簽字確認(rèn)方可生效， 生效后作為采購動(dòng)作開始的標(biāo)志。6.5 采購需求將

11、作為擬定采購合同即制作采購訂單的重要依據(jù)。6.6 需進(jìn)行招標(biāo)采購的項(xiàng)目， 用戶負(fù)責(zé)提出基本需求， 采購部負(fù)責(zé)組織標(biāo)書的編寫， 最終由用戶確認(rèn)標(biāo)書中技術(shù)部分的內(nèi)容。7.1 供應(yīng)商選擇采購部在經(jīng)過對(duì)各用戶部門的采購需求確認(rèn)之后， 需在批準(zhǔn)級(jí)以上供應(yīng)商中進(jìn)行合理的選擇。7.1 詢價(jià)采購供應(yīng)商的選擇7.1.1 只有批準(zhǔn)級(jí)供應(yīng)商才能進(jìn)入供應(yīng)商選擇程序（供應(yīng)商級(jí)別詳見供應(yīng)商管理規(guī)定 ） ；7.1.2 原則上同一個(gè)項(xiàng)目的備選供應(yīng)商不少于三家，特殊情況除外（如某些特種設(shè)備、備件等） ；7.1.3 供應(yīng)商選擇應(yīng)從業(yè)務(wù)角度出發(fā)進(jìn)行多因素評(píng)估；如：對(duì)沒有國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)供應(yīng)商應(yīng)做以下檢視：7.1.3.1 其在所

12、從事行業(yè)中的歷史；7.1.3.2 其為機(jī)場(chǎng)行業(yè)提供服務(wù)的歷史；7.1.3.3 在相關(guān)行業(yè)中的成功案例；7.1.3.4 實(shí)際經(jīng)營能力；7.1.3.5 人員結(jié)構(gòu)及專業(yè)素質(zhì)；對(duì)以上各條進(jìn)行綜合考察，以確保提供服務(wù)的資質(zhì)等；7.1.4 供應(yīng)商的確定應(yīng)遵守采購流程， 主要依據(jù)技術(shù)采購部的產(chǎn)品詢價(jià)紀(jì)錄及供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果等。7.2 招標(biāo)采購供應(yīng)商選擇7.2.1 在公司批準(zhǔn)級(jí)以上供應(yīng)商中選擇相應(yīng)類別供應(yīng)商發(fā)放標(biāo)書， 根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)出具的評(píng)標(biāo)報(bào)告確定供應(yīng)商（詳見招投標(biāo)管理程序 ） 。7.3 直接采購供應(yīng)商選擇7.3.1 針對(duì)直接采購的特殊性，對(duì)相應(yīng)的供應(yīng)商進(jìn)行資格審核，原則上審核通過后即可確定。對(duì)直采供應(yīng)商的約束

13、與要求，可以通過與之進(jìn)行談判的方式進(jìn)行溝通、解決。8.1 采購合同的管理及使用合同在此為廣義合同，包括產(chǎn)品買賣合同、服務(wù)采購合同、工程采購合同及框架協(xié)議。8.2 定義及使用范圍8.2.1 產(chǎn)品買賣合同是指在設(shè)備、物料采購活動(dòng)中金額在十萬元以上（包括十萬元） ，所簽訂的合同； （十萬元以下的設(shè)備、 物料采購可不簽產(chǎn)品買賣合同， 直接作采購訂單，（詳見設(shè)備采購程序及物料采購程序 ）8.2.2 服務(wù)采購合同是在進(jìn)行服務(wù)采購活動(dòng)時(shí)簽訂的合同， 服務(wù)采購的性質(zhì)決定了任何一項(xiàng)服務(wù)采購都必須有合同約束；8.2.3 工程項(xiàng)目采購合同是在進(jìn)行工程采購活動(dòng)時(shí)簽訂的合同， 對(duì)工程采購項(xiàng)目的和約雙方的權(quán)利及義務(wù)進(jìn)行約

14、定；8.2.4 框架協(xié)議又稱產(chǎn)品采購協(xié)議， 是指將確定可以進(jìn)入目錄的產(chǎn)品通過詢價(jià)或招標(biāo)方式確定價(jià)格后與相應(yīng)供應(yīng)商簽訂的合同。 合同中規(guī)定產(chǎn)品采購范圍、 確定產(chǎn)品單價(jià)， 結(jié)算之時(shí)以實(shí)際發(fā)生金額為準(zhǔn)。8.3 合同的談判與簽訂8.3.1 合同談判由采購部組織，與用戶、潛在供應(yīng)商（以下簡稱談判對(duì)象）共同參加；8.3.2 談判分為商務(wù)條款和技術(shù)條款兩部分內(nèi)容，采購部主要側(cè)重商務(wù)條款，包括：價(jià)格、價(jià)格構(gòu)成、到貨時(shí)間、售后服務(wù)、付款方式、培訓(xùn)、驗(yàn)收條款等。用戶則主要側(cè)重詳細(xì)的技術(shù)條款部分；8.3.3 談判的原則：8.3.3.1 在有效保證公司利益的基礎(chǔ)上， 對(duì)所有參與談判的潛在供應(yīng)商 （以下簡稱談判對(duì)象）均

15、須公正、公平的對(duì)待，在同一項(xiàng)目中應(yīng)給不同的談判對(duì)象提供相同的信息；8.3.3.2 同一項(xiàng)目的談判過程中， 任何情況下都不得透露有關(guān)其它談判對(duì)象的報(bào)價(jià)及技術(shù)方案等相關(guān)保密信息；8.3.3.3 與談判對(duì)象進(jìn)行的所有談判均應(yīng)做好記錄。8.3.4 談判雙方達(dá)成一致后， 技術(shù)采購部負(fù)責(zé)起草合同文本， 起草合同文本時(shí)除基本的商務(wù)條款及技術(shù)條款外，應(yīng)將已確認(rèn)的采購需求及談判內(nèi)容在合同中作充分描述。8.3.5 合同的審核和簽訂應(yīng)按公司的合同管理規(guī)定執(zhí)行（詳見合同管理規(guī)定 ） 。用戶負(fù)責(zé)審核合同中所體現(xiàn)需求的全面性和準(zhǔn)確性； 規(guī)劃發(fā)展部負(fù)責(zé)審核合同法律條款的正確性及合同報(bào)批文件的完整性， 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核項(xiàng)目的

16、預(yù)算情況、 財(cái)務(wù)支付條款的合理性等。8.4 合同的變更根據(jù)變更的性質(zhì)和重要性， 用戶和采購部， 應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)那闆r下與其他相關(guān)部門、 供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，對(duì)實(shí)施變更要采取的措施以及確定價(jià)格要采取的方法達(dá)成一致意見后，方可進(jìn)行變更，具體變更流程詳見合同管理規(guī)定 。8.5 合同的終止與暫停8.5.1 除了緊急情況或?yàn)榱吮ＷC符合法律規(guī)定，無論任何理由，任何有中止或暫停合同的措施都應(yīng)該由技術(shù)采購部和用戶雙方共同提出， 對(duì)提出的措施應(yīng)當(dāng)咨詢法律事務(wù)和其他部門后將相應(yīng)內(nèi)容通知供應(yīng)商，并與之進(jìn)行磋商達(dá)成一致。8.5.2 當(dāng)合同的中止或暫停是由于供貨商的違約時(shí)， 用戶和采購部應(yīng)該考慮并決定是否要根據(jù)合同要求供貨商

17、做出賠償。9.1 應(yīng)急采購9.2 定義：包括計(jì)劃外因緊急情況需啟動(dòng)的項(xiàng)目以及屬計(jì)劃內(nèi)但由于突發(fā)情況須應(yīng)急啟動(dòng)項(xiàng)目。9.3 分類：9.3.1 第一類：凡對(duì)運(yùn)行造成嚴(yán)重影響或中斷，須立即搶修實(shí)施的項(xiàng)目；9.3.2 第二類：凡屬安全、運(yùn)行存在重大隱患，須盡快實(shí)施的項(xiàng)目；9.3.3 第三類：屬于政府指令的緊急項(xiàng)目。9.4 應(yīng)急采購項(xiàng)目啟動(dòng)程序9.4.1 第一類應(yīng)急項(xiàng)目：由用戶部門在公司限定的供應(yīng)商范圍內(nèi)選擇供應(yīng)商實(shí)施搶修，并作好實(shí)施過程記錄以備結(jié)算審核，同時(shí)在第一時(shí)間報(bào)知技采部；9.4.2 第二、三類應(yīng)急項(xiàng)目：需由用戶部門以紙件形式報(bào)送分管領(lǐng)導(dǎo)，批準(zhǔn)后技采部啟動(dòng)應(yīng)急程序。9.5 應(yīng)急采購供應(yīng)商選擇9.5.1 應(yīng)急采購項(xiàng)目供貨單位的選擇：9.5.1.1 應(yīng)急采購項(xiàng)目的供應(yīng)商應(yīng)從公司合格級(jí)以上（包含）供應(yīng)商中選取，但應(yīng)由高到低進(jìn)行選擇；9.5.1.2 如在公司供應(yīng)商名錄中的供應(yīng)商不能提供相關(guān)產(chǎn)品或服務(wù)，則由技術(shù)采購部在市場(chǎng)中選定符合條件者。9.5.2 應(yīng)急工程項(xiàng)目施工單位的選擇：9.5.2.1 直接選擇供應(yīng)商評(píng)價(jià)中符合專業(yè)資質(zhì)要求的分?jǐn)?shù)最高的承包商實(shí)施。9.5.3 若項(xiàng)