開發(fā)公司文書檔案管理細(xì)則

1、管理規(guī)范示范文本 | Excellent Model Text 資料編碼：CYKJ-FW-769編號：_開發(fā)公司文書檔案管理細(xì)則審核：_時間：_單位：_開發(fā)公司文書檔案管理細(xì)則用戶指南：該管理規(guī)范資料適用于管理中，為使規(guī)則公開化，讓所有人保持集體的協(xié)調(diào)，維護(hù)集體的利益，從而充分發(fā)揮團(tuán)體的力量，實(shí)現(xiàn)管理有法可依，內(nèi)部運(yùn)行有規(guī)則保障?？赏ㄟ^修改使用，也可以直接沿用本模板進(jìn)行快速編輯。開發(fā)公司文書檔案管理細(xì)則第一條 為了進(jìn)一步加強(qiáng)對文書檔案的管理，特制定本細(xì)則。第二條 本細(xì)則適用于公司在工作活動中形成的全部文書檔案的管理。第三條 職責(zé)(一)辦公室負(fù)責(zé)公司文書檔案的管理。(二)各職能部門、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本

2、單位文書檔案的立卷、歸檔、移交工作，并指定專人(秘書)負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的文書檔案。(三)各項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文書檔案的管理工作，并指定專人(秘書)負(fù)責(zé)保管公司下發(fā)的文書檔案。第四條 文件材料的歸檔范圍(一)外單位來的文件材料.：1、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)召開的重要會議的紀(jì)要、決議等。2、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的、針對本單位的或必須貫徹執(zhí)行的決議、決定、通知、指示、命令等。3、政府有關(guān)機(jī)構(gòu)對本公司及下屬項(xiàng)目部檢查工作形成的文件材料。(二)公司在工作中形成的文件、資料：1、公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等。2、公司總經(jīng)理辦公會、各種專題會議的通知、報告、總結(jié)

3、、總經(jīng)理講話、紀(jì)要、重要的簡報及會議記錄等。3、公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件材料。4、公司及各部門、項(xiàng)目部的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報。5、公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等。6、已經(jīng)履行完成的公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等。7、關(guān)于人事任免的文件材料。8、公司合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等。(三)下屬項(xiàng)目部報來的專題報告、典型材料、請示等文件材料。第五條 文件材料的歸檔時間公司各部門(除拆遷部外)形成的檔案應(yīng)在文件處理完七日內(nèi)向公司辦公室移交。第六條 歸檔文件的系統(tǒng)性要求(一)應(yīng)歸檔的文件材料一定要收集齊全，凡屬于歸檔范圍的各種形

4、式的檔案以及和檔案有關(guān)的資料都要收集。(二)歸檔要遵循文件的自然形成規(guī)律，按照文件之間的歷史聯(lián)系、依據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)、問題、時間、名稱等特征準(zhǔn)確分類立卷，使案卷能正確反映企業(yè)活動的基本面貌。一個部門產(chǎn)生的文件應(yīng)盡可能集中在一起組卷。上級和下級機(jī)關(guān)的文件除與本單位文件有密切聯(lián)系的外，一般不和本單位文件一起組卷。需要長久保管的文件和短期保管的文件應(yīng)分開立卷。第七條 歸檔文件在技術(shù)加工方面的要求(一)案卷封面的各個項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確，要根據(jù)“檔案材料保管期限規(guī)定”注明案卷的保管期限。(二)卷內(nèi)文件應(yīng)按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面;正文在前定稿在后;批復(fù)在前請示在后。(三)歸檔文件一般應(yīng)

5、按年度立卷。請示、報告、規(guī)定按簽發(fā)年;年度計劃按開始年;多年總結(jié)按最后年;批轉(zhuǎn)、批復(fù)按批轉(zhuǎn)、批復(fù)時間立卷。(四)整理好的案卷要逐張編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”，以上需用打印機(jī)或鋼筆字跡填寫。(五)擬寫案卷標(biāo)題要做到正確反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，標(biāo)題的三要素(文件作者、內(nèi)容、名稱)要完整、準(zhǔn)確。文字要簡練通順，概括準(zhǔn)確，合乎文法，標(biāo)點(diǎn)要正確，避免文不對題、詞不達(dá)意，避免過于抽象籠統(tǒng)或單純堆砌文件標(biāo)題，一般標(biāo)題不要超過二、三十字，特殊情況最多不能超過五十字。(六)案卷的裝訂要做到：裝訂前修整文件，對于破損文件材料要進(jìn)行修補(bǔ)，裝訂線上有文字的要進(jìn)行裱糊。修補(bǔ)文件用防蟲漿糊，以防蟲蛀。文件紙型大

6、小不一時，要做必要的補(bǔ)貼或折疊。字跡不清楚的重要文件材料要設(shè)法復(fù)制清楚。文件分類要反復(fù)推敲，確保無疑時再裝訂，以避免因分類不準(zhǔn)確造成返工。案卷裝訂要使用線繩或麻繩，去掉原有金屬釘，嚴(yán)防裝訂中有損文件字跡現(xiàn)象，裝訂后的案卷應(yīng)整齊美觀。(七)向檔案室歸檔的所有案卷，都要根據(jù)案卷重要程度，按照一定次序進(jìn)行系統(tǒng)的排列，編寫案卷順序號，填寫案卷目錄一式兩份，交接人雙方清點(diǎn)無誤后由有關(guān)人員在案卷目錄上簽字，雙方各存一份。第八條 文書檔案的保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久為十年以上，長期為五年至十年，短期為五年以下。(一)凡是反映公司重要職能活動和基本歷史面貌的，需要經(jīng)常利用，具有長

7、遠(yuǎn)查考利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。(二)凡是反映公司工作活動的，在相當(dāng)長時間內(nèi)需要查考的檔案，應(yīng)列為長期保管。(三)凡是在較短時間內(nèi)公司需要查考的各種文件材料均應(yīng)列為短期保管。歸檔范圍和保管期限詳見下表：文書檔案歸檔范圍和保管期限一覽表序號歸檔范圍保管期限1與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的政府主管單位頒發(fā)的指示、命令、條 例、規(guī)定等重要的文件材料永久2公司重要會議的會議紀(jì)要、記錄、決議、公告、年報、重要事件公告、重要的匯報材料、審計報告等永久或長期3公司總經(jīng)理辦公會、各種專業(yè)會議的通知、報告、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的簡報及會議記錄等永久或長期4公司頒發(fā)的決定、決議、制度、規(guī)定、通報、通知等文件永久

8、或長期5政府有關(guān)的主管部門來我公司檢查工作形成的文件材料短期6公司對外簽訂的各種合同、協(xié)議書等長期7公司及各部門的年度工作總結(jié)、計劃及報告、簡報短期8公司編制的各種計劃、統(tǒng)計報表等短期9公司大事記及反映公司重要活動的簡報等文件材料長期10公司外事、合作、考察、培訓(xùn)活動中形成的請示、批復(fù)、報告、計劃、總結(jié)、重要簡報等長期11有關(guān)干部任免、人事獎懲的文件材料長期第九條 未盡事宜，由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十條 本細(xì)則與檔案管理辦法一并頒布施行。篇2：開發(fā)公司檔案管理辦法開發(fā)公司檔案管理辦法第一章 總則第一條 為了加強(qiáng)對公司檔案的管理，促進(jìn)對各類檔案的共享和有效利用，防止各類檔案的丟失、損壞，制定本辦

9、法。第二條 本辦法適用于公司本部及項(xiàng)目部對工程、文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的管理，包括各類檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管等。第三條 職責(zé)分工(一)辦公室負(fù)責(zé)對公司的各類檔案實(shí)行統(tǒng)一管理和公司文書檔案、影像檔案、實(shí)物檔案的直接管理;監(jiān)督、檢查本辦法的施行情況，對各部門的檔案工作及資料員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。(二)財務(wù)審計部在遵照本制度和財務(wù)檔案管理的有關(guān)法規(guī)性文件的前提下，負(fù)責(zé)公司會計檔案的管理，并接受辦公室的監(jiān)督、檢查。(三)各部門應(yīng)指定本單位的檔案管理人員(兼)并報公司辦公室備案。(四)各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、歸檔和移交工作。第四條 檔案的分類公司檔案分為七大類：文書

10、檔案、人事檔案、會計檔案、工程檔案、影像檔案、實(shí)物檔案、經(jīng)營檔案。各類檔案的具體管理見附件一至附件七。第二章 檔案立卷、歸檔第五條 辦公室及各職能部門的檔案(資料)管理員應(yīng)定期(每月一次)進(jìn)行檔案的收集。第六條 立卷歸檔的時間(一)各類法規(guī)、政府文件等外來文件，各部門在收到或取回文件后，原件必須在7日內(nèi)交辦公室，由辦公室負(fù)責(zé)外來文件的統(tǒng)一登記、傳閱、保管。各經(jīng)辦部門或個人視實(shí)際需要，可留存復(fù)印件。除了項(xiàng)目技術(shù)性文件外，其他內(nèi)部受控文件在成稿后，原稿由公司辦公室歸檔。(二)凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料、合同、協(xié)議等，均應(yīng)在當(dāng)月內(nèi)立卷歸檔。每月底，各部門檔案管理員應(yīng)把整理審定完畢的檔案

11、資料移交辦公室保管。(三)在獲得證照后，除了“稅務(wù)登記證”在財務(wù)審計部保存外，公司的其它各類證照(營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、企業(yè)代碼證等)應(yīng)在7日內(nèi)交辦公室保存。項(xiàng)目的各類批文、證照原件，在辦理結(jié)束后三日內(nèi)移交辦公室保存。第七條 立卷歸檔的要求(一)歸檔文件要齊全、完整，要按照文件材料形成的規(guī)律進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷，要保持文件之間的歷史聯(lián)系。(二)案卷要求1、歸檔案卷封面的各個項(xiàng)目均應(yīng)填寫清楚。案卷標(biāo)題要簡明確切，保管期限要準(zhǔn)確，裝訂要整齊。2、歸檔文件要按規(guī)定的次序系統(tǒng)排列，編制案卷順序號，案卷目錄一式兩份。移交檔案時，雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對，并履行簽字手續(xù)。3、卷內(nèi)文件排列要有順序，案卷能夠反映公

12、司業(yè)務(wù)的全貌，便于保管和利用。4、填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。(三)各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。(四)影像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第八條 交接檔案的要求(一)交接的資料必須完整;(二)交接的資料必須準(zhǔn)確，務(wù)必真實(shí)地記錄企業(yè)發(fā)展地全過程，做到文、圖、物相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確要靠，簽字手續(xù)完備;(三)歸檔資料必須為原件，用圓珠筆、復(fù)寫紙形成的資料和傳真件一般不得作為歸檔資料，如遇特殊情況需總經(jīng)理助理批準(zhǔn);(四)交接的資料如

13、有缺卷、缺頁、破損或不符合歸檔要求的，由移交部門負(fù)責(zé)完善，無法完善的由移交部門形成書面說明材料報總經(jīng)理助理審批方可歸檔;(五)檔案盒、檔案袋的標(biāo)簽及目錄的格式和內(nèi)容實(shí)行統(tǒng)一的制作標(biāo)準(zhǔn)(六)卷內(nèi)資料均按有書寫內(nèi)容的頁面編號，每卷單獨(dú)編號，頁號從“1”開始。頁號編寫位置：單面書寫的資料在右下角，雙面書寫的資料，正面在右下角，背面在左下角，折疊后圖標(biāo)一律在右下角;(七)交接資料時必須當(dāng)面清點(diǎn)，核對確認(rèn)無誤后，在材料交接清單上由雙方經(jīng)手人和負(fù)責(zé)人簽字。移交清單一式二份，雙方各執(zhí)一份(如有需要可提供電子版)。(八)對工程資料檔案的特殊要求：1、工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章 手續(xù)要完備

14、。文字材料尺寸規(guī)格應(yīng)采用A4幅面(297mm*210mm)，圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅(圖紙一般采用藍(lán)曬圖,竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖);2、用計算機(jī)出圖必須清晰。并且不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄要露在外面;3、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章 ;4、文字材料應(yīng)按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列，既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。第三章 檔案的保管第八條 歸檔后的檔案由辦公室統(tǒng)一保管。各部門、項(xiàng)目部臨時保管的檔案應(yīng)設(shè)專用檔案柜，并由專(兼)職管理員負(fù)責(zé)保管。第九條 檔案資料要按門類和載體進(jìn)行科學(xué)的分類、排列和編號。檔案管理員要熟悉檔案情況，主動了解公司各項(xiàng)工作對利用檔案的需求，積極做好提供利

15、用工作，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供依據(jù)性資料。第十條 辦公室要嚴(yán)格按照“八防”(防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲蛀、防強(qiáng)光、防過度干燥、防失密)的要求做好檔案的技術(shù)保護(hù)并定期檢查檔案保管情況。第十一條 檔案柜內(nèi)不得存放與檔案無關(guān)的物品。第四章 檔案的借閱和保密第十二條 檔案資料一般不外借。需要外借的檔案，借閱人應(yīng)辦理借閱審批和登記手續(xù)。借閱、復(fù)印一般檔案，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn);重要檔案(機(jī)密文件、證照等)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十三條 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)辦公室主任和原形成檔案的部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可借閱。第十四條 借閱人員

16、在抄寫、查閱檔案時，檔案管理員應(yīng)積極配合、協(xié)助，嚴(yán)禁擅離崗位。第十五條 借閱人員要愛護(hù)檔案，按期歸還。借閱人員不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借、涂改和私自復(fù)印。私自復(fù)印者，公司經(jīng)查證屬實(shí)后給予“嚴(yán)重警告處分”。預(yù)期歸還者，檔案管理人員應(yīng)及時催收。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。第十六條 檔案的保密(一)檔案管理人員必須有嚴(yán)格的保密觀念，保證公司檔案的絕對安全。(二)檔案室要堅固，保管設(shè)備要符合保密要求。(三)合理劃分并調(diào)整檔案密級，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，涉及公司重要信息的檔案必須由副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借閱，涉及本部業(yè)務(wù)的由部門負(fù)責(zé)人簽字后方可借閱，涉及其它部門的由本部門負(fù)責(zé)

17、人及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人簽字方可借閱。(四)經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，不斷增強(qiáng)保密觀念。檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。(五)企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案。第五章 檔案鑒定和移交第十七條 公司辦公室檔案管理員、各部門、項(xiàng)目部專(兼)職檔案管理員應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確確定檔案的存毀。第十八條 檔案的鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，由公司辦公室和有關(guān)業(yè)務(wù)人員共同鑒定。失去保存價值的檔案，須由鑒定人員提出意見并登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理或總經(jīng)理助理批準(zhǔn)后，由專人進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷

18、毀清冊上簽字。第十八條 檔案的移交工作需嚴(yán)格按照檔案館的規(guī)定，定期向檔案館移交。移交的檔案應(yīng)保留一份復(fù)印件以備查考。第六章 附則第十九條 本公司人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方可離開崗位。第二十條 檔案人員應(yīng)積極開展檔案編研工作，積極配合公司相關(guān)部門編寫大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等，為公司品牌建設(shè)服務(wù)。第二十一條 公司所屬的各項(xiàng)目部的檔案管理工作遵照本辦法執(zhí)行。第二十二條 本辦法附七個附件，附件文件是本辦法的組成部分。附件一：文書檔案管理細(xì)則附件二：人事檔案管理細(xì)則附件三：經(jīng)營檔案管理細(xì)則附件四：會計檔案管理細(xì)則附件五：工程技術(shù)檔案管理細(xì)則附件六：影像檔案管理細(xì)則附件七：實(shí)物檔案管理細(xì)則第

19、二十三條 本辦法有辦公室負(fù)責(zé)解釋。第二十四條 本辦法自頒布之日起施行。篇3：某公司檔案管理制度某公司檔案管理制度為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本規(guī)定：(一)立卷歸檔1.立卷歸檔的職責(zé)(1)公司各部門均為立卷歸檔部門。公司行政部負(fù)責(zé)公司的立卷歸檔工作，各部門、各員工均要嚴(yán)格執(zhí)行立卷歸檔制度，應(yīng)歸檔的文件材料要妥善保存、及時歸檔編號、任何人不得以任何理由拒絕歸檔。(2)行政部經(jīng)理和各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理立卷歸檔工作。2.立卷歸檔的范圍(1)重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄

20、、會議紀(jì)要等;(2)公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則;(3)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條 例、規(guī)定、計劃等文件資料;(4)公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書;(5)公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;(6)公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù);公司反映主要工作活動的報告、總結(jié);(7)公司內(nèi)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、統(tǒng)計報表、重要工作記錄(表單)及工作簡報;(8)公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料;(9)公司管理人員任免的文件資料;(10)關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料;(11)本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料;(12)公司重要設(shè)備檔案、財會檔案及基建檔案材料;(13)反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動的有保存價值的技術(shù)文件、圖紙、信息、市場營銷資料等。3.平時歸卷(1)各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職檔案員集中統(tǒng)一保管。(2)各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條 款必須簡明確切，并編上條 款號。(3)公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職檔案員歸卷。(4)專(兼)職檔案員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”