售后維修配件賬務(wù)處理流程

1、一、配件三級帳會計主要工作職責：1根據(jù)采購部每天采購配件情況，即時檢查核對發(fā)票清單或是到貨清單與保管入 庫明細單核對；即保管錄入的外購入庫單與發(fā)票清單或是到貨清單核對。2根據(jù)采購部每天銷售結(jié)算單或按不同出 庫業(yè)務(wù)類型及時與保管出庫單進行核對；即保管所錄入的銷售出庫單與相對應(yīng)的配件結(jié) 算單或發(fā)票按結(jié)算某個人或某 單位下推銷售發(fā)票（含普通、專 用發(fā)票）并審核鉤稽。3每期要正確核算成本。4每月末要按 時配合業(yè)務(wù)部門進行盤點工作主要 負責核實倉庫盤點作業(yè)數(shù)據(jù)，以反 饋其正確性及真實性。5向主管會 計報送相關(guān)報表及原始出入 庫單據(jù)。6月末與主管會 計核對賬。二、配件三級帳會計主要工作具體內(nèi)容及要求：1、

2、配件采購業(yè)務(wù)處理：三級帳會計主要是對配件部采購配件進行入庫核對，檢查供貨單位所開的發(fā) 票清單與保管驗 收入庫外購 入庫單進行核對，如存在差異向保管 問明情況后才能做相 應(yīng)的賬務(wù)處理；同時對沒有到采購發(fā)票的配件做 暫估處理。要求：對當期所到的采 購發(fā)票在軟件中正確 錄入并核算后 檢查成本是否正確入 庫。在給供貨方打款時必須有配件部填寫的資 金申請單并有申請人、主管部門負責人、經(jīng)理有效的 簽字手續(xù)才能支付款項，否則不許支付。同時會計人員要向主管請示并要求主管會 計、財務(wù)經(jīng)辦簽 字確認。采購業(yè)務(wù)見 下圖：采購配件依據(jù)采購訂單并填檢驗并入庫并打要求業(yè)務(wù)寫明差異開始制資金申請單印入庫單并原因并報給財務(wù)配

3、件部并審批交財務(wù)否依據(jù)發(fā)票核算庫存現(xiàn)金支付或銀行轉(zhuǎn)入庫時是否收到發(fā)發(fā)票清單與入庫單成本（如是暫估將是是否有預(yù)付否賬供應(yīng)商（無預(yù)付否發(fā)票校驗差異是全部沖回）/進項款？情況）稅/應(yīng)付配件款依據(jù)資金申請是單付款并記入預(yù)付賬款會計抵減預(yù)付款或支結(jié)束付剩余款項依據(jù)業(yè)務(wù)確認的將發(fā)票清單與業(yè)務(wù)入庫確認單收到發(fā)票打印的入庫確認做暫估庫存處理單相核對采購流程要求：業(yè)務(wù)部門：配件部在申 請資金或打預(yù)付款時，必須有申請人、部門主管、經(jīng)理、主管會計審 批同意后能才打款，此 單據(jù)要與銀行單據(jù)符在一起記賬。保管確認入庫后要打印入庫單并簽字，此單據(jù)要與結(jié)算發(fā)票清單相核對。會計：會計將保管確認的入庫單與發(fā) 票清單進行比對時，

4、可能會出現(xiàn)入庫單大于發(fā)票清單表示還有一部分 發(fā)票沒有開或是沒有收到，沒有到發(fā)票的部分 視同暫估；入庫單小于發(fā)票清單表示供貨單位多開發(fā)票或是實物還沒有收到，多到發(fā)票部分視同發(fā)票到貨物沒有到并 記“在途物資”；存在差異時財務(wù)人員必須結(jié)合業(yè)務(wù)人員寫明采購情況分析，將上述是哪種 類型，同時將此情況 說明交于主管會 計。 關(guān)于對購貨單 位的預(yù)付在存多付款余 額時，如果一個季度內(nèi)沒有任何業(yè)務(wù)發(fā)生的單位必須清戶收回余額。 會計在財務(wù)軟件里檢查保管所錄入的紅字外購入庫單據(jù)與之相對應(yīng)的藍單據(jù)的單位成本是合 計是否為 0，并還要求查看藍字單據(jù)是否下推 發(fā)票；如果有退回業(yè)務(wù)中有發(fā)票業(yè)務(wù)的要求業(yè)務(wù)人員書面說明情況由三

5、 級帳會計將其他所需 資料上報主管會計。2、配件出庫業(yè)務(wù)處理：配件三級帳會計在處理銷售出時要求如下：每天將保管打印的出 庫單類型要分類保存主要為：對外直接銷售出庫、客戶維修出庫、外修搶險出庫、索賠出庫、贈品出庫、內(nèi)部領(lǐng)用出庫；對配件銷售收入憑證即客戶結(jié) 算單、維修發(fā)票或收款收據(jù)檢查 收款員是否簽字并加蓋財務(wù)收款專用章；將結(jié)算單據(jù)與之相對應(yīng)出庫單符在一起，并在財務(wù)軟件中已銷售出庫并結(jié)算的客戶下推發(fā)票。如果結(jié)算客戶沒有開銷售發(fā)票只有收款人、客戶簽字并蓋財務(wù)章的結(jié) 算單或是收款收據(jù)的，也要求在財務(wù) 中下推銷售發(fā)票并且是普通發(fā)票。對外直接銷售出庫即客戶本人或是采購單位到本公司購所需配件，客戶不提供維修

6、車輛，最后結(jié)算只有配件款。收款員要求：收款員在收款時要按照業(yè)務(wù)所開具的配件銷 售結(jié)算單收款，同時詢問是否開具 發(fā)票，如果開具發(fā)票將配件銷 售結(jié)算單客戶聯(lián) 注明 “發(fā)票已開 ”字樣，收款后要在配件銷 售結(jié)算單、保管聯(lián)簽 字并加蓋財務(wù)收款專用章，在發(fā)票上加蓋 發(fā)票專用章；核對正確后將 發(fā)票、配件銷售結(jié)算單保管聯(lián) 交給客戶；否則配件銷 售結(jié)算單客戶聯(lián)、保管聯(lián)簽字加蓋收款 專用章交給客戶，并提示客戶兩月內(nèi)可持配件銷 售結(jié)算單開具發(fā) 票，過期將不允開具 發(fā)票（客戶要以配件銷 售結(jié)算單金額開具發(fā)票同時在此單據(jù)上注明 “發(fā)票已開 ”字樣）。如果客戶將配件銷售結(jié)算單丟失必須要求客戶寫出證明同時還將配件銷 售結(jié)

7、算單財務(wù)聯(lián)進行核實正確后，才允許開具發(fā)票。對外直接銷售確認銷售配件開始發(fā)貨單，并打印交給會計配件部客戶交配件訂金并開具收款收款員每天核對保管打印的發(fā)貨單是否有簽字會計添寫配件銷售結(jié)算單（三聯(lián)）要求有明細檢查客戶名/簽字人是否正確核對返回結(jié)算單保管聯(lián)并檢查是否正確后并向客戶交付配件錄入銷售出庫單依據(jù)配件銷售結(jié)算單收款或開具發(fā)票，并在收款結(jié)算單上簽字加蓋財務(wù)章將財務(wù)聯(lián)留下每天核對收款員所收到的結(jié)算單、銷售發(fā)票、收款收據(jù)是否有簽字并加蓋財務(wù)章是否有預(yù)交收現(xiàn)金否款？是沖減預(yù)交款結(jié)束會計要求：配件三級帳會計每天要認真核對保管打印的發(fā)貨單 清單，同時要與收款員所收到的配件銷 售結(jié)算單明細進 行核對，核對正

8、確簽字，如有差異向配件部或是收款員了解原因并要求配件部或是收款員寫明情況必要 時也由經(jīng)理簽字確認。 配件三級帳會計要對發(fā)貨 清單與財務(wù)中的銷 售出庫單進 行核實，對沒有任何錯誤的單據(jù)依據(jù)配件銷 售結(jié)算單、發(fā)票下推發(fā)票并鉤稽。如果開具的是配件銷 售結(jié)算單、普通發(fā) 票要求在軟件中下推普通發(fā)票，如是增值發(fā)票的要錄入是專用發(fā)票?？蛻艟S修出庫即客戶將要維修的車放在本公司維修部門將其車輛維修好，最后向客戶結(jié)算的有配件款與工時費。收款員要求：收款員在收款時要按照業(yè)務(wù)所開具的維 修結(jié)算單收款，同時詢問是否開具 發(fā)票，如果開具發(fā)票將維 修結(jié)算單客戶聯(lián) 注明 “發(fā)票已開”字樣，收款后要在維 修結(jié)算單、保管聯(lián)簽 字

9、并加蓋財務(wù)收款專用章，在發(fā)票上加蓋發(fā)票專用章；核對正確后將發(fā)票、維修結(jié)算單保管聯(lián)交給客戶；否則維修結(jié)算單客戶聯(lián)、保管聯(lián)簽 字加蓋收款 專用章交給客戶，并提示客戶兩月內(nèi)可持維 修結(jié)算單開具發(fā) 票，過期將不允開具發(fā)票（客戶要以維 修結(jié)算單金額開具發(fā)票同時在此單據(jù)上注明“發(fā)票已開 ”字樣）。如果客戶將維 修結(jié)算單丟失必須要求客戶寫出證明同時還將維 修結(jié)算單財務(wù)聯(lián)進 行核實正確后，才允許開具發(fā)票，后最后給客戶開具出門證。會計要求：配件三級帳會計每天要認真核對維修結(jié)算單、發(fā)票簽字是否正確有效，并即時與財務(wù)中相對應(yīng)銷售出庫單進 行核對，如有差異向配件部或是收款 員了解原因并要求配件部或是收款 員寫明情況必

10、要時也由經(jīng)理簽字確認。核對 正確后在軟件中下普通 發(fā)票，在下推發(fā)票時，只是配件款不含工時費?？蛻艟S修銷售依據(jù)維修領(lǐng)料單，確認維修完畢后開具維開始修結(jié)算單 /工時費發(fā)貨單 /客戶簽字配件部并符有配件清單客戶交配件訂檢查客戶名 /簽金并開具收款字人是否正確收款員會計返回維修結(jié)算單保管聯(lián)并檢查正確后并向客戶交付維修車輛，同時錄入銷售出庫單核實維修結(jié)算單的配件款與工時費 /開具發(fā)是否有預(yù)交收現(xiàn)金否票，并開具出門證交給客款？戶是沖減預(yù)交款結(jié)束每天核對收款員所收到的維修結(jié)算單、銷售發(fā)票、收款收據(jù)是否有簽字并加蓋財務(wù)章，并檢查配件單與結(jié)算單是否符外修搶險出庫即客戶通過電話與公司維修部聯(lián)系請求援助，維修人員在

11、現(xiàn)場維修完后客戶當場結(jié)算，不再到公司去結(jié)算。外修搶險出庫收款了解客戶具體位置及車現(xiàn)場維修完畢后填寫維修開 始輛目前情況并填寫領(lǐng)結(jié)算單并有配件明細/客戶員維修部料單/經(jīng)理簽字在單據(jù)上簽字確認并收款要求依據(jù)維修領(lǐng)料單，與領(lǐng)料單核對,并依據(jù)財務(wù)確認的結(jié)算單：確認外修搶險發(fā)貨單并對有剩余配件驗收入配件部庫，同時在維修結(jié)算清錄入銷售出庫單發(fā) 貨單 簽 字收款核實維修結(jié)算單與配件清單是否填寫正確并簽收 現(xiàn) 金員字蓋章返保管一聯(lián)收款員在結(jié) 束收款每天核對收款員所收到的維修結(jié)算單及配件清單是否有簽字并加蓋財務(wù)章，同時檢查配件單與結(jié)算會計單是否符時要按照業(yè)務(wù)所開具的維 修結(jié)算單同時 要符配件清單核實后收款。會計

12、要求：配件三級帳會計要認真核對此種業(yè)務(wù)的維 修結(jié)算單與配件清單進行核對，并認真檢查是否有完整的 簽字人，特別是客戶簽字；如有差異向配件部或是收款員了解原因并要求配件部或是收款員寫明情況 ,如果有少收款 時必須由經(jīng)理簽字確認。 配件三級帳會計要依據(jù)維 修結(jié)算單在財務(wù)軟 件中對銷售出庫單下推發(fā) 票并鉤稽。索賠出庫即客戶車輛上某此已壞配件廠家是允許賠付的，先經(jīng)銷公司代廠家支付，最后向廠家索取已墊付配件款及工時費。保管要求： 廠家專用配件索 賠客戶不同，專用索賠是廠家不向 經(jīng)銷商索取配件款同 為代管。當期索賠業(yè)務(wù)不能索賠回來的業(yè)務(wù)要做調(diào)撥單調(diào) 入到索賠倉，等到此業(yè)務(wù)索賠回來后依據(jù)結(jié) 算清單在軟件中錄入

13、銷 售出庫。在索賠業(yè)務(wù)中銷 售出庫單要與財務(wù)賬面應(yīng)索賠數(shù)相等，不許按實際索賠數(shù)出庫。收款要求：收款員收到廠家結(jié) 算清單時要在些單據(jù)上簽字確認，將保管聯(lián)返回并對廠家開具發(fā)票并加蓋 發(fā)票專用章，最后將簽好字的結(jié)算清單財務(wù)聯(lián) 與發(fā)票符在一起同 時交給會計。會計要求：配件三級帳會計要對此索賠業(yè)務(wù)認真核對檢查簽字是否正確，并對索賠差異報表進行了解分析；同時對廠家索賠結(jié)算清單與財務(wù)中保管所 錄入銷售出庫單進 行核對正確后并下推 發(fā)票。索賠出庫開始維修部索賠員配件部收款員將此差異記入賬務(wù)會計維修工鑒定索賠配件，并填寫索賠申請單/客戶簽字確定最后索賠配件情況并核實金額及工費，并在索賠申請單/簽字，將休息發(fā)給廠

14、家核對賬面應(yīng)索賠數(shù)廠家最后確認的索賠單打印差異報告分析其原生成結(jié)算單清單并因，并交與財務(wù)通知開發(fā)票 /打印此依據(jù)廠家結(jié)算單清單做銷售出庫單依據(jù)廠家結(jié)算清單開發(fā)票 /在結(jié)算單簽字確認依據(jù)發(fā)票記賬聯(lián)記入收結(jié)束入并符結(jié)算單清單贈品出庫即在銷售車輛時，免費贈送客戶的精品或是對客戶贈送的配件維修。贈品出庫開始填寫贈品申請支領(lǐng)單/經(jīng)理簽字銷售部否是否有貨？/有貨簽依據(jù)保管聯(lián)錄入其他出庫單并打印字配件部是簽字并確認/留財務(wù)與K3中的單據(jù)進行會計核對并記賬結(jié)束聯(lián)會計要求：配件三級帳主要對贈品業(yè)務(wù)進行核實，檢查是否經(jīng)過公司主管負責審批及保管、支領(lǐng) 人簽字，同時要在與財務(wù)中與其他出庫單進 行核對，核實正確后將贈

15、品申請支領(lǐng)單與保管確認 出庫的其他出庫單符在一起 為記賬依據(jù)。 (是否視同銷售并交稅？ )內(nèi)部領(lǐng)用出庫 即公司內(nèi)使用的配件支領(lǐng)。內(nèi)部領(lǐng)用出庫開始填寫支領(lǐng)申請/單經(jīng)理簽字支領(lǐng)人否是否有貨有？貨簽依據(jù)保管聯(lián)錄入其/他出庫單并打印字配件部是簽字并確留認財務(wù)與K3中的單據(jù)進行會計/核對并記賬結(jié)束聯(lián)會計要求：配件三級帳主要對公司內(nèi)部 領(lǐng)用業(yè)務(wù)進行核實，檢查是否經(jīng)過公司主管 負責審批及保管、支領(lǐng) 人簽字，同時要在與財務(wù)中與其他出庫單進行核對，核實正確后將支領(lǐng) 申請單與保管確認 出庫的其他出庫單為記賬依據(jù)。特殊業(yè)務(wù)流程： 在月末未修理完工的車輛（以下簡稱：在修車輛）保管要求：此業(yè)務(wù)類型由業(yè)務(wù)來管理，在結(jié)賬時

16、沒有維修完的車輛并且配件已支領(lǐng)出庫，保管可以將此已支領(lǐng)的配件做調(diào)撥單調(diào) 入在修倉中來處理，在月末盤點時，此倉庫的配件不虛 庫存配件可不在 盤點范圍之內(nèi)，但在盤點時如此倉有庫存保管必須將沒有財務(wù)人員簽字的支領(lǐng)單拿出給會計核實是否相等。等到結(jié) 算時依照客戶維 修銷售流程處理。會計要求：配件會計在月末未 盤點前要對此倉庫進行檢查是否有余額，如果有必須向保管索取配件支領(lǐng)單進行核實是否相等，如果不相等要求保管說明原因并找主管 經(jīng)理簽字。 借件入庫及還件處理業(yè)務(wù)類型說明：在汽車維修時所需的件已用完，但來不急采 購只好從其他公司去借件，等到公司采 購配件入庫后再歸還此公司。借件及還件業(yè)務(wù)借時為0庫存，填寫正

17、常后為0庫存，按正常采購按采購配庫存不為0，還件沖減開始借件單/保管/配件庫存/填寫還件單/保管/客戶維修出庫流程件流程，庫存不為0配件部經(jīng)理簽字配件經(jīng)理簽字核實借件單并簽字核實還件單與原將財務(wù)聯(lián)留下借件單進行核對/結(jié)束簽字將財務(wù)聯(lián)留下會計會計要求：配件會計要認真核實借件單簽 字手續(xù)是否完整，核實正確后簽字將保管聯(lián)返回保管，同時將財務(wù)聯(lián)與保管打印的其他入庫單進行核對，核實正確無誤后符在一起交 給主管會計記入“采購科目 ”視同暫估入賬。 在還件時，配件會計認真核實還件單簽字手續(xù)是否完整，同時還要核對所對映的原借件單是否與還 件單相同，完全相相符并在還借單簽字，將財務(wù)聯(lián)與保管打印的其他入庫單紅 字

18、符在一起交 給一詩主管會計沖減暫估。 配件會計要在財務(wù)中去核實其他入庫單紅 字與藍字商品名稱是否相同合 計金額是否為 0，對此種業(yè)務(wù)類型的原始 單據(jù)配件會 計要每月匯總一起交給主管會計。 配件會計在核實單據(jù)時如果存在 還件與借件不是同一個商品配件，必須符有業(yè)務(wù)部門的文字說明經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認后，配件會計簽字接收原 單據(jù)。3、配件核算業(yè)務(wù)處理：配件三級帳在核算時先按照以下順序核算：外購入庫核算 -暫估入庫核算 -其他入庫核算 -出庫核算在外購入庫核算時要求：檢查是否存在有未 鉤稽的發(fā)票或是未 審核單據(jù)并查明其原因；并將未審核的單據(jù)進行審核，對應(yīng)該鉤 稽但未鉤稽的發(fā)票進行鉤稽，如果是發(fā)票先到了，可

19、以不進行鉤稽。暫估入庫要求：對商品配件進行暫估金額時，要與商品價值基礎(chǔ)相等，不允許出現(xiàn)高暫估或是低 暫估金額。其他入庫核算要求：其他入庫業(yè)務(wù)主要是以借件 業(yè)務(wù)才錄入此單據(jù)，在借件入 庫時要以采購價格為入庫金額。出庫核算時要求：必須檢查所有入庫單是否存在無 單價的入庫單、無審核的入庫單等，如果存必須處理成有金額的單據(jù)。全部核算完 畢之后要核 對采購發(fā)票不含稅金 額與發(fā)票相對應(yīng)的外購入庫單金額是否相等，如果不相等要找原因，直至相等 為止，同時還要對同種單據(jù)的紅字單據(jù)進行檢查，查看其紅單據(jù)原藍單據(jù)的金額與紅單據(jù)金額合計是否為 0，如果不為 0 要找原因并做相 應(yīng)的處理直至合 計為 0 為止；截止月末

20、所有外購入庫單未鉤稽單據(jù)合計金額相等于存貨暫估匯總表（如有按供應(yīng) 商核算的可以按照供 應(yīng)商核對）。4、月末盤點處理：在月末盤點前要求會 計必須將配件帳務(wù)要全部處理完畢才可進行盤點工作。對 配件部所提供的 盤點表必 須有填寫金 額一項；在盤點完畢之后會 計、保管、主管負責經(jīng) 理在盤點表上 簽字，會計要對有差異的配件做出 盤點差異表，向保管核對差異是否相同；此盤點差異表 要求有保管 、主管負責人、會計簽字后同保管對此差異的 說明分析上 報主管總經(jīng)理審批，待審批后由會 計保存?zhèn)錂n保存一份，另一份交 財務(wù)主管。5、報送相關(guān)報表及原始單據(jù)：配件三級主要對配件入庫業(yè)務(wù)與配件出庫業(yè)務(wù)單據(jù)及外來原始單據(jù)分類上報財務(wù)主管會計：入庫業(yè)務(wù)上報相關(guān)報表及原始單據(jù)要求：外購入庫單匯總 打印簽字并上報表要附保管 簽字打印的入 庫單；要求打印外購 入庫匯總表（含成本并且是已發(fā) 票部分單據(jù)）、外購入庫匯總表（含成本并且是未到發(fā) 票部分單據(jù)）、外購入庫匯總表（含成本并且是未到 發(fā)票部分單據(jù)）；對以上單據(jù)