如何合理安排工作的思考

1、在許多文章中介紹過下面這樣一張圖，并描述如何按照工作的緊急程度與重要性來合 理的安排我們的工作。在圖中所示的坐標(biāo)，橫坐標(biāo)為工作的時間緊迫程度，越向右，時間 的緊迫性越高，可用的時間也就越少；縱坐標(biāo)則為工作的重要性，越向上，工作的重要性 越高，對未來的影響越大，影響的面越大，影響的人越多。當(dāng)然這張圖的畫法很多，但基本上意思是一致的?，F(xiàn)就該圖形，談?wù)勔恍┫敕ㄅc認(rèn)識。 圖中分成紅、黃、綠、藍(lán)四個區(qū)域。在實(shí)際工作中，所有的事情都可以放到以上四個區(qū)域 中。紅色指既緊急又重要的事，黃色代表緊急而不太重要的事；綠色代表不太緊急但重要 的事；而藍(lán)色代表既不太緊急也不太重要的事。這個管理思想是想要說明的是，對我

2、們自己日常工作安排時，如何安排工作的優(yōu)先級。有人可能按照：1234,也有人可能按照1243,有人是1423,甚至于有人3421。不論采用 那種順序，最多在這里也就是 16種。選擇哪種順序我覺得并不是最重要的， 關(guān)鍵是看我們把什么工作放到哪個區(qū)域中。 其實(shí) 我們在實(shí)際工作中，可能沒有刻意去劃分什么重要性，但卻在不知不覺中按照某個規(guī)律去 安排我們的工作先后順序。如果有這個習(xí)慣，我想只要再重新認(rèn)識一下我們安排的合理性 就可以了。最怕的是，做事從來就不分主次，抓到就做，一個做完了再做下一個。這種情 況還算不錯，更糟的是，一件事沒做完，就去做另一件，最后一樣事也做不好。要利用該圖形，首先應(yīng)該認(rèn)識什么是重

3、要工作。何為重要工作？重要工作應(yīng)該是對企業(yè)、 部門或個人的工作產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響的一類工作，在短時間內(nèi)該工作并沒有明顯的影響。某種 程度上講，重要工作對人員而言，實(shí)際上指對規(guī)劃的結(jié)果產(chǎn)生直接影響的重要因素。因此 工作的重要性，雖然是我們主觀認(rèn)定的，但從以上概念上來講，也是可以識別的。其實(shí)我們在工作之前，首先要做的，就是搞清我們的工作目標(biāo)。只有圍繞工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的工作， 才是有效的工作，才是真正重要的工作。針對我們公司的實(shí)際情況，我跟車間的技術(shù)人員聊天時，就談到一個對比，“凝汽器端差偏低”與“發(fā)電機(jī)定子漏水”，你更關(guān)注哪一個。當(dāng)然是發(fā)電機(jī)定子漏水，如果不處理， 可能造成幾十萬到上百萬的損失。不錯，情況

4、確實(shí)是這樣，換一個定子線圈，最快也得八 九天。造成的損失也不小。但前者呢？因?yàn)檫@種影響一時間不明顯，因此沒有多少人來關(guān) 心他。作為技術(shù)人員，如果不把這個事情放在心，就沒有人會去管，可能一直要到下一次 大修。端差每相差一度，接近煤耗 3克，四年造成的損失，可能也不是個小數(shù)字吧？還有 如，“閥門的內(nèi)漏”與“偶合器滲油”，因?yàn)楹笳呱婕暗娇己耍粋€滲漏點(diǎn)就是多少錢，因 此無論如何，我們也要想辦法處理，甚至不惜代價的返廠處理。但因?yàn)閮?nèi)漏很難查，外表 又看不出來，所以就可以放一放，但我們專業(yè)技術(shù)人員卻很清楚，這中間造成的損失有多 大。再如，“控制機(jī)組啟動時間”與“按規(guī)程操作”，雖然在短時間內(nèi)，縮短了啟動時

5、間， 減少了燃油、啟動的汽耗等，但長期講，因?yàn)闄C(jī)組在短時間內(nèi)受到的熱反應(yīng)太大，對金屬 的壽命成了很大的影響，原來機(jī)組可能服務(wù) 30年，結(jié)果現(xiàn)在只能服務(wù)25年，但這要到幾 十年之后才能看到，而且過了很長時間以后，也無法說清就是哪一次啟停過程產(chǎn)生的影響。所以說，重要，實(shí)際上是基于長遠(yuǎn)利益與眼前利益相比較而言。重要而不緊急的事，要 有計(jì)劃的去做，不論工作如何緊張，都要抽出時間來做。經(jīng)過一段時間，就會逐漸減少重 要而緊急的事了。我們總是以這樣那樣的借口，逃避去做這些一時間看不到效果的工作。有句老話，“前人栽樹，后人乘涼”。這句話可能有很多理解，但在這里應(yīng)該看到的，前人做了一件很重要， 但當(dāng)事不緊急的事

6、。何為緊急工作？是指對工作的時間要求比較嚴(yán)格，而且時間上相對很緊張的工作。時間長短并不是關(guān)鍵，而關(guān)鍵是對時間的要求比較嚴(yán)格。也許一件工作，給你兩天，可能感覺 很寬松，而另一件工作給你兩個月，卻感覺時間太緊張一樣。這是與很多因素相關(guān)的。但 緊急工作都是指那些時間要求嚴(yán)格而且較緊的工作。只有搞清楚重要工作與緊急工作的概念，我們才能把手中的工作放到圖中相應(yīng)的區(qū)域， 然后按照我們自己認(rèn)定的順序來做。我們這里強(qiáng)調(diào)是自己認(rèn)定的順序，而不是固定的什么 順序，這是有原因的。 緊急的不一定是重要的緊急的工作不一定就是重要的工作。不重要而緊急的事，現(xiàn)在看起來不得了，需要立即 就做，過一段時間以后，回過頭來一看，其

7、實(shí)也沒什么了不得的，完全沒有必要那么緊張。 現(xiàn)在很多人有手機(jī)，而且是二十四小時不關(guān)機(jī)，感覺關(guān)機(jī)就會影響到工作，哪怕是開會、 培訓(xùn)等場所，也是如此。我想，手機(jī)出現(xiàn)也只是近幾年的事，在有手機(jī)以前，人們工作、 學(xué)習(xí)生活了多年，也有各種各樣的事情發(fā)生，但仍然能處理得很好?？赡芨嗟氖虑?，并 不如我們想的那么緊張。 不緊急不代表不重要緊急的工作，當(dāng)然要先做，不做不行呀！如送風(fēng)機(jī)電機(jī)振動嚴(yán)重超標(biāo)，不能再開了。這 個不先處理能行嗎？負(fù)荷只能代到一半，不處理錢就被扣死了。一個專業(yè)的人全上來，累 得要死，有時還要借人?，F(xiàn)在呢，采取定期檢查所有的電機(jī)，發(fā)現(xiàn)有振動偏大的，立即利 用機(jī)會核一下中心，這樣只需要花很少的

8、人力與精力，就可以保證所有電機(jī)的正常運(yùn)行。 這種定期檢查與核對，就是一項(xiàng)很重要，而又不緊急的事。少做一次可以嗎？當(dāng)然可以， 反正一時間也不會有多大影響。 但這種思想，正是我們面對重要而不緊急的工作最大敵人。 重要而不緊急的事，要有計(jì)劃的去做，不論工作如何緊張，都要抽出時間來做。經(jīng)過一段 時間，就會逐漸減少重要而緊急的事了。 不緊急有時會變?yōu)榫o急緊急程度是會發(fā)生演化的，我們搞工程技術(shù)的人員都知道網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃圖。如果把網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃 圖與上面的圖聯(lián)系來看，重要而緊急的事就是關(guān)鍵路徑上的事，但實(shí)際工程進(jìn)展來看，隨 著時間的發(fā)展，有些原來看起來不緊急的事，卻會變成緊急的事。而有些原來不太重要， 也不太緊急的事，

9、卻會成為又重要又緊急的事。如對于我們二期工程來講，開始時，主設(shè) 備到貨是很重要很緊急的，但最后，輔機(jī)的安裝卻成了重要緊急的工作。當(dāng)?shù)Y源不緊 張時，補(bǔ)給水管道安裝是一項(xiàng)既不重要也不緊急的工作， 最后會議中談到的卻都是這件事，因?yàn)闀r間與環(huán)境發(fā)生了改變。在一年前，我們就看補(bǔ)給水管道施工，可能對二期來講，就 是既不重要，也不緊急的事。但如果 #4機(jī)組上來，還沒有完工，剛好一期的管道也出了一 點(diǎn)小問題，那個時候，可能就成了非常重要而緊急的事了。這樣的例子是舉不勝舉，也許 我這里講的例子可能我們理解上有偏差，但有一點(diǎn)是肯定的，那就是，事情要有計(jì)劃的進(jìn) 行，而且要想辦法保證計(jì)劃的如期進(jìn)行，只有這樣，才能

10、盡可能的避免少發(fā)生緊急而又重 要的事。看起來緊急，其實(shí)并不緊急；現(xiàn)在重要，將來不一定重要有些事情，現(xiàn)在看起來緊急得不得了，需要立即就做，過一段時間以后，回過頭來一看, 其實(shí)也沒什么了不得的，完全沒有必要那么緊張。我們還是來看看我們的手機(jī)，現(xiàn)在不論 官大官小，那怕是一個騎人力三輪車的，也會帶上一部手機(jī)。而且不論場合，鈴聲是響個 不斷。我們只需要回頭想一下，有多少事情是我們現(xiàn)在仍然記得的，當(dāng)時確實(shí)應(yīng)該立即就 回電話解決的。仔細(xì)想一下，有嗎？這樣想過以后，我們就會知道，很多事情，原不需要 那么緊張的，只要能平時有一點(diǎn)計(jì)劃性，基本上都可以擺平了。有些事看起來既不重要，也不緊急，但在將來非常重要的事有些

11、事看起來既不重要，也不緊急，但在將來非常重要的事。其實(shí)事情只有要不要做， 而沒有重要與不重要。該做的事如果不做，就會從一件日常事務(wù)變成一件很重要而很緊急 的事，直至變成救火一樣的事?！胺阑加谖慈肌?，這才是我們做事的原則。因此不能忽視我 們認(rèn)為不重要也不緊急的事，因?yàn)檫@些事情的重要性是我們根據(jù)當(dāng)時的情形來界定的。不 重要也不緊急的事，很多是因?yàn)槲覀冋J(rèn)為的，其實(shí)可能很重要。也許舉個實(shí)例來說可能更 好些。如我們在實(shí)際工作中，日常衛(wèi)生清潔工作。衛(wèi)生清潔工作，除了對清潔工人來說是 主要職責(zé)，但對于我們其他人來說，這只是一個很平常又細(xì)小的事。讓我們這些大工來做， 似乎不值得。如果平時又沒人檢查衛(wèi)生，則這件事就是既不重要，也不緊急的事。但換個 角度來看，就不一樣了。長時間處在一個贓、舌L、差的環(huán)境中，人的精神很難好得起來， 既影響了人的身體健康，也影響到人的身心狀況。一個心情不佳的人，往往容易出差錯。 而且，良好的習(xí)慣是慢慢養(yǎng)成的，一個從來不整理自己辦公場所的人，也很少會整理自己 的思路（當(dāng)然偉大的人物除外）。這些東西，你說重要嗎？可能不重要，但卻不只影響到我 們的工作，