se11-固定資產管理系統(tǒng)-功能手冊

1、目 錄第1章 概述- 1 -1.1 固定資產管理系統(tǒng)簡介- 1 -1.2 本模塊操作約定- 1 -1.3 章節(jié)內容說明- 2 -1.4 登錄系統(tǒng)- 2 -1.5 圖標說明- 3 -第2章 初始與設置- 4 -2.1 固定資產卡片號寬度設置- 4 -2.2 固定資產分類表- 5 -2.3 卡片主頁屬性調整- 5 -2.4 卡片自定義頁屬性設置- 6 -2.5 摘要設置- 6 -2.6 部門設置- 6 -2.7 選項設置- 7 -2.8 轉賬憑證分錄設置- 8 -2.9 卡片套打格式設置- 10 -2.10 行業(yè)代碼寬度設置- 12 -2.11 行業(yè)代碼分類表- 12 -2.12 初始卡片錄入-

2、12 -2.13 初始完成確認- 15 -2.14 基礎數據導入導出- 16 -2.14.1 基礎數據導入- 16 -2.14.2 基礎數據導出- 16 -第3章 日常輸入- 17 -3.1 錄入本月工作量- 17 -3.2 折舊計提- 17 -3.3 固定資產變動- 19 -3.3.1 固定資產增加- 21 -3.3.2 固定資產減少- 23 -3.3.3 固定資產轉移- 23 -3.3.4 固定資產科目變動- 23 -3.3.5 固定資產拆分- 23 -3.3.6 固定資產重估- 24 -3.3.7 固定資產計提減值準備- 25 -3.3.8 盤贏、盤虧- 25 -3.3.9 停用、封存、

3、啟用- 25 -3.3.10 停用（計提）、啟用- 25 -3.3.11 固定資產卡片其它內容修改- 26 -3.3.12 費用分攤設置- 26 -3.4 修改變動內容- 27 -3.5 復核、入賬- 27 -3.6 統(tǒng)一修改資產屬性- 28 -3.7 卡片增加- 28 -第4章 月結處理- 29 -4.1 月結- 29 -4.2 反月結- 29 -第5章 查詢打印- 31 -5.1 卡片列表- 31 -5.2 明細賬- 32 -5.3 登記簿- 32 -5.4 分類明細表- 32 -5.5 增減統(tǒng)計表- 33 -5.6 增減明細表- 33 -5.7 折舊計提明細表- 34 -5.8 折舊匯總

4、分配表- 34 -5.9 統(tǒng)計總表- 34 -5.10 工作量表- 35 -5.11 分攤折舊情況表- 35 -5.12 固定資產變動清單- 35 -5.13 財務憑證- 35 -第6章 系統(tǒng)服務- 36 -6.1 更改字體- 36 -6.2 更改窗口背景圖片- 36 -6.3 數據庫重建索引- 36 -6.4 數據一致性檢查- 36 -6.5 數據備份與恢復- 37 -6.6 操作員權限管理- 37 -6.6.1 基本權限- 37 -6.6.2 部門權限設置- 37 -6.7 操作日志- 38 - 39 -第1章 概述1.1 固定資產管理系統(tǒng)簡介“固定資產管理系統(tǒng)”為用戶提供固定管理所需要的

5、各種功能，如建立資產卡片、輸入并記錄資產變動情況、生成所需的各種類型的賬表。此外，在資產進行增減變動之后，都能根據需要生成自動轉賬憑證，實現了資產系統(tǒng)與核算系統(tǒng)之間的無縫鏈接。主要功能包括：資產卡片管理、資產變動管理、資產集中管理、資產報表。1.2 本模塊操作約定在本軟件中有一些操作，是系統(tǒng)內帶的操作，但這些操作會給操作員在操作過程中帶來很大方便，現特此說明如下：窗口拆分功能在本模塊中，對一些相對比較大的數據列表窗口，實際上是可以將該窗口拆分成兩部分來查看，這樣可以方便我們在操作中對一些數據的查看。當該窗口的右下邊，有一塊顯得相對比較暗的地方（見圖 1.21），那么就表示該窗口是可以進行拆分。

6、你只要將鼠標移到上面，鼠標就會變成另外一個形狀，這時按住鼠標左鍵進行拖拉就可以進行窗口的拆分。將鼠標移動至該處，鼠標會變成拆分形狀，然后按住左鍵就可以進行窗口的拆分用鼠標左鍵單擊列標題可以按照該列進行排序圖 1.21窗口拆分窗口排序功能在有些窗口中用鼠標左鍵單擊列標題可以按照該列進行排序。如上圖，我們單擊“原值”，則整個窗口中所列示的固定資產卡片會按照原值的大小來重新排序。權限控制本手冊是假設當前操作員擁有本系統(tǒng)所有操作權限的狀況編制而成的，用戶在實際操作中可能會由于權限的控制而不能進行相應操作或達不到該功能，在實際操作時需要注意這一點。當用戶進入系統(tǒng)后，發(fā)現有的菜單呈灰色，不可點擊，這就意味

7、著您不具有操作這些菜單的權限。1.3 章節(jié)內容說明第二章：初始與設置 該章節(jié)主要講述的是如何為使用固定資產管理系統(tǒng)做一些基礎準備與設置工作，在這里您需要設置的內容有固定資產代碼寬度、固定資產分類表、卡片屬性設置、摘要、部門、選項設置、（行業(yè)代碼寬度設置、行業(yè)分類）、轉賬憑證分錄、卡片套打格式、錄入初始卡片等。第三章：日常輸入 “日常輸入”提供對固定資產進行一系列的日常處理工作的功能，如對固定資產折舊的計提、固定資產變動的處理(包括固定資產增加、減少、拆分、費用分攤、盤盈、盤虧等)、固定資產變動的復核與入賬等。第四章：月結處理“月結”用于結清本月固定資產發(fā)生的變動和生成自動轉賬憑證，并將當前月置

8、于至下一個月?！胺丛陆Y”處理將當前月份往后倒退一個月。第五章：查詢打印“查詢打印”用以查詢打印卡片列表、固定資產登記簿、固定資產明細賬、固定資產分類明細表、增減統(tǒng)計表、增減明細表、折舊計提明細表、折舊匯總分配表、工作量表、分攤折舊情況表、財務憑證等。第六章：系統(tǒng)服務系統(tǒng)服務提供的功能較多，如數據備份和恢復、操作員權限管理、修改密碼、數據庫重建索引、年度選擇、賬套選擇、查看操作日志、計算器等等。1.4 登錄系統(tǒng)點擊工作平臺頁面上的“固定資產管理”模塊即可啟動固定資產管理系統(tǒng)。1.5 圖標說明本功能手冊基本上做到重點突出，對于用戶操作中可能會引起的錯誤操作或可能遇到的困惑，功能手冊中都以“注意”、

9、“提示”、“說明”、“疑難解答”的方式著重列出，以免錯誤理解；另外，本功能手冊中示例豐富，基本上都以列舉加圖片的方式說明各功能具體的操作步驟和方法。 這是一個“注意”圖標。它提醒您注意各種需要特別注意的因素或一些有趣的事情。 這是一個“提示”圖標。它向您介紹軟件中一些較隱蔽的功能。 這是一個“說明”圖標。它對可能會引起您誤解的問題進行解釋。 這是一個“疑難解答”圖標。它提醒您一些用戶在操作過程中可能帶來問題的操作。第2章 初始與設置該章節(jié)主要講述的是如何為使用固定資產管理系統(tǒng)做一些基礎準備與設置工作，在這里您需要設置的內容有固定資產卡片號寬度設置、固定資產分類表、卡片自定義頁屬性設置、摘要、部

10、門、選項設置、轉賬憑證分錄、卡片套打格式設置、錄入初始卡片基礎數據導入導出等。在正常使用之前，必須先進行初始設置。（在初始化完成前，主菜單“日常輸入”、“月結處理”和“查詢打印”呈不可執(zhí)行狀態(tài)。）2.1 固定資產卡片號寬度設置為了便于對固定資產的管理以及計算機的處理，每一種固定資產卡片必須有一個唯一的卡片代碼與之相對應，以便加以區(qū)別。由于企業(yè)的固定資產往往種類繁多、規(guī)格不一，所以通常需要分級定義。在本軟件中，固定資產卡片號最多允許由十級代碼（包括順序號）組成，但代碼總寬度不得超過20位，即各級代碼寬度之和不得超過20位。用戶實際需要用到的級數，以及每一級代碼的寬度，都可以自行定義（注：本系統(tǒng)的

11、代碼寬度需遵循定長原則，在設置寬度時請適當注意）。例1：假設用戶需將固定資產按下例所示分類：2 非生產用固定資產201 辦公用品201001 松下復印機201002 松下傳真機3 租出固定資產注意：1、定長原則：即每一固定資產的代碼長度必須占滿代碼所設總寬度。像10101這樣的卡片號便是不合法的，因為它沒有占滿6位的代碼總寬度。 2、順序號：在本系統(tǒng)中，將設定的代碼級數中的最后一級的代碼定為順序號。像例1的卡片號201001、201002中的001、002便是順序號。3、固定資產代碼寬度在初始完成后將無法修改，故請慎重設置。2.2 固定資產分類表由于企業(yè)的固定資產種類繁多、規(guī)格不一，為了加強管

12、理，便于組織會計核算，有必要對其進行科學、合理的分類。用戶在完成了固定資產代碼寬度設置操作后，便可通過“固定資產分類表”子菜單進行具體的固定資產類別設置。系統(tǒng)根據固定資產的經濟用途和使用情況，已默認將固定資產劃分為生產用固定資產、非生產用固定資產、租出固定資產、未使用固定資產、不需用固定資產、融資租入固定資產和土地七大類，但由于企業(yè)的經營性質不同，經營規(guī)模各異，對固定資產的分類不可能完全一致，用戶可以通過窗口中的“修改”、“增加”、“刪除”功能按鈕設置符合本企業(yè)具體情況的固定資產分類表。用戶在具體設置時應嚴格按照前面設置好的代碼寬度進行，除末級作為順序號會在卡片錄入自動生成以外，其余各級均需在

13、此處設置分類時設置好相應代碼及相關內容。例2：假設某單位設置的固定資產代碼寬度為：一級寬度1、二級寬度2、三級寬度3（此時該級為順序號，不在此設置），那么固定資產的類別可以按以下方法設置： 1 生產用固定資產 101 機械設備 102 電子設備 2 非生產用固定資產 201 辦公設備 說明：固定資產類別設置窗口取決于用戶在“初始與設置選項設置”中對選項的控制。2.3 卡片主頁屬性調整在本軟件中，每一個固定資產都擁有一張“固定資產卡片”，由于每種固定資產卡片的內容可能有一些差異，我們將固定資產卡片分割為多個部分：包括“主卡”、“附屬設備卡”和“自定義卡”?！爸骺ā眱热荻际枪潭ㄙY產核算中所必要的內

14、容，如固定資產名稱、折舊法、原值、使用年限、預計殘值等等，本系統(tǒng)已為用戶預設了卡片主頁屬性，但用戶可根據企業(yè)的實際情況對屬性名稱進行調整。若需調整，請單擊菜單“初始與設置卡片主頁屬性調整”，修改固定資產卡片主頁屬性名稱操作很簡單，您只需將光標定位至欲調整的屬性所對應的“當前名稱”欄內，然后輸入需修改的內容即可。2.4 卡片自定義頁屬性設置對于那些較為特殊或需強調的固定資產，用戶可通過設置“自定義頁”說明其不同之處?！白远x頁”中的內容全是不定的，需由用戶自行定義其名稱。若需定義，請單擊菜單“初始與設置卡片自定義屬性設置”，然后在隨即彈出的窗口中單擊“設置”按鈕，便可進入自定義屬性設置窗口。本軟

15、件提供了最多達20項的自定義屬性，在使用這些屬性前必須預先在此定義其名稱。每一大類可以有不同的自定義項，大類中的每一小類又可以有不同的自定義屬性。在設置窗口中，除了可直接輸入用戶定義的屬性名稱外，還可以利用窗口中的“從其它類別復制”按鈕將其它類別中的自定義屬性復制過來。注意： 如果同一大類的自定義屬性相同時，只需設置最大類的自定義屬性即可。2.5 摘要設置在以后固定資產日常變動的處理中，需要錄入引起變動的原因，而引起固定資產變動的原因很多，如購入、調撥、被盜、損毀、清理等等，為了方便輸入，可以在此預先設定一些常用摘要、術語，供后續(xù)操作調用。用戶首次進入該設置窗口，便可發(fā)現系統(tǒng)已預設了一些摘要內

16、容，您只需根據實際需要進行適當的增、刪、改操作即可。2.6 部門設置在企業(yè)對固定資產的折舊核算中，有許多企業(yè)都采用按部門進行折舊費用的分攤，所以部門信息在后續(xù)操作中會經常用到，為了方便用戶的后續(xù)操作，系統(tǒng)安排在此預先設定好部門的信息，這樣在后面的操作中您只需調用此處設置信息即可，免去了大量的重復輸入工作。增加部門有兩種方法：1、直接引入賬務處理系統(tǒng)中的部門數據，這時您只需單擊窗口中的“從賬務引入”按鈕即可，但需注意經由賬務引入的部門數據需按“確認”按鈕后，才能保存至數據庫中。2、通過窗口中的“增加一行”、“前插一行”等按鈕，直接輸入部門信息。在具體操作時，用戶需注意以下幾點：3、 (1)門設置

17、中代碼必須唯一，并且代碼寬度最長不超過8個字節(jié)；(2)部門代碼設置可以分級，即允許部門之間可以有隸屬關系；(3)上下級部門在按部門分攤中被視為獨立的部門，這樣就可以在任意部門之間分攤。2.7 選項設置用戶在此處的設置結果將直接關系到系統(tǒng)后續(xù)的一些操作流程、操作窗口的設置內容，所以該處的設置對于用戶能否正常使用本系統(tǒng)非常重要，建議用戶在全面考慮、規(guī)劃后再進行此項操作。該窗口分為“卡片錄入”、“折舊處理”、“其它”三個Tab頁，由于此處的設置內容非常重要，所以下面將對各選項卡中的各個選項逐一進行詳細介紹。在“卡片錄入”Tab頁所對應的設置窗口中，您可以進行五項設置：1、設置數量小數位數，系統(tǒng)最多允

18、許精確到小數點后四位。此處的設置結果將在固定資產卡片和有關報表的“數量”欄內體現。2、選擇確定復核變動記錄是否可由同一個操作員完成。如果設定為“可由一個操作員完成”，則意味著修改固定資產變動內容和復核變動記錄的可以是同一個操作員，針對本軟件中的菜單項，即該操作員同時有權進入“日常輸入”主菜單下的“固定資產變動”、“修改變動內容”和“復核、入賬”菜單進行操作；反之，進入“固定資產變動”、“修改變動內容”菜單操作的操作員和進入“復核、入賬”菜單操作的操作員必須分開。3、確定折舊費用分攤方式，它有三個選項：“按部門”、“按科目”和“不分攤”。該項設置在初始化完成后便不能修改。4、確定是否需要啟用行業(yè)

19、分類。如果啟用了行業(yè)分類，系統(tǒng)將激活“初始與設置”主菜單下的“行業(yè)代碼寬度設置”和“行業(yè)代碼分類表”菜單，并且在錄入固定資產卡片信息時，必須設置行業(yè)信息，否則導致存盤失敗。5、固定資產代碼是否以十六進制方式遞增：如果未選中該選項，則系統(tǒng)默認以十進制方式遞增，即代碼由09十個數字組合而成；反之，固定資產代碼可由09、af這十個數字和六個字母組合而成，這樣在代碼總寬度確定的情況下，大大增加了代碼取數范圍。該選項在初始化完成后也不能再修改。在“折舊窗口”中，您可以進行以下兩項設置：1、確定采用平均年限法計算的固定資產卡片對計算誤差的處理方式。若選擇“卡片每用滿一年，自動處理累計誤差”選項，則軟件會進

20、一步調整計算誤差。例4：某固定資產原值10000元，預計使用5年，軟件自動計算出每月折舊額為166.67元，這樣年總折舊額為2000.04元，而實際每年的折舊額應為2000.00元。在初始化完成以后的每月計提折舊處理中，軟件會自動地調整這些誤差，而無需財務人員干預。2、確定是否啟用分類折舊率。該選項將直接影響固定資產類別設置窗口中的設置內容，這在“2.2 固定資產分類表”中有詳細介紹。在“其它設置”中可進行以下設置：1、固定資產需在審核后計提入賬系統(tǒng)支持計提折舊由總公司操作人員統(tǒng)一計提，但在入賬之前，應由每家分公司分別審核后方能入賬的功能。該選項設置中增加是否啟用該項入賬審核功能（固定資產需在

21、審核后計提），即在財務主管進行折舊入賬時會提示用戶先由各分公司或部門的操作人員先對折舊進行審核，只有當所有的分公司或部門都已經過審核后才可以入賬。2、初始完成和月結時與賬務核對原值、折舊該選項用于在固定資產月結時和賬務模塊進行原值、折舊額的核對工作，以保證與賬務模塊數據的一致性。對該選項進行打勾，并且設置相應的科目代碼，即可進行模塊之間的核對工作。3、末級類別代碼開始于該選項用于控制操作員在“初始與設置固定資產分類表”可供設置的類別代碼范圍。例5：若用戶在此將末級類別代碼開始于設置為“201”，則用戶將不再允許對“生產用固定資產”進行分類。4、啟用反月結該選項主要是用于在當月折舊未提的情況下可

22、以返回上個月進行一些數據的處理。打勾表示啟用反月結操作。5、卡片打印方式選擇系統(tǒng)支持套打和以固定格式打印，若選擇以“套打格式打印”，則用戶需預先在“初始與設置卡片套打格式設置”中設置好相應的格式，具體的設置方法參見2.9小節(jié)。在常規(guī)情況下，系統(tǒng)默認以“固定格式打印”，此格式的打印設置方法同Microsoft word中相類似，本手冊中將不再展開介紹。2.8 轉賬憑證分錄設置在每月的“月結”時，本系統(tǒng)能以憑證的形式向“賬務處理系統(tǒng)”提供月固定資產折舊數據；在每次固定資產變動(如購置、報廢)時，也能提供轉賬憑證，而這些憑證中的科目、數據來源都必須在此預先設置好。 說明：在每次折舊或固定資產變動后系

23、統(tǒng)生成的自動轉賬憑證都為臨時憑證，經賬務處理系統(tǒng)中的“系統(tǒng)間轉賬”子模塊調用后，方能成為正式憑證。本功能提供了靈活的轉賬憑證設置手段，首先，軟件允許設置多種憑證，以用于不同的業(yè)務，每種憑證有一個唯一的分錄號；一張憑證需要輸以下內容：憑證摘要、借方科目、貸方科目、借貸雙方的數據來源。見圖 2.81所示：圖 2.81自動轉賬憑證會計分錄定義窗口數據來源是通過用戶輸入公式而確定的，數據來源公式由特定函數、+、-、x、/、括號和數字組成，可用的函數有五個，函數名稱和含義如下：JTZJ ( )本月計提折舊YZ ( )原值LJZJ ( )累計折舊JZZB（ ）減值準備PHS ( )平衡數為了便于輸入，系統(tǒng)

24、特設了“公式引導輸入”功能。用戶定義公式可直接通過點取屏幕上的項目獲得。函數用法舉例如下：JTZJ ( )表示本月所有固定資產的計提折舊的總額。JTZJ (02) 表示本月類別代碼為02的固定資產產計提折舊的總額。JTZJ (02，01) 表示本月類別代碼為02、部門代碼為01的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (02，01，101)表示本月類別代碼為02、部門代碼為01、科目代碼為101的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (，101)表示本月科目代碼為101的固定資產的計提折舊總額。JTZJ (，01) 表示本月部門代碼為01的固定資產的計提折舊的總額。YZ ( ) 表示本次變動的固定資產原

25、值，括號內不帶參數。LJZJ ( ) 表示本次變動的固定資產的累計折舊，括號內不帶任何參數。JZZB( )表示收回金額低于其賬面價值的差額值，括號內不帶任何參數。PHS ( ) 平衡數，函數括號內不帶任何參數。JTZJ ( )用于每次折舊計提之后生成的轉賬憑證，YZ ( )和LJZJ ( )用于固定資產變動，如購置、清理、損毀之后生成的憑證，通常每張轉賬憑證都需要一個PHS ( )。 提示：在轉賬憑證分錄設置中，除JTZJ（）函數外的其他函數都不帶參數，該函數的參數為JTZJ（類別代碼，部門代碼，科目代碼）。具體轉賬分錄按業(yè)務設置舉例如下：A. 固定資產折舊： 科目 取數公式 借：制造費用 J

26、TZJ(01)+JTZJ(03) 貸：累計折舊 PHS ( )B. 固定資產新購置： 科目 取數公式 借： 固定資產 YZ ( ) 貸：銀行存款 PHS ( )C. 固定資產損毀： 科目 取數公式 借： 固定資產清理 YZ ( ) - LJZJ ( ) 累計折舊 LJZJ ( ) 貸： 固定資產 PHS ( )2.9 卡片套打格式設置在本系統(tǒng)中，用戶可自定義10種不同的套打格式。其中系統(tǒng)已預設了格式01的套打格式（見圖 2.91），可供用戶參考。單擊“編輯”按鈕后彈出的下拉菜單圖 2.91套打格式設置窗口設置套打格式的操作過程一般如下：² 定義表頭用戶可通過按鈕拖拉出一個文本框，然后

27、將光標定位至輸入框內輸入具體內容。文本框的長度和高度可通過鼠標拖動調整。² 定義卡片主卡各屬性列的名稱和相對應的取值主卡屬性列的名稱通過按鈕由用戶自行定義，相對應的取值通過按鈕，從彈出的主卡屬性列選擇窗口（見圖 2.92）中取入。列入“已選入”框中的屬性列會出現在卡片打印格式設置窗口的左上角，您只要將其拖拉至相應的屬性名稱后面即可，系統(tǒng)在打印時會自動進行取值并將相應的數據代入。圖 2.92主卡屬性列選擇窗口如果有附屬卡片，定義附屬卡片的各屬性列的名稱和相對應的取值。操作方法同主卡。如有需要，定義一些自定義項目。² 定義一些輔助信息，如核算單位名稱、操作員、頁碼、打印日期等。

28、 說明：自定義文本框中的字體顏色為黑色；需系統(tǒng)取值的數據框中的字體為藍色并且?guī)в腥≈捣枴?.10 行業(yè)代碼寬度設置對于需要對資產進行行業(yè)分類的用戶，即用戶在“選項設置”中選擇啟用行業(yè)代碼設定，則需預先通過“行業(yè)代碼寬度設置”、“行業(yè)代碼分類表”菜單設定行業(yè)代碼寬度以及詳細的分類表，后續(xù)操作中只需調用此處的信息即可。設置行業(yè)代碼寬度的具體操作以及需注意的事項可參見“2.1固定資產卡片號寬度設置”。 2.11 行業(yè)代碼分類表設置行業(yè)代碼分類表的操作相當簡單，在此便不再展開詳細介紹了，但需特別強調兩點：1、行業(yè)代碼也需遵循代碼定長的原則。2、末級代碼將作為順序號，它的具體信息不在“行業(yè)代碼分類表”

29、中設置，而是在初始卡片錄入中設置。2.12 初始卡片錄入在本軟件中，需要對所有資產建立一套完整的“卡片”式檔案，每份卡片需要登記諸如固定資產名稱、規(guī)格、存放地區(qū)、部門、來源、產地、生產日期、使用日期、使用狀況、備注、折舊方法、原值、預計凈殘值、預計使用年限等內容。 提示：在固定資產卡片列表窗口中，單擊數據的列標題，系統(tǒng)不具有進行自動排序的功能。下面詳細介紹新增一張完整固定資產卡片的操作步驟：1、 單擊“增加”按鈕，彈出窗口（見圖 2.121）：圖 2.121固定資產卡片主卡設置窗口2、固定資產卡片分為“主卡”、“附屬設備卡”和“自定義卡”三個Tab頁，圖 2.121所示為“主卡”Tab頁，此時

30、“主卡”選項卡呈凸起狀態(tài)。3、卡片內容有一些是必須輸入的，有些內容則可根據需要選擇輸入，以平均年限法為例，以下內容必須錄入：固定資產卡片號、名稱、部門、使用狀況、折舊方法、原值和預計使用年限，如果啟用了行業(yè)分類，還必須輸入行業(yè)代碼和行業(yè)名稱信息；而像規(guī)格、存放地點、生產日期、計量單位等可以不輸入；而像預計殘值、月折舊額 、已提折舊月數、累計折舊等參數系統(tǒng)計算后自動填入。 注意：用戶在錄入時必須注意滿足相應的條件，以下歸納出了一些操作中需注意的事項和必須遵循的規(guī)則。1）、在輸入固定資產卡片號時，應符合前面“固定資產代碼設置”中設置好的寬度和分類方法。2）、若部門分級，則輸入的應為末級部門。3）、

31、入賬日期的年、月范圍不允許修改。4）、存放地點可以隨時增加，第一次錄入之后，該地點名稱就會被保存至相應的數據庫中，下一次可以通過下拉框進行選擇輸入。5）、固定資產“數量”，用戶如果未錄入，系統(tǒng)將默認為1；如果用戶錄入的數量大于1，則系統(tǒng)在生成卡片時會提供兩種方案供用戶選擇：生成相應數量卡片只生成一張卡片。6）、軟件提供了平均年限法、作業(yè)量法、年數總和法、雙倍余額法、不折舊這5種折舊方法，用戶可以任選其中一種。由于不同的折舊方法所需要的數據不完全一樣，卡片錄入窗中的一些內容將會隨折舊方法變化而自動做出調整。如圖 2.121中，采用的折舊方法為平均年限法，則窗口中與“作業(yè)量法”有關的參數，如“預計

32、完成作業(yè)量”、“已完成作業(yè)量”等呈灰色，不可用。7）、如果用戶輸入了“原值”、“預計殘值”和“預計使用年限”，那么軟件會自動計算出“月折舊額”、“月折舊率”和“預計殘值”；輸入“啟用日期”，軟件將自動計算出“已提折舊月數”和“累計折舊”，如果計算出的“月折舊額”、“月折舊率”或“累計折舊”和實際不符，用戶可以通過直接輸入累計折舊值進行調整。調整時，不僅修改累計折舊值，也可根據手工輸入的累計折舊值重新計算折舊額。8）、錄入部分內容時，可以通過邊上的一些輔助按鈕來進行錄入。如代碼邊上的按鈕，可以進行分類代碼的選擇錄入；日期的輔助錄入等等都可以使用鼠標直接點擊來進行輔助錄入，以加快錄入的速度。9）、

33、在該窗口中，有一部分內容可以為空，但建議用戶能夠盡量地將相關信息輸得全面，這樣會方便資產卡片及資產的管理4、在實際使用過程中，某固定資產的一個主體組成部分其價值占整張卡片的比例相對較大，我們需要對該部分資產進行管理，即固定資產所附屬資產的管理工作。如一臺計算機，一個CPU占整臺計算機的總價值的30，還有顯示器、硬盤等，都需要對CPU、硬盤、顯示器進行相應的記錄管理，這時就需要對附屬卡片的管理功能。在本模塊中提供的附屬卡片錄入功能可滿足此類實際管理需要。在圖 2.121中選擇“附屬卡片”選項卡即可進行附屬卡片的錄入。見圖 2.122：圖 2.122設置附屬卡片窗口窗口中的附屬卡片號由系統(tǒng)自動生成

34、，結構為“主卡代碼順序號”，但允許用戶修改。對于一張主卡，可以同時擁有多張附屬卡片，單擊“插入”可以錄入多張附屬卡片。 注意：所有附屬卡片的原值之和不能大于主卡的原值。5、卡片“自定義卡”內容也可根據實際需要選擇輸入。在設置“自定義卡”前，得預先通過“卡片自定義頁屬性設置”子菜單設置好該類別固定資產的自定義屬性，否則系統(tǒng)提示“該類固定資產自定義屬性尚未設置！”。6、設置完畢，單擊“存入”按鈕進行存盤。2.13 初始完成確認初始卡片錄入完畢后，就可以對固定資產管理系統(tǒng)進行初始完成確認。初始完成確認包括選擇啟用月份和對以上設置的基礎數據進行合法性、正確性檢測操作。在用戶確定了啟用日期后，系統(tǒng)將進行

35、詳盡的數據檢測工作，檢測的內容包括：1、 卡片代碼檢測：系統(tǒng)會自動檢測卡片代碼的合法性。2、卡片啟用日期：系統(tǒng)會根據初始啟用日期檢測與卡片的啟用日期是否相符合。3、科目設置：系統(tǒng)檢測固定資產卡片科目、折舊科目、費用科目是否設置，是否準確。4、科目余額：系統(tǒng)將檢測已錄入的固定資產卡片的原值總值與賬務處理系統(tǒng)中的固定資產科目初始余額值是否相等。在數據檢測的過程中，系統(tǒng)一旦發(fā)現有錯則給出錯誤信息，此時用戶就應該根據系統(tǒng)提供的報錯信息進行相應的修改操作。在各項數據都通過檢測后，系統(tǒng)會彈出數據備份窗口，強烈建議用戶執(zhí)行該步操作，以供初始化完成后反悔。初始化完成以后，固定資產卡片內的代碼、原值、折舊法、累

36、計折舊等信息將不能再修改?！俺跏寂c設置”菜單中的有些功能仍可以使用，如增加固定資產類別，添加摘要內容，增加部門信息等。初始化完成之后，主菜單“日常輸入”、“月結處理”和“查詢打印”被激活，即可使用了。2.14 基礎數據導入導出基礎數據導入導出包括“基礎數據導入”和“基礎數據導出”2個子菜單。2.14.1 基礎數據導入單擊“基礎數據導入”子菜單，彈出“基礎數據轉入”窗口，用戶只需輸入基礎數據來源目標路徑，選擇好基礎數據轉入選項即可。2.14.2 基礎數據導出單擊“基礎數據導出”子菜單，彈出同基礎數據導入基本相同的窗口。只不過通過該窗口是將基礎數據傳出到其它目標并進行存儲操作而已。第3章 日常輸入

37、3.1 錄入本月工作量錄入本月工作量是針對使用工作量法的卡片，提供錄入當月工作量的功能。對于使用工作量法進行折舊計提的卡片，必須在折舊計提前將該卡片在本月中所分攤的工作量進行錄入，軟件就會按照總工作量來進行折舊的計提。另外，通過“卡片”按鈕可以查看當前選中的固定資產的詳細資料；通過“篩選”按鈕可以按照部門對當前卡片進行篩選，快速過濾出所需的記錄。 提示：如果系統(tǒng)中不存在采用工作量法進行核算的固定資產，則系統(tǒng)將屏蔽“錄入本月工作量”菜單；如果用戶在系統(tǒng)初始化后通過“固定資產變動”增設了使用工作量法進行折舊計提的固定資產，也只有該固定資產通過“復核、入賬”后，系統(tǒng)才加入該菜單。3.2 折舊計提所有

38、在用的固定資產必須每月計提一次折舊，軟件會根據每一種固定資產所設定的折舊方法，自動計算出本月的折舊來，在計算出折舊以后，屏幕上還將列出固定資產卡片上的月折舊額供對照，由用戶決定是否入賬。系統(tǒng)自動計提折舊時將遵循以下幾條原則：1、不在用、或已完成折舊的固定資產不再計提折舊；2、未提足折舊提前報廢的固定資產，也不再補提折舊；3、以經營租賃方式租入的固定資產不再計提折舊；4、在建工程項目交付使用以前的固定資產不再計提折舊；5、本月增加的固定資產本月不計提折舊，而是從下一個月開始折舊；6、本月減少的固定資產本月仍計提折舊；7、保證每種固定資產折舊后的累計折舊總額不超過“原值 - 預計殘值(凈值不低于殘

39、值)”；8、某一固定資產一旦計提完折舊，其“使用狀況”將自動被置為“已完成折舊”，以后不再計提折舊。在“工作量錄入”窗口，如果卡片中的科目代碼呈紅色，這表示該固定資產折舊費用從其它項目分攤，并且是按照科目進行分攤?？ㄆ袔в小?”，表示該固定資產進行費用分攤。在有的時候，有的卡片會出現計算出的本月折舊和卡片上的月折舊額不一致的現象，這是由于該固定資產的已用月數剛好是整年，軟件已自動調整了計算誤差，凡是有這種情況，屏幕上以醒目的紅字提示，并允許用戶再作調整。折舊計提以后，應該點擊“入賬”按鈕以表示正式確認本月的折舊計提。如果選擇“退出”，則本次所計提的折舊無效，需要重新計提折舊?！肮潭ㄙY產折舊計

40、提表”窗口中還有“審核/取消審核”、“折舊預測”、“按部門排序”、“卡片”、“重新計提”、“暫存”等功能按鈕可以使用。¤“審核/取消審核”：當用戶在“初始與設置選項”中啟用了“固定資產需在審核后計提”選項功能后，這就意味著在總公司財務主管正式計提前，得先由各分公司或部門的操作人員先對折舊進行審核，只有當所有的分公司或部門都已經過審核后才可以入賬。系統(tǒng)也提供“取消審核”功能。¤“折舊預測”可以對當前所有在用的固定資產卡片在未來一段時間內的可提折舊額進行一個預測統(tǒng)計。但是對于采用工作量法計提折舊的固定資產，預測只供參考。啟用了“折舊預測”功能后，系統(tǒng)將屏蔽“重新計提”、“暫存”

41、和“入賬”功能，同時該按鈕切換為“當月折舊”，單擊它，系統(tǒng)又回到折舊預測前的狀態(tài)。¤“暫存”就是將當前所計提的折舊暫時保存起來，并沒有真正進行折舊的計提工作。在入賬過程中，系統(tǒng)會讓您確認是否生成轉賬憑證。入賬后，本月“計提折舊”子菜單不可再用。說明：1、如果設置了操作員的部門權限（該步操作在本系統(tǒng)“系統(tǒng)服務操作員權限管理”中執(zhí)行）之后，則擁有折舊計提權的人員變成為擁有所有部門操作權限的操作員，只有這樣的操作員才可以進行折舊的計提工作。另外在折舊計提時，如果在選項中設置了“固定資產需在審核后計提”選項的話，則在折舊計提前，需要由每個擁有相應部門權限的操作員對本部門的卡片進行折舊審核后方

42、可將所計提折舊進行入賬操作。2、如果本月折舊已經計提，則本菜單為灰色，無法再運行。3.3 固定資產變動固定資產的變動包括購置、損毀、盤盈盤虧、清理、大修、報廢、停用、啟用等，為了便于管理，本系統(tǒng)將固定資產的各種變動情況歸納為以下幾種：固定資產增加（包括成批錄入、新錄入和從當前卡片復制）固定資產減少固定資產轉移固定資產科目變動固定資產拆分固定資產重估固定資產計提減值準備盤盈盤虧停用、封存、啟用停用（計提）、啟用固定資產卡片其它內容修改費用分攤設置在本月折舊計提以前，固定資產變動項目中只有固定資產增加、盤盈、卡片其它內容修改這幾項是允許的，其他如固定資產減少、轉移、拆分、原值變動、計提減值準備、盤

43、虧、停用、封存、啟用各項都呈灰色，表示這幾項在折舊計提以前不起作用。這樣安排的目的是為了遵循本月增加的固定資產本月不折舊、本月減少的固定資產本月仍折舊的原則。下面介紹固定資產變動的具體操作：單擊“日常輸入固定資產變動”，首先彈出“檢索條件窗口”，單擊窗口中的“選項”按鈕，彈出下拉菜單欄，見圖 3.31：圖 3.31查詢方法如圖所示系統(tǒng)提供多種查詢方式：簡單查詢、復合查詢、多部分查詢和自定義內容查詢。您可以根據需要自由切換查詢方式，以便更加準確的找到你所要進行變動的卡片。另外，該檢索條件窗口中的“分攤標志”選項提供三種檢索情況，1、選中表示僅檢索分攤的，2、不選中（字體顏色藍）表示檢索除分攤外的

44、記錄，3、不選中（字體顏色黑）表示不檢測分攤的記錄。該檢索窗口中有的選項后面帶有“*”或“*”，表明該選項提供模糊查詢。例5：在檢索條件“卡片代碼”中輸入“1”，進行查詢，則查詢結果將羅列出所有卡片號為1開頭的固定資產。說明： 在檢索條件窗口中不輸入任何檢索條件，直接點擊“確認”，系統(tǒng)默認羅列出所有固定資產卡片。確認了檢索條件后，便進入了“固定資產卡片列表”窗口，窗口中有的卡片號中帶有“%”，表明該固定資產卡片進行了費用分攤；卡片號中帶“#”表明該固定資產卡片未審核。在此窗口的工具欄上，用戶可以發(fā)現沒有“增加”、“刪除”和“修改”功能按鈕，窗口中卡片的變動操作都是通過選中卡片同時單擊鼠標右鍵后

45、彈出的下拉菜單欄中的所有菜單實現，見圖 3.32或圖 3.323： 圖 3.32 圖 3.33 說明：如果當月未計提折舊，系統(tǒng)提供的變動功能如圖3.3-3所示；反之，如圖 3.32所示。3.3.1 固定資產增加“固定資產增加”包括購置、自建、融資租入、投資人投入和接受捐贈等情況。固定資產新增并且被系統(tǒng)存入以后，便反映到固定資產卡片列表窗口中，此時該固定資產的卡片號中帶有符號“#”表明該卡片未審核，還需要進一步復核確認。增加固定資產有多種方式：可選擇下拉菜單欄中的“1.成批錄入”、“2.固定資產增加（新錄入）”和“3.固定資產增加（從當前卡片復制）”。3.3.1.1成批錄入成批錄入一次可以新增多

46、張卡片，窗口中每一行就是一張完整的卡片。并且支持從其他文件直接轉入的功能。在此操作窗口中進行復制與刪除操作時，支持多行操作，行選擇支持Shift、Ctrl組合鍵的使用。“轉入”按鈕實現從其他文件直接導入固定資產卡片數據。該功能支持TXT、DBF格式，以擴展名來區(qū)分這兩種格式。TXT格式要求兩個字段之間用TAB分隔符隔開。轉入格式如下：內容長度(字節(jié))或小數位數要求、注釋固定資產代碼20存在該固定資產類別固定資產名稱30科目代碼20存在該科目部門代碼8存在該部門原值.2預計殘值.2預計使用年限.0月折舊率.3月折舊額.2已使用月數.0累計折舊.2規(guī)格16存放地點20數量4計量單位12產地16來源

47、10備注200入賬日期年份,月份自動改變啟用日期日期格式必須與系統(tǒng)設定一致生產日期序號15注意'自動生成序號'使用狀況.0空值將自動設為'在用'(對應表)1'在用'2'未使用'3'不需用'4'停用、封存'5'逾齡'6'停用（計提）'折舊方法.0(對應表)1'平均年限法'2'作業(yè)量法'3'年數總和法'4'雙倍余額法'9'不折舊'3.3.1.2固定資產增加（新錄入）固定資產增加（新錄入）是指進

48、行固定資產卡片的新增錄入的操作，如新購固定資產、接受捐贈的固定資產等等，卡片的內容需要完全重新錄入。具體錄入操作方法可參見“2.12 初始卡片錄入”小節(jié)。3.3.1.3固定資產增加（從當前卡片復制）固定資產增加（從當前卡片復制）是新錄入的一種增強功能，即新增卡片與系統(tǒng)內某張卡片的卡片內容大體相同時可以使用該功能。使用該功能時，在卡片錄入窗口中的大部分內容與所復制的卡片相同。這樣可以大大減少了錄入的工作量，避免重復錄入。 提示：復制時，系統(tǒng)將同時復制固定資產附屬卡片中的所有信息。3.3.2 固定資產減少“固定資產減少”包括被盜、報廢、清理、調撥、出售、損毀等情況。進行固定資產減少處理時，首先在固

49、定資產變動窗口中選中本月要減少的固定資產，然后單擊下拉菜單欄中的“固定資產減少”菜單，便可進入固定資產減少窗口（見圖 3.34）：圖 3.34固定資產減少窗口3.3.3 固定資產轉移“固定資產轉移”在此定義為部門之間的轉移。在操作窗口中，必須輸入轉移至部門和選擇本月折舊費計入部門（注：所錄入的內容直接影響折舊按部門進行統(tǒng)計時的數據），摘要和入賬日期可根據需要輸入。3.3.4 固定資產科目變動單擊“固定資產科目變動”，彈出固定資產科目變動窗口。此窗口中，必須輸入科目代碼和選擇本月折舊費計入科目（1.轉移前的科目代碼、2.轉移后的科目代碼），摘要和入賬日期可根據需要輸入。3.3.5 固定資產拆分“

50、固定資產拆分”在此即指對該固定資產原值的拆分。在實際業(yè)務中可能會碰到暫估入庫的卡片，例如新建的辦公樓尚未完工，但實際已經投入使用當中，這時可以在固定資產管理系統(tǒng)中錄入一張暫估的卡片，當辦公樓竣工后，整幢辦公樓實際上就是由許多張不盡相同的卡片組成，這時就需要對該卡片進行拆分。拆分后的卡片有可能不只有一張卡片，而且卡片原值也會發(fā)生變化。拆分窗口中默認顯示被拆分固定資產卡片的所有信息，但系統(tǒng)允許用戶修改已有的所有內容，即在此窗口中的操作可類似于新增一張固定資產。修改了“原值”后，然后單擊“插入”按鈕，在窗口中原有記錄的下方會出現一空白行，輸入相應內容，這樣原來的固定資產被分為二張，您還可以再插入，直

51、至將原有固定資產拆分到滿足您需要為止。完成卡片拆分后，系統(tǒng)會自動提示生成相應的財務憑證，以確認本次變動的原值發(fā)生額和累計折舊發(fā)生額。注意：拆分后的固定資產卡片原值之和可以與被拆分固定資產卡片原值不同。3.3.6 固定資產重估企業(yè)已經入賬的固定資產，在一般情況下，不得任意變動其價值，但確需對其進行價值重新估價時，一般可從以下幾方面對其進行調整。1、原值變化2、使用年限變化3、原值和使用年限同時變化進入“資產重估”窗口以后，系統(tǒng)分為左右兩屏顯示，左屏提供了該固定資產變動前的參考數據，右屏要求錄入變動后的數據，包括摘要、變動后的原值和使用年限等內容，輸入內容會因為采用的折舊方法不同而有所不同。根據新

52、會計制度停用或者逾齡的固定資產可以進行資產重估。圖 3.353.3.7 固定資產計提減值準備企業(yè)中的有些固定資產會由于市價持續(xù)下跌，或技術陳舊、損壞、長期閑置等原因而導致其可收回金額低于賬面價值，此時就應將其中可收回金額低于賬面價值的差額作為減值準備進行計提。系統(tǒng)可根據用戶輸入的市值或減值準備值進行計提。如果用戶輸入的是市值，則系統(tǒng)首先會搜索出該固定資產的賬面價值，然后根據兩者之間的差額進行預提；如果輸入的是減值準備值，則系統(tǒng)將直接采用此數據進行預提。3.3.8 盤贏、盤虧企業(yè)在對固定資產進行清查的過程中，如果發(fā)現有盤盈、盤虧的固定資產，便可通過下拉菜單欄中的“盤盈”、“盤虧”菜單進行登記，以

53、確保固定資產核算的真實性，充分挖掘企業(yè)現有固定資產的潛力。“盤盈”、“盤虧”的處理類似于固定資產增加、減少的處理，在此不再贅述。3.3.9 停用、封存、啟用固定資產在其使用過程中，往往會因為種種原因（如修理）使固定資產處于啟用停用再啟用再停用或封存的狀態(tài)，在本系統(tǒng)中可通過該菜單控制固定資產的使用狀態(tài)。根據新會計制度，季節(jié)性停用、大維修停用的資產支持計提折舊。圖 3.363.3.10 停用（計提）、啟用“停用（計提）、啟用”是針對已停用但仍需計提折舊的固定資產而言的，操作方法與“停用、封存、啟用”菜單相同。3.3.11 固定資產卡片其它內容修改“固定資產其它內容修改”用于修改諸如“規(guī)格”、“存放

54、地點”等等與折舊無關的內容。只要窗口中相應項目的底色不為灰色，都可以對該內容進行相應的修改，當然在修改之前需要擁有相應的權限。3.3.12 費用分攤設置本系統(tǒng)中費用分攤有按部門和按科目兩種方式，用戶在“初始與設置選項設置”中可確定選用哪一種方式。下面介紹以選用“按部門”為例。選中需費用分攤的卡片，然后單擊“費用分攤設置”，見下圖：圖 3.37折舊費用分攤設置窗口圖 3.37如圖 3.37所示，該固定資產所屬的部門為“秘書室”，若其當月的折舊費需要與辦公室分攤，則您還需在“已選入”框中增加“總經理辦公室”和“董事長辦公室”（注：參加費用分攤的部門必須為末級部門）。單擊圖 3.37中的“選項”按鈕

55、，彈出下拉菜單欄，通過它可進行錄入分攤比例、錄入分攤相對數量和是否停止分攤三項功能之間的切換。圖 3.38為了防止錄入員操作錯誤，固定資產按以上介紹的任一方式變動后，都需要進一步復核，準確無誤方可入賬。3.4 修改變動內容該菜單對已發(fā)生了變動的固定資產進行管理和維護。在該“查詢條件”窗口中定義如查詢范圍（包括未復核、已復核）、入賬日期范圍、部門范圍（部門允許多選）以及錄入員等，屏幕根據查詢范圍顯示出本范圍內的變動內容。在“固定資產情況變動表”中還可修改或刪除部分變動內容，下列情況系統(tǒng)不允許再修改：a、已經審核了的變動內容。即打上小紅勾的記錄，表明已審核將不再允許修改。b、變動情況為減少和盤虧的固定資產，不再允許修改。點擊“取消復核”可以對當前選中的記錄行