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文檔簡介
1、財(cái)務(wù)付款程序指引為適應(yīng)公司發(fā)展形式,及時(shí)支付供應(yīng)商、外協(xié)廠家等合作客戶的款項(xiàng),以更好地配合生產(chǎn)、經(jīng)營需求,同時(shí)也為了加強(qiáng)營運(yùn)資金的管理,提高資金使用效率,嚴(yán)格督導(dǎo)公司各相關(guān)部門付款辦理流程的規(guī)范與高效運(yùn)作,財(cái)務(wù)部在此提供了相關(guān)的工作指引。一、 適應(yīng)范圍:本指引適用于各類付款事項(xiàng),如所有原材料、輔助材料、工器具、OEM(委外生產(chǎn))、資產(chǎn)設(shè)備采購、基建裝修、經(jīng)銷商/客戶索賠、退款、一般費(fèi)用報(bào)銷等支付申請,但不包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷(差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷申請適用差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)用報(bào)銷程序指引)。二、 付款辦理時(shí)間收單時(shí)間:逢周五上午:各部門將審批手續(xù)齊全的付款單據(jù)、發(fā)票等交到財(cái)務(wù)部,由財(cái)
2、務(wù)部加以匯總、整理。付款時(shí)間:逢周二上午:財(cái)務(wù)部將整理后的付款匯總表上呈總裁簽批支票辦理支付手續(xù),遇節(jié)假日、財(cái)務(wù)總監(jiān)或總裁出差的則順延至下一期支付。因?yàn)槊總€(gè)月月底財(cái)務(wù)需要處理增值稅發(fā)票掃描、會計(jì)系統(tǒng)月末結(jié)帳等工作,故每月25號-31號不受理增值稅發(fā)票的付款申請。報(bào)銷周期:一般情況下財(cái)務(wù)完成單據(jù)審核工作時(shí)間為三個(gè)工作日,特殊時(shí)間如月結(jié)時(shí)間段則不超過五個(gè)工作日,但單據(jù)不符要求時(shí)退單處理時(shí)間除外。 綠色通道:對于突發(fā)情況下的緊急支付,財(cái)務(wù)部亦建立綠色通道,可予以即時(shí)辦理。但需要:在付款或報(bào)銷申請上注明緊急字樣并簽注理由;由總裁審批。三、 付款單據(jù)填寫指引1付款單據(jù):所有付款申請必須填制“付款申請單”
3、(附表一)。2“付款申請單”填寫指引:“申請人、所屬部門”:由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫其姓名及所屬部門?!吧暾埲掌凇保簩?shí)際填寫本單據(jù)的日期?!柏浛畹狡谌铡保阂篮贤?訂單條款確定的應(yīng)付貨款的最終日期?!坝猛尽保褐副敬胃犊钌暾埖捻?xiàng)目或事由?!案犊钚再|(zhì)”欄目中:“已結(jié)算到期付款”指合同/訂單已執(zhí)行完畢,正式結(jié)算并支付貨款;“有合同預(yù)付款”指按簽訂的合同/訂單條款支付預(yù)付款,經(jīng)辦人有責(zé)任合理保證預(yù)付款的風(fēng)險(xiǎn)水平;“按合同進(jìn)度付款”指合同未執(zhí)行完但按其條款注明進(jìn)度支付的款項(xiàng);“其他”指上述類別之外的付款,如經(jīng)銷商索賠款、退多余貨款等。“匯往單位名稱”:應(yīng)填寫單位全稱,一字不差。并與合同、入庫單、發(fā)票抬頭單位保持一
4、致?!伴_戶銀行及帳號”:老客戶不須填寫,新客戶及有變動的客戶應(yīng)認(rèn)真填寫。“審批審核意見”:由各審核、審批人填寫其審批、審核意見?!案郊垟?shù)”:本申請單后面所附單據(jù)、資料的自然張數(shù)?!吧暾埲恕钡群灻?xiàng)目:在單據(jù)底部由各相關(guān)責(zé)任人親筆簽名。出納在付款辦理完畢后應(yīng)在申請單和所有附件上加蓋“銀行付訖”印章。3. 付款計(jì)劃:為了使財(cái)務(wù)部合理安排、調(diào)動資金,大宗物料采購需制訂付款計(jì)劃,每月的27號前采購部根據(jù)合同/訂單的付款條件編制次月“付款計(jì)劃明細(xì)表”(附表二,由部門總經(jīng)理審批)交財(cái)務(wù)復(fù)核。 4附件要求:屬于預(yù)付款項(xiàng)的的,嚴(yán)格按合同、訂單相關(guān)條款執(zhí)行,無合同或訂單不得申請預(yù)付款項(xiàng);屬于后付款項(xiàng)的應(yīng)附上各
5、項(xiàng)原始單據(jù),一般應(yīng)包括采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗(yàn)收單(驗(yàn)收手續(xù))、發(fā)票、簽呈、使用或品質(zhì)部門確認(rèn)手續(xù)等能證明各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)狀況的文件/單據(jù)。實(shí)際付款時(shí)的的附件要求視乎不同類別及不同情形下的付款審核需要來執(zhí)行。業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門/經(jīng)辦人應(yīng)保證所有單據(jù)核對相符,并按要求粘貼、整理(按標(biāo)準(zhǔn)會計(jì)憑證大小折疊),不需要在發(fā)票背面簽字,相關(guān)簽字手續(xù)在“付款申請單”上完成,正常付款程序無須再寫簽呈,填寫“付款申請單”申請即可)。日常付款業(yè)務(wù)分類及其附件要求列舉如下:1) 材料采購:采購申請單、合同或訂單、入庫單、付款申請單、發(fā)票;需要預(yù)付款項(xiàng)時(shí),應(yīng)附合同/訂單原件、采購申請單;分期執(zhí)行并分期付
6、款的,需附付款申請單(注明合同號)、發(fā)票、入庫單;2) 外協(xié)加工: 需要預(yù)付款項(xiàng)時(shí),應(yīng)附合同/訂單原件;分期執(zhí)行并分期付款的,需附合同/訂單復(fù)印件、廠家生產(chǎn)入庫明細(xì)表(須蓋公章,如果已拉回本公司倉庫則應(yīng)有本公司入庫單)、本次付款產(chǎn)品貨值估算表、OEM訂單付款跟蹤表,并在付款后三天內(nèi)將相當(dāng)于付款額70%的發(fā)票交回財(cái)務(wù)部,余下30%發(fā)票在一個(gè)月內(nèi)交回,“付款申請單”須對應(yīng)并注明訂單號;3)設(shè)備等固定資產(chǎn)采購:設(shè)備等固定資產(chǎn)采購嚴(yán)格在預(yù)算內(nèi)開支(申請單上應(yīng)有預(yù)算編號),并需經(jīng)立項(xiàng)及審批簽呈,審批后首期款需附合同原件及合同審批表;二期款需附合同復(fù)印件、固定資產(chǎn)驗(yàn)收單、發(fā)票,最后一期付尾款需附合同復(fù)印件
7、、資產(chǎn)質(zhì)量確認(rèn)單(附表三),并需要到設(shè)備部門取得固定資產(chǎn)編號方可申請付款。 4)辦公低值資產(chǎn)、專用備品備件、工具器具采購:辦公資產(chǎn)采購應(yīng)附發(fā)票、采購申請單、入庫單;備品備件、工具器具采購付款可參照材料采購執(zhí)行。5)模具制造:首期款需附合同原件及合同審批表或簽呈;二期款需附合同復(fù)印件、發(fā)票、模具驗(yàn)收報(bào)告,最后期余款需附合同復(fù)印件及資產(chǎn)質(zhì)量確認(rèn)單。6)客戶及經(jīng)銷商索賠付款:應(yīng)附事故處理報(bào)告、責(zé)任界定報(bào)告、客戶及經(jīng)銷商索賠申請、客戶及營銷商索賠審批表等。7)一般費(fèi)用支出報(bào)銷:除差旅費(fèi)用與業(yè)務(wù)招待費(fèi)用外,費(fèi)用報(bào)銷填寫“付款申請單”,如有不同費(fèi)用項(xiàng)目請分別在“用途”欄注明項(xiàng)目、金額。 5財(cái)務(wù)部會計(jì)人員在
8、審核無誤后,制單匯總,辦理支付手續(xù)。四、相關(guān)結(jié)算要求1為加強(qiáng)采購工作的監(jiān)督,采購合同/訂單原件由采購中心整理歸檔,而合同復(fù)印件(需連續(xù)編號)由財(cái)務(wù)核對及備查。財(cái)務(wù)部將嚴(yán)格對照合同/訂單審核發(fā)票等單據(jù)的單價(jià)、數(shù)量和交期等重要信息是否相符。2原則上申請付款時(shí)應(yīng)有增值稅專用發(fā)票(預(yù)付款、資產(chǎn)購置、零星采購不作要求,但也應(yīng)有稅務(wù)認(rèn)可的正式發(fā)票)。特殊情況由經(jīng)辦人申請可順延一個(gè)月,但不能按時(shí)拿回則應(yīng)由經(jīng)辦人相應(yīng)承擔(dān)公司的稅款損失,具體承擔(dān)比例根據(jù)實(shí)際情況由公司高層決定。3OEM產(chǎn)品、大宗原材料、外購?fù)鈪f(xié)等結(jié)算必須在簽定合同時(shí)確定結(jié)算方式、結(jié)算日期、合同總金額等項(xiàng)目,并考慮資金成本因素,付款方式、日期以合
9、同協(xié)議、審批報(bào)告為準(zhǔn)。4付款到期日的計(jì)算:以我方驗(yàn)收并開出入庫單的日期為起始日期推算。一個(gè)月內(nèi)分批入庫的,按最后一批入庫日期推算合同規(guī)定的最終付款期限。5與供應(yīng)商的合同、協(xié)議中一般應(yīng)注明質(zhì)保金條款,在與供應(yīng)商停止業(yè)務(wù)往來關(guān)系后的一年內(nèi)結(jié)算完畢,合同中另有約定的從其約定。6結(jié)算方式:由財(cái)務(wù)部根據(jù)資金狀況、結(jié)算成本等情況作出安排。具體方式包括支票、承兌匯票等;7付款信用期:公司要求一般情況下應(yīng)有一個(gè)月以上、爭取2-3個(gè)月的的付款期限;鼓勵供應(yīng)商采用承兌匯票方式結(jié)算,其他條件相同時(shí)采購人員應(yīng)優(yōu)先安排。同一個(gè)月內(nèi)分批送貨的,付款到期日按最后一批入庫日期計(jì)算。8所有付款均由出納到銀行直接辦理,本公司員工
10、不得代供應(yīng)商收受支票、現(xiàn)金;特殊情況下需要采取先付形式的,應(yīng)以備用金支付,金額較大、采購人員需自帶支票購貨的,由經(jīng)辦人填寫“員工借款申請單”(附表四),采購總經(jīng)理確認(rèn)簽字后方可辦理,并要求在業(yè)務(wù)處理完畢后兩個(gè)星期內(nèi)核銷(以郵件上郵局收到日期為準(zhǔn),經(jīng)辦人跨月未核銷的,財(cái)務(wù)部將按個(gè)人借款方式處理)。9內(nèi)部控制:采購、付款等工作是公司最重要的工作之一,公司倡導(dǎo)和信賴員工的自律亦建立必要的內(nèi)部控制程序保證采購、付款等工作的良性運(yùn)作。A建立完整的合格供應(yīng)商檔案,是采購部門的重要工作,亦是加強(qiáng)公司內(nèi)部控制的重要程序(本條款暫不與付款直接掛鉤)。1) 凡日常生產(chǎn)經(jīng)營所需之周期性的采購業(yè)務(wù)必須與合格供應(yīng)商檔案
11、中的供貨商進(jìn)行,不得臨時(shí)尋找。2) 所有經(jīng)過評審合格的供應(yīng)商檔案應(yīng)備份至財(cái)務(wù)部存檔備查。3) 凡年采購金額在10萬以上的采購業(yè)務(wù)必須有三家以上合格供應(yīng)商檔案,10萬元以下的應(yīng)有2家以上供應(yīng)商檔案。4) 供應(yīng)商檔案中應(yīng)有評審表,內(nèi)容包括具體物品規(guī)格名稱建檔時(shí)供應(yīng)價(jià)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)聯(lián)系人名稱地址電話等內(nèi)容。5) 合格供應(yīng)商檔案每半年必須進(jìn)行一次維護(hù)(確認(rèn)更新)。B涉及到計(jì)劃、申請、采購、驗(yàn)收、入庫、付款等業(yè)務(wù)流程的各相關(guān)部門應(yīng)建立必要的內(nèi)部管理程序,以合理控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),所有原始的業(yè)務(wù)單據(jù)包括物料需求計(jì)劃、采購申請單、采購合同/訂單、客戶送貨單、入庫單、驗(yàn)收單(驗(yàn)收手續(xù))、發(fā)票、簽呈、使用或品質(zhì)部門確認(rèn)手
12、續(xù)等應(yīng)建檔管理備查,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自處理。C物料采購允許收貨的溢缺范圍為不超過合同或訂單中規(guī)定采購數(shù)量的±10%。五、付款業(yè)務(wù)流程圖流 程 圖負(fù)責(zé)部門說明合同歸檔/備案整理、復(fù)核相關(guān)請款資料填制“付款申請單”提交發(fā)票及有關(guān)單據(jù)到財(cái)務(wù)部單據(jù)簽收財(cái)務(wù)復(fù)核 對 錯制單/匯總退回采購員公司領(lǐng)導(dǎo)審批 辦理支付手續(xù) 需求部門采購中心采購中心采購中心采購中心采購中心財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部采購中心公司領(lǐng)導(dǎo)財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部1. 采購中心進(jìn)行合同原件歸檔,合同復(fù)印件(需編合同號)由財(cái)務(wù)核對及備查;2. 材料采購人員核對發(fā)票與采購入庫單等是否一致;3. 根據(jù)采購合同按月編制“付款計(jì)劃明細(xì)表”、平時(shí)整理發(fā)票、采購入
13、庫單等填制“付款申請單”(見附表);4. 采購人員將采購合同復(fù)印件(若是有合同的預(yù)付款需提供合同原件)、采購申請單、訂單、采購入庫單、發(fā)票、“付款申請單”逢周五(每月25-31號除外)上午提交到財(cái)務(wù)復(fù)核;5. 財(cái)務(wù)人員對提交的單據(jù)清點(diǎn)后簽收6. 財(cái)務(wù)部手工復(fù)核單據(jù),核對發(fā)票的金額與數(shù)量是否與系統(tǒng)(倉庫在入庫時(shí)已錄入)一致;7. 財(cái)務(wù)部復(fù)核無誤后進(jìn)行請款匯總,有錯的退回采購人員。請款標(biāo)準(zhǔn):一個(gè)月內(nèi)分批入庫的,按最后一批入庫的日期推算合同規(guī)定付款期限為付款到期日。超合同協(xié)議的計(jì)劃外付款、緊急付款由經(jīng)辦部門申請(說明急付的原因,如涉及其他部門的,需有相關(guān)部門的申請書),財(cái)務(wù)部審核,送總裁審批;凡是預(yù)
14、付款的在付款后一個(gè)月內(nèi)必須回發(fā)票;8. 財(cái)務(wù)部匯總后,逢周二將審批表交采購總經(jīng)理審批;9. 領(lǐng)導(dǎo)審批后交審批匯總表到出納處出具支票等;10. 一般情況下所有支票均由出納到銀行轉(zhuǎn)出,特殊情況下采購人員需自帶支票購貨的,由經(jīng)辦部門申請,采購總經(jīng)理確認(rèn)簽字方可自帶劃線支票。附件:單據(jù)格式:附表一:付款申請單附表二:付款計(jì)劃明細(xì)表附表三:資產(chǎn)質(zhì)量確認(rèn)單附表四:員工借款申請單附表一:付款申請單申 請 人申請部門申請日期貨款到期日預(yù)算內(nèi):編號: 預(yù)算外用 途 付款性質(zhì)A. 已結(jié)算到期付款 B. 有合同預(yù)付款 (合同號: )C. 有合同分批付款(合同號: ) D.其他: 發(fā)票號碼附件張數(shù)匯往單位名稱開戶行及帳號申請付款金額仟 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分 ¥審批審核意見申請人: 審批: 會計(jì)復(fù)核: 財(cái)務(wù)審核: 以下由財(cái)務(wù)部填寫:會計(jì)科目類別: 銷售費(fèi)用 管理費(fèi)用 財(cái)務(wù)費(fèi)用 費(fèi)用項(xiàng)目: 生產(chǎn)成本 資本化支出 借方:貸方:11 / 11附表二:付款計(jì)劃明細(xì)表部門: 計(jì)劃期間: 年 月 報(bào)送時(shí)間:編號用款用途采購數(shù)量計(jì)劃用款備注123456789合 計(jì) 申請人: 審批: 會計(jì)復(fù)核: 附表三:資產(chǎn)質(zhì)量確認(rèn)單 編號:申請部門項(xiàng)目內(nèi)容基建、裝修( ) 設(shè)備( )辦公資產(chǎn) ( )模具 ( )其他( )合同編號資產(chǎn)編號
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