物業(yè)公司檔案管理制度

1、物業(yè)公司檔案管理制度物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：一、公司工作人員需要借閱檔案，須 經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量 大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須 持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。物業(yè)公司檔案管理制度第一章總則檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔 案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。第二章 檔案分類_、綜合類（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、 可行性報(bào)告，各種請示、申請報(bào)告、評審意見書、認(rèn)股書等；永久（二）公司編文號(hào)的全部文件；永久（三）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)

2、委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；長期（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、 機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；永久（五）公司的各種請示報(bào)告及上級部門的批復(fù)；永久或長期（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；長期或永久（七）政府各級部門發(fā)送的文件；長期（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其 它研究重大問題的會(huì)議記錄;期（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；長期（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。永久二、經(jīng)營管理類（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；永久（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；短期（四）

3、公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；永久或長期（五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。長期三、財(cái)務(wù)類（一）年度審計(jì)報(bào)告；永久（二）年初預(yù)算報(bào)告；長期（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；長期（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。永久四、人事類（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級批復(fù)；永久（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久（九）介紹信、信函存根、電報(bào)底稿;長期短三）職工獎(jiǎng)懲情況記錄；永久（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有 關(guān)資料；永久（五）勞動(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）;永久（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開支情況資料短期五、行政類（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報(bào)表和資料；永久（二）基建

4、工程的申報(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的 全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；永久（三）購買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。永久六、工程類接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5-10年，短期指 5年以下。第三章檔案保管一、集團(tuán)公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存 檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室 在立卷的基礎(chǔ)上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的要求整理歸檔。二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利 用。三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報(bào)送目錄到檔案 室備案。四、檔案室門窗及檔案

5、柜應(yīng)符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、 防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、 破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施進(jìn)行 處理。六、建立健全檔案進(jìn)、出登記制度，對每年收進(jìn)送出的檔案材料按 照保管期限分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。第四章檔案借閱一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí) 間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止 丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負(fù)責(zé)，不得任意拆 卸、轉(zhuǎn)借、涂

6、改、損壞和泄密。其中的機(jī)密事項(xiàng)只能在檔案室內(nèi)查閱。 如系案件調(diào)查取證需要復(fù)印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準(zhǔn)，外單位 由分管副總裁批準(zhǔn)。四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項(xiàng)規(guī)章制度，自覺辦理 借閱手續(xù)，認(rèn)真填寫檔案使用登記表。第五章立卷歸檔一、公司實(shí)行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔 案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理后交檔案管理人員 歸檔。二、歸檔時(shí)間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存 檔案目錄（包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件），于次年三月底以前移 交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會(huì)計(jì)檔案資料由財(cái)務(wù)部存 檔。三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。第六章其他一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認(rèn)真遵守， 如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟(jì)和行政處罰，造成重大損失者 予以除名，直至追究刑事責(zé)任。二、檔案管理責(zé)任人