會議管理制度修改版

1、1、目的本制度明確規(guī)定公司會議種類、 組織及會務(wù)管理等工作相關(guān)內(nèi)容， 確保會議召開的質(zhì)量和 效率，推動對會議決議的執(zhí)行。2、范圍本制度適用于公司各部門召開的各項(xiàng)會議的組織與管理。3、權(quán)責(zé)3.1 人力資源部協(xié)助公司管理層確定公司會議的種類，組織會議進(jìn)行、以及制定、發(fā)布和 推廣會務(wù)管理相關(guān)制度；3.2 會議主辦部門負(fù)責(zé)各項(xiàng)會議的會議申請、通知、組織、記錄及會議決議催辦落實(shí)完成 工作。4、會議召開原則4.1 高效。凡召開的會議應(yīng)具備必要性，注重實(shí)效，主題鮮明，準(zhǔn)備充分。會議組織者應(yīng) 將會議主持者、議題、議程、時間、地點(diǎn)等安排預(yù)先告知與會者；4.2 精簡。大力精簡會議，盡量縮短會期，減少與會人員，能合

2、并召開的會議要盡可能統(tǒng) 籌合并；4.3 務(wù)實(shí)。把工作重點(diǎn)放在深入實(shí)際， 加強(qiáng)調(diào)研和督查， 集中精力研究和解決實(shí)際問題上， 可采取現(xiàn)場辦公會議等形式，及時協(xié)調(diào)研究解決有關(guān)問題；4.4 節(jié)約。會議召開倡導(dǎo)勤儉節(jié)約，會議地點(diǎn)安排在公司內(nèi)進(jìn)行，特殊情況需經(jīng)公司管理 層批準(zhǔn)，會議所需經(jīng)費(fèi)由主辦部門負(fù)責(zé)申報，人力資源部審核。5、會議分類5.1 公司級會議：主要包括年度員工大會、工作總結(jié)會（月度 / 季度 / 年度）、月度經(jīng)營研 討會、營銷總結(jié)會（季度/年度）、業(yè)務(wù)相關(guān)會議 （如客戶或供應(yīng)商研討會、 洽談會，座談會等） 及各類臨時召開的代表大會；5.2 例會: 公司各一級部門周例會、月度例會；5.3 專項(xiàng)會

3、議：項(xiàng)目研討會、業(yè)務(wù)綜合會 （ 如計(jì)劃協(xié)調(diào)會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會、 生產(chǎn)調(diào)度會、安全工作會等 ）6、會議周期及時間安排會議名稱會議內(nèi)容會議時間會議召集會議主持參會人員會議記錄輸出結(jié)果年度經(jīng)營策略研討會討論年度經(jīng)營策略方向、 目標(biāo)、計(jì)劃。每年2-3月總經(jīng)理總經(jīng)理助理部門經(jīng)理及以上崗,立總經(jīng)理秘書年度經(jīng)營銷策略會 效年度經(jīng)營策略宣貫大會1、年度經(jīng)營策略亙導(dǎo)； 、各部門績效責(zé)任狀簽訂。2丁每年4月總經(jīng)理總經(jīng)理助理公司全體總經(jīng)理秘書1、年度經(jīng)營銷策略大 紀(jì)要；2、年度部門績 責(zé)任狀。工作總結(jié)會1、上月丄作重點(diǎn)及經(jīng)營 成果回顧；2、上月工作 問題及解決辦法研討。乍 次（季/月）第一周周六總經(jīng)理總

4、經(jīng)理助理各部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理秘書1、會議紀(jì)要；2、月 工作中問題及下階段解 決方案。度月度經(jīng)營研討會1、月度各部門各項(xiàng)KP 標(biāo)達(dá)成情況及原因分析;2、次月KPI指標(biāo)調(diào)整和:營重點(diǎn)。久每月5號前總經(jīng)理總經(jīng)理助理各部門負(fù)責(zé)人總經(jīng)理秘書1、上月低績效達(dá)成原 及解決方案；2、次 KPI指標(biāo)設(shè)定。因 月營銷計(jì)劃總結(jié)會1、各大區(qū)、省月度計(jì)戈 達(dá)成情況及原因分析； 、下月營銷計(jì)劃分解；、下月營銷舉措12每月5號前總經(jīng)理營銷總監(jiān)省經(jīng)理大區(qū)總監(jiān) 場部經(jīng)理（主管）銷客服部經(jīng)理（主管'肖部門文員）1、上月營銷總結(jié)得失2、下月營銷計(jì)劃分解3、下月營銷舉措部門周例會次周一下班前部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理營

5、銷周例會上月（周）部門工作總:士次周一下班前口部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理上周（月）工作總結(jié)及下 周（月）工作計(jì)劃第一事業(yè)部周例會及下月（周部門工作計(jì)次周一下班前部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理卜部門月例會戈打當(dāng)月最后一周周末部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理營銷月例會當(dāng)月最后一周周末部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理第一事業(yè)部月例會當(dāng)月最后一周周末部門負(fù)責(zé)人部門指定部門全體部門助理項(xiàng)目研討會1、項(xiàng)目進(jìn)展情況通報； 、項(xiàng)目進(jìn)展問題分析； 、次階段工作安排及分丄23不定期匚項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目負(fù)責(zé)人項(xiàng)目小組全體項(xiàng)目助理項(xiàng)目進(jìn)程及下階段安排非計(jì)劃協(xié)調(diào)會1、上階段各系統(tǒng)計(jì)劃達(dá) 成分析；2、各項(xiàng)KP

6、I達(dá) 分析；3、計(jì)劃溝通事項(xiàng) 安排。成每周二計(jì)劃采購總監(jiān)計(jì)劃經(jīng)理生產(chǎn)接口人營銷. 監(jiān)銷管部經(jīng)理總部門助理1、計(jì)戈U管理問題及解 方案；2、計(jì)劃問題解 責(zé)任人。決 決質(zhì)量分析會每周三生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備會不定期生產(chǎn)協(xié)調(diào)會不定期安全工作會不定期7、會議申報及組織6.1各部門須按照事先規(guī)定的會議時間、與會人員、會議報告內(nèi)容等做好充分準(zhǔn)備參會;6.2會議通知：列入會議計(jì)劃的會議通知由人力資源部統(tǒng)一安排，會議通知須提前一天以 文字或電話發(fā)出。各部自行安排的小范圍會議可自行安排；6.3如召開須上級部門參與的不定期會議，由會議主辦單位根據(jù)工作需要和會議內(nèi)容，向上一級單位提出，提報會議申請單，詳見附件一。經(jīng)上級單位審

7、批，如批準(zhǔn)開會，會前準(zhǔn) 備相關(guān)事宜由會議主辦單位負(fù)責(zé)，同時參照本程序執(zhí)行；6.4會議籌備工作：根據(jù)會議內(nèi)容，由會議主辦部門負(fù)責(zé)組織，會議相關(guān)部門配合完成具 體工作的籌備與落實(shí)（包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會場布置、橫幅標(biāo)識、安全保衛(wèi)、音響、會議通知、 會議方案等）；6.5會議簽到：會議主辦部門應(yīng)事先準(zhǔn)備簽到表、冊。中小型會議實(shí)行個人簽到，規(guī)模較大的會議實(shí)行部門領(lǐng)導(dǎo)簽到。會議結(jié)束時，主辦部門可對各單位的出勤情況進(jìn)行檢查或抽查;6.6 會議文件及會議檔案：全員性會議的文件由主辦部門準(zhǔn)備，會議結(jié)束后，應(yīng)及時將完整的會議文件整理歸檔，按規(guī)定時間移交到人力資源部存檔；一般性工作會議由主辦部門負(fù) 責(zé)會議記錄和紀(jì)要整理

8、，會議紀(jì)要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)后，公布執(zhí)行并發(fā)至相關(guān)部門備忘；6.7 與平級或縱向溝通的不定期會議召開，由會議發(fā)起單位提出并參照本程序執(zhí)行。7、會議要求及紀(jì)律7.1 會議接待由會議主辦部門負(fù)責(zé)，會議召開前 5 分鐘進(jìn)行簽到，須準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)會議人數(shù)并 留存檔案資料，詳見會議簽到表附件三；7.2 會議相關(guān)部門負(fù)責(zé)在會前將與會議相關(guān)的參閱資料及時、準(zhǔn)確分發(fā)至與會人員；7.3 會議記錄由會議主辦部門負(fù)責(zé)記錄；7.4 與會人員應(yīng)做到不遲到，不早退，因故不能參加會議應(yīng)提前向主辦會議部門請假；有 事離開會場需向會議組織者請假；會議期間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，保持會場安靜，不做與會議主 題無關(guān)的事；7.5 會議內(nèi)容有保密事項(xiàng)

9、時，與會者必須嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律；7.6 人力資源部將于會議召開后對會議紀(jì)律執(zhí)行情況（包括會議出勤、請假制度履行情況 及會風(fēng)會紀(jì)情況）在全公司范圍內(nèi)通報。各部門負(fù)責(zé)人要重視對會議紀(jì)律的執(zhí)行，以身作則， 促進(jìn)良好會風(fēng)的形成。8、會后工作跟進(jìn)8.1 主辦部門負(fù)責(zé)整理及下發(fā)會議紀(jì)要 （詳見附件四）及會議決議的催辦；8.2 會后聚餐、娛樂等活動由人力資源部組織、協(xié)調(diào)，會議主辦部門應(yīng)在會議召開前通知 人力資源部，以便提前準(zhǔn)備安排；8.3 會議文件材料的立卷歸檔，建立會議檔案。8.3.1 主辦部門負(fù)責(zé)會議的相關(guān)材料保存，如會議通知、會議議程、簽到表、會議紀(jì)要、 會議報告等文書須一并收集、整理齊全，按一會一卷

10、的立卷方法設(shè)立案卷；8.3.2 部門內(nèi)部會議均需將會議議程、簽到表、會議紀(jì)要、會議報告等文書備份呈報總經(jīng)9、會議室使用管理辦法9.1 管理歸口9.1.1 人力資源部負(fù)責(zé)會議室的統(tǒng)籌管理和協(xié)調(diào)安排使用。9.1.2 日常管理具體：會議室內(nèi)財產(chǎn)的保管、衛(wèi)生保潔、門窗及電器的關(guān)閉、使用交接手 續(xù)辦理、鑰匙交接等。9.1.3 所有會議室的燈光、音響、多媒體投影等的操控工作、日常調(diào)試及報修工作均由網(wǎng) 絡(luò)管理員或總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)。9.2 使用范圍及預(yù)約程序9.2.1 按照“會議管理制度”之規(guī)定，列入每周會議計(jì)劃的會議優(yōu)先編排使用會議室；各 部如需使用會議室一般要提前 1 天向人力資源部申請預(yù)約，以便統(tǒng)籌安

11、排使用。若各部擬預(yù) 約的會議室使用時間與每周列入會議計(jì)劃或已預(yù)定的會議室與臨時性重要會議發(fā)生沖突時， 以重要會議為先。9.2.2 外部租賃會議室主要用于全公司的大型活動及重要會議等，如有特殊活動需要，需 經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)，方可執(zhí)行租用安排。9.2.3 申請使用會議室可在公用盤下載申請表，要求要逐項(xiàng)填寫申請單中各項(xiàng)內(nèi)容，并在 “其它說明”欄中注明參會人數(shù)、需使用設(shè)施等，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用；嚴(yán)禁擅自使用會議室。9.3 使用規(guī)定9.3.1 按照“誰使用誰負(fù)責(zé)”的原則，使用部門須派專人負(fù)責(zé)本部門活動期間的管理及安 全工作。9.3.2 會議期間非與會人員不得隨意進(jìn)入會議室。 ?9.3.3 凡進(jìn)入會議室的人員必須自覺遵守會議室使用管理規(guī)定。講衛(wèi)生，不得喧嘩、不得 損壞公物、不得損壞公用設(shè)施。對于違反本規(guī)定的人員，人力資源部或指定管理人員有權(quán)制 止、教育、直至給予行政處罰