會計電算化教學中常見問題解析

1、會計電算化教學中常見問題解析一、文件的保存與備份常見問題解析（一）文件保存與備份方式。 在金蝶 KIS 標準版財務軟件中， 賬套文件有兩種保存方式，一種是在新建賬套時，自動保存在 C 盤默認目錄下的賬套文件，其擴展名為“ AIS”，例如，新建的 賬套文件名為“技能測試”，則其全名自動默認為“技能測 試.AIS ”，這種類型的文件在金蝶軟件中只要點擊：文件打開賬套，找到“技能測試 .AIS ”文件即可打開。 另一種文件是備份 生成的文件，其擴展名是“ AIB”。在金蝶軟件主界面，點擊： 文件賬套備份即可生成， 例如“技能測試 .AIB ”， 此種類型的 文件需要在金蝶軟件中恢復才可以打開， 首先

2、點擊： 文件賬套 恢復，找到“技能測試 .AIB ”，點擊打開，再點保存，這一過程 其實是將 AIB 文件恢復成了 AIS 文件，之后只要在文件打開賬 套中找到已恢復成 AIS 的文件即可直接打開。（二）文件保存與備份路徑。在整個金蝶 KIS 標準版財務軟 件的操作中， 會有三處提示保存文件 （假設我們將這三份文件都 保存在D盤中以“技能測試”命名的文件夾中），分別是：（1）新建賬套時，輸入文件名后，會生成一個“技能測試.AIS ”文件， 將其保存在D: “技能測試”文件夾中，假如不改變保存路徑， 其默認保存路徑是 C： program files KingdeeKISBZB。（2）初始化完成

3、啟用賬套時，會生成第一個“技能測試 .AIB”備份文件，將其保存在 D: “技能測試”文件夾中，其默認路 徑同 AIS 路徑相同。（ 3）金蝶軟件全部內容操作完成，點擊文 件賬套備份， 會生成第二個“技能測試 .AIB ”備份文件， 仍然 保存在D: “技能測試”文件夾中，因為此文件夾中有同名文 件，系統(tǒng)會提示“文件 D: “技能測試.AIB ”已經(jīng)存在，是否 重命名備份文件為 *2016-01-23.AIB ？”，對以上提示點擊“是”，此時系統(tǒng)會在同一目錄下以當天的日期重命名備份文 件，如果不改變路徑，其備份的默認路徑同上。需要特別注意的 是：這兩個 AIB 文件不僅名字不同， 其內容在恢復

4、打開之后也是 不同的。 第一個 AIB 文件只包含啟用賬套前的所有數(shù)據(jù)，因為賬套一旦啟用， 很多數(shù)據(jù)無法修改， 因此備份這份數(shù)據(jù)以備將來出 現(xiàn)錯誤時使用。 第二份 AIB 文件則包含了賬套中的全部內容， 包 括憑證、賬簿、報表。這是一份完整的備份文件，并且它和新建 賬套時生成的AIS內容完全一致。此時我們檢查 D: “技能測 試”文件夾，發(fā)現(xiàn)里面包含三個文件，一個AIS，兩個AIB，假如少了任何一個文件， 則說明在新建賬套時或兩次備份時都忘記 修改文件保存路徑， 此時只要到其默認路徑 C： program files Kingdee Kis Bzb 中找到即可。二、增加用戶及權限設置常見問題解

5、析金蝶 KIS 標準版系統(tǒng)默認有“系統(tǒng)管理員組”和系統(tǒng)管理 員組的成員“ manager”， 系統(tǒng)管理員組和該組的用戶不用授權， 默認擁有所有權限， 但其默認的是“當前用戶”。 在這里“所有用戶”指能處理所有用戶錄入的業(yè)務單據(jù)， “本組用戶”只能處 理本組用戶錄入的業(yè)務單據(jù)， “當前用戶”只能處理本人錄入的 業(yè)務單據(jù)。 因此要授予系統(tǒng)管理員權限的話， 必須注意授予所有 權限的同時， 點選“所有用戶”選項， 這樣即使是其他人做的憑 證，本人也可以看到。 如果我們在以 Manager 作為用戶時無法查 詢記賬憑證，說明錄入記賬憑證時用戶不是Manager,而是其他用戶。且對Manager進行相應的

6、授權時授權范圍沒有選擇“所有 用戶”，因此查看不到憑證，此時只需對Manager授權為“所有 用戶”即可。如果以 Man ager作為用戶時無法查詢自定義報表， 則有兩點可能：一是系統(tǒng)默認 Manager權限時我們還沒有新建自 定義報表，二是沒有授權Manager為“所有用戶”。此時也要對 Man ager重新授予所有權限，選擇所有用戶即可。作為系統(tǒng)管理 員除了有各種業(yè)務操作權限外， 最主要的還有增刪用戶， 為用戶 授權等。除此之外，當我們啟用賬套后，系統(tǒng)維護中有些內容的 修改，例如會計科目、核算項目、賬套選項等都只有Ma nager才可以完成。反結賬、反過賬也只有 Ma nager才可以完成

7、。因此， 在用戶管理時要特別注意以下三點：（ 1）身份（管理員還是操 作員）；（ 2）權限范圍（所有用戶還是當前用戶）；（ 3）授權 對象（授權哪些模塊的操作權限）。三、建賬過程中常見問題解析 建賬是指在電腦中建立一個企業(yè)或單位保存財務資料的文 件，稱之為“賬套”。 在建賬過程中一些賬套參數(shù)在建賬完成后是不可以修改的，例如行業(yè)性質、啟用日期等。建賬過程中的常 見問題有：（一）行業(yè)性質選錯。如在前面選擇了某個行業(yè)的預設會計 科目，則一級科目代碼長度由系統(tǒng)給出，用戶無法修改。例如選 擇工業(yè)企業(yè)，系統(tǒng)會默認一級代碼長度為 3，選擇企業(yè)會計制度 或新會計準則，系統(tǒng)則默認一級代碼長度為4。會計科目的級別

8、以及各級長度的確定， 應綜合考慮各方面的因素， 既要便于操作， 又要為今后的發(fā)展留有余地。 因為一旦新建賬套完成， 所設定項 目均無法再做任何修改。（二）賬套啟用日期錯誤。賬套啟用日期是指用戶開始使用 金蝶 KIS 處理賬務數(shù)據(jù)的那一個期間， 即用戶開始輸入數(shù)據(jù)的那 一個年月時間。 此日期一旦錯誤， 在完成建賬工作后將無法再做 修改，只能重新建賬。四、系統(tǒng)初始化過程中常見問題解析（一）賬套選項。賬套選項 - 憑證設置時一定要勾選“憑證 保存后立即新增”， 否則在錄入記賬憑證后點保存按鈕后， 還需 要操作調出一張新的空白憑證。賬套選項 - 高級選項設置時一定 要勾選“允許核算項目分級顯示”，否則

9、在設置核算項目 - 部門 時，如果有上下級關系的部門， 則要輸入此部門的上級部門代碼， 系統(tǒng)會顯示“根據(jù)系統(tǒng)在賬套高級選項中的設置， 不允許分級設 置核算項目”。例如，在輸入核算項目 - 部門-0201 財務科時， 由于存在上級部門 02 行政部，因為未勾選“允許核算項目分級顯示”，就會出現(xiàn)提示。 （二）會計科目設置。當核算 單位需要的會計科目與會計科目表不一致時，選擇修改會計科 目。例如：核算單位需要的是銷售費用，而會計科目表中是營業(yè) 費用，此時，我們可以選擇修改會計科目。再例如：核算單位對 主營業(yè)務收入科目需要設置多核算項目， 分別是往來單位、 職員、 庫存商品，此時也要將科目表中的單一核

10、算項目或無核算項目進 行修改。 如果在錄入期初數(shù)據(jù)后發(fā)現(xiàn)會計科目設置有誤， 必須將 該科目的期初數(shù)據(jù)刪除， 才可以修改會計科目屬性。 如果在啟用 賬套后，對已經(jīng)發(fā)生業(yè)務的會計科目再要求修改核算項目屬性 時，可參照以下方法： 一是刪除相關業(yè)務資料， 反過賬或反結賬， 再修改會計科目屬性。二是將該科目余額調整為0。需要注意的是，對關系到該科目以前的業(yè)務資料不可刪除， 否則系統(tǒng)將出現(xiàn) 不可預料的錯誤。（三）試算平衡表不平衡。初始數(shù)據(jù)錄入結束后，點擊試算 平衡表，系統(tǒng)提示“試算平衡表不平衡”。 此時原因有以下幾點： 一是在錄入數(shù)據(jù)過程中將相關數(shù)據(jù)錄入錯誤；二是數(shù)據(jù)錄入正 確，但相關科目借貸方向錯誤，

11、例如誤將壞賬準備余額方向記為 借方。如果初始數(shù)據(jù)錄入過程中，系統(tǒng)提示“科目5101 下設的核算項目數(shù)據(jù)不平衡”，那么表示 5101 主營業(yè)務收入賬戶錄入 數(shù)據(jù)時出現(xiàn)了問題， 原因在于科目設置時， 主營業(yè)務收入設置為 多核算項目，例如多核算項目分別為：往來單位、部門、職員。 在賬套初始化數(shù)據(jù)處理時， 對多核算項目科目錄入的目的是從不 同的核算角度來查看打印賬務數(shù)據(jù)，所以， 5101 主營業(yè)務收入 與其多核算項目（往來單位、部門、職員）的科目余額、累計借 方、累計貸方必須存在以下恒等關系式： 5101=5101- 往來單 位=5101- 部門=5101- 職員 。如果不存在上述關系，系統(tǒng)將 提示：

12、“科目 5101 下設的核算項目數(shù)據(jù)不平衡！”因此，要保 證初始數(shù)據(jù)試算平衡，一定要檢查是否將所有的本位幣、外幣、 輔助賬、 數(shù)量金額賬、 固定資產等全部數(shù)據(jù)錄入完畢并保證數(shù)據(jù) 的正確性，才能進行總賬數(shù)據(jù)的試算平衡。五、日常業(yè)務處理中常見問題解析 （一）憑證處理。會計憑證處理包括憑證的錄入、換人審核 及記賬處理，在會計憑證處理的過程中常見的問題有：（1）憑證錄入后無法保存。 檢查憑證的錄入日期， 如果制單日期在當前 的會計期間之前， 則系統(tǒng)不允許輸入并保存。 或者是由于憑證字 選錯導致無法保存， 例如銀行提現(xiàn)應設置為付款憑證卻誤記做收 款憑證， 則系統(tǒng)無法保存， 只有修改為正確的憑證號后才可以

13、保 存。（ 2）錄入記賬憑證時憑證字為灰色，無法選擇憑證字。原 因在于在賬套選項 - 憑證標簽頁中未選定“憑證需要憑證字”選 項，則此處的“憑證字”輸入欄將被隱藏，不會顯示出來。我們 可以通過點擊系統(tǒng)維護 -賬套選項 -憑證功能，勾選憑證字的相關 設定完成憑證字新增或者修改操作。（ 3）憑證無法審核。如果 憑證錄入與憑證審核由同一人擔任， 系統(tǒng)會拒絕審核簽章， 并給 出“制單與審核不能是同一個人”的提示信息。（ 4）憑證不能 過賬。一是因為在系統(tǒng)維護 -賬套選項 -憑證標簽頁中選定“憑證 過賬前必須經(jīng)過審核”的選項， 而此憑證卻并未審核， 此時只要 將憑證審核或者不勾選“憑證過賬前必須經(jīng)過審核”即