招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理探討

1、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理探討摘要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷增長(zhǎng)，政府、企業(yè)投資規(guī)模不斷的擴(kuò)大，招投標(biāo)市場(chǎng)的內(nèi)容不斷豐富，招投標(biāo)活動(dòng)范圍更加普及，招投標(biāo)已成為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要內(nèi)容，招標(biāo)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，也伴隨著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)，代理機(jī)構(gòu)應(yīng)重視自身存在的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范，建立自身的風(fēng)險(xiǎn)管理體系。 關(guān)鍵詞：招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)；風(fēng)險(xiǎn)管理；企業(yè)管理；服務(wù)質(zhì)量 招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)是指受招標(biāo)人委托，代為從事招標(biāo)組織活動(dòng)的中介機(jī)構(gòu)。2000年中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施以來(lái)，中國(guó)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)快速發(fā)展起來(lái)，從事招標(biāo)代理的人員隊(duì)伍不斷的壯大，招標(biāo)代理的市場(chǎng)機(jī)會(huì)顯得很誘人，也給人感覺(jué)不需要多大的資本投入就可以獲取很高的回報(bào)，實(shí)際上

2、，在這高回報(bào)、高利益的背后也伴隨著高風(fēng)險(xiǎn)，招投標(biāo)行業(yè)本身就是個(gè)高風(fēng)險(xiǎn)的行業(yè)，特別是工程招投標(biāo)領(lǐng)域也是貪污、賄賂、腐敗等職務(wù)犯罪案件的高發(fā)區(qū)，而招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在整個(gè)的招投標(biāo)過(guò)程中的重要作用，難免的就會(huì)涉及其中。因此作為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)行業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)要有高度的認(rèn)識(shí)和重視，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)或危機(jī)，往往都是致命的，可能會(huì)使招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)面臨直接取消資格的風(fēng)險(xiǎn)，不管是投標(biāo)人的投訴、監(jiān)管部門(mén)的處罰、或者是項(xiàng)目委托人可能發(fā)生的連帶風(fēng)險(xiǎn)。所以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該把風(fēng)險(xiǎn)管理放在公司發(fā)展的第一位，同時(shí)處理好風(fēng)險(xiǎn)管理和業(yè)務(wù)發(fā)展的之間的關(guān)系。 隨著招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷的增加，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈，監(jiān)管部門(mén)的政策也在不斷的

3、更新變化，這就要求招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)自身所處的環(huán)境和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)該有充分的評(píng)估和分析，根據(jù)公司自身的情況，提升自己的內(nèi)部管理水平和業(yè)務(wù)水平，應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的環(huán)境的變化，提高自己的風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，打造屬于公司自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。現(xiàn)以福建省的招標(biāo)代理市場(chǎng)為例，分析招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存在的風(fēng)險(xiǎn)以及問(wèn)題，并提出招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)管理體系，作為探討。 一、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)存在的風(fēng)險(xiǎn) （一）外部風(fēng)險(xiǎn) 1.政策環(huán)境變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。福建省的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項(xiàng)目采取的是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)比選辦法，指由主管部門(mén)通過(guò)對(duì)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的資格、能力、業(yè)績(jī)、信譽(yù)等情況進(jìn)行綜合比較，從中優(yōu)選前二十名招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)

4、進(jìn)入名錄庫(kù)，招標(biāo)人從名錄庫(kù)中公開(kāi)隨機(jī)抽取招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)并委托其代理建設(shè)工程招標(biāo)事宜。而2010年6月發(fā)布的福建省房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)比選辦法比2007年比選辦法（試行）的主要內(nèi)容發(fā)生了重大的變化，調(diào)整省級(jí)名錄庫(kù)比選的評(píng)分內(nèi)容和分值，取消總分100分的限制；特別是對(duì)于代理機(jī)構(gòu)的業(yè)績(jī)采取了不封頂?shù)淖龇?，這使得進(jìn)入2010年的名錄庫(kù)的名單發(fā)生很大的變化，從目前公示的名單中原有的前二十名機(jī)構(gòu)有八名從名錄庫(kù)中出局。同樣的福州市的福州市的房屋建筑和市政基礎(chǔ)設(shè)施工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)比選辦法采取了上述的變化。 這對(duì)于從名錄庫(kù)出局的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，簡(jiǎn)直是災(zāi)難性的風(fēng)險(xiǎn)，一般情況下省市

5、名錄庫(kù)的抽簽項(xiàng)目會(huì)占到一個(gè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的招標(biāo)代理服務(wù)費(fèi)收入的70%以上。對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)不可避免的出現(xiàn)大幅的業(yè)務(wù)下滑，從而造成惡性循環(huán)，難有機(jī)會(huì)再進(jìn)入名錄庫(kù)。這些招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的生存將受很大的威脅。當(dāng)然對(duì)于那些能進(jìn)到名錄庫(kù)的新成員來(lái)說(shuō)，把握了時(shí)機(jī)，化威脅為機(jī)遇，應(yīng)該說(shuō)這些新成員更具有憂(yōu)患和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。所以對(duì)重大政策變化帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)會(huì)把握充分與否，將對(duì)公司的生存產(chǎn)生重大的影響。 2.招投標(biāo)方式、形式的變化。隨著電子商務(wù)和管理信息化的迅速發(fā)展，建設(shè)工程電子招投標(biāo)近年來(lái)在全國(guó)各地快速推開(kāi)。建設(shè)主管部門(mén)對(duì)此高度重視，更加快了電子招投標(biāo)的推廣步伐，電子招投標(biāo)在健全社會(huì)監(jiān)督機(jī)制、轉(zhuǎn)變政府監(jiān)督方式、規(guī)范招

6、投標(biāo)秩序上起到了重要作用。隨著電子化招投標(biāo)的逐步實(shí)施，投標(biāo)人采取電子平臺(tái)上下載或上傳招投標(biāo)文件，福建省、福州市市場(chǎng)的項(xiàng)目標(biāo)書(shū)、圖紙將銷(xiāo)售逐步取消，導(dǎo)致招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收入大幅的降低。 3.監(jiān)管部門(mén)不同的程序規(guī)定帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。主要是來(lái)自項(xiàng)目所在行業(yè)的主管部門(mén)在招投標(biāo)過(guò)程中不同的監(jiān)督機(jī)構(gòu)的監(jiān)督程序規(guī)則，而且不同行業(yè)的招標(biāo)項(xiàng)目都有不同的政府主管部門(mén)，如工程建設(shè)、交通、電力、電信在招投標(biāo)的程序和規(guī)則都不盡相同，同行業(yè)省級(jí)和市級(jí)的主管部門(mén)在管理的手段、程序和方法也存在差異，比如福建省、福州市以及福州市各縣、區(qū)也存在差別，容易出現(xiàn)因違反招標(biāo)程序、不熟悉相關(guān)規(guī)定而受到處罰或者是投訴的狀況等等，這些都有可能會(huì)使招標(biāo)

7、機(jī)構(gòu)面臨風(fēng)險(xiǎn)。 （二）內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn) 1.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程管理上的風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)招投標(biāo)法以及福建省招投標(biāo)條例規(guī)定，招標(biāo)代理的業(yè)務(wù)流程有一套非常規(guī)范的操作的流程，一般包括：簽訂委托招標(biāo)代理合同（了解業(yè)主的需求）編制招標(biāo)方案發(fā)布招標(biāo)公告、出售招標(biāo)文件標(biāo)前答疑、發(fā)補(bǔ)充通知投標(biāo)人編制投標(biāo)文件組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)截標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)提交評(píng)標(biāo)情況報(bào)告確定中標(biāo)人后公示、發(fā)中標(biāo)通知書(shū)簽訂合同。 但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，往往任何一個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)出現(xiàn)突發(fā)的狀況或者難以預(yù)料的情況，比如在代理機(jī)構(gòu)與業(yè)主簽訂委托代理合同后，由于行業(yè)的不同，“隔行如隔山”，代理機(jī)構(gòu)所服務(wù)的業(yè)主中，很大一部分人對(duì)招投標(biāo)工作不了解，有一些招標(biāo)人具備了較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)

8、的知識(shí)，但對(duì)招標(biāo)程序缺乏了解，或者跟上最新的形式變化和政策，還常常會(huì)提出比如像提高投標(biāo)人的門(mén)檻、縮短招標(biāo)公告時(shí)間的問(wèn)題，還有國(guó)有投資項(xiàng)目的招標(biāo)人組建評(píng)標(biāo)委員會(huì)，提供專(zhuān)家，并成立評(píng)標(biāo)委員會(huì)等等問(wèn)題。如果代理機(jī)構(gòu)在自身的內(nèi)部業(yè)務(wù)流程不盡完善，把關(guān)不夠嚴(yán)密，程序不夠完整，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，如果處理不當(dāng)，給業(yè)主提供錯(cuò)誤的建議和信息，給業(yè)主造成損失，導(dǎo)致流標(biāo)或者投訴。 2.內(nèi)部綜合管理流程上的風(fēng)險(xiǎn)以及財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。由于業(yè)務(wù)人員在對(duì)外與業(yè)主之間的溝通和交流比較多，可能在對(duì)內(nèi)與綜合部門(mén)之間的溝通少，導(dǎo)致檔案文件的歸檔不及時(shí)、丟失，資金回收與財(cái)務(wù)的數(shù)據(jù)銜接不上，收入不實(shí)、收入減少的情況出現(xiàn)。綜合部門(mén)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部

9、門(mén)的溝通，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)收入和成本的有效控制，同時(shí)要避免業(yè)務(wù)員直接接觸現(xiàn)金，避免現(xiàn)金管理不善導(dǎo)致丟失等等，影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。 3.招標(biāo)代理業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量的風(fēng)險(xiǎn)。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)對(duì)人員有較高的綜合素質(zhì)的要求，如與業(yè)主及監(jiān)管部門(mén)的溝通能力以及對(duì)行業(yè)標(biāo)的的了解和學(xué)習(xí)能力，因?yàn)檎袠?biāo)項(xiàng)目涉及諸多行業(yè)的不同類(lèi)別，行業(yè)有房建市政、公路交通、水利水電、鐵路等等，類(lèi)型包括設(shè)計(jì)、監(jiān)理、工程等，而且要具備熟悉國(guó)家、省、市相關(guān)法規(guī)并合理運(yùn)用的能力，編標(biāo)及處理質(zhì)疑投訴的能力等等。在招標(biāo)代理過(guò)程中，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)作為中介組織，在項(xiàng)目委托人、投標(biāo)人以及行業(yè)主管部門(mén)起到承上啟下的作用，一方面需要在合法合規(guī)的原則下，根據(jù)業(yè)主的要求，利用

10、自身的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，為業(yè)主招到最合適的投標(biāo)人，另一方面處理好與投標(biāo)人的關(guān)系，投標(biāo)人作為招投標(biāo)活動(dòng)中的另一個(gè)重要主體，代理機(jī)構(gòu)需要在職責(zé)范圍內(nèi)做好投標(biāo)人的解釋、答疑工作，避免糾紛及發(fā)生道德風(fēng)險(xiǎn)。所以從制作招標(biāo)文件開(kāi)始到處理質(zhì)疑、投訴的能力，體現(xiàn)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)為招標(biāo)人服務(wù)質(zhì)量的好壞。 4.從業(yè)人員的道德風(fēng)險(xiǎn)。由于業(yè)主對(duì)于國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)了解程度不同，有些業(yè)主對(duì)中標(biāo)單位有傾向性，所以招標(biāo)文件中一些重要條款的設(shè)定就十分重要，在這過(guò)程中從業(yè)人員的道德風(fēng)險(xiǎn)可能發(fā)生，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員掌握招標(biāo)文件內(nèi)容的一些商業(yè)機(jī)密以及業(yè)主、投標(biāo)人的情況信息，如果業(yè)務(wù)人員在道德方面出現(xiàn)問(wèn)題，泄露招投標(biāo)過(guò)程中的所有涉密事項(xiàng)，還

11、比如與招標(biāo)人、投標(biāo)人串通搞“暗箱操作”；進(jìn)行私下交易，為招標(biāo)人指定或推薦投標(biāo)人、評(píng)委，越權(quán)處理招標(biāo)代理職責(zé)范圍內(nèi)的其他服務(wù)。 二、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)建立風(fēng)險(xiǎn)管理體系的措施和辦法 （一）在防范外部風(fēng)險(xiǎn)方面 1.招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)避免業(yè)務(wù)來(lái)源、業(yè)務(wù)收入單一的風(fēng)險(xiǎn)，在招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)穩(wěn)健發(fā)展招標(biāo)代理的同時(shí)，可以拓展相關(guān)的業(yè)務(wù)范圍，包括不同行業(yè)不同監(jiān)管部門(mén)所涉及的業(yè)務(wù)，促進(jìn)代理機(jī)構(gòu)的相關(guān)業(yè)務(wù)多元化，提高自身的業(yè)務(wù)來(lái)源，提高自身的抗風(fēng)險(xiǎn)能力以及風(fēng)險(xiǎn)防范能力。 作為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)首先確保工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)領(lǐng)域業(yè)務(wù)作為核心的業(yè)務(wù)，作為經(jīng)營(yíng)發(fā)展之本，同時(shí)應(yīng)大力拓展不同行業(yè)、部門(mén)的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)，取得相關(guān)部門(mén)的資質(zhì)許可，拓展新的業(yè)

12、務(wù)范圍，包括財(cái)政部政府采購(gòu)業(yè)務(wù)、發(fā)改委的中央投資項(xiàng)目、商務(wù)部的國(guó)際招標(biāo)代理業(yè)務(wù)、醫(yī)藥行業(yè)的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)。多元化的業(yè)務(wù)范圍還應(yīng)當(dāng)包括招標(biāo)代理以外的其他相關(guān)業(yè)務(wù)，比如建設(shè)部的工程造價(jià)業(yè)務(wù)、發(fā)改委的工程咨詢(xún)業(yè)務(wù)、新型的投融資業(yè)務(wù)以及代建業(yè)務(wù)等等。在新領(lǐng)域拓展招標(biāo)業(yè)務(wù)，比如在土地出讓方面采取招標(biāo)方式，降低土地成本，有利于房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康發(fā)展。 2.熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，掌握最新的政策制度，避免制度上風(fēng)險(xiǎn)。招投標(biāo)方面的法律法規(guī)非常多，涉及到各個(gè)主管部門(mén)各個(gè)行業(yè)，所以對(duì)于招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)。熟悉已在運(yùn)行的相關(guān)的法律法規(guī)，以及時(shí)刻關(guān)注即將出臺(tái)的法律法規(guī)，評(píng)估對(duì)自身企業(yè)帶來(lái)的影響和風(fēng)險(xiǎn)，做好事前的工作和準(zhǔn)備，一方

13、面避免政策突然變化帶來(lái)的危機(jī)，另一方面可以提高業(yè)務(wù)人員的代理服務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量。特別是在一些關(guān)系到招投標(biāo)工作的重大規(guī)定出臺(tái)時(shí)，招標(biāo)代理人員一方面要及時(shí)與招標(biāo)單位聯(lián)系溝通，取得招標(biāo)單位的信任，保證招投標(biāo)工作的進(jìn)展；另一方面要加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，盡快理解并能夠熟練運(yùn)用。招標(biāo)代理人員本著誠(chéng)實(shí)服務(wù)的原則，規(guī)范好程序性工作，完善好技術(shù)性工作，給業(yè)主一個(gè)滿(mǎn)意的答案和解決方案是水到渠成的。 （二）在防范內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)方面 1.內(nèi)部管理方面代理機(jī)構(gòu)要制定相關(guān)的規(guī)章制度，強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高招標(biāo)參與人員的責(zé)任心，加強(qiáng)道德風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。包括企業(yè)內(nèi)部自身的基本管理制度，包括薪酬制度、人事制度、項(xiàng)目管理目標(biāo)責(zé)任制度、危機(jī)應(yīng)急處理方

14、案等等。保證企業(yè)自身正常運(yùn)營(yíng)，將風(fēng)險(xiǎn)化解在招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的制度管理過(guò)程中。 2.制定機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造，實(shí)現(xiàn)高效嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)管理流程，對(duì)業(yè)務(wù)人員提出嚴(yán)格的要求，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化，業(yè)務(wù)流程各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有章可循，有相應(yīng)的行為準(zhǔn)則和評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)，完善流程的審批程序。 可以通過(guò)建立招標(biāo)機(jī)構(gòu)的科學(xué)管理思路，將先進(jìn)的管理方法在招標(biāo)投標(biāo)行業(yè)中運(yùn)用，引進(jìn)ISO9001 質(zhì)量管理體系，用最簡(jiǎn)潔的方式將企業(yè)運(yùn)行的模式進(jìn)行概括，理順企業(yè)管理的基本流程。企業(yè)采用符合ISO9001 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求的管理程序，使企業(yè)內(nèi)部的管理運(yùn)作程序規(guī)范、效率、并具備較強(qiáng)的操作性，這是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在提高業(yè)務(wù)效率、提高質(zhì)量管理

15、水平方面重要措施。 另外，還可以通過(guò)現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以及規(guī)范化的管理，結(jié)合ISO9001質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)與電子化招投標(biāo)的對(duì)接。 3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)質(zhì)量，提升人員素質(zhì)。招標(biāo)中介服務(wù)行業(yè)需要的是多面手，具備較高的綜合素質(zhì)，才能保證把招標(biāo)服務(wù)質(zhì)量，讓業(yè)主滿(mǎn)意。代理業(yè)務(wù)涉及的專(zhuān)業(yè)面廣，好的代理服務(wù)作品就是整個(gè)建設(shè)工作中的一個(gè)好開(kāi)始，代理人員只有具有了前觀(guān)后瞻的視野和比較廣闊的知識(shí)面才能夠勝任。這就要求代理工作者具有較為全面的業(yè)務(wù)知識(shí)，不僅是招投標(biāo)知識(shí)，而且在造價(jià)、合同、設(shè)計(jì)、監(jiān)理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。一次完美的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)不單單是簡(jiǎn)單的技術(shù)處理，應(yīng)該

16、是為業(yè)主提供一套完整的解決方案，除了規(guī)范性的程序和技術(shù)工作外，還應(yīng)該把相關(guān)的咨詢(xún)工作做好。所以招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)該在各個(gè)環(huán)節(jié)都能充分的與業(yè)主溝通，比如在編制招標(biāo)文件前，多與業(yè)主溝通，合理地確定投標(biāo)單位的資格要求、技術(shù)要求及評(píng)標(biāo)辦法，是招標(biāo)成功的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。對(duì)不合理的要求提供相關(guān)的法律法規(guī)依據(jù)給業(yè)主，認(rèn)真地?cái)[出相關(guān)文件，耐心地做好解釋工作以及告之如果自行決定違法程序會(huì)導(dǎo)致的后果。因此,通過(guò)在崗培訓(xùn)和鼓勵(lì)員工參加再教育學(xué)習(xí)等方式，提高企業(yè)業(yè)務(wù)人員的整體素質(zhì)，包括樹(shù)立優(yōu)質(zhì)服務(wù)及法律意識(shí)，以提高招標(biāo)項(xiàng)目的質(zhì)量管理。 4.企業(yè)要注重內(nèi)外部溝通。內(nèi)部溝通方面，要制定有效的溝通制度和溝通機(jī)制，避免由于缺乏溝通而造

17、成的事件，提高溝通意識(shí)，講究有效率的溝通；質(zhì)量體系運(yùn)行過(guò)程中，對(duì)公司各部門(mén)、員工之間存在的質(zhì)量問(wèn)題，由公司組織召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)及質(zhì)量分析會(huì)進(jìn)行討論解決，消除了部門(mén)壁壘和責(zé)任推諉。外部溝通主要是與業(yè)主相關(guān)人員及有關(guān)行政監(jiān)督管理部門(mén)的交流，良好的外部溝通交流能夠較好地了解招標(biāo)人的需求及項(xiàng)目人員組成情況，取得招標(biāo)單位的信賴(lài)和支持是圓滿(mǎn)完成招標(biāo)代理工作的前提和保證。了解行政監(jiān)督管理部門(mén)對(duì)政策法規(guī)執(zhí)行情況、監(jiān)督尺度，對(duì)提高招投標(biāo)項(xiàng)目的服務(wù)質(zhì)量有幫助。 5.聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的律師控制和防范招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)，特別是對(duì)于突發(fā)事件的處理，以及危機(jī)應(yīng)急處理機(jī)制。由于律師可以從整個(gè)法律體系的高度來(lái)審視招標(biāo)代理業(yè)務(wù)過(guò)程中可能發(fā)

18、生的風(fēng)險(xiǎn)，有利于給招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)提供從代理合同、招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投訴處理所有環(huán)節(jié)的法律咨詢(xún)和法律援助，用更嚴(yán)謹(jǐn)更科學(xué)的法律知識(shí)來(lái)提前介入可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)防范在事前，把問(wèn)題提出在事前，最大限度的規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)。由律師參與到代理業(yè)務(wù)重點(diǎn)環(huán)節(jié)把關(guān)，可以減少法律風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，也可以強(qiáng)化代理業(yè)務(wù)人員的法律意識(shí)和道德意識(shí)。 6.加強(qiáng)財(cái)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)管理和控制。特別是要將財(cái)務(wù)部門(mén)的管理前置，實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的事前控制以避免招標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)各種問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)。首先在財(cái)務(wù)核算層面，利用財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)，對(duì)業(yè)務(wù)每個(gè)項(xiàng)目的收支情況進(jìn)行逐一的輔助核算，將每筆業(yè)務(wù)收支逐個(gè)落實(shí)各個(gè)具體項(xiàng)目之中。為各項(xiàng)指標(biāo)分析、績(jī)效考核以及成本控制提供了有力的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。其次，加強(qiáng)對(duì)投標(biāo)保證金進(jìn)出的管理。由于行業(yè)特點(diǎn)，每個(gè)招標(biāo)代理項(xiàng)目的投標(biāo)人少則三五家，多則上百家，數(shù)量龐大的往來(lái)賬核算始終是個(gè)重點(diǎn)。因此增設(shè)投標(biāo)保證金專(zhuān)戶(hù)，并開(kāi)通了網(wǎng)銀查詢(xún)來(lái)提高了工作效率，也保證了資金頻繁進(jìn)出的準(zhǔn)確無(wú)誤。最后，加強(qiáng)發(fā)票及現(xiàn)金管理。標(biāo)書(shū)的收入占招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的代理費(fèi)收入中一定的比重。標(biāo)書(shū)銷(xiāo)售人員必須領(lǐng)用由財(cái)務(wù)部門(mén)開(kāi)具的專(zhuān)用發(fā)票，避免在銷(xiāo)售招標(biāo)文件的環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)員直接接觸現(xiàn)金，借助銀聯(lián)POS機(jī)、網(wǎng)