對新時期提高高校檔案管理工作水平的思考

1、對新時期提高高校檔案管理工作水平的思考 摘要：計算機技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。本文從加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度、加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作和提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案管理人員的自身建設(shè)三方面談?wù)剛€人對提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。 關(guān)鍵詞：高等學(xué)校電子信息檔案規(guī)章制度 0引言 2008年9月1日頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法指出高等學(xué)校檔案是指“高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄?！备咝n案不僅記載著學(xué)校的辦學(xué)歷史，而

2、且記載著全校師生員工的德、能、勤、績和學(xué)校教育教學(xué)活動的真實記錄，它全面反映了學(xué)校最基本的職能活動。目前我國高校檔案管理已經(jīng)進入信息化、電子化階段，計算機技術(shù)和信息技術(shù)的大量使用，給高校檔案工作帶來了新的機遇，同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢，對檔案工作進行科學(xué)化管理，提高高校檔案管理工作水平，成為擺在我們面前的一個新的課題。本文根據(jù)我校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)剛€人對新時期提高高校檔案管理工作水平的幾點思考。 1加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全各項檔案管理規(guī)章制度 高校檔案管理工作是一項綜合性的工作，它涵蓋了高校人事、文件、教學(xué)、科研、基建、財務(wù)、校產(chǎn)設(shè)備、學(xué)生學(xué)籍管理等多個方面，它的發(fā)展變化，是隨著高

3、校的發(fā)展一路走來的。要做好這項工作，應(yīng)該從以下幾方面考慮： 1.1領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入2008年9月1日頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法指出“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)”，并賦予其4項主要職責(zé)。辦法還規(guī)定“遇有特殊情況，應(yīng)當(dāng)立即向校長報告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，增強檔案意識，了解本校檔案工作的現(xiàn)狀，統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來抓。檔案管理工作既是一項基礎(chǔ)性工作，又是一項服務(wù)性工作。要做好這項工作，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視，應(yīng)把檔案管理工作列入學(xué)校工作的重要議事日程，努力做到“三納入”，“四同步”，即納入學(xué)校的計劃和規(guī)劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職

4、責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。 1.2建立完善的檔案管理工作制度建立系統(tǒng)有序的管理制度，是檔案工作實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。沒有完善的管理制度，就會導(dǎo)致檔案管理工作始亂終廢。要順利開展檔案管理工作，必須建立一套行之有效的管理制度，以制度管人，憑規(guī)矩辦事。第一，高校檔案機構(gòu)要在貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，綜合規(guī)劃全校檔案工作，擬訂和落實本校檔案工作規(guī)章制度，如歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，開發(fā)利用有目標(biāo)等，這就在細(xì)節(jié)上保證了檔案管理的順利開展。第二，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、

5、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，保障檔案工作正常、有序地開展。第三，強化檔案行政部門對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，提高學(xué)校檔案管理水平。檔案管理人員在工作中堅持照章辦事，努力做到堅持原則不動搖，執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不走樣，履行程序不變通，遵守紀(jì)律不放松，才能保證高校檔案管理工作高效有序地開展依法治檔，依法護檔，依法用檔。 2加快檔案信息化步伐，搞好電子信息檔案管理工作 2008年9月1日頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法明確提出了高等學(xué)校檔案包括“有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”，突破了高校檔案原來所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實物等傳統(tǒng)檔案載體的藩籬，突

6、出了電子或數(shù)字載體在新時代檔案物理載體中的重要地位。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點，以計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項重要的檔案建設(shè)。隨著辦公自動化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦理，文件管理幾乎可以不使用紙和筆，多采用大量的電子文件。高校電子信息檔案也經(jīng)歷了一個從無到有、從不規(guī)范到規(guī)范化管理的過程。把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動的真實歷史記錄在電子時代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

7、2.1適應(yīng)文件載體的變化，做好電子文件歸檔工作以紙質(zhì)為載體的文件是在文件形成以后，先由文書部門立卷，再交檔案部門歸檔，一般文檔一年歸檔一次，基建等特殊檔案完工年歸檔。經(jīng)過長期實踐，它已形成一整套嚴(yán)格的歸檔制度，它包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔的案卷質(zhì)量要求，歸檔手續(xù)，為高質(zhì)量檔案的形成打下了堅實基礎(chǔ)。對于電子文件的歸檔，我校采用的方法是：電子文件的歸檔范圍參照本校制定的各單位紙質(zhì)文件歸檔范圍，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。為做好電子文件歸檔工作，檔案工作者提前參與各單位的電子文件形成過程，在電子文件系統(tǒng)的設(shè)計之初，檔案工作者必須對電子文件生成系統(tǒng)的軟硬件和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及歸檔、維護等做出明確的規(guī)定，

8、以使電子文件能有效地進行歸檔。電子文件歸檔主要采取物理歸檔方式，并可根據(jù)電子文件內(nèi)容與性質(zhì)的不同選擇網(wǎng)絡(luò)傳輸歸檔方式或介質(zhì)傳遞歸檔方式。各單位在每年文書歸檔的同時進行與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件的歸檔，并按照檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)中要求的電子文件格式、大小，通過校園局域網(wǎng)將電子文件全文傳輸?shù)健澳洗笾恰睓n案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，專職檔案員再進行全校檔案系統(tǒng)整理，編目上架以及開發(fā)利用工作。 2.2適應(yīng)文件載體的變化，做好電子檔案的安全防護工作紙質(zhì)檔案的安全防護工作，只要在檔案庫房內(nèi)做到排列整齊，按規(guī)定借閱，杜絕丟失，防火、防盜、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫，修表加固和字跡恢復(fù)等，一般室溫控制在攝氏14度

9、24度，濕度控制在45%60%既可。利用計算機技術(shù)產(chǎn)生的電子文件歸檔后即形成電子檔案。而電子檔案的載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展、病毒入侵等都會影響電子檔案的安全。做好電子檔案的安全防護工作首先要抓好電子信息存儲載體，特別是磁性載體的安全防護。定期拷貝，對長久保存的電子信息應(yīng)該拷貝到耐久性好的可寫光盤載體上。光盤應(yīng)放在盒中直立存放，做到防塵、防變形，避免陽光直接照射，遠(yuǎn)離強磁場、熱源，并與有害氣體隔離。一般室溫控制在14oC24oC，濕度控制在45%60%。對于經(jīng)常產(chǎn)生新數(shù)據(jù)的電子檔案系統(tǒng)，可選用性能較穩(wěn)定、費用較低的磁帶介質(zhì)作為數(shù)據(jù)載體。二是做好數(shù)據(jù)備份工作，采用軟件備份

10、與人工保護相結(jié)合，保證信息安全。三是保證計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運行安全，實行內(nèi)部網(wǎng)與一切外網(wǎng)的物理隔離，設(shè)置登錄限制和使用文件權(quán)限的限制，這樣，就可以既保證數(shù)據(jù)共享，又保證數(shù)據(jù)的安全。四是預(yù)防病毒，防止網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)遭受侵害。在計算機系統(tǒng)安裝高可靠性的防火墻，經(jīng)常更新殺毒軟件，預(yù)防病毒入侵。 2.3做好檔案信息資源的開發(fā)利用工作檔案是一種信息產(chǎn)品，又是人才信息資源庫，合理利用這種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用及獲得最佳效益，這是檔案管理的宗旨。根據(jù)時代發(fā)展的需要，對檔案館管理水平的評價不能單純地看場所、設(shè)備和館藏，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對資源的開發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案利用工作是檢驗檔案管理各項工作的試金石

11、。傳統(tǒng)的檔案利用方式有到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復(fù)制件或公布件?，F(xiàn)代的檔案利用工作的方式多種多樣，既有以館內(nèi)閱覽為主體的接待利用，又有檔案展覽、檔案公布、二次文獻出版、網(wǎng)上查閱等利用方式。網(wǎng)絡(luò)檔案管理使檔案利用率大大提高，利用計算機及網(wǎng)絡(luò)所具有的檢索速度快、傳播速度高、信息量大等特點，給高校檔案的利用工作帶來新的飛躍，利用率提高，范圍也以校風(fēng)為主逐步向立足校園面向社會轉(zhuǎn)變。高校檔案館建立了自己的網(wǎng)站，其主要功能是：文件上傳、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上閱覽，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)；建立了必要的專門數(shù)據(jù)庫，如：建立“電子文件(檔案)數(shù)據(jù)管理中心”，它集中管理網(wǎng)站內(nèi)各部門的歸檔電子文件，并在網(wǎng)站

12、上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務(wù)，實現(xiàn)電子文件信息資源共享；建立“館藏基本目錄數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生成績檔案數(shù)據(jù)庫”、“學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫”、“人才數(shù)據(jù)庫”、“重大科研成果數(shù)據(jù)庫”等，為利用者提供了直觀、快捷、開放的檔案信息服務(wù)，也符合2008年9月1日頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法中規(guī)定的高等學(xué)校檔案機構(gòu)應(yīng)該面向?qū)W生開展服務(wù)的重要體現(xiàn)。 3提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強檔案管理人員的自身建設(shè) 檔案管理是一門綜合性的學(xué)科，涉及的知識面廣，不僅要有檔案知識、歷史知識、情報學(xué)方面的知識，還要具備計算機應(yīng)用、復(fù)印等技術(shù)方面的知識。2008年9月1日頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法要求高校檔案工作人員應(yīng)當(dāng)“具備檔案業(yè)務(wù)知

13、識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能”，突出了國家人才興檔、科學(xué)管檔的決心。在當(dāng)今飛速發(fā)展的信息時代，作為檔案管理工作者，如果僅僅站在傳統(tǒng)的手工操作管理模式上，就不可能滿足現(xiàn)代檔案工作的要求。只有把工作著力點放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)上，才能使檔案工作越來越科學(xué)高效。因此，檔案管理工作者必須做到： 3.1加強高校檔案工作人員的職業(yè)道德教育檔案管理工作是一項服務(wù)性很強的工作，是為高校的全面建設(shè)事業(yè)服務(wù)的，檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。首先，在加強政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時，它要求高校檔案工作人員具有吃苦耐勞、無私奉獻的敬業(yè)精神，有高度的責(zé)任感和榮譽感

14、以及正確的行為規(guī)范。熱愛本職工作，忠于職守，既有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、辦事細(xì)心的工作態(tài)度，又有耐得住寂寞、樂于奉獻的工作精神；既有扎實的檔案管理的理論知識和檔案管理的基本技能，又有不斷更新知識的意識和行動；既有不斷創(chuàng)新的意識，又能全面掌握辦公自動化技術(shù)，將現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術(shù)熟練運用于高校檔案管理工作中。同時，檔案工作工員要牢固樹立“服務(wù)第一”，一切服從、服務(wù)于學(xué)校中心工作，全心全意為教學(xué)、科研和各項管理工作服務(wù)的思想，克服重管輕用的思想,積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)科研中的重要作用，不斷提高檔案的服務(wù)水平。服務(wù)過程中要做到態(tài)度熱誠，細(xì)心周到，

15、百問不煩，用滿腔熱情做好自己的工作。 3.2提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)檔案管理工作專業(yè)性強，同時也是一門科學(xué)。處于信息化社會的今天，要提高高校檔案管理水平，關(guān)鍵是要形成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。作為學(xué)校的檔案管理工作人員，不再單純是檔案的保管員，還應(yīng)是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館也不再是單純的收藏機構(gòu)，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術(shù)的用戶。這就要求檔案管理工作人員應(yīng)該是既懂得檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結(jié)構(gòu)的高素質(zhì)“通才”。這就要求檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)工作應(yīng)該著重在提高檔案工作人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力上下功夫。提高人員素質(zhì)的根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，要將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，加大計算機知識的培訓(xùn)力度，強化與圖書館學(xué)、情報學(xué)等相關(guān)學(xué)科的聯(lián)系，重視網(wǎng)絡(luò)知識的運用，并適當(dāng)設(shè)置檔案專業(yè)的課時，傳授有關(guān)檔案工作的新知識、新技術(shù)、新技能，使檔案工作人員及時了解檔案界的研究動態(tài)、檔案工作的發(fā)展趨勢及現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，進一步拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)。 綜上所述，實行檔案全方位綜合管理，使檔案專業(yè)人員無論是在職業(yè)道德、業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，還是在管理、服務(wù)工作等方面，都能