公司借款管理制度

1、策圳市XX技術(shù)有限公司借款管理規(guī)定（第二版）A/1次修改文件編號(hào)：共4 頁(yè)制訂：簽發(fā)：生效日期：1 .目的規(guī)范借款管理，減少資金不合理占用，規(guī)避借款壞帳損失風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本規(guī)定。2 .范圍2.1 本規(guī)定適用于公司全體員工。2.2 本規(guī)定所指借款為個(gè)人現(xiàn)金借款。需以支票、電匯等通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳付款的，使用付款申請(qǐng)書辦 理。3 .借款類別按性質(zhì)和用途不同分為：1） 員工因公借款（公務(wù)臨時(shí)借款、備用金借款、因公突發(fā)事故（如工傷等）借款） ；2） 員工因私借款；4 .個(gè)人因公借款4.1 公務(wù)臨時(shí)借款4.1.1 公務(wù)臨時(shí)借款是指員工如因出差、業(yè)務(wù)招待、不適合轉(zhuǎn)帳支付的零星物品采購(gòu)和辦理其它公 司事務(wù)時(shí)臨時(shí)向公

2、司借款。4.1.2 公務(wù)臨時(shí)借款堅(jiān)持“先預(yù)算后開支”的費(fèi)用控制程序。報(bào)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審批， 并嚴(yán)格按計(jì)劃執(zhí)行，特殊情況報(bào)總經(jīng)理審批。4.1.3 因公臨時(shí)借款必須附加書面證明材料，如活動(dòng)預(yù)算、合同、出差申請(qǐng)單、報(bào)告等。4.1.4 公司專項(xiàng)活動(dòng)借款，要求由指定的負(fù)責(zé)人員統(tǒng)一借款，必須附活動(dòng)預(yù)算表，按預(yù)算表中注明的支付方式（即現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬），辦理臨時(shí)借款。4.1.5 借款應(yīng)專款專用，如涉及多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)借款，如其中某個(gè)項(xiàng)目完成，則應(yīng)先清理該項(xiàng)目借款， 嚴(yán)禁公款滯留私用。4.1.6 不論業(yè)務(wù)是否完成，經(jīng)辦人均須在業(yè)務(wù)完成后兩周內(nèi)，憑有效合法的原始憑證， 辦理報(bào)銷手續(xù)，沖抵借款單或返還現(xiàn)金。

3、4.1.7 對(duì)超過(guò)借款單中約定的還款時(shí)間一周的，如無(wú)總經(jīng)理或總裁特批，財(cái)務(wù)部將從借款人當(dāng)月工資中扣除借款。4.1.8 實(shí)際業(yè)務(wù)未使用或暫不用的借款，借款應(yīng)如數(shù)清償原借款單。4.2 員工備用金借款4.2.1 員工備用金借款僅限于日常周轉(zhuǎn)事項(xiàng)，如小額采購(gòu)、電信預(yù)存、車輛使用或其他資金循環(huán)使 用等情況。4.2.2 對(duì)于需用備用周轉(zhuǎn)金的部門員工，應(yīng)出具書面?zhèn)溆媒鹕暾?qǐng)報(bào)告，列名資金使用項(xiàng)目，經(jīng)部門 負(fù)責(zé)人審核報(bào)總經(jīng)理、總裁審批后交財(cái)務(wù)部備案。4.2.3 備用金借款標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)實(shí)際需要確定，一般控制在伍仟元內(nèi)。如審批人審批的借款造成損失 的，審批人需要承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。4.2.4 如備用金借款報(bào)告中所列項(xiàng)

4、目取消，員工因首先償還該筆備用金借款，如報(bào)銷同時(shí)遇有新工作任務(wù)需借支現(xiàn)金時(shí)，需再次履行借款審批手續(xù)。4.2.5 備用周轉(zhuǎn)金應(yīng)專款專用，部門負(fù)責(zé)人對(duì)備用金借款的日常使用情況進(jìn)行管理與審核，財(cái)務(wù)部門有權(quán)檢查備用金的使用情況。4.2.7 備用金借款滿一年時(shí)，借款人必須到財(cái)務(wù)部辦理重簽手續(xù)。4.3 因公突發(fā)事件、事故（如工傷等）借款4.3.1 員工因突發(fā)事件（事故）或工傷，需從公司暫借款項(xiàng)，由當(dāng)事人填寫借款單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、行政總監(jiān)、人力資源部負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批后可以視情況預(yù)支5000元以內(nèi)暫借款，如超出 5000元?jiǎng)t需經(jīng)總裁審批。4.3.2 如因事故或其他因客觀原因， 員工不能親自開具借款單的，則由公

5、司指定的業(yè)務(wù)處理責(zé)任人辦理暫借手續(xù)，財(cái)務(wù)部計(jì)入業(yè)務(wù)處理責(zé)任人名下。4.3.3 事件（事故）處理完成后，第三方（含社保賠償）的賠償款抵消借款。但如還有借款未抵消 部分，按事故性質(zhì)確定其責(zé)任歸屬后，由相關(guān)責(zé)任人償還。5 .個(gè)人因私借款5.3 原則上本公司不對(duì)個(gè)人因私借款。如在職人員確實(shí)因?yàn)橘?gòu)房、突發(fā)災(zāi)難、疾病等原因需要借款者，由借款人出具書面申請(qǐng)，說(shuō)明借款事由、還款方式與還款期限，并附上證明材料報(bào)所在部門 副總（總監(jiān)）、人力資源負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)總經(jīng)理、總裁批準(zhǔn)后，再經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)審核手續(xù)齊全 后，借款人憑借款單辦理借款業(yè)務(wù)。5.4 凡因私借款者，按借款性質(zhì)收取一定的利息，并經(jīng)總裁批準(zhǔn)，但公益借款不

6、在此列。5.5 員工在履行以上相關(guān)借款手續(xù)時(shí)，必須找其部門負(fù)責(zé)人、 公司領(lǐng)導(dǎo)或其它同事給予擔(dān)保，約定還款期限與違約責(zé)任。如個(gè)人因私借款，造成借款人的借款無(wú)法收回的，由擔(dān)保人或直接責(zé)任人 承擔(dān)該損失。5.6 員工個(gè)人私用借款原則上在工資發(fā)放時(shí)予以扣除，如因特殊情況，無(wú)法一次扣除時(shí)，應(yīng)按借款 時(shí)約定還款規(guī)定分批從個(gè)人工資中扣除。5.7 公司暫不許可試用期員工因私借款。6 .借款審批借款審批權(quán)限如下圖所示:部門借款類別審批范圍借款審批流程明細(xì)部 門 負(fù) 責(zé) 人分 管 領(lǐng) 導(dǎo)出 納財(cái) 務(wù) 經(jīng) 理財(cái) 務(wù) 總 監(jiān)分 管 副 總總經(jīng)理總裁單次或累計(jì)借款未超過(guò)兩萬(wàn)元業(yè)務(wù)部臨時(shí)借款單次或累計(jì)借款在兩S伍萬(wàn)元展銷

7、部單次或累計(jì)借款在伍萬(wàn)元以上結(jié)算中心備用金單次借款未超過(guò)伍仟元借款單次借款超過(guò)伍仟元臨時(shí)借款單次或累計(jì)借款未超過(guò)伍萬(wàn)元其它部門單次或累計(jì)借款超過(guò)伍萬(wàn)元備用金單次借款未超過(guò)伍仟元借款單次借款超過(guò)伍仟元注：、”表示終審；所有借款付款前需經(jīng)鄭華璇復(fù)核。7 .借款管理措施7.3 所有借款單須由借款人本人親自簽名，辦理領(lǐng)款手續(xù)。借款人要求將借款金額打入借款人指定銀行卡的，須在借款單后附委托書并簽字確認(rèn)（委托書表格模式見附件1）；7.4 借款由出納負(fù)責(zé)保管借款單原件，視同現(xiàn)金管理。還款時(shí)由出納收款后將借條原件交還給借款人。借款人還款時(shí)必須索取借條原件。如果本制度頒布前借款單已交會(huì)計(jì)入帳，還款時(shí)不退回借 條

8、，出納另開收據(jù)，以示還款，收據(jù)可以注明歸還某年某月某日借款。7.5 借款金額超過(guò)一萬(wàn)的須提前跟出納溝通，以便安排資金；7.6 員工在離職（調(diào)離崗位或辭職）時(shí)所有借款必須提前結(jié)清或辦理轉(zhuǎn)交手續(xù)。財(cái)務(wù)部審核員工離 職單時(shí)，由出納簽字確認(rèn)借款償還情況。7.7 公司員工之間的私人借款屬于私人借貸行為，公司財(cái)務(wù)部無(wú)權(quán)進(jìn)行結(jié)算。7.8 財(cái)務(wù)部將嚴(yán)格控制員工借款額度，準(zhǔn)確掌握員工現(xiàn)金借支、報(bào)銷和還款的情況，及時(shí)清理借支。7.9 出納每月底編制員工借款統(tǒng)計(jì)表（作為管理報(bào)表），報(bào)送財(cái)務(wù)經(jīng)理及財(cái)務(wù)總監(jiān)審閱。如因出納員沒有及時(shí)催收或未反饋信息而造成借款損失的，出納員需承擔(dān)一定的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。7.10 所有借款每半年核對(duì)

9、一次。 每年7月和12月由財(cái)務(wù)部發(fā)出通知函， 告之借款人當(dāng)前借款情況， 并要求借款人簽字確認(rèn)，如有疑問(wèn)需及時(shí)與財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對(duì)。財(cái)務(wù)部發(fā)出的通知函僅為知會(huì)并確認(rèn) 借款人當(dāng)前借款情況。7.11 由財(cái)務(wù)部往來(lái)會(huì)計(jì)協(xié)助出納定期清理臨時(shí)借款和備用金借款。借款人必須配合清理，不得借故7.12 嚴(yán)禁公司員工向公司其它分、子公司或關(guān)聯(lián)單位借款；嚴(yán)禁公司員工向公司供應(yīng)商或客戶單位借款；一旦發(fā)現(xiàn)有類似事情，影響公司聲譽(yù)或影響業(yè)務(wù)者，一律解聘處理。情節(jié)嚴(yán)重者追究法律責(zé)任。8 .管理責(zé)任8.3 對(duì)借款業(yè)務(wù)，各級(jí)管理人員須結(jié)合實(shí)際情況按有關(guān)制度要求嚴(yán)格審批，確保資金使用安全。如有玩忽職守、責(zé)任心不強(qiáng)而導(dǎo)致借款無(wú)法收回或

10、部分收回的情況，公司將依法嚴(yán)肅處理。8.4 如因業(yè)務(wù)本身的客觀原因， 導(dǎo)致員工公務(wù)借款導(dǎo)致借款無(wú)法收回或部分收回的情況，由部門最終審批人承擔(dān)70%T任；公司審批領(lǐng)導(dǎo)（總'經(jīng)理、總裁）承擔(dān)30%T任。8.5 如果因財(cái)務(wù)部門未按資金使用計(jì)劃（如預(yù)算、合同、報(bào)告等）進(jìn)行審核，把關(guān)不嚴(yán)，或?qū)Y金使用過(guò)程缺乏監(jiān)管等原因造成借款無(wú)法收回或部分收回的情況，由部門最終審批人承擔(dān)50%T任；財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)經(jīng)理、主辦會(huì)計(jì)承擔(dān)50%T任。8.6 如因出納未及時(shí)清理借支， 或因出納員沒有及時(shí)催收或未反饋信息而造成借款損失的，由財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)經(jīng)理、出納員共同承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失。8.7 因員工離職或離崗導(dǎo)致借款未收回的情況處理8.7.1 因出納未收回現(xiàn)金或未在離職審批表中注明借款造成漏扣的，由出納承擔(dān)全部損失。8.7.2 工資核算員失誤未扣除離職員工借款，則由工資核算員、財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)部總監(jiān)承擔(dān)共同 承擔(dān)全部的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。8.7.3 借款人調(diào)換崗位未清償借款時(shí)，則在工資中強(qiáng)制扣除，同時(shí)給予處罰。8.7.4 借款人被公司開除或者自動(dòng)離職，財(cái)務(wù)部憑人力資源部提供的開除或自離通知單，由財(cái)務(wù)部出納確認(rèn)借款情況。被開除人未結(jié)算的工資未超過(guò)借款金額時(shí)，由工資核算員按借款金額編制現(xiàn)金支付證明單，批準(zhǔn)后由出納收回借款；如抵扣后仍有借款未清者，由出納提交申請(qǐng)報(bào)告上報(bào)處理（原則上參考8.8 條處理）。8.5.5員工謊編理由