36-11 監(jiān)理信息與監(jiān)理檔案管理

1、36-11 監(jiān)理信息與監(jiān)理檔案管理監(jiān)理信息管理就是監(jiān)理信息收集、整理、處理、存儲、傳遞與應(yīng)用等一系列工作的總稱。其目的是通過有組織的監(jiān)理信息流通，使監(jiān)理工程師能及時、準(zhǔn)確完整地獲得相應(yīng)的信息，以作出科學(xué)的決策。36-11-1 監(jiān)理信息36-11-1-1 監(jiān)理信息的重要性1信息是監(jiān)理工程師實施控制的基礎(chǔ)控制是建設(shè)工程監(jiān)理的主要手段之一。監(jiān)理工程師為了控制工程項目投資目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)及進度目標(biāo)，首先應(yīng)掌握三大目標(biāo)的計劃值，它們是實行控制的依據(jù)；同時，還應(yīng)掌握三大目標(biāo)的執(zhí)行情況；并把執(zhí)行情況與目標(biāo)進行比較，找出差異，對比較的結(jié)果進行分析，預(yù)防和排除產(chǎn)生差異的原因，使總體目標(biāo)得以實現(xiàn)。也只有充分地掌握了

2、這些信息，監(jiān)理工程師才能實施控制工作。2.信息是監(jiān)理工程師決策的重要依據(jù)建設(shè)工程監(jiān)理決策正確與否，直接影響著工程項目建設(shè)總目標(biāo)的實現(xiàn)；而監(jiān)理決策正確與否，其中重要的因素之一就是信息。例如，在工程施工招標(biāo)階段，應(yīng)對投標(biāo)單位進行資質(zhì)預(yù)審。為此，監(jiān)理工程師就必須了解參加投標(biāo)的各承包單位的技術(shù)水平、財務(wù)實力和施工管理經(jīng)驗等方面的信息。又如施工階段對施工單位的工程進度款的支付決策，監(jiān)理工程師也只有在詳細(xì)了解了合同的有關(guān)規(guī)定及施工的實際情況等信息后，才能決策是否支付及支付的數(shù)量等。3信息是協(xié)調(diào)各有關(guān)方面的媒介工程項目的建設(shè)過程涉及到有關(guān)的政府部門和建設(shè)、設(shè)計、施工、材料設(shè)備供應(yīng)、監(jiān)理單位等，這些政府部門和

3、企業(yè)單位對工程項目目標(biāo)的實現(xiàn)都會有一定的影響，處理好、協(xié)調(diào)好它們之間的關(guān)系，并對工程項目的目標(biāo)實現(xiàn)起促進作用，就是依靠信息，把這些單位有機地聯(lián)系起來。36-11-1-2 監(jiān)理信息的特點1信息量大因為監(jiān)理的工程項目管理涉及多部門、多專業(yè)、多環(huán)節(jié)、多渠道，而且工程建設(shè)中的情況多變化，處理的方式又多樣化，因此信息量也特別大。2信息系統(tǒng)性強由于工程項目往往是一次性（或單件性）；即使是同類型的項目，也往往因為地點、施工單位或其他情況的變化而變化，因此雖然信息量大，但卻都集中于所管理的項目對象上，這就為信息系統(tǒng)的建立和應(yīng)用創(chuàng)造了條件。3.信息傳遞中的障礙多傳遞中的障礙來自于地區(qū)的間隔、部門的分散、專業(yè)的隔

4、閡，或傳遞的手段落后，或?qū)π畔⒌闹匾暸c理解能力、經(jīng)驗、知識的限制。4.信息的滯后現(xiàn)象信息往往是在項目建設(shè)和管理過程中產(chǎn)生的，信息反饋一般要經(jīng)過加工、整理、傳遞，以后才能到達決策者手中，因此是滯后的。倘若信息反饋不及時，容易影響信息作用的發(fā)揮而造成失誤。36-11-1-3 監(jiān)理信息的管理1建立信息管理系統(tǒng)信息管理系統(tǒng)包括設(shè)計信息溝通渠道、建立信息管理組織和信息管理制度等。設(shè)計信息溝通渠道的目的是保證信息流暢通無阻；信息管理組織和管理制度是系統(tǒng)管理所必須的條件。信息管理組織有人工管理信息系統(tǒng)和計算機管理信息系統(tǒng)。2掌握信息來源，進行信息收集收集監(jiān)理原始信息是很重要的基礎(chǔ)工作。監(jiān)理信息管理工作的質(zhì)量

5、優(yōu)劣，很大程度上取決于原始資料的全面性和可靠性。主要的監(jiān)理信息來源于：(1)監(jiān)理工作的記錄1)監(jiān)理日記：包括天氣記錄、施工內(nèi)容、參加施工的人員（工種、數(shù)量、施工單位等）、施工用的機械（名稱、數(shù)量、運轉(zhuǎn)情況等）、發(fā)現(xiàn)的工程質(zhì)量問題、施工進度與計劃進度的比較（若拖延應(yīng)分析其原因）、監(jiān)理工作紀(jì)要和重大決定、對施工單位所作的主要指示、當(dāng)天發(fā)生的糾紛及正在解決的辦法、與其他方面達成的協(xié)議等；日記可采用表格形式，應(yīng)每日填寫，力求簡明；2)周報：監(jiān)理工程師和其他監(jiān)理人員應(yīng)按專業(yè)分工分別向總監(jiān)理工程師匯報一周內(nèi)工程進展和監(jiān)理工作情況，以及工程中的重大事件，總監(jiān)理工程師根據(jù)合同要求匯總后向建設(shè)單位匯報。3)月報

6、：各專業(yè)監(jiān)理工程師每月應(yīng)向總監(jiān)理工程師匯報本月工程形象進度、工程簽證情況、工程存在的主要問題、本月監(jiān)理工作小結(jié)、下月監(jiān)理工作打算等?？偙O(jiān)理工程師匯總后，向建設(shè)單位寫出月報（詳見36-6-6-3 監(jiān)理月報）。4)監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單對施工單位作出比較重要的指示時，應(yīng)采用書面的指示監(jiān)理工程師通知單或監(jiān)理工作聯(lián)系單的形式。5)工程質(zhì)量檢查、驗收、評定記錄。(2）會議制度和紀(jì)要工地會議是監(jiān)理工作的一種重要方法，會議中包括大量的來自各有關(guān)方面的信息，監(jiān)理工程師必須予以重視，并作好充分的準(zhǔn)備，以便于會議信息的收集。會議制度包括會前通知參加會議的有關(guān)方面及其會議的內(nèi)容、主持人、參加人、時間、地點

7、等，會議應(yīng)做好記錄，會后應(yīng)有會議紀(jì)要等（詳見“36-6-6-1 工地例會和會議紀(jì)要”、“36-6-6-2 專題會議和會議紀(jì)要”）。(3)項目管理機構(gòu)之外的信息它包括主管部門、市場、高校、科研單位、信息管理部門等處獲取與本項目管理有關(guān)的信息，包括技術(shù)信息、市場信息、指令性或指導(dǎo)性信息等。3搞好信息加工整理和儲存對于收集到的資料、數(shù)據(jù)要經(jīng)過鑒別、分析、匯總、歸類，作出推測、判斷、演繹，這是一個邏輯判斷推理的過程；現(xiàn)在往往借助于電子計算機進行工作。有價值的原始資料、數(shù)據(jù)及經(jīng)過加工整理的信息，要長期積累，以備查閱?，F(xiàn)在，建立監(jiān)理信息的編碼系統(tǒng)、采用電子計算機數(shù)據(jù)庫或其他微縮系統(tǒng)，可以提高數(shù)據(jù)處理的效率

8、、節(jié)省存儲的時間和空間。4.監(jiān)理信息的處理(1)處理的要求要使信息能有效地發(fā)揮作用，就要求信息處理必須符合及時、準(zhǔn)確、適用、經(jīng)濟的原則。及時即信息的傳遞速度要快，準(zhǔn)確即要求信息能反映實際情況，適用即信息符合實際工作的需要，經(jīng)濟即指信息處理方式符合經(jīng)濟效果的要求。(2)處理的內(nèi)容信息處理一般包括收集、加工、傳輸、存儲、檢索和輸出等六項內(nèi)容。收集即收集原始信息，要求全面和可靠，這是信息處理的基礎(chǔ)工作。加工是信息處理的基本內(nèi)容，包括對信息進行分類、排序、計算、比較、選擇等方面的工作。應(yīng)根據(jù)監(jiān)理工作的要求，使收集的信息通過加工為監(jiān)理工程師提供有用的信息。傳輸是指信息借助于一定的載體（如上網(wǎng)軟盤、磁帶、

9、膠片、紙張等）在監(jiān)理工作的各有關(guān)單位、部門之間傳播。信息通過傳輸而形成為信息流，信息流將不斷地將信息傳遞給監(jiān)理工程師，成為監(jiān)理工作的依據(jù)。存儲是指對處理后信息的存儲，建立檔案，妥善保管，這些存儲的信息有的可立即使用，有的日后可應(yīng)用或參考。檢索是將存儲的大量信息，為了方便于查找，擬定一套科學(xué)的、迅速的查找方法和手段。輸出是將處理后的信息，按照監(jiān)理工作的要求，編印成各種報表和文件。(3)處理的方式信息處理的方式有手工處理、計算機處理等方式。1)手工處理方式在信息的處理過程中，主要依靠人工收集、填寫原始資料，人工用筆、珠算、計算器等進行計算，計算結(jié)果由人工編制文件、報表，并由檔案室保存和存儲資料。信

10、息的輸出也依靠電話、傳真機或信函發(fā)出文件、通知、報表等。2)計算機處理方式計算機處理方式是利用電子計算機進行數(shù)據(jù)處理，它可以接受資料、處理和加工資料、提供處理結(jié)果。由于監(jiān)理工作中不僅有大量的信息，而且對信息的正確性、及時性等也有較高的質(zhì)量要求，倘若僅依靠手工處理方式是很難勝任的。必須借助于電子計算機存貯量大，可集中存貯有關(guān)的信息，能高速準(zhǔn)確地處理監(jiān)理工作所需要的信息，能方便地形成各種監(jiān)理工作需要的報表等特點，因此，要優(yōu)先選用計算機處理方式。36-11-1-4 監(jiān)理信息系統(tǒng)監(jiān)理信息系統(tǒng)是以電子計算機為手段，運用系統(tǒng)思維的方法，對各類監(jiān)理信息進行收集、傳遞、處理、存儲、分發(fā)的計算機輔助系統(tǒng)。監(jiān)理信

11、息系統(tǒng)是一個由多個子系統(tǒng)構(gòu)成的系統(tǒng)，整個系統(tǒng)由大量的單一功能獨立模塊拼搭起來，配合數(shù)據(jù)庫、知識庫等組合起來，其目標(biāo)是實現(xiàn)信息的全面管理、系統(tǒng)管理。目前，已利用電子計算機輔助投資控制、進度控制、質(zhì)量控制和輔助合同管理、信息管理。隨著建設(shè)監(jiān)理事業(yè)的發(fā)展，監(jiān)理信息系統(tǒng)必將更快地發(fā)展和普及。36-11-2 監(jiān)理資料的管理監(jiān)理資料是工程項目監(jiān)理實施過程中直接形成的、具有保存價值的各種形式的原始記錄，應(yīng)與工程建設(shè)同步進行。從項目監(jiān)理機構(gòu)進場起，即應(yīng)開始進行監(jiān)理資料的積累、整理和審查工作。委托監(jiān)理合同終止時，應(yīng)完成監(jiān)理資料的歸檔。36-11-2-1 監(jiān)理資料的內(nèi)容施工階段的監(jiān)理資料應(yīng)包括下列內(nèi)容：1施工合同

12、文件及委托監(jiān)理合同；2勘察設(shè)計文件；3監(jiān)理規(guī)劃；4.監(jiān)理實施細(xì)則；5分包單位資格報審表；6.設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要；7.施工組織設(shè)計（方案）報審表；8工程開工/復(fù)工報審表及工程暫停令；9測量核驗資料；10工程進度計劃；11工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件；12檢查試驗資料；13工程變更資料；14隱蔽工程驗收資料；15工程計量單和工程款支付證書；16監(jiān)理工程師通知單；17監(jiān)理工作聯(lián)系單；18.報驗申請表；19會議紀(jì)要；20來往函件；21.監(jiān)理日記；22，監(jiān)理月報；23質(zhì)量缺陷與事故的處理文件；24分部工程、單位工程等驗收資料；25索賠文件資料；26竣工結(jié)算審核意見書；27.工程項目施工階

13、段質(zhì)量評估報告等專題報告；28監(jiān)理工作總結(jié)。36-11-2-2 監(jiān)理月報施工階段的監(jiān)理月報應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.本月工程概況。2.本月工程形象進度。3工程進度：(1)本月實際完成情況與計劃進度比較；(2)對進度完成情況及采取措施效果的分析。4工程質(zhì)量：(1)本月工程質(zhì)量情況分析；(2)本月采取的工程質(zhì)量措施及效果。5工程計量與工程款支付：（1)工程量審核情況；(2)工程款審批情況及月支付情況；(3)工程款支付情況分析；(4）本月采取的措施及效果。6.合同其他事項的處理情況：（1)工程變更；(2)工程延期；(3）費用索賠。7.本月監(jiān)理工作小結(jié)：(1)對本月進度、質(zhì)量、工程款支付等方面情況的綜合評價

14、；(2)本月監(jiān)理工作情況；(3)有關(guān)本工程的意見和建議；(4)下月監(jiān)理工作的重點。監(jiān)理月報應(yīng)由總監(jiān)理工程師組織編制，簽認(rèn)后報建設(shè)單位和本監(jiān)理單位。36-11-2-3 監(jiān)理工作總結(jié)施工階段監(jiān)理工作結(jié)束時，監(jiān)理單位應(yīng)向建設(shè)單位提交監(jiān)理工作總結(jié)。監(jiān)理工作總結(jié)應(yīng)包括以下內(nèi)容：1工程概況；2.監(jiān)理組織機構(gòu)、監(jiān)理人員和投人的監(jiān)理設(shè)施；3.監(jiān)理合同履行情況；4監(jiān)理工作成效；5.施工過程中出現(xiàn)的問題及其處理情況和建議；6工程照片（有必要時）。36-11-2-4 監(jiān)理資料的管理1監(jiān)理資料必須及時整理、真實完整、分類有序。2.監(jiān)理資料的管理應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，并指定專人具體實施。3監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束

15、后及時整理歸檔。4監(jiān)理檔案的編制及保存應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。36-11-3 施工階段監(jiān)理工作的基本表式施工階段監(jiān)理工作的基本表式分A、B、C三類。其中A類表為承包單位用表，B類表為監(jiān)理單位用表，C類表為各方通用表。36-11-3-1 A類表（承包單位用表）1A1工程開工/復(fù)工報審表（表36-15）2.A2施工組織設(shè)計（方案）報審表（表36-16)3.A3分包單位資格報審表（表36-17)4.A4_報驗申請表（表36-18)5A5工程款支付申請表（表36-19)6.A6監(jiān)理工程師通知回復(fù)單（表36-20)7.A7工程臨時延期申請表（表36-21)8.A8費用索賠申請表（表36-22)9. A9工程材

16、料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表（表36-23)10A10工程竣工報驗單（表36-24)36-11-3-2 B類表（監(jiān)理單位用表）1B1監(jiān)理工程師通知單（表36-25)2B2工程暫停令（表36-26）3B3工程款支付證書（表36-27)4. B4工程臨時延期審批表（表36-28)5B5工程最終延期審批表（表36-29)6B6費用索賠審批表（表36-30)36-11-3-3 C類表（各方通用表）1C1監(jiān)理工作聯(lián)系單（表36-31)2C2工程變更單（表36-32）A1表36-15工程開工/復(fù)工報審表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方承擔(dān)的 工程，已完成了以下各項工作，具備了開工/復(fù)工條件，特此申請施工，

17、請核查并簽發(fā)開工/復(fù)工指令。附：1開工報告2（證明文件）承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 審查意見：項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日期 A2表36-16施工組織設(shè)計（方案）報審表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方已根據(jù)施工合同的有關(guān)規(guī)定完成了 工程施工組織設(shè)計（方案）的編制，并經(jīng)我單位上級技術(shù)負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，請予以審查。附：施工組織設(shè)計（方案）承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見：專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 審查意見：項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 A3表36-17分包單位資格報審表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）經(jīng)考察，我方認(rèn)為擬選擇的 （分包單位）具有承擔(dān)下列工程的

18、施工資質(zhì)和施工能力，可以保證本工程項目按合同的規(guī)定進行施工。分包后，我方仍承擔(dān)總包單位的全部責(zé)任。請予以審查和批準(zhǔn)。附：1分包單位資質(zhì)材料；2分包單位業(yè)績材料。分包工程名稱（部位）工程數(shù)量擬分包工程合同額分包工程占全部工程合計承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 專業(yè)監(jiān)理工程師審查意見：專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 審查意見：項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 A4表36-18_報驗申請表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我單位已完成了 工作，現(xiàn)報上該工程報驗申請表，請予以審查和驗收。附件：承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 審查意見：項目監(jiān)理機構(gòu) 總/專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 A5表36-19工程款支付申

19、請表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方已完成了 工作，按施工合同的規(guī)定，建設(shè)單位應(yīng)在 年 月 日前支付該項工程款共 （大寫）（小寫： ），現(xiàn)報上工程付款申請表，請予以審查并開具工程款支付證書。附件：1工程量清單；2計算方法。承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 A6表36-20監(jiān)理工程師通知回復(fù)單工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方接到編號為 的監(jiān)理工程師通知后，已按要求完成了 工作，現(xiàn)報上，請予以復(fù)查。詳細(xì)內(nèi)容：承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 復(fù)查意見：項目監(jiān)理機構(gòu) 總/專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 A7表36-21工程臨時延期申請表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）根據(jù)施工合同條款 條的規(guī)定

20、，由于 原因，我方申請工程延期，請予以批準(zhǔn)。附件：1工程延期的依據(jù)及工期計算合同竣工日期：申請延長竣工日期：2證明材料承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 A8表36-22費用索賠申請表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）根據(jù)施工合同條款 條的規(guī)定，由于 的原因，我方要求索賠金額（大寫） ，請予以批準(zhǔn)。索賠的詳細(xì)理由及經(jīng)過：索賠金額的計算：附：證明材料承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 A9表36-23工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方于 年 月 日進場的工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備數(shù)量如下（見附件）。現(xiàn)將質(zhì)量證明文件及自檢結(jié)果報上，擬用于下述部位： 請予以審核。附件：1數(shù)量

21、清單2質(zhì)量證明文件3自檢結(jié)果承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 審查意見：經(jīng)檢查上述工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備，符合/不符合設(shè)計文件和規(guī)范的要求，準(zhǔn)許/不準(zhǔn)許進場，同意/不同意使用于擬定部位。項目監(jiān)理機構(gòu) 總/專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 A10表36-24工程竣工報驗單工程名稱：編號：致： （監(jiān)理單位）我方已按合同要求完成了 工程，經(jīng)自檢合格，請予以檢查和驗收。附件：承包單位（章） 項目經(jīng)理 日 期 審查意見：經(jīng)初步驗收，該工程1符合/不符合我國現(xiàn)行法律、法規(guī)要求；2符合/不符合我國現(xiàn)行工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；3符合/不符合設(shè)計文件要求；4符合/不符合施工合同要求。綜上所述，該工程初步驗收合格/不合格，可以/不可

22、以組織正式驗收。項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 B1表36-25監(jiān)理工程師通知單工程名稱：編號：致：事由：內(nèi)容：項目監(jiān)理機構(gòu) 總/專業(yè)監(jiān)理工程師 日 期 B2表36-26工程暫停令工程名稱：編號：致： （承包單位）由于 原因，現(xiàn)通知你方必須于 年 月 日 時起，對本工程的 部位（工序）實施暫停施工，并按下述要求做好各項工作：項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 B3表36-27工程款支付證書工程名稱：編號：致： （建設(shè)單位）根據(jù)施工合同的規(guī)定，經(jīng)審核承包單位的付款申請和報表，并扣除有關(guān)款項，同意本期支付工程款共（大寫） （小寫： ）。請按合同規(guī)定及時付款。其中：1承包單位申報款為：2經(jīng)審核承

23、包單位應(yīng)得款為：3本期應(yīng)扣款為：4本期應(yīng)付款為：附件：1承包單位的工程付款申請表及附件；2項目監(jiān)理機構(gòu)審查記錄。項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 B4表36-28工程臨時延期審批表工程名稱：編號：致： （承包單位）根據(jù)施工合同條款 條的規(guī)定，我方對你方提出的 工程延期申請（第 號）要求延長工期 日歷天的要求，經(jīng)過審核評估： 暫時同意工期延長 日歷天。使竣工日期（包括已指令延長的工期）從原來的_年_月_日延遲到_年_月_日。請你方執(zhí)行。 不同意延長工期，請按約定竣工日期組織施工。說明：項目監(jiān)理機構(gòu) 總監(jiān)理工程師 日 期 B5表36-29工程最終延期審批表工程名稱：編號：致： （承包單位）根據(jù)施工合同條款 條的規(guī)