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文檔簡(jiǎn)介
1、公文處理操作細(xì)則 體系名稱 行政綜合 編 碼 gm-01-02-01 版本號(hào) 2021-1 xx 工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司公文處理實(shí)施細(xì)則 公司名稱 批 準(zhǔn) 人 紀(jì)檢組長(zhǎng)、行政綜合業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)依據(jù) 中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司內(nèi)控制度體系文件管理辦法(cg-20-01) 發(fā)布范圍 普發(fā) 發(fā)布文號(hào) 2021 xxx 號(hào) 發(fā)布日期 2021 年 xx 月 xx 日 生效日期 2021 年 xx 月 xx 日 1 目的 規(guī)范公司公文處理工作,優(yōu)化公文質(zhì)量,提高工作效率。 2 適用范圍 公司及所屬單位。 3 編制依據(jù) 3.1 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例,2021,中共.辦公廳(下簡(jiǎn)稱"中辦
2、')。 3.2 黨政機(jī)關(guān)公文格式,gb-t9704-2021,中共.辦公廳(簡(jiǎn)稱"中辦')。 3.3 寧德市人民政府公文格式細(xì)則,寧政辦2021217 號(hào),2021,寧德市。 3.4 中國(guó)海洋石油總公司公文處理辦法,gm-01-02,2021,總公司。 3.5 中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司公文處理辦法,gm-01-02,2021,公司。 4 釋義 4.1 公司 指中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司機(jī)關(guān),包括公司管理層和公司機(jī)關(guān)各部門。 4.2 公文 指機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 4.3 公文處理 x xx
3、 x 工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司 指公文的辦理、管理、整理(立卷 )、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 4.4 發(fā)文辦理 指以公司名義制發(fā)公文的過(guò)程。公司發(fā)文分行政、黨務(wù)文件兩種;依照行文級(jí)別分為"公司級(jí)'、"部門級(jí)';依照印制格式分為"文件'、"函'兩種形式。 4.6 收文辦理 指收到公文的辦理過(guò)程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 5 職責(zé)分工 5.1 公司辦公室 a) 負(fù)責(zé)公司各種發(fā)文的統(tǒng)一管理; b) 設(shè)專職發(fā)文文書負(fù)責(zé)發(fā)文的編號(hào)、用印及分發(fā); c) 負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)發(fā)文、收文、歸檔工作的統(tǒng)一管理; d)
4、 管理公司公文處理并指導(dǎo)各部門的公文處理工作; e) 負(fù)責(zé)公文處理情況的綜合反映。 5.2 各部門、所屬單位 a) 配備專職或兼職人員做好本部門本單位的公文處理工作; b) 接受辦公室對(duì)公文處理工作的管理。 6 工作總則 6.1 公文處理工作執(zhí)行國(guó)家、總公司及公司公文處理工作的相關(guān)管理規(guī)定及規(guī)范,并與中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司公文處理辦法配套使用。 6.2 公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全,不斷提高現(xiàn)代化管理水平。 6.3 公文處理須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、總公司及公司保密法律、法規(guī)和其他相關(guān)規(guī)定,確保國(guó)家、總公司及公司秘密的安全。 6.4 工作人員應(yīng)本著實(shí)事求是、認(rèn)
5、真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度,克服官僚主義和形式主義,努力提高公文處理工作的質(zhì)量和效率。 6.5 各部門各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作,嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定并加強(qiáng)對(duì) 本部門本單位公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。 6.6 公司實(shí)行公文處理工作的集中統(tǒng)一管理,辦公室是公司公文處理工作的管理機(jī)構(gòu),設(shè)專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。 6.7 各部門各單位應(yīng)將公文處理工作列入本部門的工作職責(zé)范圍,配備專職或兼職人員計(jì)真負(fù)責(zé)地做好本部門本單位的公文處理工作,并接受辦公室對(duì)公文處理工作的指導(dǎo)與管理。 7 公文種類、格式及相關(guān)要求 7.1 公司常用公文種類 7.1.1 "通知'適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文,轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和
6、不相隸屬機(jī)關(guān)的公文,傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員。 7.1.2 "報(bào)告'適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。 7.1.3 "請(qǐng)示'適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示指示、批準(zhǔn)。"通報(bào)'適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或情況。 7.1.4 "意見(jiàn)'文種可用于上行文、下行文和平行文: a) 作為上行文,應(yīng)依照請(qǐng)示性公文的程序和要求辦理。所提意見(jiàn)如涉及 其他單位職權(quán)范圍的事項(xiàng),主辦單位應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商,取得一 致意見(jiàn)后方可行文;若有分歧,主辦單位可列明各方依據(jù),提出建設(shè) 性意見(jiàn),并與
7、有關(guān)單位會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí) 機(jī)關(guān)報(bào)送的"意見(jiàn)'作出處理或給予答復(fù)。 b) 作為下行文,文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行; 無(wú)明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行。 c) 作為平行文,提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。 7.1.5 "函'適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作,詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函作為主要文種之一,與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法定效力。 7.1.6 "會(huì)議紀(jì)要'適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 7.1.7 "通報(bào)'用于表彰先進(jìn)、批判錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要
8、情況。 7.1.8 "規(guī)定'用于對(duì)特定范圍的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。 7.1.9 "批復(fù)'適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 7.1.10 "決定'適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做好安排,獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員,變更或撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 7.1.11 "其它'其它公司內(nèi)部文件,如工作簡(jiǎn)報(bào):重要情況簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、項(xiàng)目動(dòng)態(tài)等。 7.2 行文規(guī)則 7.2.1 行文應(yīng)確有必要,注重效用,符合相關(guān)法律及政策規(guī)定,符合保密要求。 7.2.2 公文的文種應(yīng)依據(jù)行文目的、行文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。正確選擇行文
9、級(jí)別,一般不得越級(jí)行文。對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的重要行文,應(yīng)同時(shí)抄送公司的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 7.2.3 "請(qǐng)示'應(yīng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān),需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的,應(yīng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)單位。 7.2.4 "報(bào)告'不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 7.2.5 除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,一般不得以公司名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行文。向公司雙重領(lǐng)導(dǎo)的上級(jí)機(jī)關(guān)行文,應(yīng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān);向受公司雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文,必要時(shí)應(yīng)抄送另一上級(jí)機(jī)關(guān)。 7.3 部分文種的使用要求 7.3.1 "意見(jiàn)'可用于上行文、下行文和平行文。 a) 作為上行文,應(yīng)依照請(qǐng)示性公文的程序和
10、要求辦理。所提意見(jiàn)若涉及其 他單位職權(quán)范圍的事項(xiàng),主辦單位應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)單位協(xié)商,取得一致意 見(jiàn)后方可行文;若有分歧,主辦單位可列明各方依據(jù),提出建設(shè)性意見(jiàn), 與有關(guān)單位會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)決定。上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的"意 見(jiàn)'做出處理或給予答復(fù); b) 作為下行文,文中對(duì)貫徹執(zhí)行有明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)遵照?qǐng)?zhí)行;無(wú) 明確要求的,下級(jí)機(jī)關(guān)可參照?qǐng)?zhí)行; c) 作為平行文,提出的意見(jiàn)供對(duì)方參考。 7.3.2 "會(huì)議紀(jì)要'應(yīng)納入公文管理程序。 公司級(jí)的會(huì)議紀(jì)要、固定印制文頭并發(fā)送各部門的專題會(huì)議紀(jì)要,依照公司會(huì)議紀(jì)要管理的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,以發(fā)文方式管理,即:填寫&q
11、uot;中海油海西寧德工業(yè)區(qū)開(kāi)發(fā)有限公司會(huì)議紀(jì)要紙稿'并依照要求簽發(fā);由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)登記編號(hào)、送交打印及分發(fā)。 7.3.4 "通知'類發(fā)文的行文要求 7.3.4.1 會(huì)議類通知 a) 公司召開(kāi)的重要、專業(yè)性會(huì)議,由公司辦公室發(fā)會(huì)議通知,一般應(yīng)在發(fā) 通知時(shí),確定相關(guān)通知事項(xiàng),以減少補(bǔ)充通知次數(shù)。若補(bǔ)充通知的內(nèi)容 只是相關(guān)會(huì)議地點(diǎn)、接站等一般事項(xiàng),則不再以文件形式發(fā),可另發(fā)通 知并加蓋公章說(shuō)明即可; b) 召開(kāi)公司全體員工大會(huì)通知發(fā)辦公室文;召開(kāi)公司專業(yè)會(huì)議,其會(huì)議通 知發(fā)業(yè)務(wù)部門文,擬文稿可呈送主管領(lǐng)導(dǎo)審定同意; c) 轉(zhuǎn)發(fā)會(huì)議材料,發(fā)公司文件。 7.3.4.2 轉(zhuǎn)發(fā)
12、會(huì)議紀(jì)要類通知 對(duì)重要的會(huì)議紀(jì)要,紀(jì)要內(nèi)容對(duì)與會(huì)或相關(guān)單位有明確執(zhí)行要求的,可由公司發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)。 7.3.4.3 轉(zhuǎn)發(fā)外部文件類通知 對(duì)外部來(lái)文,如確需執(zhí)行且提出貫徹意見(jiàn)的,可發(fā)文轉(zhuǎn)發(fā)。需在公司內(nèi)部執(zhí)行的、重要的外部來(lái)文,或公司領(lǐng)導(dǎo)提出貫徹指示的,可以公司文件轉(zhuǎn)發(fā);轉(zhuǎn)發(fā)時(shí)應(yīng)同時(shí)提出具體的、有針對(duì)性的貫徹意見(jiàn)。 7.4 部門級(jí)發(fā)文行文要求 7.4.1 部門級(jí)文件一般不得對(duì)系統(tǒng)外行文,如一般性業(yè)務(wù)不需以公司名義發(fā)文,而又確需向系統(tǒng)外部有關(guān)平行部門聯(lián)系工作時(shí),綜合性內(nèi)容可以辦公室名義行文;其他專業(yè)性強(qiáng)的只能用"便函的形式',同時(shí)注意選擇使用與行文方向一致、與公文內(nèi)容相符的文種。 7.
13、4.2 部門不得對(duì)公司內(nèi)部制發(fā)政策性和規(guī)范性文件,不得代替公司審批下達(dá)應(yīng)由公司審批下達(dá)的事項(xiàng)。 7.4.3 部門對(duì)公司內(nèi)部制發(fā)政策性和規(guī)范性文件,以公司名義行文。 7.4.4 部門間往來(lái)事項(xiàng)如需呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批的,可通過(guò)"請(qǐng)示報(bào)簽'方式完成領(lǐng)導(dǎo)審批后,通過(guò)"工作聯(lián)絡(luò)函'辦理與相關(guān)部門的事項(xiàng)往來(lái),并將經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批的"請(qǐng)示報(bào)簽'復(fù)印件附在"工作聯(lián)絡(luò)函'后。 7.4.5 "工作聯(lián)絡(luò)函'由內(nèi)容提出部門負(fù)責(zé)管理。負(fù)責(zé)登記編號(hào)、追蹤辦理、整理歸檔。 a) 編號(hào)方式:年度內(nèi)依照部門(文頭代字)順序編號(hào)。例:(2021)辦
14、1 號(hào); b) 提出工作聯(lián)絡(luò)函部門負(fù)責(zé)依照業(yè)務(wù)關(guān)系分別送相關(guān)部門簽函,原件及 相關(guān)資料保留在提簽部門,其他相關(guān)部門保存復(fù)印件。 c) 提函部門負(fù)責(zé)對(duì)"工作聯(lián)絡(luò)函'整理立卷,定期向機(jī)關(guān)檔案室移交歸 檔。 7.5 聯(lián)合發(fā)文的行文的要求 7.5.1 公司為主辦單位的聯(lián)合行文,依照公司級(jí)發(fā)文流程和相關(guān)要求辦理。 由公司辦公室負(fù)責(zé)送各聯(lián)合行文單位簽發(fā)。編公司文號(hào),由聯(lián)合行文單位依次用印;發(fā)文底稿由公司歸檔保存,聯(lián)合行文單位保留文稿復(fù)印件。 7.5.2 公司為非主辦單位的聯(lián)合行文,這類聯(lián)合行文,不編公司發(fā)文號(hào),但須由公司發(fā)文文書統(tǒng)一登記、用印并負(fù)責(zé)留存歸檔。 7.5.3 公司作為非主辦單
15、位的聯(lián)合行文,由公司領(lǐng)導(dǎo)在主辦單位擬文稿上簽發(fā),公司保留簽發(fā)文稿的復(fù)印件,依照規(guī)定用印,并留存必要的正文。相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)將完成所有領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿復(fù)印件及兩份正文一并送辦公室發(fā)文文書歸檔。 7.6 "非行文方式'辦理事項(xiàng) "非行文方式'是指部門針對(duì)一些常規(guī)性事務(wù)且沒(méi)有明確的執(zhí)行或上報(bào)要求的辦理方式。用這種方式辦理的事項(xiàng)有: a) 計(jì)劃內(nèi)的一般性培訓(xùn)通知,或局部小范圍內(nèi)召集的專題研討會(huì); b) 會(huì)議的補(bǔ)充通知; c) 部門沒(méi)有提出具體貫徹意見(jiàn)的一般性轉(zhuǎn)發(fā)文件。另外還可直接翻印需轉(zhuǎn) 發(fā)的文件(翻印件上加蓋有"海西寧德公司復(fù)印件'字樣的專用章)
16、; 8 行文格式及要求 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 8.1 密級(jí) 8.1.1 涉密公文應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家、總公司及公司保密管理規(guī)定,并有效確定密級(jí)、正確標(biāo)注。 8.1.2 涉密公文密級(jí)分為國(guó)家秘密、商業(yè)秘密。國(guó)家秘密等級(jí)從高到低分為:絕密、機(jī)密、秘密;商業(yè)秘密等級(jí)從高到低分為:核心商密、普通商密;分別以 aaa、aa和a標(biāo)識(shí)。 8.1.3 涉密公文應(yīng)在公文的右上角標(biāo)注密級(jí)及保密期限;絕密、機(jī)密級(jí)公文應(yīng)在公文的左上角標(biāo)明份數(shù)序號(hào),并登記分發(fā)范圍。
17、8.1.4 國(guó)家秘密從低到高分為"秘密'、"機(jī)密'、"絕密'三級(jí);國(guó)家秘密的規(guī)范標(biāo)識(shí)為"',"'的前面為所標(biāo)明的密級(jí),"'的后面為所標(biāo)明的保密期限。不需要標(biāo)明保密期限的(絕密級(jí)事項(xiàng)保密期限為30年,機(jī)密級(jí)為20年,秘密級(jí)為10年的,可以不標(biāo)明保密期限)標(biāo)識(shí)分別為"絕密'、"機(jī)密'、"秘密'。不同形式密件的密級(jí)標(biāo)識(shí)及保密期限應(yīng)按如下要求標(biāo)明: a) 書面形式的密件、文件、資料在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的部位標(biāo)明,即在文件、資料首頁(yè)的左上角位置標(biāo)明;
18、書刊在封面(或者首頁(yè))的右上角位置標(biāo)明;地圖、圖紙、圖表在標(biāo)題后或者標(biāo)題下方標(biāo)明。非書面形式的密件,如聲像制品、光盤、軟盤等,應(yīng)當(dāng)以能夠明顯識(shí)別的方式在密件上標(biāo)明密級(jí); b) 載有商業(yè)秘密的文件、資料、書刊、圖表、錄音、錄像、光盤、軟盤、硬盤等密品、密件,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明商業(yè)秘密標(biāo)識(shí)和保密期限: 1) 商業(yè)秘密標(biāo)識(shí)一般標(biāo)注在密品、密件左上角,或視具體情況標(biāo)于明顯位置; 2) 商業(yè)秘密的等級(jí)從低到高分為:a 級(jí)、aa 級(jí)、aaa 級(jí)。標(biāo)注時(shí),其左為制定單位,右為保密期限,制定單位應(yīng)用簡(jiǎn)稱。例如:公司 1年保密期限的商業(yè)秘密標(biāo)為"海西寧德 a 級(jí) 1 年'; 3) 商業(yè)秘密密品、密件不標(biāo)
19、明保密期限的,依照 5 年保密期限認(rèn)定,保密期限可按年、月、日計(jì)算。 8.2 發(fā)文字號(hào) 8.2.1 發(fā)文字號(hào)包括機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)。 8.2.2 公司發(fā)文字號(hào)由辦公室統(tǒng)一確定,文件的編號(hào)由辦公室統(tǒng)一管理。 8.2.3 公司各種行文的機(jī)構(gòu)代字由公司辦公室審核確定。 8.2.4 公司文件:海油閩開(kāi)+部門代字。 8.2.5 公司函:海油閩開(kāi)函+部門代字。 8.3 行文簽發(fā)人 8.3.1 公司報(bào)送上級(jí)主管部門的請(qǐng)示、報(bào)告送公司總經(jīng)理簽發(fā)。 8.3.2 公司發(fā)不相隸屬單位的函,由公司總經(jīng)理簽發(fā)。 8.3.3 公司黨委發(fā)文由黨委書記簽發(fā)。重要的上報(bào)發(fā)文由公司黨委書記簽發(fā)。如黨組書記不在,由授權(quán)的黨委副書
20、記或黨委成員簽發(fā);其他黨委發(fā)文依照其內(nèi)容由黨委分管成員簽發(fā)。 8.3.4 緊急發(fā)文,若簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),在事先征得簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)同意后,用該領(lǐng)導(dǎo)的手寫簽名章簽發(fā),待該領(lǐng)導(dǎo)返回后再確認(rèn)歸檔。所有公司行政及黨委發(fā)文均應(yīng)抄送公司黨委成員,并依據(jù)發(fā)文內(nèi)容選擇抄送其他公司領(lǐng)導(dǎo)。 8.3.6 部門級(jí)發(fā)文由擬文部門總經(jīng)理(主任)簽發(fā)。若需呈報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審定的,可在發(fā)文正文中標(biāo)注"*已閱'。 8.4 標(biāo)題 8.4.1 公文標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三要素構(gòu)成。 8.4.2 公司行文因使用統(tǒng)一的紅頭紙,標(biāo)題中一般可不再標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān);公司向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要行文,則應(yīng)標(biāo)注機(jī)關(guān)名稱。 8.4.3 公
21、文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 8.5 主、抄送機(jī)關(guān) 8.5.1 主送機(jī)關(guān)指公文的主要受理機(jī)關(guān);抄送機(jī)關(guān)指除主送機(jī)關(guān)外需執(zhí)行或知悉的其他機(jī)關(guān)。 8.5.2 主、抄送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱;主送單位為一個(gè)時(shí)用全稱。 8.5.3 主、抄送機(jī)關(guān)為海洋石油系統(tǒng)單位的,應(yīng)使用總公司確定的公文用規(guī)范簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。 8.6 附件 8.6.1 公文若有附件,應(yīng)在正文下一行規(guī)定的位置注明附件順序和名稱。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào);單個(gè)附件不加順序號(hào)。 8.6.2 公文中標(biāo)注的附件名稱和順序應(yīng)與附件相一致。 8.6.3 附件左上角應(yīng)標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)附件順序號(hào)。 8.7 成
22、文日期 8.7.1 成文日期為簽發(fā)日期。 8.7.2 成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全,年份應(yīng)標(biāo)全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。 8.8 用印 8.8.1 印章是公文生效的標(biāo)志。 8.8.2 選擇與發(fā)文機(jī)關(guān)一致的印章,正確、規(guī)范用印。 8.8.3 單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,只標(biāo)識(shí)成文日期。印章下弧無(wú)文字時(shí),采用下套方式,即僅以下弧壓在成文日期上;當(dāng)印章下弧有文字時(shí),采用中套方式,即印章中心線壓在成文日期上。 8.8.4 兩個(gè)單位聯(lián)合行文時(shí),成文日期依照規(guī)定要求居中,主辦單位印章在前,兩個(gè)印章均壓成文日期,互不相交或相切,相距不超過(guò)3。 8.8.5 多個(gè)單位聯(lián)合行文
23、時(shí),應(yīng)在落款處標(biāo)注發(fā)文單位名稱,印章加蓋在單位名稱上。聯(lián)合向上行文可只加蓋主辦單位印章。 9 公文用紙、印制規(guī)格及裝訂要求 9.1 草擬及印制公文一律采用a4型紙。各種公文制發(fā)用紙由辦公室統(tǒng)一印制。 9.1.1 草擬公文應(yīng)依據(jù)文件種類填寫發(fā)文紙稿。公司(包括黨委)行文使用紅色發(fā)文紙稿。 9.1.2 文稿的文字均不得超出公文用紙版心。公文頁(yè)邊與版心尺寸如下: a) 公文用紙?zhí)祛^(上白邊)為:371; b) 公文用紙訂口(左白邊)為:281; c) 版心尺寸為:156225。 9.2 公文排版規(guī)格采用正文3號(hào)仿宋體字,每行排28字,每面排22行。 9.3 公文雙面印刷,左側(cè)平訂裝訂。 10 附則
24、公司發(fā)文辦理的過(guò)程分為擬文、部門審核、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編號(hào)及文字處理、校對(duì)、復(fù)核、繕印、用印、分發(fā)等程序。 10.1 擬文 10.1.1 行文應(yīng)正確選擇行文類別和文種,且應(yīng)盡早擬文,留有制文時(shí)間,給受文單位留有充分的執(zhí)行時(shí)限。 10.1.2 行文觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,條理清楚,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確,篇幅 力求簡(jiǎn)短。 10.1.3 行文的文字書寫格式清晰準(zhǔn)確;用筆、用紙規(guī)范。 10.1.4 人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)注明中文含義。日期應(yīng)寫明具體的年、月、日。 10.1.5 結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為"一、',第二層為"(一)
25、',第三層為"1',第四層為"(1)'。 10.1.6 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱,應(yīng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。 10.1.7 公文中的數(shù)字,除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)名中作為詞素的數(shù)字須使用漢字外,應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 10.1.8 填寫發(fā)文紙稿時(shí),應(yīng)填全相關(guān)欄目。 10.1.9 附齊與行文稿相關(guān)的文件材料和發(fā)文附件。 10.2 部門審核 10.2.1 擬稿人完成草擬文稿后,由擬稿單位對(duì)文稿的內(nèi)容、數(shù)據(jù)及政策要求負(fù)責(zé)。 10.2.2 部門的相關(guān)責(zé)任人應(yīng)在發(fā)文
26、紙稿的"部門審核(部門核稿)'欄內(nèi)簽字,并標(biāo)注簽字日期。 10.3 會(huì)簽 10.3.1 擬文稿內(nèi)容若有涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),擬文單位應(yīng)在"會(huì)稿'欄內(nèi)依次注明應(yīng)會(huì)簽的單位名稱,并負(fù)責(zé)送會(huì)簽單位會(huì)簽。 10.3.2 會(huì)簽單位無(wú)不同意見(jiàn),應(yīng)由會(huì)簽單位負(fù)責(zé)人在會(huì)簽欄內(nèi)簽注會(huì)簽人姓名及會(huì)簽日期。 10.3.3 若會(huì)簽單位有不同意見(jiàn),應(yīng)附文字說(shuō)明,擬文單位的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào);仍不能取得一致時(shí),擬文單位可列明各方理?yè)?jù),提出建設(shè)性意見(jiàn),并與有關(guān)單位會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。 10.4 核稿 10.4.1 公司各級(jí)行文在送簽發(fā)之前,應(yīng)對(duì)文件的觀點(diǎn)、文字、內(nèi)容、
27、體式作 全面的審核。不該發(fā)的文應(yīng)及時(shí)退回?cái)M稿單位,確保經(jīng)核稿后呈送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿高質(zhì)有效。 10.4.2 公司行文由辦公室核稿,擬文單位將文稿送交辦公室設(shè)立的專人,由辦公室負(fù)責(zé)依據(jù)文稿內(nèi)容分送核稿人;部門級(jí)行文由擬文部門負(fù)責(zé)核稿。 10.4.3 核稿主要從以下七個(gè)方面審核: a) 是否需要制發(fā)文件; b) 是否符合各種法規(guī)要求; c) 是否體現(xiàn)黨和國(guó)家及總公司的各項(xiàng)方針、政策和上級(jí)的要求,有無(wú)矛盾 之處; d) 措施是否妥當(dāng),辦法是否行之有效; e) 結(jié)論是否正確,論理是否符合邏輯; f) 結(jié)構(gòu)是否合理,文字是否符合語(yǔ)法和公文的特點(diǎn); g) 文件的體式是否合體。 10.5 簽發(fā) 10.5.1
28、擬文文稿經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)簽發(fā)即成定稿,產(chǎn)生效力。行文需經(jīng)簽發(fā)人簽發(fā)后,方可正式編號(hào)制發(fā)。 10.5.2 凡已經(jīng)簽發(fā)的文稿,未經(jīng)簽發(fā)人同意,其內(nèi)容一律不得修改。 10.5.3 公司各種行文應(yīng)由確定的簽發(fā)人簽發(fā)。若簽發(fā)人不在時(shí),可由其授權(quán)主持工作的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 10.5.4 簽發(fā)人在"簽發(fā)'欄內(nèi)簽字,注明簽發(fā)日期。 10.6 編號(hào)及文字處理 10.6.1 公司各種行文由辦公室統(tǒng)一編號(hào),并負(fù)責(zé)將相關(guān)數(shù)據(jù)著錄計(jì)算機(jī)發(fā)文管理系統(tǒng)。 10.6.2 簽發(fā)后的定稿方可編號(hào)。編號(hào)時(shí)應(yīng)審核文稿,對(duì)不符合行文程序、公文格式要求以及所附文件材料不齊全的文稿,及時(shí)要求擬文單位修正后方可編號(hào)。 10.6.3
29、依照公司統(tǒng)一確定的發(fā)文字號(hào)規(guī)范編號(hào),并將編號(hào)后的文稿及時(shí)送交文印室進(jìn)行文字處理。 10.6.4 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司各種文件的文字處理、繕印、裝訂。 10.6.5 公文的印制應(yīng)分清主次緩急,急件先??;密級(jí)較高的文件應(yīng)由專人打印。 10.6.6 文件的印制應(yīng)符合公文格式規(guī)定的相關(guān)要求,保證文件的印制和裝訂質(zhì)量。 10.7 校對(duì)、復(fù)核 10.7.1 公文定稿經(jīng)文字處理后,應(yīng)認(rèn)真校對(duì)、復(fù)核,方可繕印。 10.7.2 擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì),對(duì)校對(duì)完成的公文質(zhì)量負(fù)責(zé)。 10.7.3 擬稿人在接到校對(duì)通知后應(yīng)及時(shí)校對(duì);若擬稿人不在,應(yīng)委托本部門其他人員代為校對(duì)。若因不及時(shí)校對(duì)影響文件制發(fā),其后果由擬稿單位負(fù)責(zé)。 1
30、0.7.4 校對(duì)須依照已簽發(fā)完成的定稿校對(duì),不得隨意修改定稿。 10.7.5 校對(duì)完成后在發(fā)文文稿的"校對(duì)'欄內(nèi)簽寫校對(duì)人姓名,并對(duì)校對(duì)的文件負(fù)責(zé)。 10.7.6 辦公室負(fù)責(zé)復(fù)核校對(duì)完成的文件清樣。辦公室只對(duì)公文的正文部分復(fù)核把關(guān),公文附件的質(zhì)量由擬文單位負(fù)責(zé)。 10.7.7 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)擬稿單位校對(duì)后及文件制發(fā)后存在的公文質(zhì)量情況實(shí)施統(tǒng)計(jì)分析,做出有關(guān)情況反映。 10.8 用印、封發(fā)及發(fā)文信息發(fā)布 10.8.1 公司發(fā)文用印范圍:凡發(fā)機(jī)關(guān)以外的公文一律加蓋印章;發(fā)公司內(nèi)的公文除擬文單位外,可不用?。淮鏅n正文及發(fā)文文稿(簽發(fā)人簽字處)均應(yīng)用印。 10.8.2 公司對(duì)內(nèi)的各種發(fā)
31、文,采用網(wǎng)絡(luò)傳輸與紙質(zhì)發(fā)送兩種方式;網(wǎng)絡(luò)發(fā)布范圍依照已確定的發(fā)布范圍發(fā)布;發(fā)布方式為:除需在內(nèi)聯(lián)網(wǎng)公開(kāi)的文件信息外,其他文件信息均采用點(diǎn)對(duì)點(diǎn)傳輸,只發(fā)送接收單位確定的接收網(wǎng)點(diǎn)。 10.8.3 公司各種發(fā)文的發(fā)布范圍由擬文單位確定,在發(fā)文紙稿的"網(wǎng)絡(luò)發(fā)布范圍'欄內(nèi)標(biāo)注。凡未標(biāo)注發(fā)布范圍的,依照主、抄送單位發(fā)布。 10.8.4 所有文件網(wǎng)絡(luò)發(fā)布均發(fā)送簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、擬稿單位(領(lǐng)導(dǎo)、秘書)。 10.8.5 密級(jí)文件不得在網(wǎng)上發(fā)布;紙質(zhì)密級(jí)文件的發(fā)送應(yīng)依照機(jī)密文件管理方式編號(hào)登記,實(shí)行領(lǐng)取簽收、機(jī)要郵寄。 10.8.6 封發(fā)文件需登記,以便對(duì)文件的管理、統(tǒng)計(jì)和查詢。 10.8.7
32、對(duì)外發(fā)送的文件,一律發(fā)送受文單位辦公室,不得直接寄發(fā)受文單位的業(yè)務(wù)部門。 10.8.8 各部門應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)收取當(dāng)日本部門交換箱內(nèi)的文件資料。 10.9 發(fā)文注意事項(xiàng) 10.9.1 發(fā)文基本要求 送簽發(fā)的擬文稿應(yīng)為最終定稿,一經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)不得對(duì)其 修改。如確需對(duì)文稿內(nèi)容更改的,須經(jīng)核稿人或簽發(fā)人重新確認(rèn)簽字;若只屬行文格式或字詞、標(biāo)點(diǎn)有誤,則須在文稿上修正,并由修正人簽字為證。 10.9.2 已發(fā)文件的重新修改印發(fā) a) 若需對(duì)已發(fā)文件內(nèi)容修改的,應(yīng)在已發(fā)文件的正文中手工修改,填寫開(kāi) 發(fā)公司已發(fā)文件更改審批單,送核稿人及簽發(fā)人審簽; b) 屬重新擬文,并使用原發(fā)文文號(hào)的,應(yīng)依照機(jī)關(guān)發(fā)文程序重新辦理
33、發(fā)文; c) 屬文字格式等錯(cuò)誤造成的重新印發(fā),應(yīng)經(jīng)辦公室發(fā)文文書安排重新印 發(fā)。對(duì)已發(fā)出的錯(cuò)文,可采用收回原錯(cuò)文重發(fā),或在重發(fā)文前附注重新 印發(fā)說(shuō)明,通知接收單位以現(xiàn)發(fā)文為準(zhǔn),將原發(fā)錯(cuò)文自行作廢。 10.9.3 提高發(fā)文辦理效率和公文質(zhì)量 a) 發(fā)文流程各環(huán)節(jié)應(yīng)提高辦文效率,對(duì)有異議的文稿應(yīng)及時(shí)將辦理意見(jiàn)反 饋擬文部門,不得隨意推諉拖延。 b) 擬稿人應(yīng)注意追蹤文稿的去向,了解文稿辦理動(dòng)態(tài),給予必要的督促提 醒。 c) 為提高經(jīng)簽發(fā)生效后的發(fā)文印發(fā)工作效率,擬稿人應(yīng)及時(shí)校對(duì),在擬文 稿"校對(duì)人'欄中簽名,同時(shí)標(biāo)注校對(duì)時(shí)間,機(jī)關(guān)發(fā)文的印發(fā)時(shí)間為校 對(duì)時(shí)間。若擬稿人在此期間外出,
34、應(yīng)事先安排他人代為校對(duì);若校對(duì)人 沒(méi)有安排他人校對(duì),則由擬稿部門負(fù)責(zé)安排人員校對(duì)。若因校對(duì)延誤發(fā) 文的印發(fā)時(shí)間,由擬稿部門承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。 11 發(fā)文注意事項(xiàng) 11 收文 收文辦理程序包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 11.1 分類登記 收到外部來(lái)文應(yīng)依據(jù)文件來(lái)源分門別類,及時(shí)在公司收文管理系統(tǒng)著錄登記,并打印輸出"公文處理單'附在來(lái)文上。 11.2 審核 收到來(lái)文,應(yīng)審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理;是否符合行文規(guī)則;文種使用、公文格式是否規(guī)范。對(duì)不符合要求的來(lái)文,應(yīng)及時(shí)通知來(lái)文單位實(shí)施修正。 11.3 擬辦 對(duì)登記完成的來(lái)文,送辦公室主任提出擬辦意
35、見(jiàn)。對(duì)上級(jí)來(lái)文,可直接提出擬辦意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示后辦理;對(duì)下級(jí)單位的來(lái)文,可直接提出擬辦意見(jiàn)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或交有關(guān)部門辦理;對(duì)需兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)明確主辦部門。 11.4 文件分送/清收 辦公室收文文書依據(jù)擬辦意見(jiàn),及時(shí)將來(lái)文送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或承辦單位簽收,應(yīng)記錄簽收時(shí)間。 11.5 承辦 11.5.1 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)依據(jù)時(shí)限要求辦理;承辦確有困難的,應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明。對(duì)不屬本部門職權(quán)范圍或不宜由本部門辦理的,應(yīng)及時(shí)退回辦公廳并說(shuō)明理由。 11.5.2 審批下級(jí)單位來(lái)文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)明確簽署意見(jiàn)、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒(méi)有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。 11.6 承辦結(jié)果反饋 承辦部門應(yīng)及時(shí)將辦文承辦結(jié)果反饋辦公室。承辦單位以發(fā)文方式辦理的,以擬文稿送辦公室的時(shí)間為準(zhǔn);以其他方式辦理,以承辦單位將辦理完成的來(lái)文及相關(guān)材料收集齊全退回辦公室的時(shí)間為準(zhǔn)。 11.7 催辦 辦公室負(fù)責(zé)對(duì)重要辦文的跟蹤催辦,并綜合反映辦文情況。 11.8 清退 各部門承辦完成的外部來(lái)文,應(yīng)及時(shí)退辦公室收文文書,并記錄承辦來(lái)文的辦畢時(shí)間。 12 公文歸檔及要求 公司歸檔工作由檔
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