會展信息系統(tǒng)主辦商管理信息系統(tǒng)實用教案

1、本章(bn zhn)概要 本章主要是從信息管理的角度對主辦商管理系統(tǒng)進行簡單的描述，一般來說，主辦商管理系統(tǒng)具備( jbi)典型的CRM系統(tǒng)特征，同時，由于展覽會管理的特殊性，一般地CRM項目管理系統(tǒng)不能簡單地適用本行業(yè)，如動態(tài)展位圖等。本章不深入討論一般的CRM系統(tǒng)，而是就行業(yè)的特殊性方面進行較多的描述。第1頁/共21頁第一頁，共22頁。本章(bn zhn)學(xué)習目標 明確會展主辦商管理信息系統(tǒng)的主要功能(gngnng)與流程； 掌握主辦方展會管理信息化的主要管理模塊； 了解CRM系統(tǒng)的主要功能(gngnng)。第2頁/共21頁第二頁，共22頁。1、主辦(zhbn)商管理系統(tǒng)的功能介紹 參展商

2、信息庫建設(shè) 方便多樣的數(shù)據(jù)來源 參展商客戶關(guān)系管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫 多次展會之間信息復(fù)用 展商上次(shn c)參加展會的信息可以有選擇的自動帶入本次展會，使輸入的工作量達到最少。 本次展會可以參考歷史以往展會的信息，使工作人員有章可循。 跨展會的豐富的查詢和報表。第3頁/共21頁第三頁，共22頁。 聯(lián)絡(luò)管理 實現(xiàn)(shxin)CallCenter的核心功能，豐富多樣的展 商聯(lián)絡(luò)工作。 多個聯(lián)系人 聯(lián)絡(luò)方式多樣 聯(lián)絡(luò)過程的全面記錄 聯(lián)絡(luò)過程全查詢 第4頁/共21頁第四頁，共22頁。 展位管理 場館租賃(zln) 展位分配 展位查詢與統(tǒng)計 第5頁/共21頁第五頁，共22頁。 在線展位分配系統(tǒng) 在線展位

3、分配系統(tǒng)又稱Exhibition Floorplan System。 參展商決定參展后，選擇(xunz)合適的展位是需要 和主辦商多次交流的重要事宜。由于雙方可 能不在一個地方，這種溝通需要通過傳真或 EMAIL等方式經(jīng)歷多個回合方可確定，費時低效。 我們推薦基于互聯(lián)網(wǎng)在線選擇(xunz)展臺。 第6頁/共21頁第六頁，共22頁。參展商不僅可以(ky)通過動態(tài)的展位銷售圖選擇自己展臺的面積和格局，還能夠通過實時的展臺銷售平面圖了解自己的鄰近展位，避免與競爭者為臨，選擇能夠聯(lián)合促銷的伙伴作為鄰居，提高展覽效率。 第7頁/共21頁第七頁，共22頁。 招展代理管理 利用合作單位合作招展能擴大展覽會的

4、銷售力量，同時也增加(zngji)了不可控的因素，招展代理管理的目的就是最大限度揚長避短。 代理付費方式管理 招展任務(wù)管理 招展人員管理 招展過程管理 第8頁/共21頁第八頁，共22頁。招展收費管理(gunl)參展商反饋信息管理(gunl) 第9頁/共21頁第九頁，共22頁。 參展費用管理 費用智能計算(j sun) 展商費用=參展合同費用-招展代理費用+服務(wù)合同費用+代理服務(wù)費用+/-調(diào)整費用 參展合同費用=攤位費用*折扣比例+/-調(diào)整費用 攤位費用=展商所有攤位價格的和+/-調(diào)整費用 攤位價格=攤位面積單價*攤位面積+/-調(diào)整費用 招展代理費用=參展合同費用*代理合同傭金比例+/-調(diào)整費用

5、 服務(wù)合同費用=展商所有服務(wù)項目單價*服務(wù)合同數(shù)量*折扣的和+/-調(diào)整費用 服務(wù)項目單價=服務(wù)項目價格表 (包括證件服務(wù)，廣告服務(wù)，技術(shù)保障服務(wù)，) 服務(wù)代理費用=服務(wù)合同費用 付款合同：自動生成 第10頁/共21頁第十頁，共22頁。 展覽服務(wù)管理 統(tǒng)一(tngy)的服務(wù)管理 展覽廣告招商和管理 展覽參展商手冊管理 第11頁/共21頁第十一頁，共22頁。 觀眾邀請和觀眾信息管理 展覽研討會及高峰會議管理 展覽會項目Internet模塊 觀眾網(wǎng)上登記(dngj) 參展商網(wǎng)上參展 服務(wù)平臺 第12頁/共21頁第十二頁，共22頁。 其他基礎(chǔ)模塊和輔助(fzh)模塊 海外參展模塊 第13頁/共21頁第

6、十三頁，共22頁。2、主辦(zhbn)商管理系統(tǒng)的管理流程 展前展覽會策劃及項目運營管理 展覽策劃及內(nèi)部項目預(yù)算(y sun)管理 項目決算管理 展會信息管理 第14頁/共21頁第十四頁，共22頁。 展中展覽會策劃及項目運營(ynyng)管理 展臺銷售合同跟蹤及尾款收取管理 服務(wù)項目承辦情況查詢 展品運輸管理 服務(wù)合同管理 投訴管理第15頁/共21頁第十五頁，共22頁。 展后展覽會策劃及項目運營管理 展覽會信息的整理 參展商服務(wù)、觀眾投訴(tu s)處理和回復(fù)管理第16頁/共21頁第十六頁，共22頁。3、主辦商管理系統(tǒng)的有關(guān)(yugun)話題 基于主辦(zhbn)商管理系統(tǒng)的觀眾質(zhì)量管理 現(xiàn)在

7、有很多現(xiàn)存的數(shù)據(jù)，怎么和新的數(shù)據(jù)融 合？ 數(shù)據(jù)是否有用，信息的準確性有多少？ 第17頁/共21頁第十七頁，共22頁。 主辦管理系統(tǒng)的開發(fā)運作方式 如果主辦商沒有現(xiàn)成的開發(fā)隊伍，我們不建議自己組建開發(fā)隊伍的方式進行開發(fā)，原因是這樣帶來的管理成本和管理風險比較大。如人員招聘成本、人員管理成本、人員工資和福利、人員離開風險、項目管理成本等等。技術(shù)人員屬于(shy)特殊技術(shù)工種，需要技術(shù)管理者來招聘和管理，這個技術(shù)管理者如果不是公司的核心人員，同樣會導(dǎo)致這些管理問題。第18頁/共21頁第十八頁，共22頁。本章(bn zhn)小結(jié) 本章從會展項目主辦方的角度，以展覽項目為主要討論目標，重點介紹了項目運作

8、、管理信息系統(tǒng)運用的諸多方面(fngmin)，同時幫助讀者分析信息化管理帶給會展項目實施者在管理、運營等方面(fngmin)的便捷與先進性。第19頁/共21頁第十九頁，共22頁。本章(bn zhn)復(fù)習思考題 詳盡周全的參展商數(shù)據(jù)庫能為我們的招展帶來什么好處？ 請簡述動態(tài)展位圖為我們的招展過程能帶來的好處。 展覽會的外部網(wǎng)站系統(tǒng)怎么能最簡單和服務(wù)商合作，收集到基于數(shù)據(jù)庫的注冊信息？ 請簡述主辦商管理系統(tǒng)的觀眾管理和基于現(xiàn)場(xinchng)的觀眾管理的區(qū)別。第20頁/共21頁第二十頁，共22頁。謝謝您的觀看(gunkn)！第21頁/共21頁第二十一頁，共22頁。NoImage內(nèi)容(nirng)總結(jié)本章概要。掌握主辦方展會管理(gunl)信息化的主要管理(gunl)模塊。本次展會可以參考歷史以往展會的信息，使工作人員有章可循。參展合同費用=攤位費用*折扣比例+/-調(diào)整費用。攤位費用=展商所有攤位價格的和+/-調(diào)整費用。