五洋ERP系統(tǒng)管理制度20130605

1、ERP系統(tǒng)管理制度1總則為了加強徐州五洋科技股份有限公司信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的安全性和準確性，促使 公司信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的發(fā)展，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息系統(tǒng)工作的特點，特制 定本制度。2操作規(guī)范及規(guī)定2.1營銷部1、銷售內(nèi)勤需在接到完整的合同信息后一個工作日內(nèi)在系統(tǒng)內(nèi)添加并審核銷售訂單。2、銷售訂單物料由銷售內(nèi)勤負責。在接到合同后半個工作日內(nèi)，在系統(tǒng)內(nèi)添準備清單的虛擬 物料。3、 發(fā)貨員需每日維護銷售訂單中的【發(fā)貨狀態(tài)】。訂單發(fā)出后，發(fā)貨員需在一個工作日內(nèi)在銷 售訂單中添加【實際交貨日期】和【發(fā)貨備注】 。4、 銷售出庫后，發(fā)貨員需在 三個工作日內(nèi)在【銷售出庫單】上注明產(chǎn)

2、品的出廠編號。5、 每月最后一天前，發(fā)貨員需將系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)生成單據(jù)，但未發(fā)貨的【銷售出庫單】（含售后服 務(wù)領(lǐng)料）日期改到次月。6、部分發(fā)貨的【銷售出庫單】不得跨月使用，即【銷售出庫單】在本月部分發(fā)貨，且剩余產(chǎn)品不在本月發(fā)出，則此【銷售出庫單】需在本月上交倉庫統(tǒng)計員處審核，剩余部分產(chǎn)品發(fā) 貨時，銷售內(nèi)勤需重新生成【銷售出庫單】。2.2研究所1、生產(chǎn)類物料新增，由相關(guān)產(chǎn)品設(shè)計人員和工藝員負責。物料中的各類參數(shù)設(shè)定，由相關(guān)部 門提供產(chǎn)品分類對照表，研究所和技術(shù)保障部根據(jù)對照表填寫各類參數(shù)。2、 非生產(chǎn)類物料新增，需由各部門填寫新增物料編碼申請單，注明物料的名稱、型號、計 量單位，由申請部門主管和系統(tǒng)管

3、理員簽字后，交研究所添加編碼。研究所接到申請單后，需在半個工作日內(nèi)添加完畢。3、準備清單和產(chǎn)品BOM需按照計劃調(diào)度日期完成。2.3技術(shù)保障部1、零件分層物料添加、分層 BOM建立、原材料級 BOM建立，需在零（部）件級 BOM建立后 次日內(nèi)完成。如新增物料較多，可適當延長完成期限。同時負責相關(guān)系統(tǒng)界面的資料設(shè)置維護。2、工藝路線的完成時間需按照項目調(diào)度安排的時間進行。完成后應(yīng)即時將相關(guān)信息傳遞至相 關(guān)部門及人員。2.4項目部241 計劃1、 項目部每月25日前編制、審核完成月度生產(chǎn)大計劃和采購大計劃。2、每月25日至27日公司分管領(lǐng)導審核月度計劃。3、臨時計劃應(yīng)預(yù)測提前期，為采購部留出合理采購

4、時間，且計劃物料原則上不應(yīng)包含物資需 月計劃中已經(jīng)提報過的物料。4、確因生產(chǎn)所需急用物資，且在月計劃中已提報的，可由需求部門主管請示公司分管領(lǐng)導后 予以采購。5、計劃員需保證生產(chǎn)任務(wù)單和生產(chǎn)用料的采購申請單的的準確性，不得隨意更改、關(guān)閉和作 廢采購申請單。生產(chǎn)任務(wù)單和生產(chǎn)用料的采購申請的差錯率作為項目部的考核內(nèi)容之一。2.4.2 倉庫1、到廠物資抵達后，檢驗員應(yīng)在一個工作日內(nèi)完成檢驗工作，在【外購入庫單】上簽字并轉(zhuǎn)交倉庫。倉庫管理員對到廠物資進行清點并結(jié)合檢驗員的檢驗結(jié)果，在【外購入庫單】中 填寫實際收貨數(shù)量并簽字。倉庫統(tǒng)計員每天收取【外購入庫單】，并在當天完成單據(jù)審核工作。從物資到廠至【外購

5、入庫單】審核完成時間不應(yīng)超過兩個工作日。2、保證倉庫帳物卡一致，成品庫準確率達到 98%，其他倉庫的準確率達到 95%。3、倉庫統(tǒng)計員次日上午10:00前審核完成前一天天收集的出入庫單據(jù)。4、倉庫統(tǒng)計員每周一將上一周的出入庫單據(jù)交財務(wù)部。5、其他出入庫單據(jù)應(yīng)在備注中注明出入庫原因或用途。2.5生產(chǎn)部1、生產(chǎn)領(lǐng)料（除共耗材料）和產(chǎn)品入庫應(yīng)與生產(chǎn)任務(wù)單對應(yīng)，原則上不允許出現(xiàn)沒有源單據(jù)（生產(chǎn)任務(wù)單）的生產(chǎn)領(lǐng)料單和產(chǎn)品入庫單。2、不允許出現(xiàn)當月入庫，次月領(lǐng)料的生產(chǎn)任務(wù)。3、 每月最后一天將系統(tǒng)內(nèi)已生成的生產(chǎn)相關(guān)單據(jù)，但實際業(yè)務(wù)尚未發(fā)生的單據(jù)日期改為次月。 不得出現(xiàn)跨月未審核的生產(chǎn)領(lǐng)料和入庫單據(jù)。4、

6、車間庫帳物卡相符率需達到95%以上。5、 拖期訂單每月不許超過 5%，由項目部每月1日對上月訂單完成率統(tǒng)計， 并上報至考核小組。 由考核小組判定拖期原因，如為生產(chǎn)部自身原因造成拖期，則按照考核辦法予以處罰；如 為其他業(yè)務(wù)部門工作失誤造、計劃不合理等因素造成拖期，則需生產(chǎn)部提書面憑證，經(jīng)認定有效后，可免于處罰。6、如有特別處理的單據(jù)應(yīng)在備注中注明。7、車間周轉(zhuǎn)的產(chǎn)品及時辦理入庫，生產(chǎn)完成的任務(wù)單及時結(jié)案。2.6采購部1、采購部接到【采購申請】后，由采購部部長負責分配采購任務(wù)。2、采購合同或訂單的簽訂參照公司采購合同簽訂流程執(zhí)行。3、系統(tǒng)內(nèi)【采購訂單】的審核由采購部部長負責。審核依據(jù)為公司采購合同

7、簽訂流程中的相 關(guān)資料。4、需按照【采購申請】制作采購訂單，原則上不允許出現(xiàn)無相關(guān)采購申請的采購訂單。5、 確認物資到廠時間后，由采購員于到貨當天錄入并列印【外購入庫單】，同時通知倉庫和檢 驗員做收貨準備。外購入庫單中的供應(yīng)商、物料、金額等信息應(yīng)與實際業(yè)務(wù)一致。6、每月25日前將發(fā)票交至審計部，否則當月不予掛賬。7、系統(tǒng)內(nèi)發(fā)票的票號、金額、稅額和紙質(zhì)發(fā)票需保持一致。8、 拖期訂單每月不許超過 5%,由項目部每月1日對上月訂單完成率統(tǒng)計， 并上報至考核小組。2.7財務(wù)部1、核查倉庫出入庫單據(jù)。2、每月5日前結(jié)賬，包括存貨、應(yīng)收、應(yīng)付、成本、總賬。到期不能結(jié)賬，財務(wù)會同系統(tǒng)管理員查明是哪個部門的問

8、題，需以紙質(zhì)的文檔提交生產(chǎn)分管副總經(jīng)理（一式兩份），由生產(chǎn)分管副總經(jīng)理考核問題部門，財務(wù)同時提交延期結(jié)賬申請。3、成本會計針對在實際業(yè)務(wù)或系統(tǒng)中發(fā)現(xiàn)的庫房管理人員和采購員的數(shù)據(jù)或信息錯誤，有職 責進行監(jiān)督，并要求其進行及時更改。相關(guān)工作人員有義務(wù)服從其業(yè)務(wù)指導。4、 供應(yīng)商添加由財務(wù)部負責。需新增供應(yīng)商時，需填寫新增供應(yīng)商申請單，注明供應(yīng)商全 稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真。申請單由申請部門主管簽字后，交財務(wù)部添加。財務(wù)部在接到申請后，需在半個工作日內(nèi)添加完畢。5、 客戶添加由財務(wù)負責。需新增供應(yīng)商時，需填寫新增客戶申請單，注明供應(yīng)商全稱、地 址、聯(lián)系電話、開戶銀行、銀行賬號、稅務(wù)登記證號。

9、申請單由申請部門主管簽字后，交 財務(wù)部添加。財務(wù)部在接到申請后，需在半個工作日內(nèi)添加完畢。2.8其他2.8.1操作員增加及權(quán)限規(guī)定各部門如需添加新用戶或添加權(quán)限，需填寫增加權(quán)限申請表，由部門主管、公司分管領(lǐng)導簽字后，方可交系統(tǒng)管理員予以增加。282交接工作1、 崗位人員工作調(diào)動或者因故離職，必須將本人工作移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動或者離職。2、崗位人員工作調(diào)動或者因故離職，崗位人員所在部門須書面通知系統(tǒng)管理員禁用調(diào)動或離 職人員帳號，并填寫增加權(quán)限申請表為接替人員申請?zhí)砑佑脩艉蜋?quán)限。3、接替人員應(yīng)當認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了事項。3系統(tǒng)管理規(guī)定與獎懲辦法3.1系統(tǒng)

10、管理規(guī)定1、系統(tǒng)管理員負責協(xié)調(diào)解決各模塊運作過程中遇到的各種問題，為系統(tǒng)運行提供技術(shù)支持和 保障。2、各部門主管是本部門工作的總負責人，負責聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門解決本部門終端操作用戶提出的 與系統(tǒng)有關(guān)的所有問題。3、各部門主管（或指定本部門專人）必須結(jié)合本部門情況組織說明本模塊主要業(yè)務(wù)流程、各 流程操作步驟、各進程操作方法、以及操作注意事項和常見問題解答，用于各崗位操作參 考和培訓新進員工，并在使用過程中使系統(tǒng)不斷趨向完善。4、最終用戶在操作過程中如遇到問題應(yīng)先查詢操作手冊，如不能解決，再聯(lián)系部門主管和財 務(wù)部解決，解決問題后將新的問題和解決方法加入操作手冊。5、ERP系統(tǒng)是一項管理的系統(tǒng)工程，具有高

11、度上下級的關(guān)聯(lián)性，系統(tǒng)各崗位人員都同時是上 層數(shù)據(jù)的使用者和下層數(shù)據(jù)的提供者。對上層數(shù)據(jù)，如發(fā)現(xiàn)錯誤必須及時向部門主管報告并暫停與此有關(guān)的工作，跟蹤問題解決 情況，直至數(shù)據(jù)正確；同時做好自己這部分數(shù)據(jù)，為下層操作人員提供服務(wù)，解答下層數(shù) 據(jù)使用者提出的質(zhì)疑，確保數(shù)據(jù)正確。如發(fā)現(xiàn)自身操作失誤應(yīng)及時通知受影響部門和部門 主管，并采取相應(yīng)措施及時糾正；所有人員如發(fā)現(xiàn)錯誤知錯不報、將錯就錯、使錯誤擴散 將對錯誤人員及主管領(lǐng)導進行考核。6、各崗位人員應(yīng)保管好自己的權(quán)限，如因帳號和密碼被人盜用造成數(shù)據(jù)錯誤的，所造成的后 果由本人承當。7、各崗位人員離開工作崗位時，必須及時退出系統(tǒng)，避免賬號被他人使用。如因

12、此而造成數(shù) 據(jù)錯誤，視為其本人失誤，并承當一切后果。3.2考核辦法3.2.1規(guī)范操作類考核1、 各崗位人員不按操作流程執(zhí)行而造成錯誤的，每次罰款20元。2、 各崗位人員因操作時不仔細、不認真而造成錯誤的每罰款20元。203、各崗位人員由于沒有按規(guī)定對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行檢查而導致錯誤沒有及時被發(fā)現(xiàn)的每次罰款丿元。4、各崗位人員如發(fā)現(xiàn)本人或其他人員提供的數(shù)據(jù)錯誤卻沒有反饋到相關(guān)人員，或私自處理掩蓋錯誤，導致錯誤擴散的，每次罰款50元。5、各崗位人員如沒有及時對其他人員提出的問題進行處理而導致錯誤延續(xù)或擴散的，每次罰 款30元。322完成指標類考核1、未在規(guī)定的時間內(nèi)完成相應(yīng)工作，每次罰款20元。若已導致

13、后續(xù)工作無法正常進行的，每次罰款50元。2、計劃漏項，每條罰款 10元。3、 由于計劃不合理造成庫存積壓 3個月以上的，按照積壓物資成本的5%。予以處罰。4、 由于計劃不合理導致生產(chǎn)出現(xiàn)停工待料的情況，每次罰款50元。5、倉庫帳物卡相符率低于 95%勺，每低一個百分點罰款 20元。6、車間庫帳物相符率低于 95%勺，每低一個百分點罰款 20元。7、 每月按車間拖期生產(chǎn)任務(wù)單超過5%勺，每高一個百分點罰款 20元。8、 每月拖期采購申請超過 5%勺，每高一個百分點罰款 20元。9、 若某部門連續(xù)3個月因出現(xiàn)問題而被處罰，則對部門負責人處以100元罰款。所有罰款從當月獎金中扣除，罰款總額不超過當月

14、獎金。每月5日公布上月考核結(jié)果。4危機預(yù)防及應(yīng)急處理辦法1、數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)管理員必須定期進行相關(guān)數(shù)據(jù)備份，每天做整備份、每月一次歸檔備份并 驗證備份數(shù)據(jù)的正確性；歸檔備份資料必須和系統(tǒng)分開存放。2、系統(tǒng)管理員定期檢查服務(wù)器等關(guān)鍵設(shè)備運行情況，做好運行日志記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時處 理，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行及數(shù)據(jù)安全。3、在發(fā)生系統(tǒng)故障或突發(fā)事件發(fā)生時，系統(tǒng)管理員必須在第一時間把相關(guān)情況向上級匯報并 通知各有關(guān)部門采取措施降低由此造成的影響和損失；系統(tǒng)管理員必須根據(jù)當時具體情況 制定計劃盡快恢復系統(tǒng)運行。4、各相關(guān)職能部門在收到系統(tǒng)管理員的故障或突發(fā)事件通知后，必須組織本部門相關(guān)人員就 有關(guān)事項做出安排，手工解決與系統(tǒng)有關(guān)單據(jù)處理，待系統(tǒng)恢復正常運行后將手工單據(jù)重 新輸入到系統(tǒng)；5、涉及其他如操作流程調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重組等情況，必須首先保證內(nèi)部各環(huán)節(jié)的正常運轉(zhuǎn)特別是不能讓生產(chǎn)線停工待料；然后由ERP項目組組長牽頭組織各相關(guān)部門會議討論決定相關(guān)解決辦法并實施。5附表表一：新增物料編碼申請新增物料編碼申請申請部門：口新增物料編碼申請人：口修改物料屬性