公司公文處理工作管理辦法.doc

1、公司公文處理工作管理辦法公司公文處理工作管理辦法第一章總則第一條為使 11 公司系統(tǒng)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，根據(jù)總公司辦公管理制度）的有關(guān)規(guī)定，制定本辦法。第二條公司的公文是總公司實施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達，用以傳達貫徹總公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條總公司辦公室是全系統(tǒng)公文處理工作的管理機構(gòu)，主管總公司并負責(zé)指導(dǎo)各專業(yè)公司及子公司的公文處理工作。第四條各專業(yè)公司和子公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立辦公室或配備專人負責(zé)公文處理工作。文秘人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)知識。第五條在公文

2、處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行總公司保密工作條例，確保公司秘密的安全。第二章公文種類第六條總公司的公文種類主要包括。（一）條例：由總公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)； （二）規(guī)定：對特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法； （四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達總公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事任免、調(diào)動及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達；。（五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況； （六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準(zhǔn)； （七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，

3、提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問； （八）批復(fù)：對請示事項予以答復(fù)； （九）會議紀(jì)要：記載和傳達會議情況及主要議定事項； （十）函：同級或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部門提出請示等。第三章公文辦理第七條公文一般由發(fā)文單位、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送單位等部分組成。第八條發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。第九條公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)迭、原件歸檔峙肖毀等程序。第十條公文簽收

4、應(yīng)由專人負責(zé)。簽收時須對來件嚴(yán)格檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。第十一條收文拆封后應(yīng)對文件進行認真清點，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡要內(nèi)容）、來文單位、密級等并編號。第十二條總公司辦公室收文，存檔一份，另一份呈送總公司領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)總公司領(lǐng)導(dǎo)批示送總公司有關(guān)部門或?qū)I(yè)公司傳閱，必要時轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)子公司。所屬企業(yè)上報總公司各部門的正式行文應(yīng)同時抄送總公司辦公室。文件傳閱應(yīng)堅持文不橫傳的原則并建立傳閱登記制度。第十三條因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)辦公室同意，必要時須報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級文件，按照總公司保密工作執(zhí)行條例。第十四條密級高的文件，應(yīng)鎖在保險柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過夜。第十

5、五條總公司正式文件須經(jīng)總公司總經(jīng)理簽發(fā)。總經(jīng)理離京時，般事務(wù)性行文報請臨時主持工作的副總經(jīng)理酌定；凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用、聯(lián)營參股、下設(shè)機構(gòu)等重要事宜且需急辦的，由辦公室電話請示總經(jīng)理后，報臨時主持工作的副總經(jīng)理簽發(fā)。第十六條總公司正式文件的撰寫、制發(fā)由辦公室負責(zé)。第十七條各部門以總公司名義上報或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送辦公室審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。第十八條各部門在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送辦公室進行文字審核。第十九條會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知（限于 11 公司系統(tǒng)內(nèi)）經(jīng)副總經(jīng)理或總經(jīng)理批準(zhǔn)同

6、意，以辦公室名義發(fā)出。第二十條發(fā)文的密級按總公司保密工作條例有關(guān)規(guī)定確定。第四章公文歸檔和銷毀第二十一條公文辦理完畢，應(yīng)及時將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔。第二十二條調(diào)取、查閱存檔公文須經(jīng)總公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任批準(zhǔn)。第二十三條沒有歸檔和存查價值的公文，經(jīng)過鑒別和辦公室主任批準(zhǔn)后，可以定期銷毀。銷毀秘密文件，應(yīng)當(dāng)進行注銷登記，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第五章附則第二十四條專業(yè)公司、子公司應(yīng)根據(jù)本辦法制定實施細則。第二十五條總公司其它有關(guān)公文處理的規(guī)定，凡與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。公文處理辦法第一章總則第一條 為使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提

7、高公文處理工作的效率和公文質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 公司的公文是公司實施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達，用以傳達貫徹公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請示和答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗的重要工具。第三條 公司總經(jīng)辦是公司公文處理工作的管理機構(gòu)，主管公司公文處理工作。第四條 各部門需指定專人負責(zé)部門的公文處理工作。所指定人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，具備有關(guān)專業(yè)知識。第五條 在公文處理工作中，必須嚴(yán)格遵守保密工作管理制度，確保公司秘密的安全。第二章公文種類第六條 公司的公文種類主要包括。（一）條例：由公司制定或批準(zhǔn)，規(guī)定公司重大事項或某一方面工作等，帶有規(guī)章制度性質(zhì)；（二）規(guī)定：對特定

8、范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施：（三）制度：在一定時期，對一定范圍的工作實行的慣例性做法；（四）通知：發(fā)布規(guī)章制度，傳達公司領(lǐng)導(dǎo)指示及要求各所屬部門周知、辦理或執(zhí)行的事項，人事任免、調(diào)動及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達；（五）通報：表彰先進，批評錯誤，傳達重要事項或情況；（六）請示：下級向上級就某一問題或事項請求指示與批準(zhǔn)；（七）報告：下級向上級匯報工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級的詢問；（八）批復(fù)：對請示事項予以答復(fù)；（九）會議紀(jì)要：記載和傳達會議情況及主要議定事項；（十）函：同級或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，資詢答復(fù)問題，向政府有關(guān)部門提出請示等。第三章公文辦理第七條

9、公文一般由發(fā)文部門、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、標(biāo)題、主送部門、正文、附件、印章、發(fā)文時間、抄送部門等部分組成。第八條 發(fā)文時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時間為準(zhǔn)。第九條 公文辦理分為收文和發(fā)文。第十條 收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序。上級文件收文基本流程從“總經(jīng)辦前臺登記、附收文”開始發(fā)起，然后到 “總經(jīng)辦負責(zé)人審核”環(huán)節(jié)，提出意見，并決定是否要公司領(lǐng)導(dǎo)批示，和相關(guān)部門承辦，如果需要則指出要哪些公司領(lǐng)導(dǎo)批示，哪些部門承辦，然后遞交給前臺。前臺根據(jù)總經(jīng)辦負責(zé)人的意見遞交到 “公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，或“相關(guān)部門審核承辦”環(huán)節(jié)；如果到“公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱批示”環(huán)節(jié)，則由公司領(lǐng)導(dǎo)處理，然后

10、再遞交給前臺，如果到“相關(guān)部門審核承辦”環(huán)節(jié)，則由指定的部門處理，然后再遞交給前臺，全部處理完后最后由前臺歸檔，至此收文流程結(jié)束。第十一條 到部門的公司內(nèi)部公文簽收部門應(yīng)指定專人負責(zé)。簽收時須對來件嚴(yán)格檢查，明確無誤后方可簽字。 第十二條 收文拆封后應(yīng)對文件進行認真清點，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡要內(nèi)容）、來文單位、密級等并編號。第十三條 發(fā)文處理包括:擬稿、會簽、核稿、簽 發(fā)、編號、打印、校對、用印、登記、分發(fā)等環(huán)節(jié)。第十四條 擬稿。就是草擬文件的初稿，經(jīng)辦人按公司規(guī)定格式草擬（具體格式見附件）。這是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，必須十分認真細致。第

11、十五條 會簽。各職能部門需以公司名義發(fā)文時，部門負責(zé)人在公文稿紙"審核"欄簽字；凡涉及到其他有關(guān)部門事宜，要事先與有關(guān)部門會簽，審核或會簽后送總經(jīng)辦。第十六條 核稿。部門主管副總即對文件草稿進行審核。由總經(jīng)辦的負責(zé)人在草稿未送總經(jīng)理審批之前，依據(jù)公文的基本要求，對草稿的體式、內(nèi)容等進行全面的審核。第十七條 簽發(fā)。簽發(fā)是公司總經(jīng)理對文稿的最后審批，文件草稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，即成為最后定稿，文件據(jù)此生效。第十八條 編號。文稿經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，要進行編號登記，防止發(fā)文混亂。編號應(yīng)按公文格式編排，一般包括發(fā)文代字、發(fā)文年號和該年度發(fā)文序號三部分組成，如，中聯(lián)嘉業(yè)（××

12、;××）第×號。第十九條 打印。即對經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的文稿進行印制，在印制過程中，必須做到：1、必須以經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后的定稿為依據(jù)，忠于原稿，不得隨意改動，確需改動的要報經(jīng)簽發(fā)人批準(zhǔn)。2、注意排版藝術(shù)，版面的安排要美觀大方、賞心悅目。3、注意保密，文印人員不得讓別人隨便翻閱文稿。對印制的底板、清祥、廢頁也要管理好，防止泄密。第二十條 校對。校對是文件制發(fā)過程中的一個重要環(huán)節(jié)。要堅持三校制度。一校由起草者進行。二校由核稿人員進行，三校最好由總經(jīng)辦負責(zé)人進行。校對時要以文件定稿為基準(zhǔn)，進行認真仔細地校對，連標(biāo)點符號也不能放過，把住文件制發(fā)的最后一關(guān)。第二十一條 用印。即在

13、制成的公文上加蓋機關(guān)印章，這是公文生效取信的憑證。用印要做到端正、清晰、位置恰當(dāng)，即所謂"上不壓正文，下要騎年蓋月"。第二十二 分發(fā)。發(fā)放文件時，必須建立發(fā)文登記簿，嚴(yán)格履行收文人簽字手續(xù)，保證文件發(fā)放不出差錯第二十三條 因業(yè)務(wù)需要查閱某文件須經(jīng)總經(jīng)辦同意，必要時須報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。涉及密級文件，按照保密工作管理制度。第二十四條 密級高的文件，應(yīng)鎖在保險柜內(nèi)，不得鎖在辦公桌抽屜內(nèi)過夜。第二十五條 公司正式文件須經(jīng)公司總經(jīng)理簽發(fā)。凡涉及資金轉(zhuǎn)移、資金挪用等重要事宜且需急辦的，由財務(wù)部經(jīng)理電話請示總經(jīng)理經(jīng)同意后，方可簽發(fā)。第二十六條 公司正式文件的撰寫、制發(fā)由總經(jīng)辦負責(zé)。第二十七條 各部門以公司名義上報或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿送總經(jīng)辦審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)。第二十八條 各部門在本身職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)的業(yè)務(wù)性通知，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以自己名義發(fā)出，但應(yīng)送總經(jīng)辦進行文字審核與歸檔。第二十九條 會議通知、轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)文件的通知、一般性或臨時性工作安排等事宜的通知，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，以總經(jīng)辦名義發(fā)出。第三十條 發(fā)文的密級按保密工作管理制度有關(guān)規(guī)定確定。第四章公文歸檔和銷毀第三十一條 公