我校物資采購中存在的問題及改進(jìn)措施

1、我校物資采購中存在的問題及改進(jìn)措施隨著我校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)層次不斷提高，特別是本科教學(xué)質(zhì)量合格評估逐漸臨近，各部門物資需求逐漸旺盛，各項(xiàng)儀器設(shè)備的投入大大加強(qiáng)，購臵物資的技術(shù)指標(biāo)要求高、專業(yè)性強(qiáng)、種類雜、批次多、時(shí)效性高，這就對我校 的物資采購工作提出了更高的要求。在實(shí)際工作中，如何規(guī)范物資采購管理，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，如何使物資采購做到科學(xué)、合理，提升保障能力， 結(jié)合本人這一年來參與的資產(chǎn)采購工作，我從以下兩方面展開探討。一、物資采購中存在的問題1. 物資采購管理制度有待完善，制度執(zhí)行有待加強(qiáng)。目前學(xué)校在物資采購方面僅出臺(tái) *學(xué)院物資采購管理實(shí)施細(xì)則這一項(xiàng) 制度，此項(xiàng)制度涵蓋內(nèi)

2、容很多，很全面，指導(dǎo)性較強(qiáng)，但實(shí)際執(zhí)行中尚需細(xì)化， 需制定相關(guān)配套制度。2. 管理層級增多，采購的程序較多，效率較低。學(xué)?，F(xiàn)行的采購程序是由使用部門提出請購申請， 本單位負(fù)責(zé)人簽字-資產(chǎn) 處簽字一分管院領(lǐng)導(dǎo)審批一分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批一大宗物資報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批， 然后交給資產(chǎn)處，資產(chǎn)處進(jìn)行市場調(diào)查或組織論證、招標(biāo)，才能確定中標(biāo)供應(yīng)商。 這中間的環(huán)節(jié)較多導(dǎo)致學(xué)校物資采購的不及時(shí)， 也一定程度上影響了物資采購的 效率，最終影響教育經(jīng)費(fèi)的使用效益。3. 教學(xué)專業(yè)設(shè)備的專業(yè)性強(qiáng)導(dǎo)致傾向性或排斥性意向由于我?？焖侔l(fā)展，需要購臵大量各種類的貴重儀器和專業(yè)設(shè)備，較為突出 的問題是在選擇設(shè)備、物資的方式上存在傾向

3、性采購意向。客觀上我校物資采購 品種繁多、專業(yè)性強(qiáng)，同一種名稱的儀器設(shè)備規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)等存在著一些差異， 根據(jù)科研及專業(yè)教學(xué)的實(shí)際要求， 很容易使選擇的結(jié)果變得無競爭性，即使招標(biāo) 也會(huì)出現(xiàn)虛假招標(biāo)。特別是使用部門既是采購物資的需求人，又是學(xué)術(shù)或?qū)I(yè)負(fù) 責(zé)人，一旦存在傾向性采購意向，在公開招標(biāo)時(shí)，會(huì)對標(biāo)書內(nèi)容的公開程度及評 標(biāo)結(jié)果產(chǎn)生影響，有可能造成投標(biāo)人串標(biāo)或圍標(biāo)，并且打擊一些潛在投標(biāo)人的積 極性，給學(xué)校造成一些不良的影響。4. 評標(biāo)方法較為單一我校一般采用的最低價(jià)評標(biāo)法，從理論上講，是一種完善的評標(biāo)方法，能最大限度地節(jié)約采購資金，使我校收到最佳的投資效益。但是最低價(jià)評標(biāo)法造成中 標(biāo)人的利潤小

4、，有些項(xiàng)目甚至虧本， 有些中標(biāo)人在簽訂合同時(shí)才發(fā)現(xiàn)漏洞、 缺項(xiàng) 等錯(cuò)誤，為按要求簽約、履行合同帶來一系列的問題，如延誤時(shí)間、造成流標(biāo)， 這就會(huì)給學(xué)校工作帶來負(fù)面的影響。5低價(jià)競標(biāo)低價(jià)競標(biāo)是把價(jià)格定在邊際成本以下的定價(jià)行為，是生產(chǎn)能力過剩和過度競 爭引起的。有的供應(yīng)商為了能得到項(xiàng)目、打開局面，不惜以低成本的價(jià)格競標(biāo)， 如果這樣的供應(yīng)商中標(biāo)，很有可能在合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)如下問題： 項(xiàng)目中途無 法執(zhí)行下去，不得不變更合同，追加預(yù)算；即使勉強(qiáng)完成，質(zhì)量可能也有問題。同時(shí)不排除一些商家通過在投標(biāo)過程中違反規(guī)定， 暗中勾結(jié)，甚至發(fā)生“串標(biāo)”、 “騙標(biāo)”、“圍標(biāo)”等不正當(dāng)行為，弄虛作假，使自己順利獲得物資的

5、供貨權(quán)， 但是隨之而來的是商家變相降低所購商品和服務(wù)的成本。商家弄虛作假會(huì)影響學(xué)校采購物資的使用年限，會(huì)影響產(chǎn)品的安全性，甚至?xí)绊憣W(xué)校師生的人身健康 和財(cái)產(chǎn)安全。6物資采購人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。由于我校采購物資所涉及的范圍廣、專業(yè)知識(shí)比較繁雜，在客觀上需要一支 專業(yè)化的采購團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員還需具備市場營銷、產(chǎn)品質(zhì)量把關(guān)等方面的知識(shí)， 及商業(yè)談判、人際交往等方面的經(jīng)驗(yàn)。然而我校負(fù)責(zé)物資采購的人員大都年輕， 社會(huì)經(jīng)驗(yàn)少，從事采購時(shí)間短，缺乏相應(yīng)的談判經(jīng)驗(yàn)，在招標(biāo)、質(zhì)量把關(guān)上缺乏 相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大、 辦學(xué)層次的提高，采購工作日益復(fù) 雜，采購人員的學(xué)習(xí)能力、業(yè)務(wù)能力也會(huì)制約采購

6、的順利進(jìn)行， 影響著教育教學(xué) 和服務(wù)質(zhì)量的提高。7、物資計(jì)劃性不強(qiáng)，下達(dá)計(jì)劃不規(guī)范。有的部門計(jì)劃提報(bào)的嚴(yán)肅性、 準(zhǔn)確性 差，臨時(shí)性和應(yīng)急性采購多；采購計(jì)劃中物資技術(shù)指標(biāo)不明確， 給采購帶來困擾； 采購規(guī)模小，數(shù)量少，頻度高，計(jì)劃期短，加大采購成本，影響采購效果。8、缺乏對供應(yīng)商的評價(jià)和管理。有少部分供應(yīng)商以臨時(shí)的或短期的合作機(jī)制 為主,與采購人員打交道時(shí)心懷不軌，往往通過“短斤少兩”和“質(zhì)次價(jià)高”等不 正當(dāng)競爭手段破壞供應(yīng)秩序，“蒙騙”采購人員，擾亂采購行為。如果采購人員未 能把握市場脈搏，缺乏對供應(yīng)商的評價(jià)和管理，可能會(huì)使學(xué)校蒙受巨大的損失。9. 驗(yàn)收程序不規(guī)范、不專業(yè)。驗(yàn)收前未將驗(yàn)收物資的

7、相關(guān)技術(shù)指標(biāo)、使用檢測報(bào)告等材料交驗(yàn)收小組成員預(yù)閱， 驗(yàn)收小組成員無法提前準(zhǔn)備，導(dǎo)致準(zhǔn)備不充 分。驗(yàn)收時(shí)資產(chǎn)處組織使用部門參加、無財(cái)務(wù)人員參加，缺乏財(cái)務(wù)把關(guān)。使用部 門對驗(yàn)收不重視，專業(yè)把關(guān)不夠， 甚至出現(xiàn)一些貴重設(shè)備的關(guān)鍵部件、 軟件等未 經(jīng)檢測、使用，卻同意驗(yàn)收。10. 物資采購的監(jiān)督機(jī)制不健全。目前資產(chǎn)處在接到采購命令之后，就進(jìn)行采購，采購之后物資分發(fā)到相關(guān)的 所需部門，這樣采購的一次任務(wù)完成， 以后這個(gè)采購就與資產(chǎn)處聯(lián)系不大。 資產(chǎn) 處在這個(gè)過程中既充當(dāng)了運(yùn)動(dòng)員又充當(dāng)了裁判員，既使實(shí)施者又是管理者，這樣購買產(chǎn)品的質(zhì)量和財(cái)務(wù)流向就缺乏真正意義上的監(jiān)督，會(huì)導(dǎo)致物資采購?fù)该鞫炔?夠和資金的不

8、合理使用，最終會(huì)影響資產(chǎn)處對學(xué)校的服務(wù)和采購物資對學(xué)校狀況 的改善。二、改進(jìn)物資采購管理的對策和措施1. 健全機(jī)構(gòu)，建章立制。學(xué)校成立物資招標(biāo)采購管理領(lǐng)導(dǎo)組，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)物資招標(biāo)采購工作。招標(biāo)采 購管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)招標(biāo)采購小組、評標(biāo)小組、監(jiān)查小組，明確各小組職責(zé)。招 標(biāo)采購小組根據(jù)市場信息提出招標(biāo)方式、分包原則、時(shí)間安排、初步提出邀標(biāo)單位名單，同時(shí)對擬邀標(biāo)單位的資格進(jìn)行審查， 必要時(shí)組織招標(biāo)采購小組成員對投 標(biāo)單位進(jìn)行實(shí)地考察。評標(biāo)小組根據(jù)招標(biāo)文件的要求對不同投標(biāo)單位投標(biāo)書中物 資的技術(shù)指標(biāo)、配臵、報(bào)價(jià)、售后服務(wù)承諾、付款要求等內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真評審和排 序。專業(yè)性較強(qiáng)項(xiàng)目、重大項(xiàng)目的技術(shù)評標(biāo)應(yīng)組織專家

9、組進(jìn)行評審。監(jiān)查小組編制招標(biāo)文件，擬定評標(biāo)專家名單，組織公開招標(biāo)，確定中標(biāo)單位，跟蹤合同擬定 及執(zhí)行。資產(chǎn)處負(fù)責(zé)與中標(biāo)單位技術(shù)或商務(wù)談判，簽訂合同。學(xué)校尚需制定招標(biāo)采購管理制度、 非招標(biāo)采購管理制度、合同管理制度、驗(yàn) 收管理制度、各主要環(huán)節(jié)責(zé)任制度、采購監(jiān)督制度等，使物資采購有章可循，有 章可依，職責(zé)分明，各行其責(zé)。2. 物資的審批、撥款、采購等環(huán)節(jié)要提高效率。由于采購的環(huán)節(jié)較多，為了保證物資采購及時(shí)到位，對物資的審批、撥款和 采購等環(huán)節(jié)要加強(qiáng)效率，明確辦事程序， 提高辦事速度。對一次能夠辦理的物資 采購，可以進(jìn)行集中辦理，對資產(chǎn)處能夠直接決定的物資給予決定權(quán)利， 對比較 重大的物資購買可以實(shí)

10、現(xiàn)聯(lián)合辦公，同時(shí)資產(chǎn)處要提早了解市場行情，做好市場 調(diào)查，縮短物資從購入到分發(fā)的時(shí)限。3. 認(rèn)真審核立項(xiàng)，科學(xué)論證物資使用部門要對待購物資作充分的調(diào)查和論證，作出詳細(xì)的項(xiàng)目可行性分 析報(bào)告。特別要明確采購物資的品種、等級、主要技術(shù)指標(biāo)或質(zhì)量要求、規(guī)格、 型號、臺(tái)套數(shù)及配套設(shè)施設(shè)備。主管部門要嚴(yán)格審核論證項(xiàng)目的科學(xué)性， 充分考 慮學(xué)校的實(shí)際情況，并做到資源的合理利用，考慮是否符合預(yù)算條件和經(jīng)費(fèi)要求， 項(xiàng)目技術(shù)指標(biāo)和參數(shù)是否帶有傾向性和排斥性意向，以保證項(xiàng)目的可行性和招投標(biāo)的公平和可操作性。4. 量化評標(biāo)體系，規(guī)范招標(biāo)檔案管理盡量將評標(biāo)內(nèi)容或評標(biāo)因素進(jìn)行量化， 以定量比較取代定性比較，避免因人 為

11、的主觀因素造成評標(biāo)尺度的偏差。在評標(biāo)小組成員評標(biāo)時(shí)要注意評標(biāo)小組成員 不能相互商量打分，要彼此獨(dú)立評標(biāo)， 杜絕人為造成的評標(biāo)不公平現(xiàn)象發(fā)生， 切 實(shí)做到優(yōu)價(jià)中標(biāo)，使定標(biāo)價(jià)格既符合市場行情，又符合學(xué)校的效益目標(biāo)。招標(biāo)檔案管理工作，是招投標(biāo)過程的見證。招標(biāo)檔案記錄著公開、公平、公 正和誠實(shí)信用原則的真實(shí)情況，反映著招標(biāo)工作的管理水平。招標(biāo)檔案應(yīng)包括： 設(shè)備使用部門的申請及領(lǐng)導(dǎo)的審批簽字、招標(biāo)文件、補(bǔ)充材料、開標(biāo)記錄、合同 變更的有關(guān)材料、驗(yàn)收報(bào)告單等材料。5. 提高采購部門人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。物資采購是一項(xiàng)政策性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作， 涉及金額較大，工作瑣碎復(fù)雜， 要做好這項(xiàng)工作必須建立一支“

12、思想素質(zhì)過硬，專業(yè)能力突出，服務(wù)意識(shí)良好” 的采購隊(duì)伍。資產(chǎn)處對已有人員要進(jìn)行廉潔自律和職業(yè)道德的思想教育，使之了解和掌握米購政策、米購制度、米購程序和工作紀(jì)律，自覺遵守有關(guān)規(guī)定，同時(shí) 對他們進(jìn)行定期考核和培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)。 管理人員首先應(yīng) 認(rèn)真學(xué)習(xí)研究政府采購的有關(guān)法規(guī)及財(cái)政部門有關(guān)物資招投標(biāo)的實(shí)施細(xì)則，掌握政策法規(guī)，提高依法辦事的能力和水平；其次要認(rèn)真學(xué)習(xí)招投標(biāo)的有關(guān)理論知識(shí)， 懂得市場經(jīng)濟(jì)理論、價(jià)格理論和管理理論； 還要加強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任心，把做好招 投標(biāo)工作和合理設(shè)定標(biāo)底作為崗位的重要職責(zé)對待，做到盡心盡力；特別要加強(qiáng) 廉潔自律、嚴(yán)格按章辦事，力戒以權(quán)謀私和腐敗現(xiàn)象的發(fā)

13、生。對新人員的招聘，要嚴(yán)格按照招聘規(guī)則和程序，杜絕違規(guī)進(jìn)人，同時(shí)重視招 聘人員的素質(zhì)，聘任具有較高政治思想覺悟，能以廉潔自律、遵紀(jì)守法為準(zhǔn)則， 熟悉國家相關(guān)政策法規(guī)和市場情況，具有在采購和市場調(diào)查方面專業(yè)能力的人員 從事物資采購工作。6. 加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商誠信制度。為保證供貨及時(shí)，質(zhì)量合格,價(jià)格合理,減少流通環(huán)節(jié)，降低采購成本，就必須 選好供貨商。我?？赏ㄟ^對供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查 ，全面、具體了解和掌握其社會(huì) 環(huán)境、信譽(yù)、企業(yè)性質(zhì)、注冊資金、供應(yīng)能力、供貨質(zhì)量、價(jià)格狀況、售后服務(wù) 等。要按照“公開、公平、公正，優(yōu)勝劣汰”的原則，嚴(yán)格進(jìn)行篩選，宜精不宜粗, 宜少不宜多，建立考核評價(jià)體系，

14、完善考核辦法。對供應(yīng)商的表現(xiàn)還要從品質(zhì)、價(jià) 格、交貨期、服務(wù)等進(jìn)行動(dòng)態(tài)評定。我校還可通過加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，與主要供應(yīng)商建立一種長期的相對穩(wěn)定 的合作關(guān)系，從而穩(wěn)定物資采購資源市場，穩(wěn)定供應(yīng)渠道。這種長期的相對穩(wěn)定關(guān) 系的建立必須以互相信任為基礎(chǔ)，而信任又必須以為學(xué)校提供高質(zhì)量的產(chǎn)品，合 理的價(jià)格,供應(yīng)的及時(shí)性，完善的售后服務(wù)為條件。同時(shí)在大宗商品的供應(yīng)商的選 擇上應(yīng)盡量減少中間環(huán)節(jié)，原則上應(yīng)該是直接廠商、總代理商或者區(qū)域主渠道商 家。另外還要編制供應(yīng)商名單，做好各供應(yīng)商的信用記錄，定期進(jìn)行現(xiàn)有供應(yīng)商 的信用評估，確定是否延續(xù)或終止合作關(guān)系。7. 加強(qiáng)采購物資驗(yàn)收管理。加強(qiáng)采購物資驗(yàn)收的管理，

15、不僅是經(jīng)濟(jì)管理的要求，也是對供應(yīng)商、采購人 員和驗(yàn)收人員工作的三維考核與監(jiān)督。因此，做好采購物資驗(yàn)收工作是加強(qiáng)物資 采購管理的重要環(huán)節(jié)。要設(shè)立專門人員對采購物資進(jìn)行全面的驗(yàn)收。第一，對采購物資質(zhì)量進(jìn)行檢查驗(yàn)收，凡屬應(yīng)提供產(chǎn)品檢驗(yàn)合格證、市場準(zhǔn) 入標(biāo)識(shí)，均要求供應(yīng)商提供，對包裝不全、破損的物資、標(biāo)識(shí)不清、無產(chǎn)品合格 證的物資，可拒絕接收。第二，對采購物資的質(zhì)量等級、價(jià)格進(jìn)行驗(yàn)收，防止以劣充優(yōu)。第三，對采購物資的數(shù)量、金額進(jìn)行核實(shí)驗(yàn)收，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。驗(yàn)收時(shí)出現(xiàn)不符合結(jié)果按以下順序承擔(dān)責(zé)任：供應(yīng)商按合同承擔(dān)違約責(zé)任、法律責(zé)任，直至刑事責(zé)任；使用部門承擔(dān)驗(yàn)收責(zé)任；采購部門承擔(dān)監(jiān)督驗(yàn)收責(zé)任。8. 建

16、立相互制衡的監(jiān)督機(jī)制。建立采購、使用、財(cái)務(wù)各司其職、相互制約的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制。資產(chǎn)處執(zhí)行采 購的職能，同時(shí)接受使用部門的監(jiān)督， 聽取使用部門的意見和建議。使用部門執(zhí) 行計(jì)劃和驗(yàn)收的職能，提出采購的品種和數(shù)量，及時(shí)與物資采購部門溝通情況。 財(cái)務(wù)部門履行審核付款的職能，從而形成采購、 使用、財(cái)務(wù)部門之間相互制衡的 監(jiān)督機(jī)制，真正做到具體采購與使用相分離， 具體采購與驗(yàn)收相分離，具體采購 與給付貨款相分離。9. 學(xué)校應(yīng)重視采購規(guī)劃指導(dǎo)“凡事豫則立，不豫則廢”，這里的“豫”說的就是規(guī)劃之意。所謂采購規(guī) 劃是指為實(shí)現(xiàn)我校建設(shè)和發(fā)展的既定方針?biāo)匦璧挠嘘P(guān)采購目標(biāo)、政策、程序、 規(guī)則、任務(wù)分配、執(zhí)行步驟、使用資源以及其他要素的復(fù)合體。采購規(guī)劃編制和 實(shí)施過程中應(yīng)著重注意解決以下幾個(gè)問題： 一是采購規(guī)劃目標(biāo)的構(gòu)成。采購規(guī)劃 的目標(biāo)是指學(xué)校在一定時(shí)期內(nèi)所要達(dá)到的采購效果，通常應(yīng)包括指導(dǎo)教育資源最合理的分配，充分發(fā)揮教職員工的積極性和潛力，達(dá)到教育活動(dòng)的最佳效果等三 個(gè)部分。制訂目標(biāo)時(shí)應(yīng)以學(xué)?？傮w發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，考慮學(xué)校的辦學(xué)方向、辦學(xué)規(guī)模、特色建設(shè)和教育市場的情況， 與學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展保持協(xié)調(diào)。據(jù)此而形成 一套完整的采購目標(biāo)體系，并實(shí)行目標(biāo)管理，這樣才有利于對物資采購活動(dòng)進(jìn)行 有效控制，避免盲目、重復(fù)采購。二是確定采購規(guī)劃的執(zhí)行步