物業(yè)公司檔案管理規(guī)章制度

1、檔 案 管 理一、檔案管理的目的 加強(qiáng)檔案管理工作，保證檔案的及時收集、歸檔、完整和有效利用。二、適用范圍適用于公司檔案室的各種檔案的管理工作。三、職責(zé)主管行政公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)外單位（個人）查閱檔案的審批。行政管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)公司員工借閱檔案的審批。四、檔案員職責(zé)1、檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放；2、檔案資料的交接；3、辦理檔案的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)；4、執(zhí)行相關(guān)保密制度；5、檔案室設(shè)備、設(shè)施的管理等。五、工作步驟（一）檔案資料的確定1、凡屬下列幾類資料均屬歸檔資料：（1）本公司基本情況資料，包括批文、營業(yè)執(zhí)照、代碼本、財產(chǎn)登記臺帳、管理制度、合同、人事勞資、工作基本情況描述等資料；（2

2、）公司行文，包括發(fā)文、發(fā)函、會議紀(jì)要、報告、請示等；（3）各部門資料，包括業(yè)務(wù)、行政管理等材料；（4）外來資料，包括中央、省、市、區(qū)、集團(tuán)公司來文、友鄰單位及其它單位、組織來文及法律法規(guī)等；（5）圖書等參考資料，包括參考書籍、期刊、報紙及其它宣傳資料等；（6）其它。 （二）檔案編號1、檔案分劃為便于系統(tǒng)化管理，根據(jù)檔案的內(nèi)容和形式特征，將公司檔案劃分為八大類（為一級分類），每一大類下再劃分出若干子類（為二、三、四級分類）。具體分劃詳見檔案分劃編號表2、檔案編號為方便查閱檔案資料，根據(jù)檔案分劃對檔案進(jìn)行編號。編號采用八位阿拉伯?dāng)?shù)字。具體編號方法如下：（1）分類圖示：  

3、60;                       第四級類，類數(shù)099                   第三級類，類數(shù)0999           

4、60;     第二級類，類數(shù)09              第一級類，類數(shù)099 每一編號的具體意義。（2）案卷號、文件順序號按電腦輸入時間自動排序，從00000001開始。（三）檔案地址確定1、檔案存放位置利用分類編號來確定。確定檔案一級類存放區(qū)：根據(jù)各一級類檔案資料的多少在檔案架上劃定各一級類檔案存放區(qū)。各一級類檔案存放區(qū)依序按從右到左、從正面架到反面架的順序在檔案架上標(biāo)出。各一級類檔案區(qū)內(nèi)的子級類檔案依序按從右到左、從上到下的順序排列。每

5、一份檔案均存放在某一級類的檔案盒內(nèi)。同一個檔案盒內(nèi)的檔案資料按編號順序從上到下排列存放。每一類檔案在柜架存放時均須留有一定余地，以保證新增檔案的存放。 （四）歸檔管理1、歸檔前資料管理（1）分散在各部門的資料歸檔前由各部門兼職資料員負(fù)責(zé)管理。（2）各部門必須設(shè)置資料固定存放處，并將資料分類放入不同的卷宗內(nèi)。（3）各部門負(fù)責(zé)人對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。2、歸檔時間各類檔案資料視其類別、性質(zhì)等不同，分別按如下原則確定歸檔時間。（1）公司批文、供水、供電增容計(jì)劃指標(biāo)下達(dá)執(zhí)行書等重要文件隨時歸檔；（2）法律訴訟、外來文件等資料處理完畢即行歸檔；（3）用戶資料在用戶辦理完各項(xiàng)手續(xù)后即行歸檔；（4）各

6、項(xiàng)工程資料在驗(yàn)收后一個星期內(nèi)歸檔；（5）各部門當(dāng)年的業(yè)務(wù)、行政管理資料、行文、承包合同、人事勞資等資料在翌年的第一季度內(nèi)歸檔；（6）圖書資料購買后即歸檔，期刊、雜志半年歸檔一次。（7）其它資料按公司領(lǐng)導(dǎo)確定的時間歸檔。3、歸檔要求（1）歸檔資料必須完整，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全；(2)歸檔的文件資料必須是原件。部門須常用的資料可留用復(fù)印件，原件歸檔。書寫材料必須是耐久的紙張、墨水，不得使用鉛筆、圓珠筆，純蘭墨水；(3)歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來。

7、六、檔案資料移交1、資料歸檔前各部門須按類整理好，并填寫檔案資料移交清單。2、移交時，檔案員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接人在移交清單上簽字。3、移交清單一式兩份，交接人各留存一份。七、資料編號歸檔檔案員把各類移交資料按編號辦法進(jìn)行整理、編號。檔案員須把每份檔案資料名稱、編號和歸檔時間等逐一登記在登記冊上。編號后的檔案，按4.3“檔案地址確定”的規(guī)定上架排列存放。 八、檔案管理檔案室由行政管理部負(fù)責(zé)管理，行政管理部指定檔案員負(fù)責(zé)具體管理工作。九、檔案員崗位職責(zé)1、檔案員必須熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識，了解、掌握公司職能活動和檔案材料情況。2、檔案員負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號、裝訂、存放、管理

8、等工作。3、檔案員負(fù)責(zé)督促各部門檔案資料的移交工作。4、檔案員負(fù)責(zé)檔案資料的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等工作。5、各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關(guān)檔案資料的收集、整理及交接等工作。6、檔案員必須按要求做好保密工作。7、檔案員必須做好檔案室設(shè)備、設(shè)施的保管維護(hù)工作。8、檔案員必須完成公司安排的其它相關(guān)工作任務(wù)。十、檔案保管1、檔案架合理排放，既保證光線充足、通風(fēng)，又能方便使用。2、檔案室必須每天清潔一次，每周大掃除一次，保持清潔衛(wèi)生。3、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火，室內(nèi)須配滅火器材，檔案員必須掌握正確使用滅火器材的方法。4、保持檔案室干燥，定期在柜架中投放干燥劑。5、雨季加強(qiáng)檢查，每逢大雨必須檢查檔案室有

9、無漏水、滲水現(xiàn)象，雨后即檢查檔案有無潮霉現(xiàn)象。6、檔案柜架內(nèi)須定期投放防霉、防鼠藥品，定期檢查檔案有無霉變、鼠咬現(xiàn)象。7、發(fā)現(xiàn)檔案有潮霉、鼠咬情況，應(yīng)立即采取措施加強(qiáng)防范，對已造成損壞的檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)制。8、下班時或檔案員離開時應(yīng)仔細(xì)關(guān)好、鎖好門窗。檔案室鑰匙除檔案員外，其他人不得持有。十一、檔案鑒定與銷毀文書檔案資料保存期限分別為短期15年、長期25年、永久三類。城建檔案的保存期限分為短期30年，長期70年，永久三類。公司抽調(diào)各部門有關(guān)人員組成檔案鑒定小組，鑒定小組負(fù)責(zé)審議、鑒定檔案資料的保存期限。鑒定小組于每年的最后一個季度內(nèi)召開一次鑒定會，審議、鑒定新增資料的年限及應(yīng)銷毀的資料。檔案資

10、料的銷毀由檔案員具體執(zhí)行，鑒定小組委派一人監(jiān)督執(zhí)行。十二、銷毀檔案編號的處理經(jīng)鑒定不需保存但暫時不能銷毀的檔案，將其從原存放架上取出，用X(表示暫存記號)標(biāo)識記號，并將其裝訂放入專門存放區(qū)內(nèi)。檔案銷毀情況均須登記在金地物業(yè)管理有限公司檔案銷毀登記表上。十三、檔案借閱檔案資料一般只限于公司員工及集團(tuán)公司需要查閱的人員查閱。外單位及個人因工作需要查閱檔案的，必須經(jīng)主管行政副總經(jīng)理批準(zhǔn)。檔案一般只限于在檔案室內(nèi)查閱，因工作需要借出時，必須填寫檔案借閱申請審批表。審批表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，交行政管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字，方可借出檔案。借出檔案者必須保證檔案的完好，不得在檔案上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，不得缺頁、遺失、私自復(fù)印，并保證如期歸還。檔案借還情況須在登記本上登記。 十三、檔案統(tǒng)計(jì)檔案資料定期進(jìn)行清理、統(tǒng)計(jì)。檔案員必須每季度統(tǒng)計(jì)一次檔案增刪、使用及管理情況，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報行政管理部負(fù)責(zé)人。 檔案管理意外事件處理程序檔案失盜、借出檔案人丟失或損毀檔案、潮霉鼠咬損毀檔案等均屬于檔案管理中的意外事件。十五、處理程序發(fā)生意外事件時，首先應(yīng)立即將事件情況報告行政管理部負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)發(fā)生檔案失盜或借出檔案人丟失檔案事件時，應(yīng)立即設(shè)法追回所