平面設計公司規(guī)章制度

1、一 文件收發(fā)管理制度1. 所有往來文件均應由資料員統(tǒng)一發(fā)送或接受，資料員必須填寫文件發(fā)放/接收登記表。2. 所有來文(包括設計院洽商、公司內(nèi)部文件、傳真)必須先交到資料員處，資料員認真預審文件是否符合要求和時效，如存在問題有權拒收。3. 資料員預審文件符合要求后，填寫文件聯(lián)系單，交給部門負責人進行審閱，部門負責人應盡快簽發(fā)審閱單。資料員應根據(jù)文件簽發(fā)單上所勾劃的具體執(zhí)行、參閱、抄送人員交其簽收，并留復印件給具體執(zhí)行人備份。4. 所有往來文件、圖紙、傳真等均是部門內(nèi)重要的設計依據(jù)和資料，應妥善保管，資料員存檔不允許外借或遺失。5. 所有未按照程序直接交給當事人或其他工程師的文件，當事人應拒絕接收

2、并向傳遞人員解釋，所有不遵守規(guī)定的擅自接收文件的人員，部門不對其個人行為負責，如造成公司損失的，應由當事人個人承擔。6. 需要轉(zhuǎn)發(fā)的文件，應在收到文件后立即發(fā)出。7. 發(fā)送任何文件必須經(jīng)部門負責人審核簽字后，方可交給資料員統(tǒng)一發(fā)出，任何人不得私自簽發(fā)文件，未經(jīng)部門負責人簽發(fā)的文件，均視為無效，發(fā)生的一切后果由個人承擔。8. 文件發(fā)放原則不應超過24小時，如有問題未能按時發(fā)放，須經(jīng)部門負責人同意后向接受部門說明延遲原因。9. 所有往來文件資料員應認真分類、編號、存檔。二. 來文審閱執(zhí)行制度1. 專業(yè)人員收到文件時，如當事人為“參閱”，請在文件傳遞單上簽字。文件傳閱單中所有參閱人員不應是簡單的審閱

3、，應認真閱讀文件，并承擔相應的工作和責任。2. 如當事人為“執(zhí)行人”，請復印保存，源文件返回資料處存檔。文件聯(lián)系單中的執(zhí)行人為具體落實文件事項的負責人，收到文件后應認真審閱并于24小時內(nèi)回復或執(zhí)行文件要求內(nèi)容，完畢后型部門負責人匯報具體執(zhí)行情況，實行八小時內(nèi)向部門負責人回復制度，如遇到困難須及時向部門負責人反應。3. 所有給各個部門、單位的意見或問題，均應以書面文件形式提出，盡量杜絕打電話、口頭通知的形式。4. 如遇特殊要求，執(zhí)行人應認真審閱、備注要求，并按要求嚴格執(zhí)行，如不能及時完成，應向部門負責人說明原因。5. 文件傳閱后，應返回資料員處保存，不得外借。三. 變更洽商審核執(zhí)行制度1. 有關

4、設計修改的文件只有設計變更通知單以及設計修改洽商單，其他任何有關修改的文件均不能簽發(fā)。注：設計變更通知單是由于甲方主動要求或由于施工存在問題，而由施工單位提出經(jīng)甲方同意的修改，由設計單位為主動方要求進行的修改。設計修改洽商單由于設計錯誤，由設計單位為主動方要求進行的修改。2. 所有設計變更通知單以及設計修改洽商單應首先遞交到資料員處，由資料員簽收和分發(fā)給相關專業(yè)人員審閱。3. 專業(yè)工程師收到設計變更通知單和設計修改洽商單后，必須填寫規(guī)定的項目變更洽商審批申請表和設計變更審核表。注明相關內(nèi)容，變更原因，同時表格中所有項目為必填項，交部門負責人簽字后方能生效，然后付印留底備案，同時抄送相關單位或部

5、門。4. 任何私自填寫簽發(fā)給施工單位的或無設計變更審核表的設計變更通知單和設計修改洽商單均為無效，如果由此發(fā)生的任何問題由簽發(fā)人自行承擔。5. 如果設計變更通知單和設計修改洽商單有圖面改動，必須要求設計單位以相同比例的A4形式出修改圖，并應清楚標出修改部分，我部相關當事人應在審核簽發(fā)后，將相應修改圖福音，標上編號、日期貼于圖上相應位置，下一次如有新的修改，應將新的修改圖貼于前此的修改圖上，不應將前次所貼的修改圖曲調(diào)，以便了解圖紙的修改過程。四. 圖紙審核發(fā)放制度1. 所有設計單位完成圖紙應首先交給項目建筑師，由項目建筑師統(tǒng)一填寫圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單，交部門負責人簽字后，由資料員簽收、存檔和分發(fā)，

6、同時交給相關專業(yè)人員審閱，并應及時傳遞給其他部門。2. 圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單的填寫是為了明晰發(fā)放圖紙的內(nèi)容，作用，以及所替代的圖紙，避免圖紙發(fā)放程序上的混亂。填寫原則如下： 如果為新圖，只用填寫圖紙內(nèi)容，即圖紙設計的專業(yè)，圖紙編號。 如果維修改圖，必須填寫修改原因，以及新圖所代替的圖紙及相關編號。3. 專業(yè)工程師收到圖之后，必須盡快對圖紙進行技術審核，原則上審圖時間不應超過一周。4. 圖紙審核完畢后應立即將圖紙中問題進行整理，匯同審圖意見填寫圖紙審核問題表，返回給設計單位修改，并要求必須跟蹤設計單位回復修改意見。五. 圖紙資料管理制度1. 資料員均應認真按時間、順序、專業(yè)分類保管資料，便于工程師

7、查找。2. 所有資料員保管的的圖紙原則上不外借，能復印的復印，特殊情況的填寫借閱單。3. 所有往來文件資料員均應認真分類編號，存檔。不能遺失。4. 審閱完的圖紙應及時整理歸檔，不應超過24小時。5. 資料包括：傳真、圖紙發(fā)放轉(zhuǎn)遞審核單、設計變更通知單和設計修改洽商單等各種工作呈報單，聯(lián)系單。六. 傳真管理制度為便于統(tǒng)一管理，保證傳真文件的有序性，方便日后查找，所有傳真，內(nèi)部聯(lián)系單，洽商審閱單的目錄及格式在資料員的共享文件夾，發(fā)文編號或查詢請仔細參照，文件發(fā)放之前，請復印保存，并交到資料員處一份備檔，編號前請及時查詢其他人當天上傳的文件編號，并向資料員確定(目錄整理要求不超過24小時)。文件發(fā)出

8、后，請及時快速的將電子文件保存到資料員的“設計部存檔”文件夾內(nèi)。七. 加曬圖紙制度1. 為節(jié)約曬圖費用，避免浪費，所有額外需要加曬的圖紙和印制的圖片，加曬人或部門必須填寫圖紙曬圖申請，并經(jīng)部門經(jīng)理或主管領導簽字確認，我部才可受理。2. 所有加曬圖紙申請單交我部資料源存檔和聯(lián)系曬圖單位進行曬圖工作。3. 需要加曬的圖紙在曬圖前，負責曬圖單位必須填寫加曬圖明細清單，注明單價及總價并經(jīng)我方確認，方可進行曬圖。4. 加曬圖明細單一式兩份，曬圖單位和我部各執(zhí)一份，在結(jié)算時，請曬圖單位出具此單作為結(jié)算依據(jù)。5. 加曬圖明細單填完之后須交部門經(jīng)理確認，并交資料員保存。八. 工作周計劃及部門例會制度1. 上周

9、總結(jié)及本周工作計劃表的格式在資料員的“設計部存檔”文件夾中“周計劃“內(nèi)，請每周五16：00前及時填寫電子文檔并在網(wǎng)上傳至資料員相應文件夾中。2. 所有工程師應認真填寫下一個工作周的周工作計劃，計劃中應注明具體事項及完成日期，并于每周五交部門負責人審核匯總。之后交資料管-理-員整理打櫻3. 打印之后的周工作計劃將發(fā)回個人，作為下周的工作目標并應切實執(zhí)行。但部門負責人有權根據(jù)實際工作需要和公司整體工作計劃中途調(diào)整每個專業(yè)工程師的工作計劃和內(nèi)容，專業(yè)工程師應服從公司和部門負責人的安排，如有異議，可與部門負責人提出意見。4. 同時所有工程師應于每周五按本周實際工作完成情況填寫公司本周報，本周為完成的注

10、明具體原因。5. 每周五下午16：00時召開部門工作例會，如無特殊原因，部門員工應準時參加。為節(jié)約時間，所有員工應有準備的、簡潔的、清晰的匯報工作完成情況和下周工作計劃。九. 電子文件歸檔制度1. 本制度是為了同一電子文件的管理制度、格式，使所有的員工共享資源，達到方便、快捷的查找文件，提高工作效率及準確性的目的。同時也便于電子文件整理及交接。2. 資料員收到文件了解主題、接收人、執(zhí)行人并將文件修改正確名稱后放到相應的文件夾中。3. 執(zhí)行人處理回復文件后，將電子文件放入資料員共享文件夾中，由資料員整理歸檔。收、發(fā)數(shù)量要對應。4. 專業(yè)工程師取得的人和電子文件，光盤均應將原文件交給資料管-理-員整理和保管，如專業(yè)人員有需要，可以復制，但