公務(wù)接待流程細(xì)則

1、公務(wù)接待流程細(xì)則第一條前期準(zhǔn)備工作一、接待任務(wù)下達(dá)后， 由行政部長選定接待組具體成員，并部署相關(guān)接待任務(wù)；二、由行政部接待專員負(fù)責(zé)收集、核對下列信息：（一）來賓單位、人數(shù)、性別、職務(wù)、住宿天數(shù)、抵達(dá)時(shí)間；（二）主賓飲食忌口及生活習(xí)慣；（三）會(huì)務(wù)是否公開（是否需要拍照或錄像）；（四）與各部門做好溝通， 要求各部門做好配合 （包括在接待期間減少噪音、走動(dòng)等方面）。三、由行政部會(huì)務(wù)專員負(fù)責(zé)根據(jù)來賓情況制作公司 PPT匯報(bào)材料并收集相關(guān)數(shù)據(jù)，匯報(bào)材料選擇：（一）對外披露型材料及數(shù)據(jù)；（二）發(fā)展預(yù)測型材料及數(shù)據(jù)。 相關(guān)材料必須送董秘審核、主要接待領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；四、由行政部材料專員負(fù)責(zé)制作如下材料：（一） 來

2、訪客人行程單，包括會(huì)務(wù)、用餐、住宿、參觀、歡送等方面的具體時(shí)間安排及接待保障人員的通訊方式；（二）接機(jī) / 車地的迎接牌， 正面為“ XX單位 XX領(lǐng)導(dǎo)等一行” 或者“XXX（姓名）”，反面為來賓的航班號(hào)、車次及聯(lián)系電話；（三）會(huì)議席卡；（四）制作歡迎詞標(biāo)牌（五）準(zhǔn)備好公司宣傳冊。五、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)準(zhǔn)備、采購以下方面的內(nèi)容：精品文庫（一）按照要求預(yù)訂用餐點(diǎn)、餐標(biāo)；（二）預(yù)訂住宿酒店客房；（三）預(yù)訂會(huì)議室或接待室；（四）根據(jù)需求采購酒水、香煙、水果、糕點(diǎn)、糖果、鮮花、茶葉、飲用水等；（五）根據(jù)需求準(zhǔn)備好餐具、茶具等接待保障用品；（六）準(zhǔn)備好日常用藥品及急救包；（七）按要求采購禮品。六、

3、由行政部駕駛班負(fù)責(zé)保障好接送車輛：（一）車輛清洗；（二）車輛狀況檢測；（三）車輛加油；（四）接送點(diǎn)現(xiàn)場及線路踏勘。七、由行政部保潔組負(fù)責(zé)對公司大樓進(jìn)行清潔。八、由行政部職工餐廳做好工作餐的各項(xiàng)準(zhǔn)備， 包括采購和餐具、 熱毛巾等方面的準(zhǔn)備，包房清潔、燈光及設(shè)備檢查等。第二條接機(jī)/接車一、由行政部長牽頭組織好現(xiàn)場接機(jī)/ 接車的領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員；二、全體接待人員統(tǒng)一按要求著裝：（一）相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)著正裝；行政部接待人員著工作服；（二）駕駛員著西服、系領(lǐng)帶、黑色皮鞋、帶白手套。三、駕駛員及接待車輛的要求：（一）來賓攜帶隨從的，應(yīng)當(dāng)派遣2 輛以上車輛迎接；歡迎下載2精品文庫（二）集團(tuán)公司中高檔車輛應(yīng)當(dāng)服從調(diào)遣和

4、調(diào)配；（三）駕駛員不得在車內(nèi)吸煙或做無關(guān)事宜，車輛音響音量不得超過10 標(biāo)刻；（四）根據(jù)來賓的人數(shù)備好飲用水，其中， 12 月份至次年 2 月期間的接待，應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及熱飲， 7 至 9 月應(yīng)當(dāng)為客人備常溫及冰飲；（五）主要來賓應(yīng)乘坐于駕駛員后排位置， 主陪領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)坐于副駕駛座后排位置，行政部接待專員應(yīng)坐于副駕駛位置；（六）迎接客人上車時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能將車的左側(cè)面對客人，以便客人上車；（七）客人上車時(shí)，駕駛員應(yīng)當(dāng)下車為客人開啟車門并防止客人進(jìn)車時(shí)撞頭；（八）因道路原因車輛右側(cè)面對客人時(shí)， 駕駛員應(yīng)當(dāng)下車引導(dǎo)車人從車輛后側(cè)繞到上車位置；（九）行政部接待專員要負(fù)責(zé)將來賓行李放至車輛后備箱內(nèi)；（十）

5、兩輛以上車輛接送客人的， 首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速， 照應(yīng)后車距離，盡可能形成車隊(duì)行駛。1、后車不得超越首車行駛；2、凡遇紅燈，首車駕駛員預(yù)估后車無法通過的，應(yīng)當(dāng)在停車線等候；3、一旦后車掉隊(duì)，首車駕駛員應(yīng)當(dāng)放慢車速，等候后車跟上；4、凡遇交通擁阻，駕駛員不得隨意插檔、變換車位，應(yīng)當(dāng)保證車輛行駛平穩(wěn)及車隊(duì)隊(duì)形完好。四、現(xiàn)場接機(jī) / 接車時(shí)的工作標(biāo)準(zhǔn)：（一）由行政部接待專員持迎接牌在旅客出口等候客人， 接待員站立位置應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)導(dǎo)右后側(cè) 1 步距離；（二）賓客抵達(dá)時(shí)，迎接領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)上前握手并作自我介紹，規(guī)范用語是：“ XX領(lǐng)導(dǎo)，歡迎來到上海。我是上海中技樁業(yè)股份有限公司 XX 職務(wù) XX姓名，您一路旅

6、途辛苦了，請?jiān)试S我為您此次行程服務(wù)。 ”；歡迎下載3精品文庫（三）行政部接待員應(yīng)主動(dòng)上前幫助來賓拿行李，并尾隨領(lǐng)導(dǎo)步行；（四）上車后，行政部接待專員應(yīng)在自我介紹后，向來賓遞交行程單；（五）車隊(duì)從機(jī)場 / 車站出發(fā)后，由行政部接待專員通過手機(jī)短信將來賓情況報(bào)告行政部接待組。第三條迎接來賓進(jìn)入公司一、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)對大院車輛進(jìn)行清場， 嚴(yán)禁一切車輛不按規(guī)定停放，公司大門口不得停放機(jī)動(dòng)車和非機(jī)動(dòng)車； 要事先對樓梯、 走道及會(huì)議室全部檢查一遍；二、由行政部材料專員將歡迎詞板放置于公司1 樓大門口；三、接待接機(jī) / 車人員反饋的信息后，接待組通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行現(xiàn)場迎接：（一）根據(jù)賓客規(guī)格，相關(guān)迎

7、接人員應(yīng)當(dāng)著正裝在一樓等候來賓車輛；（二）來賓車輛?？亢?， 由駕駛員負(fù)責(zé)為來賓開車門，并防止客人下車時(shí)撞頭；（三）公司主要接待領(lǐng)導(dǎo)上前與來賓打招呼， 特別重要的來賓由行政部接待員負(fù)責(zé)上前送花；（四）公司接待領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在在來賓右后側(cè)方位， 距來賓半步距離， 并負(fù)責(zé)引導(dǎo)來賓進(jìn)入公司；（五）公司前臺(tái)應(yīng)在客人來訪前將大廳中的燈光打開， 調(diào)節(jié)空調(diào)的溫度， 營造光亮舒適的環(huán)境； 當(dāng)賓客進(jìn)入大門時(shí)， 要站立向來賓鞠躬致意， 并使用規(guī)范用語：“歡迎蒞臨中技樁業(yè)！ ”（六）接待來賓期間， 總部各部門員工應(yīng)當(dāng)減少樓道內(nèi)走動(dòng)， 正面遇到來賓時(shí)，應(yīng)主動(dòng)為來賓讓路，并侍立向來賓半鞠躬，同時(shí)使用規(guī)范用語： “歡迎光臨中技樁業(yè)

8、”；（七）行政部接待專員在來賓下車時(shí)應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)入大樓， 以提前一層的速度為來賓開路、開門；歡迎下載4精品文庫（八）進(jìn)入會(huì)場或貴賓室時(shí)，應(yīng)當(dāng)指引來賓進(jìn)入主座。主座應(yīng)面對大門。第四條會(huì)務(wù)接待一、由行政部后勤保障專員負(fù)責(zé)在客人來訪前將鮮花、席卡、水果、糖果、糕點(diǎn)、熱毛巾、香煙、飲用純水、茶葉茶杯以及公司宣傳冊等準(zhǔn)備好。相關(guān)物品的擺放要整齊統(tǒng)一。賓客未到前應(yīng)準(zhǔn)備茶頭，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外，要提醒我方領(lǐng)導(dǎo)攜帶的名片。二、來賓入座時(shí)，現(xiàn)場倒茶，茶水倒至 7 分滿。行政部接待人員根據(jù)來賓規(guī)格予以現(xiàn)場茶水保障，原則上首次 5 分鐘續(xù)水， 1 小時(shí)內(nèi)每 15 分鐘續(xù)水，加水實(shí)際情況根據(jù)來賓飲水習(xí)慣

9、作適當(dāng)調(diào)整。加水人員應(yīng)當(dāng)站立于賓客的左手位置。重要貴賓，行政部應(yīng)派 2 名接待員應(yīng)現(xiàn)場侍立保障，侍立位置為會(huì)場對角線， 1 人保障來賓， 1 人保障公司領(lǐng)導(dǎo)。三、信息部器材保障人員應(yīng)根據(jù)接待規(guī)格和領(lǐng)導(dǎo)要求， 做好現(xiàn)場器材的管理及攝錄工作。四、行政部總裁秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求負(fù)責(zé)匯報(bào)材料的點(diǎn)擊。第五條接待用餐一、根據(jù)行程確認(rèn)單確定用餐標(biāo)準(zhǔn)、用餐地點(diǎn)（公司餐廳 / 外部餐廳）、用餐時(shí)間、用餐人數(shù)、酒水和飲料數(shù)量、香煙數(shù)量等；二、提前預(yù)定餐廳包房，如就餐人員較多，包房盡量選擇緊鄰的位置，方便席間走動(dòng)溝通；三、菜單確定根據(jù)來賓不同口味、 風(fēng)俗習(xí)慣、 生活忌諱和特殊需要進(jìn)行菜品選擇；四、接待人員在來賓入席前半

10、小時(shí)檢查用餐用品是否準(zhǔn)備齊全： 餐具、水杯、紅酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、煙缸、牙簽筒，以及酒水飲料、煙、茶等五、用餐期間注意環(huán)節(jié)（一）來賓入席歡迎下載5精品文庫1、當(dāng)來賓進(jìn)入餐廳時(shí)，接待人員主動(dòng)協(xié)助迎賓員安排訪客入座；2、接待人員協(xié)助迎賓員掛來賓衣帽；3、提醒來賓保管好貴重物品。（二）席間督辦1、待來賓坐定后，服務(wù)員撤去多余餐具，取出餐巾展開鋪在客人膝上并脫去筷套；2、根據(jù)來賓要求斟倒酒水或飲料；3、用餐期間上菜的速度事宜，上菜順序冷菜、熱菜、湯、點(diǎn)心、水果；如有外國客人，可在冷菜之后上湯，多道點(diǎn)心安排在菜與菜之間；4、待來賓杯中酒水只剩1/3 時(shí)及時(shí)斟倒，根據(jù)現(xiàn)場需要開啟酒水或飲料；5）客

11、人餐碟中骨渣或雜物堆集較多時(shí)及時(shí)抽換；6）煙灰缸有兩個(gè)以上煙頭時(shí)及時(shí)撤換；7）當(dāng)來賓不慎將餐具掉地上或弄翻酒水杯時(shí)及時(shí)處理；8）上菜過程中若不小心把湯汁灑在餐桌或來賓身上上，迅速用干凈餐巾墊上或擦干凈； 以上幾點(diǎn)在用餐餐廳服務(wù)未及時(shí)到位時(shí)，接待人員應(yīng)督促服務(wù)人員及時(shí)處理。（三）離席1、接待人員在用餐即將完成時(shí)，一般在上水果的時(shí)間段至餐廳柜臺(tái)結(jié)賬，收集好財(cái)務(wù)報(bào)銷單據(jù) , 并安排車輛等待來賓離席；2、來賓走出餐廳時(shí)，接待人員協(xié)助服務(wù)員及時(shí)準(zhǔn)確地將衣帽取遞給本人；3、接待人員在離席的同時(shí)檢查有無來賓遺留的物品，如有應(yīng)及時(shí)歸還；4、接待人員引領(lǐng)來賓上車至下一目的地；5）如有醉酒的來賓，根據(jù)性別安排臨時(shí)

12、接待人員送至住宿酒店安置。第六條來賓住宿歡迎下載6精品文庫一、住宿前期工作準(zhǔn)備（一）根據(jù)行程確認(rèn)單確定酒店住宿標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)、具體入住日期、天數(shù)等；（二）行政部提前為賓客預(yù)訂好酒店房間等待賓客入?。ㄈ┮患?jí)接待標(biāo)準(zhǔn)需提前在房間內(nèi)放好如：水果、鮮花、香煙、絲襪等物品。二、入住（一）接待人員迎接或陪同來賓至預(yù)定酒店，主動(dòng)幫來賓提行李；（二）接待人員將訪客引領(lǐng)至酒店大廳座位休息等待；（三）接待人員收集賓客的有效證件到酒店總臺(tái)辦理入住手續(xù)；（四）接待人員辦理好入住手續(xù)后， 記錄訪客對應(yīng)的房間號(hào)以便行程時(shí)間安排及時(shí)溝通；（五）接待人員將賓客的有效證件及房間鑰匙交至本人手中，引領(lǐng)至入住房間；（六）接待人員告訴

13、客人： 有無保險(xiǎn)箱， 飲水方式，早餐時(shí)間，餐廳位置等，并詢問是否還有其他需要；（七）接待人員確認(rèn)賓客第二天的叫醒時(shí)間（八）接待人員再次留下自己的聯(lián)系方式以備訪客在行程中及時(shí)溝通；（九）確認(rèn)訪客的行李已送到訪客的房間；（十）接待人員至酒店總臺(tái)落實(shí)第二天叫醒時(shí)間。三、退房（一）訪客行程結(jié)束離開酒店時(shí)， 接待人員提醒并檢查訪客行李是否有遺漏，主要是電話，充電器，有效證件等（二）接待人員主動(dòng)幫訪客提行李至接待車輛放置；（三）接待人員邀訪客上車入座并隨行至機(jī)場、車站，視情況準(zhǔn)備相應(yīng)的禮歡迎下載7精品文庫品，并請賓客對此次接待工作提出意見或建議（本條適用于一級(jí)接待）；（四）接待人員至酒店柜臺(tái)結(jié)賬，收集好本次接待工作的各類單據(jù)憑證。第七條參觀接待一、至公司廠部參觀（一）事先告知相關(guān)廠部做好接待工作；（二）重要貴賓派員至現(xiàn)場指導(dǎo)、協(xié)助；（三）賓客從總部出發(fā)時(shí)，通知相關(guān)廠部做好準(zhǔn)備；（四）按接待