外貿(mào)企業(yè)訂單管理程序

1、文件編號(hào):外貿(mào)企業(yè)訂單作業(yè)流程控制管理程序文件編號(hào)：制定日期：修改日期：總頁(yè)數(shù)：1目的:了解客戶需求,將審查合格后之客戶需求轉(zhuǎn)化為內(nèi)部指令,保證客戶需求得到及時(shí)有效的滿足。 2范圍：所有公司客戶及潛在客戶的需求，包括對(duì)產(chǎn)品和服務(wù)的需求.3定義:無(wú)4職責(zé)：41業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)客戶需求的搜集、審查和確認(rèn),通過(guò)與客戶及內(nèi)部相關(guān)部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，保證客戶需求得到及時(shí)有效的滿足.42開(kāi)發(fā)部負(fù)責(zé)新開(kāi)發(fā)案的可行性評(píng)估、估價(jià)、新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)案流程管控和樣品提交等與產(chǎn)品開(kāi)發(fā)相關(guān)的工作.4。 3生產(chǎn)部負(fù)責(zé)交期評(píng)審、生產(chǎn)的組織實(shí)施.44品檢部負(fù)責(zé)產(chǎn)品生產(chǎn)全過(guò)程的質(zhì)量控制.45其它相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自的職責(zé)，配合上述部門(mén)做好訂單的流

2、程管理。5.流程：步驟工 作 流 程主導(dǎo)部門(mén)配合部門(mén)說(shuō) 明相關(guān)支持文件及表單1客戶詢盤(pán)業(yè)務(wù)部無(wú)1。1一般在客戶下訂單之前，都會(huì)有相關(guān)的 Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解.無(wú)2郵件的回復(fù)業(yè)務(wù)部 無(wú)2。1因時(shí)差問(wèn)題對(duì)于不同地區(qū)的客人在郵件回復(fù)的時(shí)間上有所不同，亞洲客人應(yīng)在早上回復(fù)，歐州客人應(yīng)在下午回復(fù),美洲客人應(yīng)在晚上回復(fù).因此公司可能會(huì)據(jù)此時(shí)差及業(yè)務(wù)發(fā)展的狀況來(lái)調(diào)整業(yè)務(wù)員的工作時(shí)間，以能更好地服務(wù)于客人.2.2對(duì)于對(duì)方以企業(yè)郵箱聯(lián)系的客人,要求必須第一時(shí)間給予及時(shí)的回復(fù)。2.3 原則上所有業(yè)務(wù)員都要用公司的企業(yè)郵箱與客人聯(lián)系，不準(zhǔn)用其它郵箱與客人聯(lián)系.無(wú)現(xiàn)有產(chǎn)品3產(chǎn)品研發(fā)Y

3、N報(bào)價(jià)取消Y可行性評(píng)估業(yè)務(wù)部開(kāi)發(fā)部3。1，在客戶要求的時(shí)間內(nèi)對(duì)產(chǎn)品技術(shù)、生產(chǎn)和成本、風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)效等可行性作出評(píng)估。3。2若該產(chǎn)品在技術(shù)、生產(chǎn)和成本要求等方面不可行，評(píng)估部門(mén)應(yīng)及時(shí)告知業(yè)務(wù)員,業(yè)務(wù)員應(yīng)及時(shí)通知客戶,并與客戶確定一致意見(jiàn)并反饋評(píng)估部門(mén).【估價(jià)需求及可行性評(píng)估表】【估價(jià)單】【報(bào)價(jià)單】10YN報(bào)價(jià)確認(rèn)結(jié)案業(yè)務(wù)部算價(jià)部4。1首先要明白產(chǎn)品的價(jià)格同其所用材料的材質(zhì)及訂單數(shù)量有關(guān)系。因此在報(bào)價(jià)時(shí)在報(bào)價(jià)單上必需具體體現(xiàn):產(chǎn)品的圖片、產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、選用的材質(zhì)、產(chǎn)品尺寸、內(nèi)盒外箱規(guī)格、報(bào)價(jià)的數(shù)量、包裝方法及交易條件及交貨時(shí)間.（要求報(bào)價(jià)單格式化,嚴(yán)格使用公司的報(bào)價(jià)單,不得另制其它表單)。但最終報(bào)價(jià)

4、應(yīng)以確認(rèn)樣品為準(zhǔn)。4。2對(duì)未能與客戶達(dá)成一致意見(jiàn)之報(bào)價(jià)，進(jìn)行結(jié)案處理?！竟纼r(jià)需求及可行性評(píng)估表】、【估價(jià)單】制樣、樣品的確認(rèn)及寄樣開(kāi)發(fā)部業(yè)務(wù)部5。1業(yè)務(wù)員根據(jù)客人的產(chǎn)品要求，制作樣品單.客人有額外特殊要求的，需詳細(xì)備注。5。2開(kāi)發(fā)部（責(zé)任人：王秀紅)依據(jù)業(yè)務(wù)員打印的樣品單，制作相應(yīng)的樣品。5。2.1常規(guī)、簡(jiǎn)單產(chǎn)品的胚型,請(qǐng)務(wù)必按照老規(guī)矩做,以避免出錯(cuò)。5.2。2客人有特殊要求,或者工藝復(fù)雜的樣品,請(qǐng)制樣人務(wù)必及時(shí)與業(yè)務(wù)溝通清楚,必要時(shí)與經(jīng)驗(yàn)豐富的專業(yè)人員溝通探討,并考慮到批量大貨時(shí)能滿足質(zhì)量及交期的需要,還需考慮大貨生產(chǎn)的人工成本控制問(wèn)題。5.2。3供樣必需保時(shí)、保質(zhì)供客人確認(rèn).樣品完成后,前

5、后（正反面）均需拍照留底。5。2.4新樣或者客戶樣，前后做的要一致。如不確定,請(qǐng)務(wù)必跟相關(guān)人員核對(duì)清楚.5。3根據(jù)客人要求制造的樣品如果不能做,我們也要如實(shí)相告，不應(yīng)欺瞞客人,當(dāng)然條件許可下可努力試制,并適時(shí)告知進(jìn)度。要深知企業(yè)是靠質(zhì)量取勝，而不是靠低價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)得來(lái)的,因此，樣品的品質(zhì)相當(dāng)關(guān)鍵。5。4制樣時(shí)我們要費(fèi)時(shí)、耗財(cái),同時(shí)又可體現(xiàn)客人誠(chéng)意度。為此，對(duì)于暫末合作過(guò)要供樣品的新客人原則上要付樣品費(fèi)且要付運(yùn)費(fèi)。當(dāng)然，客人能付樣品費(fèi)，他也會(huì)思考合作可能性有多大,那樣合作可能性才會(huì)有。5。5制作完成的樣品，經(jīng)業(yè)務(wù)員確認(rèn)后（特殊的、工藝復(fù)雜的還需公司領(lǐng)導(dǎo)及生產(chǎn)技術(shù)負(fù)責(zé)人確認(rèn)),樣品部及時(shí)安排樣品的寄樣

6、.【樣品單】11客戶溝通合同/訂單N合同/訂單評(píng)審業(yè)務(wù)部設(shè)計(jì)部開(kāi)發(fā)部品檢部生產(chǎn)部采購(gòu)部6。1 合同評(píng)審：如客戶要求簽訂保密協(xié)議、制造合同、技術(shù)協(xié)議等法律文檔，業(yè)務(wù)員須審核與業(yè)務(wù)相關(guān)的條款，提出需調(diào)整部分，同時(shí)將合同交總經(jīng)理審核,保證公司權(quán)益得到有效維護(hù);合同的年度評(píng)審由業(yè)務(wù)組織在每年初進(jìn)行。6。2訂單評(píng)審：業(yè)務(wù)員需確認(rèn)是否已建立該產(chǎn)品的基本資料。6.3若合同評(píng)審不能通過(guò),業(yè)務(wù)員需于2個(gè)工作日內(nèi)將審核意見(jiàn)統(tǒng)一反饋給客戶并與其進(jìn)一步協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)。【BOM表通知單】【訂單評(píng)審表】12Y合同條款的確立業(yè)務(wù)部無(wú)7。1與客戶協(xié)商、談判,確立合同項(xiàng)目。包括所購(gòu)產(chǎn)品的品名、規(guī)格、數(shù)量、顏色、價(jià)格、包裝要求

7、、交貨期及其他要求；貿(mào)易國(guó)別、付款方式、目的港、配件額度及其他條款.業(yè)務(wù)審批業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)員8。1業(yè)務(wù)員收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按”出口合同審核表"的項(xiàng)目如實(shí)填寫(xiě),盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。合同審批需附上經(jīng)雙方確認(rèn)的銷售合同。審核表要由業(yè)務(wù)員申請(qǐng)，部門(mén)經(jīng)理審核，再交總經(jīng)理核準(zhǔn)后才能執(zhí)行。8.2如果是L/C付款的客戶，通常是在生產(chǎn)前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到,收到L/C后業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其他可能的問(wèn)題，如有問(wèn)題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證.  8。3如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定已經(jīng)到賬.8。4業(yè)務(wù)員制定生產(chǎn)單,生產(chǎn)單必須從系統(tǒng)走;

8、生產(chǎn)單應(yīng)按統(tǒng)一的格式，生產(chǎn)單上所有的描述必須使用中文，所有的信息都必須清楚明確、通俗易懂、一目了然，不會(huì)因公司任何崗位人員的變化,而產(chǎn)生不應(yīng)有的失誤.生產(chǎn)單包含以下內(nèi)容:a.生產(chǎn)單號(hào)、客戶名稱、生產(chǎn)依據(jù)(簽樣、產(chǎn)前樣、樣品室樣品、圖片或圖紙、生產(chǎn)單等）、質(zhì)量要求、大貨樣數(shù)量、要求及提供時(shí)間、大貨照要求及提供時(shí)間、驗(yàn)貨要求及驗(yàn)貨時(shí)間、出貨時(shí)間等;b.產(chǎn)品圖片、工廠貨號(hào)、客人貨號(hào)、產(chǎn)品描述、產(chǎn)品尺寸、數(shù)量、單位、機(jī)芯品牌（包括機(jī)芯上的文字、LOGO等要求）、鐘針?lè)N類、包裝細(xì)節(jié)要求、內(nèi)盒資料(盒子類型、盒子尺寸、紙板類型)、外箱資料（箱規(guī)、尺寸、紙板類型）、單個(gè)體積、總體積、條形碼、單個(gè)凈重量、單價(jià)

9、、總金額、其它事項(xiàng)備注等.8.5生產(chǎn)單由業(yè)務(wù)員打印下發(fā)相關(guān)部門(mén)（沒(méi)彩盒的打印15份，有彩盒的打印16份），所有收單人應(yīng)在訂單發(fā)放簽收表上簽收?！境隹诤贤瑢徍吮怼?、【訂單發(fā)放簽收表】13合同的執(zhí)行生產(chǎn)部設(shè)計(jì)部采購(gòu)部排產(chǎn)部業(yè)務(wù)部品檢部9。1業(yè)務(wù)員（或跟單員）需在生產(chǎn)單下達(dá)后的十天內(nèi),將鐘面貼紙確認(rèn)給設(shè)計(jì)部，否則延期一天，交貨期也順延一天，以此類推。9。2設(shè)計(jì)部在收到生產(chǎn)單的710天內(nèi).9。2通過(guò)合同評(píng)審的訂單依生產(chǎn)管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)作業(yè).留底的樣品，生產(chǎn)要用的話,請(qǐng)務(wù)必找我們核對(duì)之后再拿出去，不要自己隨便拿,這樣容易錯(cuò)，而且容易不知道樣品去哪了。生產(chǎn)管理作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、合同跟蹤業(yè)務(wù)部生產(chǎn)部10。1備貨期間

10、，對(duì)訂單生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤，并告知客戶生產(chǎn)進(jìn)度和交貨時(shí)間。10。2在訂單執(zhí)行過(guò)程中若需要變更，生管部需知會(huì)業(yè)務(wù)部,業(yè)務(wù)部與客戶重新確認(rèn)。(訂單或合同變更的范圍及內(nèi)外部聯(lián)絡(luò)方式,如客戶口頭訂單或變更或通知）驗(yàn)貨品檢部業(yè)務(wù)部生產(chǎn)部11。1如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來(lái)驗(yàn)貨的,要在交貨期一周前，約客戶驗(yàn)貨并將驗(yàn)貨日期告知生管部和品保部11。2如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系,預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間,確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知生管部和品保部。 商檢業(yè)務(wù)部品檢部12.1、如果屬于法定檢驗(yàn)的商品范圍(屬于種類表商品范疇),在商品報(bào)關(guān)時(shí),需出具商檢機(jī)構(gòu)的出口貨物通關(guān)

11、單方可報(bào)關(guān). 12.2、申請(qǐng)出口商品檢驗(yàn)時(shí),公司報(bào)檢員，將報(bào)檢委托書(shū)、外銷合同、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、廠檢單等單據(jù)寄到報(bào)關(guān)行委托報(bào)檢。 商檢通過(guò)，取得出口貨物通關(guān)單。如需商檢驗(yàn)貨,約定驗(yàn)貨時(shí)間，并通知品保部配合。 驗(yàn)貨通過(guò)取得出口貨物通關(guān)單,與紙箱單一并寄到貨代公司用于報(bào)關(guān).租船訂倉(cāng)業(yè)務(wù)部無(wú)13。1如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款,通常客人會(huì)指定運(yùn)輸代理公司或船務(wù)公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況,并確認(rèn)工廠的交貨能否早于開(kāi)船期至少一周以前,以及船期能否達(dá)到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書(shū)面訂倉(cāng)通知或郵件/網(wǎng)上訂倉(cāng)，跟

12、蹤艙位預(yù)訂情況，盡早取得訂艙確認(rèn).13。2如果是由賣(mài)方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船務(wù)公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開(kāi)船口岸等。經(jīng)比較，選擇價(jià)格優(yōu)惠,信譽(yù)好，船期合適的船公司,并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時(shí)要另選客人認(rèn)可的船務(wù)公司。開(kāi)船前兩周書(shū)面定倉(cāng)，程序同上。  13。3如果貨物不夠一個(gè)小柜，需走散貨時(shí),向貨代公司訂散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)單時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。  13。4向貨代或船務(wù)公司訂艙時(shí),一定要傳真書(shū)面定倉(cāng)單或郵件訂倉(cāng)/網(wǎng)上訂倉(cāng)，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容,不得口頭訂艙， 以避免差錯(cuò)。安排拖柜業(yè)務(wù)部生產(chǎn)部14。1貨物做好并驗(yàn)貨通過(guò)后，委托

13、拖車(chē)公司拉柜。要給拖車(chē)公司傳真以下資料：訂確認(rèn)書(shū)，拖柜委托書(shū),注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)量，裝柜地址,及裝船口岸等。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號(hào)、車(chē)牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等.工廠裝柜后一定要記住上封條。委托報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)部無(wú)15。1在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)委托書(shū)、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、合同，空白核銷單，用快件寄出。聯(lián)系并確認(rèn)報(bào)關(guān)行收到上述單據(jù)，通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）.15。2委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)告知報(bào)關(guān)行操作貨代的聯(lián)系方式及本公司的聯(lián)系人和電話等， 跟蹤報(bào)關(guān)放行情況。.獲得運(yùn)輸文件業(yè)務(wù)部無(wú)16。1最遲在開(kāi)船后兩天內(nèi)，要將提單內(nèi)容傳真給船運(yùn)公司或貨運(yùn)代理。提單內(nèi)容要按找L/C或客人的要求來(lái)做,并給出正確的貨

14、物數(shù)量，以及一些特殊要求等。   16。2督促貨代或船公司盡快出提單樣單，仔細(xì)核對(duì)樣單無(wú)誤后，向船公司書(shū)面確認(rèn)。如果提單需客人確認(rèn)的,要先傳真提單樣單給客人，得到確認(rèn)后再要求貨代或船公司出正本。16。3根據(jù)收到貨代公司費(fèi)用催繳單向財(cái)務(wù)請(qǐng)款，付款后通知貨代或船公司及時(shí)取得提單和發(fā)票。 16.4收到貨代或船公司的發(fā)票及提單交給財(cái)務(wù).LC情況下，將提單及其他信用證要求的單據(jù)（如清單，發(fā)票，F(xiàn)ORMA，等)交銀行議付.準(zhǔn)備其他文件業(yè)務(wù)部無(wú)17。1商業(yè)發(fā)票:L/C 要求提供的文件中,對(duì)商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開(kāi)證日之后,交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要

15、與L/C上的完全相同，小寫(xiě)和大寫(xiě)金額都要正確無(wú)誤.L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來(lái)，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，要提前20天理。      17.2 FORMA原產(chǎn)地證書(shū)：FORMA 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦.需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C 的交貨期和開(kāi)船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書(shū),需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORM A證書(shū)通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工. 17。3一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證

16、可在中國(guó)貿(mào)易促進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些?？稍诎l(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦.如果原產(chǎn)地證書(shū)要辦理大使館加簽,也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。 也可以在檢驗(yàn)檢驗(yàn)局辦理。 17。4裝運(yùn)通知:一般是要求在開(kāi)船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開(kāi)船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)量，金額,包裝件數(shù),嘜頭,目的港代理人等.（客戶有要求時(shí)才做）有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明,如傳真報(bào)告書(shū),發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。 17.5裝箱單:裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重,凈重,外箱尺寸。按外箱尺寸計(jì)算出來(lái)的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)，以便于客

17、人查找。裝箱單的重量,體積要于提單相符。交單業(yè)務(wù)部財(cái)務(wù)部18。1采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi),備齊全部單證,并嚴(yán)格審單，確保沒(méi)有錯(cuò)誤，才交銀行議付.    18。2采用T/T收匯的，單證員在取得提單后通知業(yè)務(wù)馬上傳真提單給客人要求付款，并將提單交回財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件交由業(yè)務(wù)寄給客人。   業(yè)務(wù)歸檔業(yè)務(wù)部財(cái)務(wù)部19。1每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做“出口業(yè)務(wù)登記表",包括電腦登記及書(shū)面登記，便于以后查詢,統(tǒng)計(jì)等. 每月月底將所有的文件、L/C和議付文件歸檔。19。2每月月初，核對(duì)配合貨代上月的