監(jiān)理通信息系統(tǒng)應用管理辦法(參考模板)

1、- 1 -濟南中建設計院有限公司濟南中建設計院有限公司監(jiān)理業(yè)務信息化管理辦法監(jiān)理業(yè)務信息化管理辦法 文件編號： 編 制 人： 批 準 人： 版本 /版次 ： 生效日期： 2014 年 10 月 1 日- 2 -目目 錄錄文件更改頁文件更改頁 .3總總 則則.4第一章 信息錄入管理.5第二章 賬號安全管理 .12第三章 信息化績效考核辦法.13第四章 附件 .14- 3 -文件更改頁文件更改頁版本版本生效日期生效日期更改描述更改描述更改人更改人A/02014-10-1 B/0 - 4 -為了規(guī)范我司信息系統(tǒng)的使用和管理，有效組織信息數(shù)據(jù)的錄入、維護和應用推廣，最終達到提升企業(yè)管理水平的目的，特制

2、定此辦法，請各部門、項目管理公司各級人員遵照執(zhí)行?？偪?則則1、企業(yè)信息化是“一把手”工程，由公司主要領導擔任信息化負責人，公司成立由各相關部門領導參加的信息化小組。公司信息化主管部門：合約部。信息化推進工作納入公司周例會內容。2、信息化推進包括三方面工作：前期初始化（數(shù)據(jù)準備） 、日常數(shù)據(jù)維護、應用推廣。數(shù)據(jù)錄入，盡量安排由職能部門承擔，減少生產(chǎn)一線人員的壓力。3、企業(yè)信息化實施過程就是企業(yè)內控體系逐步完善的過程，因此企業(yè)信息化推廣將分階段開展，推廣進度與企業(yè)內控體系建設和人力資源團隊素質密切相關。4、企業(yè)信息化工作將納入部門考核、員工考核、評優(yōu)工作中，納入個人和部門的工作報告。5、信息化推

3、進主要崗位設置： 1）企業(yè)信息化負責人：由公司主要領導擔任，負責信息化資源協(xié)調、考核。2）部門負責人：對部門管轄范圍的信息化負責，及時審批系統(tǒng)中提交的事務；向分管領導和系統(tǒng)管理員及時反饋信息化改進意見。 3）關鍵用戶：主要的信息錄入和軟件操作人員，如部門資料員、項目部信息員。 4）系統(tǒng)管理員：負責與軟件開發(fā)單位聯(lián)絡，收集各部門使用意見，跟蹤解決使用過程存在的問題，匯總信息化實施情況。6、要求：機關人員每天至少登錄 2 次，項目部信息員每天至少登錄 2 次，其它項目部人員，每周至少登錄 3 次。機關關鍵用戶每周全面檢查、核對一次系統(tǒng)上的數(shù)據(jù)。部門信息化負責人每月一次，檢查數(shù)據(jù)錄入質量。7、溝通機

4、制：部門信息員、資料員，每周向部門負責人匯報一次信息化情況；系統(tǒng)管理員每周四匯總一次各部門反饋的使用意見，形成臺賬，反饋給軟件開發(fā)單位統(tǒng)一回復。- 5 -第一章第一章 信息錄入管理信息錄入管理一、 經(jīng)營管理信息錄入序號序號模塊模塊/ /菜單菜單菜單菜單錄入人錄入人責任方責任方督促檢查督促檢查1客戶管理客戶信息經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領導2投標評審3投標信息4投標結果5競爭對手經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理6投標管理投標保證金臺賬經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理7合同登記經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理8補充協(xié)議登記經(jīng)營部資料員9合同管理合同移交經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領導10資質管理職稱記錄、員工獲獎、專業(yè)資質、經(jīng)營

5、部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領導11公司證書公司證書經(jīng)營部資料員經(jīng)營部經(jīng)理分管領導說明：1、經(jīng)營管理經(jīng)營管理模塊中客戶管理、投標管理、合同管理、資質管理、公司證書菜單，由系統(tǒng)管理員對經(jīng)營部關鍵用戶進行授權。2、投標評審：投標報名前完成錄入。3、投標結果：投標結果公布后 1 周內，由相關人員提交投標結果信息（或發(fā)內部郵件）給資料員；資料員根據(jù)“投標時間” ，每月核對一次，主動補齊已過“投標時間”的投標信息。4、合同與投標項目的關聯(lián)：由經(jīng)營部關鍵用戶在中標結果菜單下操作、檢查。5、合同與監(jiān)理項目的關聯(lián)：工程和合同關聯(lián)，由工程部負責，經(jīng)營部配合，關注沒有關聯(lián)工程的合同和沒有關聯(lián)合同的工程記錄。- 6 -二

6、、 合約管理序號序號模塊模塊/ /菜單菜單菜單菜單錄入人錄入人責任方責任方督促檢查督促檢查1合同開票2監(jiān)理費到賬3合同結算4合同終止經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理5合約管理合同質保金臺賬經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理6分支機構備案XXXX 部經(jīng)理7項目備案XXX8備案管理合同移交XXXXX 部經(jīng)理分管領導說明：1、 合同開票：合同開票完成前（或后）完成錄入（由合約部到財務部領用發(fā)票，登記后，再給客戶） ；2、監(jiān)理費到賬：收到財務部通知后，完成錄入。3、開票記錄、到賬記錄關聯(lián)：關注先到賬后補發(fā)票記錄。4、部門負責人每月底檢查一下本月開票記錄和到賬記錄，核對金額與財務數(shù)據(jù)是否一致，并做好數(shù)據(jù)維護。三、 項目管控由

7、工程部、總工辦對項目過程管理進行監(jiān)管和信息管理。序號序號模塊模塊/ /菜單菜單菜單菜單錄入人錄入人責任方責任方督促檢查督促檢查1監(jiān)理任務單2項目臺賬工程監(jiān)理經(jīng)營部資料員合約部經(jīng)理3項目信息上報項目部總監(jiān)或信息員相關領導回復4資料歸檔審核項目部信息員5項目審批項目專項審批項目部信息員總工辦領導分管領導6項目報表項目進度一覽自動匯總- 7 -序號序號模塊模塊/ /菜單菜單菜單菜單錄入人錄入人責任方責任方督促檢查督促檢查7項目監(jiān)理月報匯總自動匯總8危險性較大的分部分項工程安全監(jiān)控一覽項目部信息員總工辦領導9監(jiān)理工作檢查臺賬工程部、總工辦項目總監(jiān)（監(jiān)理）10項目管理臺賬項目大事記項目部信息員11項目部

8、組建工程部資料員工程部經(jīng)理分管領導12項目部撤銷工程部資料員工程部經(jīng)理分管領導13項目人員調撥工程部資料員工程部經(jīng)理14項目部管理項目部考勤項目部資料員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）15項目部成本管理數(shù)據(jù)導入與關賬處理XXX16檢測儀器儀表入庫、調撥等工程部信息員工程部經(jīng)理分管領導說明：1、 監(jiān)理任務單：工程部將監(jiān)理項目委托、通知項目總監(jiān)等人員；2、 工程監(jiān)理：工程部資料員登記工程監(jiān)理項目，負責工程和合同關聯(lián)。3、 項目信息上報：對現(xiàn)場重大信息提交上報，若執(zhí)行，建議公司發(fā)布相關管理辦法（提供同行案例資料供參考） 。4、 項目大事記：項目重大歷程碑信息，若執(zhí)行，需要公司發(fā)布要求和提供范本。5、 項目部創(chuàng)建、

9、撤銷：工程部資料員登記，提交審批。6、項目人員調撥：資料員接通知后，錄入提交審批，調撥記錄進入人員信息庫，作為項目成本和績效計算的依據(jù)之一。7、項目部成本管理：數(shù)據(jù)導入與關賬處理，由 XXX 部門負責。四、 工程監(jiān)理-項目部信息錄入序號序號模塊模塊/ /菜單菜單菜單菜單錄入人錄入人責任方責任方督促檢查督促檢查- 8 -1基本信息2參建單位3實體概況4基本信息項目簡介項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）5危險性較大的工程安全監(jiān)控XX項目部經(jīng)理（總監(jiān)）6安全服務超出一定規(guī)模工程安全監(jiān)控XXX項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員 7質量控制質量不合格記錄項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員8進度控制工程進

10、度月報項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員9工程變更項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員10工程簽證項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員11投資控制計量支付項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員12施工管理人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員13安全管理人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員14特種作業(yè)人員項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員15資質管理大型設備及安全設施審查項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員16監(jiān)理月報項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員17專項審批項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員18項目信息上報項目部信息

11、員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員19溝通與匯報項目大事記項目部信息員項目部經(jīng)理工程部資料- 9 -（總監(jiān)）員20監(jiān)理工作檢查臺賬項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員21項目收尾竣工資料歸檔項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部經(jīng)理22人員管理項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員23人員管理權限管理項目部信息員項目部經(jīng)理（總監(jiān)）工程部資料員說明：1、業(yè)務管理模塊中工程監(jiān)理菜單中，項目總監(jiān)/項目經(jīng)理對項目部參與人員進行授權，授權人員通過“我的項目”進入項目門戶。2、項目信息：監(jiān)理項目由合同生成后或登記后，由項目總監(jiān)（總監(jiān)代表）組織項目部資料員完善；包括：參建單位、實體概況等，實體概況信息

12、可供項目綜合查詢，方便獲得項目業(yè)績；3、安全服務：每月將危險性較大的分部分項工程處理情況做登記，提交上級部門。4、質量不合格記錄：由項目信息員對現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)的質量不合格記錄做實時登記和問題跟蹤；5、項目進度月報：項目信息員每月月底完成錄入；6、投資管理工程變更、工程簽證：項目信息員登記經(jīng)確認的記錄。7、投資控制-計量支付：為月度經(jīng)營統(tǒng)計表統(tǒng)計數(shù)據(jù)，每月月底完成錄入。為保證報表的及時更新，原則上先先填寫我司對所有參建單位月進度款審核的總額， 待業(yè)主審批后（一般為下月月中） ，再再更新為實際撥付工程款項；8、資質管理：項目信息員及時登記參建單位相關人員及大型設備資質審查記錄，系統(tǒng)將自動給出有效期預警提

13、醒（提前 1 個月） ；9、人員管理、權限管理：對可進入項目信息的人員做授權，被授權人員可在“我的項目”下進入本項目門戶。10、項目部人員：查看人員進入項目部記錄，數(shù)據(jù)來源人員調撥單，自動計算項目部人月數(shù)。- 10 -11、監(jiān)理月報：每月 X 日前，按時提交監(jiān)理月報；12、監(jiān)理工作檢查臺賬：對上級管理機構檢查記錄及時13、專項審核：向上級機構提交監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、外部呈文等技術文件，提交上級機構審核14、項目信息上報：項目現(xiàn)場重大事件需要及時上報，公司發(fā)布相關規(guī)定。15、竣工資料歸檔：項目部將竣工資料提交上級管理部門簽收、確認。要求：項目部總監(jiān)（經(jīng)理）每月認真檢查一下管轄項目的信息上報情況。

14、五、 綜合部信息錄入內容錄入內容如下：序號序號模塊模塊菜單菜單錄入人錄入人責任人責任人督促檢查督促檢查1員工登記2員工轉正3人事異動4人事管理離職管理5勞動合同6勞動合同查詢7勞動合同借還臺賬8勞動合同員工天地9外部培訓10內部培訓11培訓管理培訓記錄統(tǒng)計部門相關崗位部門經(jīng)理 分管領導問卷調查綜合管理常用網(wǎng)址物資管理員物資入庫、物資調撥、物資借用與歸還、物資維修、物資清理、物資臺賬物資管理員綜合部經(jīng)理分管領導車輛管理車輛信息、車輛年審、車輛保險、車輛月度費用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領導辦公用品辦公用品檔案、用戶入庫、用品領用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領導- 11 -序號序號模塊模塊菜單菜單錄

15、入人錄入人責任人責任人督促檢查督促檢查勞保用品勞保用品檔案、勞保入庫、勞保領用綜合部信息員綜合部經(jīng)理分管領導說明：1、員工登記：新員工入職，由部門信息員在員工登記處進行記錄，分配系統(tǒng)用戶賬號，系統(tǒng)自動發(fā)通知給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員給用戶分配角色和操作權限。2、人事異動：非項目部人員的轉崗、轉部門，在此啟動審批流程，審批通過后，人員的部門和崗位信息自動轉變，系統(tǒng)自動發(fā)通知給系統(tǒng)管理員，由系統(tǒng)管理員給相關人員授權（改變相應權限） 。3、物資管理：對物資入庫、調撥、借用與歸還、報廢清理等做及時登記，可導出到物資臺賬。4、六、 文檔中心企業(yè)文檔：各部門資料庫項目文檔：自動匯總項目內的文檔七、 檢測儀

16、器管理錄入內容如下：序號序號模塊模塊菜單菜單錄入人錄入人責任人責任人督促檢查督促檢查1儀器入庫2儀器調撥3儀器借用與歸還4儀器年檢5儀器清理6檢測儀器管理檢測儀器臺賬工程部資料員工程部經(jīng)理分管領導說明：1、 計量器具與儀器儀表設備，由工程部信息員即時登記，項目部人員可在項目管理下查看本部門檢測儀器領用臺賬。 - 12 -第二章第二章 賬號安全管理賬號安全管理第一條 為了進一步規(guī)范我司信息系統(tǒng)用戶的帳號管理，保障系統(tǒng)應用和數(shù)據(jù)的安全，特制訂本辦法。第二條 創(chuàng)建與反饋系統(tǒng)管理員進行帳號創(chuàng)建與授權處理。系統(tǒng)登陸帳號及密碼請查詢各部門、各分公司下發(fā)的系統(tǒng)用戶名單表 。第三條 密碼的修改與使用一、密碼的

17、修改用戶收到個人賬號和初始密碼后，按帳號和初始密碼登錄進入系統(tǒng)，然后進行密碼的修改。密碼設置原則：字母與數(shù)字相結合，且字符數(shù)至少在六位以上。如發(fā)現(xiàn)密碼被他人破解或修改，應及時通知系統(tǒng)管理員，以便采取相應的措施。二、密碼的使用擁有系統(tǒng)帳號的用戶應牢記自己的帳號和密碼，并應不定期地修改自己的密碼，當忘記密碼時需通知系統(tǒng)管理員進行密碼重置。嚴禁將自己的帳號和密碼轉讓他人使用。第四條 帳號變更及注銷當公司內人員工作調整、離職、換崗或期滿，相關管理部門需及時通知設計技術部，由系統(tǒng)管理員進行權限更改、系統(tǒng)帳號注銷或凍結的操作。第五條 責任追究一、如用戶將自己的帳號和密碼轉交他人使用并因此造成損失，將提交行

18、政人事部按國家有關規(guī)定給予處罰。二、如用戶離職或換崗，相關部門未及時按要求進行用戶注銷或權限變更，因此而造成損失，將追究相關部門責任人和本人責任，并按國家有關規(guī)定給予處罰。第六條 附則一、本辦法將在試行過程中不斷加以完善。本辦法的修改、變更、解釋權屬設計技術部。二、本辦法自發(fā)布之日起實施。XX工程建設監(jiān)理公司- 13 -XXXXXX部2011年XX月XX日第三章第三章 信息化績效考核辦法信息化績效考核辦法略，- 14 -第四章第四章 附件附件附件1：公司各部、各分公司信息系統(tǒng)職責表公司各部、各分公司信息系統(tǒng)職責表注：注：表示某項工作的歸口管理關系表示某項工作的歸口管理關系表示各部門、各分公司信息系統(tǒng)職責；各部門、各分公司經(jīng)理為責任人，根據(jù)職責分表示各部門、各分公司信息系統(tǒng)職責；各部門、各分公司經(jīng)理為責任人，根據(jù)職責分工，安排具體錄入人。工，安排具體錄入人。附件 2項目責任人項目責任人項目經(jīng)理項目經(jīng)理/ /總監(jiān)總監(jiān)各分公司責任人各分公司責任人分公司經(jīng)理分公司經(jīng)理工作備份分公司投標文件發(fā)布合同收款項目信息工作備份招標代理部責任人招標代理部責任人