會議管理辦法

1、會議管理辦法第一章總則第一條 為加強會議管理，規(guī)范會議程序，提高會議質(zhì)量和工作效率，特制定本辦法。第二條 會議管理原則：精簡、高效、節(jié)約。嚴格控制會議次數(shù)，精簡不必要的會議。能電話解決的事宜，不拖到會議解決；能當次會議解決的問題，不拖到下次會議解決。會議前合理安排會期，充分做好會前準備工作，議題明確，議程安排緊湊，確保會議質(zhì)量，注重貫徹落實、節(jié)約資源。第三條 會議主持： 公司總裁辦公室負責召開并主持總裁辦公會、月度晨會、月度經(jīng)營分析會、年度重大工作會議的統(tǒng)一計劃、協(xié)調(diào)和安排；各部門自行召開/ 發(fā)起的會議，由部門自行安排。第四條會議記錄：總裁召集的會議、月度經(jīng)營分析會、公司例會等由總裁辦公室負責

2、記錄，并在會議結(jié)束后第二個工作日內(nèi)整理出會議紀要，報會議主持人簽批后下發(fā)與會部門。各部門自行召開 / 發(fā)起的會議，由部門自行安排專人記錄、 整理，需要知會其他部門的抄送相關(guān)部門。第二章總裁辦公會第五條 總裁辦公會的主要任務：從公司實際出發(fā)研究業(yè)務及日常管理工作，提出近期、中期和長期業(yè)務工作意見。討論和決定公司業(yè)務工作中的重要問題。第六條 會議審議范圍主要有：1、業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃；2、年度資產(chǎn)負債計劃；3、年度、季度、月份資金及信貸計劃；4、大額財務開支及捐贈贊助等；5、新開辦業(yè)務；6、年度工作意見；7、轉(zhuǎn)授權(quán)；8、其它需總裁辦公會討論的事項。第七條總裁辦公會形式：一、時間：總裁辦公會原則上實行

3、例會制度，根據(jù)工作需要，可不定期召開。如無特殊情況于每周二下午舉行，若遇特殊情況臨時通知改期。二、地點： 27 樓董事會辦公室精品文庫三、參會人員：總裁、副總裁、財務總監(jiān)、審計總監(jiān)、采購總監(jiān)、各品牌事業(yè)部負責人。會議主持人可視情況邀請相關(guān)人員列席會議。四、主持：總裁辦公會由行政副總裁召集并主持，會議決議需經(jīng)總裁同意后方可生效。五、擬報送總裁辦公會審議的工作事項：總裁辦公室應在每次總裁辦公會會前收集審議事項，并據(jù)此擬定會議議程。第三章 月度晨會第八條 公司召開月度晨會目的：向全體與會人員宣揚公司經(jīng)營理念、 企業(yè)價值觀， 通報公司月度經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營動態(tài)和重大決策，加強員工團隊意識和企業(yè)凝聚力，鼓舞

4、士氣。第九條 公司晨會形式：一、時間：每月十五日上午11：00（若遇節(jié)假日順延至下一個工作日） 。二、地點：公司總部11 樓會議室。三、參會人員：1、公司總部全體內(nèi)勤人員；2、深圳運營部店長（包括店長）以上人員，東莞、廣州運營部主管級（包括主管）以上人員及 3 名店長代表參加現(xiàn)場會議，北京、上海、成都、南寧、杭州、貴陽、沈陽運營部主管級（包括主管）以上人員及店長代表遠程視頻參加；在深圳及周邊的機場運營部主管級以上人員及店長代表參加現(xiàn)場會議，在其他地區(qū)的機場運營部主管級以上人員及店長代表遠程視頻參加，香港運營部主管級以上人員代表根據(jù)實際情況參加現(xiàn)場會議或遠程視頻。3、 儲運科負責人及1 名員工代

5、表；4、 維修組代表 1 名。四、公司晨會主持：每次晨會設主持人24 名，由各部門人員輪流擔任，主持風格要求輕松、健康、有活力。五、公司晨會內(nèi)容：1、 分享公司最新動態(tài)；2、 介紹新同事與大家見面；3、 分享各品牌發(fā)展狀況和最新動態(tài)；4、 分享銷售心得及服務技巧；5、 強化與推廣企業(yè)文化、理念。第四章月度經(jīng)營分析會第十條月度經(jīng)營分析會是公司經(jīng)營活動中的重要會議，在每月十五日召開（若遇節(jié)假歡迎下載2精品文庫日順延至下一個工作日） 。由各部門經(jīng)理級以上人員向公司總裁以及管理層人員匯報上月的經(jīng)營、管理情況，分析問題，找出差距，提出解決方案。第十一條 參會人員：總裁、副總裁、各部門總監(jiān)、各運營部負責人

6、、大客戶部負責人、各品牌事業(yè)部經(jīng)理級人員。總裁辦公室可視情況邀請其他部門人員列席會議。第十二條會議議程及主要內(nèi)容：一、財務部進行月度財務分析報告（一）當月財務數(shù)據(jù)匯報與分析，重點匯報各利潤部門盈虧情況、 銷售與開店進展情況、計劃預算內(nèi)虧損與計劃預算外虧損的財務分析；結(jié)算異常的店鋪財務分析。（二）通過數(shù)據(jù)分析提出存在的問題，尤其是從公司經(jīng)營層面剖析經(jīng)營策略的合理性。（三）通過當月財務數(shù)據(jù)分析，指出各經(jīng)營部門存在的主要問題，并針對存在的問題提出下階段經(jīng)營策略調(diào)整的建議。二、 運營中心月度經(jīng)營分析報告運營中心經(jīng)營分析：由運營中心負責人指定一名代表對運營中心情況進行匯總報告，分析整個運營中心當月經(jīng)營情

7、況。1、經(jīng)營數(shù)據(jù)匯報，包括以下方面：（1）各運營部當月銷售達標情況及排名，各運營部銷售結(jié)構(gòu)分析與對比。（2）各運營部當月各項費用預算執(zhí)行情況，超預算費用支出的原因分析。（3）各運營部當月結(jié)算異常店鋪的原因說明，提出解決對策。（4）各運營部人均銷售額變化情況、人員流動情況。（5）重要經(jīng)營指標的歷史趨勢變化分析。2、經(jīng)營狀況原因分析，指出存在的問題和有效解決辦法與措施。3、市場同業(yè)的新信息，新情況；終端消費者的新信息，新需求等。4、工作改進措施和對公司經(jīng)營策略調(diào)整的意見。5、回復財務部指出的其他問題。6、提出需要其他部門協(xié)助的問題。三、各品牌事業(yè)部進行經(jīng)營分析報告：1、品牌部第一經(jīng)營責任人本人匯報

8、上月經(jīng)營情況，除非遇出差等特殊情況，可指定代表發(fā)言。品牌部發(fā)言順序： SKAP男裝、女裝、飾品、精品及物流；休閑品牌事業(yè)部；戶外品牌事業(yè)部。歡迎下載3精品文庫品牌部的匯報應側(cè)重于重點經(jīng)營數(shù)據(jù)、經(jīng)營層面的信息與品牌方向性分析，包括本系列的物流情況、需與相關(guān)部門對接的內(nèi)容、虧損店鋪解決方案及上月經(jīng)營分析會上接到任務的完成情況。經(jīng)營細節(jié)內(nèi)容如暢銷款式、排名等可在部門內(nèi)部會議上交流。四、會議主持人重申上次經(jīng)營分析會上部署但未得到回復的事項，相應責任人匯報事項的完成情況。五、會議主持人做會議小結(jié)，總裁做總結(jié)性陳述，確定經(jīng)營策略調(diào)整方案。第十三條會議前的準備：要求各部門在會議召開前兩個工作日將部門上月的經(jīng)

9、營業(yè)務資料制作成電子文件交總裁辦公室備存，與會人員負責對相應會議內(nèi)容進行匯報、分析、總結(jié)。第十四條 科技部需提前調(diào)試會議室與相關(guān)運營部的視頻連接，北京、上海、成都、南寧、杭州、貴陽等可視頻的運營部及總倉每月通過遠程視頻參加會議。若需要以上運營部人員到現(xiàn)場參會，則根據(jù)公司要求提前通知。機場運營部每月根據(jù)實際情況參加現(xiàn)場 / 視頻會議。第五章 部門例會第十五條 部門例會于每周五舉行（可根據(jù)部門工作實際情況適當調(diào)整） ，由各部門負責人分別組織本部門全體人員參加。目的在于傳達公司規(guī)章制度、文化精神及公司動態(tài)并確定下周工作方向。部門各成員匯報上周工作，部門負責人予以總結(jié)，并安排下周工作重點。第六章電話會

10、議第十六條 電話會議是指通過相關(guān)電話系統(tǒng)， 進行遠程多方會議的方式， 解決了傳統(tǒng)會議對會議時間、地點及人員出席情況的制約，提高會議召開的機率，目的在于實現(xiàn)及時、高效溝通。第十七條適用范圍：在會議必要召開而重要與會人員不能現(xiàn)場/ 視頻參會的情況下，可選擇召開電話會議。第十八條使用原則：會議召集人應盡量減少召開電話會議的次數(shù)，以降低成本。使用方法可參閱電話會議操作方法（詳見附件一）。第七章說明第十九條公司有關(guān)部門因其它臨時性突發(fā)事件而召集的各項會議，其會議召集、記錄、歡迎下載4精品文庫會議議程參照本制度執(zhí)行，不再另行說明，但應遵循以下原則：所屬部門內(nèi)臨時會議無需通過總裁辦公室審批，由部門負責人按需

11、要召集，并做好會議記錄存檔，作為歸檔文件保存的需抄送一份至總裁辦公室。第二十條因公司所處行業(yè)經(jīng)營特點，需要對以下月份的會議作特殊處理：取消每年春節(jié)及大型訂貨會所在月份的晨會和經(jīng)營分析會。以上月份如有特殊原因需要召開會議的，由總裁辦公室負責提前通知。第二十一條 運營部的各項業(yè)務會議、自營店鋪自行召開的會議，由運營部自行組織，按本辦法相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第二十二條會議的主、協(xié)辦部門和職責除公司總裁辦公會、月度晨會、月度經(jīng)營分析會，年度重大會議由總裁辦公室具體負責組織籌備外，其他會議的會務工作由會議主辦部門負責組織籌備，人力行政部事務管理科予以必要協(xié)助。一、總裁辦公室職責：作為公司會議歸口管理部門，負責公

12、司會議歸口管理，協(xié)調(diào)會議資源，負責會議審批及總裁辦公室主辦的相關(guān)會務工作。二、人力行政部事務管理科職責：（一）負責會議室茶水、衛(wèi)生，參會代表午休午餐、車輛接送等后勤事務安排；（二）協(xié)助會議主辦部門做好會場布置，確保會場整潔有序。三、會議主辦部門職責：（一）按規(guī)定制定會議計劃，跨部門會議需提請總裁辦公室審批會議審批單（詳見附件二）。（二）負責擬寫會議通知，并由會議主辦部門負責人簽批后，由主辦部門下發(fā)。屬于緊急會議的，主辦部門應逐一電話通知，以確保參會人員能及時得到有關(guān)會議信息，做好相關(guān)會議準備，依時到會。（三）在會前要做好充分準備，確保會議效果。包括做好會議議程、主題、分組情況、會議主報告、會標

13、、會議討論材料、會場布置等各項會議準備。會前請?zhí)顚憰h室使用申請表（詳見附件三），并直接交給前臺接待處，便于提供會務服務支持。（四）做好會議請假登記、簽到、補漏等以及會議紀律檢查、落實工作。（五）負責會議錄音、錄相。參會記錄人應在會后兩個工作日內(nèi)制作會議光盤，并于光盤上標明會議日期、 會議主題（會議主題需與會議主持人核實后方可上標） ，會議聲像資料需每月整理一次并交總裁辦公室歸檔。（六）記錄、整理并發(fā)送會議紀要。歡迎下載5精品文庫（七）若總裁參加的會議，總裁辦公室會派出專人記錄會議內(nèi)容，并整理重大會議中總裁講話內(nèi)容，形成相關(guān)會議紀要或會議報道，并負責會后落實、檢查與情況反饋。第二十三條會議通知

14、會議按有關(guān)程序確定后， 由主辦部門負責草擬及下發(fā)會議通知， 同時需抄送總裁辦公室、人力行政部。第二十四條會議材料會議主辦部門在會前要做好充分準備， 確保會議效果。 會議內(nèi)容涉及其它部門的 , 須事先征求有關(guān)部門的書面意見，協(xié)商一致才能寫入會議報告等材料中。會議材料應與會議主題密切相關(guān)，會議主辦部門應提前將會議資料送發(fā)與會人員。第二十五條會議紀要和會議文件會議記錄、會議紀要的整理由會議主辦部門負責。會議紀要應內(nèi)容具體，形式規(guī)范，主要包括以下要素：會議名稱、時間、地點、主持、出席、記錄、議題，會議議定事項內(nèi)容等。會議決定的事項由會議主辦部門負責督促、落實。會議主辦部門在會后根據(jù)會議情況整理會議紀要

15、，并送會議主持人簽批后，印發(fā)相關(guān)部門，同時抄送給總裁辦公室。第八章會議紀律第二十六條 出席各類會議的人員須在會前做好充分準備， 準時出席會議， 月度經(jīng)營分析會及公司重大會議一律要求參會人員提前 10 分鐘到達會場，不得遲到、早退或中途離場。因故不能到會時，需會前向會議召集人或會議主辦部門請假，并安排其他人員參會。凡因公務出差且已按相關(guān)規(guī)定辦理請假手續(xù)的，無需再行會議請假，但其公務授權(quán)所指定的人員必須按要求參加會議。第二十七條 會議期間，出、列席人員要按位就坐，精力集中，嚴格遵守會場秩序，認真研究有關(guān)文件，虛心聽取他人發(fā)言，保持會場肅靜；出席會議人員發(fā)言、討論時應緊扣議題，突出重點，言簡意賅，嚴格遵守會議議程時限，以保證會議的效率和質(zhì)量。會議期間不得喧嘩、不得交頭接耳，必須關(guān)閉手機或?qū)⑹謾C等通訊工具調(diào)整到振動狀態(tài)，不得在會場內(nèi)接聽手機。與會人員遇有特殊情況需要處理時，應向會議主持人請假，經(jīng)同意后方可離開會場。第