辦公室秘書(shū)公文提升寫(xiě)作能力實(shí)用手冊(cè)

1、公文寫(xiě)作公文寫(xiě)作主要內(nèi)容主要內(nèi)容一、公文的概念和種類(lèi)二、公文寫(xiě)作的特點(diǎn)和作用三、公文寫(xiě)作的要求和流程四、常用行政公文寫(xiě)作方法五、公文寫(xiě)作錯(cuò)誤案例分析一、公文的概念和種類(lèi) 公文是指黨政機(jī)關(guān)、群眾團(tuán)體、企事業(yè)單位在辦理公務(wù)中經(jīng)常使用的具有慣用格式的公務(wù)文書(shū)。公文的類(lèi)別 根據(jù)國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定，公文種類(lèi)主要包括： 命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、 議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要等共計(jì)13 種。 行文關(guān)系 是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、各個(gè)部門(mén)和單位之間的 組織關(guān)系和業(yè)務(wù)關(guān)系在公文運(yùn)行中的體現(xiàn)。 一般可分為相互隸屬關(guān)系，平行關(guān)系， 不相隸屬關(guān)系。行文方向 一定的行文關(guān)系，

2、規(guī)定和約束了公文按照一定的方向運(yùn)行，通稱為行文方向。 行文方向分為上行文、平行文和下行文。 上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示、報(bào)告等。 下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬下級(jí)機(jī)關(guān)的行文，如決定、指示、公告、通告、通知、通報(bào)等。 平行文指同級(jí)機(jī)關(guān)或不同隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，如函等。二、公文寫(xiě)作的特點(diǎn)和作用 寫(xiě)作的受命性 目的的專(zhuān)指性 讀者的確定性 寫(xiě)作的集體性公文寫(xiě)作特點(diǎn)公文的作用 規(guī)范作用 溝通作用 指導(dǎo)作用 宣傳作用 憑證作用三、公文寫(xiě)作的要求和流程公文寫(xiě)作要求 內(nèi)容務(wù)實(shí) 觀點(diǎn)鮮明 材料可靠 符合規(guī)范公文結(jié)構(gòu)用語(yǔ) 開(kāi)頭用語(yǔ)：為（了）、關(guān)于、由于等 結(jié)尾用語(yǔ)：為要（盼）、特（專(zhuān)）此通知 稱謂

3、用語(yǔ)：本人、本公司、你局、貴方、該公司、該項(xiàng)目 承啟用語(yǔ)：為（對(duì)、因、據(jù)）此、鑒于、總之、以上等 經(jīng)辦用語(yǔ)：經(jīng)、已經(jīng)、業(yè)經(jīng)、現(xiàn)經(jīng)、茲經(jīng)等 征詢用語(yǔ)：當(dāng)否、妥否、是否可行、意見(jiàn)如何等 期請(qǐng)用語(yǔ)：期、盼、擬請(qǐng)、懇請(qǐng)、報(bào)請(qǐng)、特請(qǐng)等公文寫(xiě)作一般步驟 寫(xiě)作準(zhǔn)備 擬定提綱 草擬初稿 征求意見(jiàn) 反復(fù)修改 制版印刷1、寫(xiě)作準(zhǔn)備 思想準(zhǔn)備，即作者理論修養(yǎng)、政策水平的準(zhǔn)備 主要內(nèi)容和材料的準(zhǔn)備，即事先準(zhǔn)備圍繞主題所要采用的觀點(diǎn)和材料，做好去粗取精、去偽存真的甄別工作，對(duì)其使用勾勒出一個(gè)大體的輪廓，并根據(jù)閱讀對(duì)象的特點(diǎn)有所側(cè)重。2、擬定提綱 在明確寫(xiě)作意圖、目的、內(nèi)容并充分準(zhǔn)備材料后，需理清思路，安排文章的整體布局

4、，以提綱的形式體現(xiàn)出來(lái)。 可粗略擬出標(biāo)題和各層次的要點(diǎn)， 也可細(xì)致擬出大小標(biāo)題和各層次 主要內(nèi)容及段落分布。3、草擬初稿是公文正式寫(xiě)作的開(kāi)始環(huán)節(jié)，也是非常重要的環(huán)節(jié)，初稿撰寫(xiě)不順利，就難以高效率完成既定任務(wù)。首先盡快進(jìn)入寫(xiě)作狀態(tài)，搜索、串聯(lián)各種信息，按照提綱順序，專(zhuān)心致志、一氣呵成。其次要力爭(zhēng)達(dá)到“嚴(yán)、準(zhǔn)、精、快”四個(gè)要求。4、征求意見(jiàn)初稿是公文的雛形，先不急于對(duì)文稿從內(nèi)容到形式做大的修改，可交給領(lǐng)導(dǎo)或其他熟悉情況又有一定寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的人幫助修改。如涉及其他單位或部門(mén)，需廣泛征求各方面意見(jiàn)，把搜集到的意見(jiàn)進(jìn)行認(rèn)真研究，深入實(shí)際，進(jìn)一步了解情況、提高認(rèn)識(shí)。5、反復(fù)修改經(jīng)過(guò)征求意見(jiàn)階段的再認(rèn)識(shí)后，作者

5、對(duì)文稿進(jìn)行再加工和潤(rùn)飾工作。修改范圍主要包括：深化主題、審閱內(nèi)容、調(diào)整結(jié)構(gòu)、修正語(yǔ)句和確認(rèn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一般程序：反復(fù)閱讀，從整體把握文章結(jié)構(gòu)，然后從大的段落、觀點(diǎn)上進(jìn)行修改，再就每一具體問(wèn)題進(jìn)行修改，最后再逐字逐句加以推敲。6、制版印刷修改后的文稿經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)即轉(zhuǎn)化為“定稿”，它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本。需注意用紙規(guī)范、格式規(guī)范、書(shū)寫(xiě)規(guī)范。四、常用行政公文寫(xiě)作方法公文的結(jié)構(gòu)，總的來(lái)看包括以下兩個(gè)部分： 公文的外部形式： 格式，即國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的固定格式。 公文的內(nèi)部組織： 內(nèi)容，即公文的主體部分。公文的格式根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)號(hào)為GB/T 9704-1999的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)公文的字體、用紙、制

6、版、裝訂、眉首、式樣等各項(xiàng)設(shè)置均有相關(guān)規(guī)定。一、排版規(guī)格 正文用3號(hào)仿宋體，一般每面排22行，每行排28個(gè)字。二、裝訂要求 公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。無(wú)壞釘、漏釘、重釘。三、公文用紙及版面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，尺寸為210mm297mm公文用紙?zhí)祛^（上白邊）：37mm1mm公文用紙訂口（左白邊）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm1、公文版面及裝訂要求2、公文的結(jié)構(gòu)及要素結(jié)構(gòu)：文頭、主體、文尾。要素：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、 標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、 印章、成文日期、附注、主題詞、 抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等 。文頭部分 公文的文頭，又稱版頭，包括文件名稱、發(fā)文

7、字號(hào)、簽發(fā)人等項(xiàng)內(nèi)容。 位于公文首頁(yè)上端，一般約占A4型公文紙的1/3或2/5面積。文件名稱：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”兩字組成，一般采用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)，上行文距版心上邊緣為80mm。發(fā)文字號(hào)左空一格，用3號(hào)仿宋體，簽發(fā)人右空一格。只有上行文才需注明簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。 文件文件 20051號(hào) 簽發(fā)人： 主體部分 公文的主體，是公文最主要的部分。 包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)、印章和成文日期等要素。 文件文件 20051號(hào) 簽發(fā)人： 王二小 請(qǐng)示請(qǐng)示 ： 紅線下空2行為標(biāo)題位置，用2號(hào)小標(biāo)宋體字。主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題

8、下空1行，左側(cè)頂格。正文用3號(hào)仿宋體字，每面22行28字。小標(biāo)題用3號(hào)黑體字。附件在正文下空1行左空2字標(biāo)識(shí)，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件“。成文日期右空4字，中文小寫(xiě)。 。 。 附件：1. 2. 二八年四月二十日加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中下壓成文日期，印章用紅色。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)此頁(yè)無(wú)正文的方法解決。 。二八年二月五日當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。二八年二月五日 當(dāng)印章下弧無(wú)文字時(shí)，采用下套方式，即僅

9、以下弧壓在成文日期上。文尾部分（版記） 包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)、 印發(fā)日期、附注和頁(yè)碼等內(nèi)容的規(guī)定。 “主題詞”用3號(hào)黑體字， 居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)。 詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字， 詞目之間空1字，一般不超過(guò)五個(gè)。 抄送機(jī)關(guān)左空1字，后標(biāo)全角冒號(hào)， 抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開(kāi)， 回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊， 在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。 印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)日期右空1字。 印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)， 用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。 。二八年二月五日主題詞： 抄送：， 。公司2008年4月20日印發(fā)220mm 發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線(上粗下細(xì))， 距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線(上細(xì)下

10、粗)， 兩條線長(zhǎng)均為17cm。 每行居中排28個(gè)字， 首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。 信函格式 公司30mm 20081號(hào) 關(guān)于 的函20mm公文模板公文的內(nèi)容 標(biāo)題 主送機(jī)關(guān) 正文（開(kāi)頭、主體、結(jié)尾） 附件 生效標(biāo)識(shí)（成文時(shí)間、印章）一般由5個(gè)部分組成：1、常用標(biāo)題（不帶發(fā)文機(jī)關(guān)） 事由文種 例：關(guān)于省政府部門(mén)精簡(jiǎn)會(huì)議嚴(yán)肅會(huì)風(fēng)的意見(jiàn) 只有文種常常是帶周知性的不重要的公務(wù) 例：通知如果有明確“主送機(jī)關(guān)”的要標(biāo)明，如果是面向機(jī)關(guān)全體人員或者社會(huì)群體的， 公務(wù)是周知的、重大的，一般不寫(xiě)。2、主送機(jī)關(guān)（1）開(kāi)頭比如依據(jù)什么情況，因?yàn)槭裁丛颉⒂捎谑裁词录?；常用“目前”、“根?jù)”、“鑒（由）于”等開(kāi)啟?；蛘呓淮?/p>

11、的：常用“為了”等。一般以一個(gè)或兩個(gè)自然段完成，不必做過(guò)多的闡釋。3、正文（2）主體 有時(shí)又稱為事項(xiàng)，是公文的核心部分。如果比較簡(jiǎn)單就一氣呵成的寫(xiě)完。如果比較復(fù)雜，就采用分條列項(xiàng)或用小標(biāo)題的方式來(lái)寫(xiě)。如果運(yùn)用序碼，順序是 一、（一）、1、（1）共四層。（3）結(jié)尾根據(jù)情況來(lái)決定，可以不要，但一般都有。結(jié)尾有兩種寫(xiě)法：一是提出措施和要求，或者加以強(qiáng)調(diào)，或者提出請(qǐng)求。二是使用專(zhuān)用語(yǔ)如：“請(qǐng)予批準(zhǔn)（審議、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)執(zhí)行、遵照?qǐng)?zhí)行）”、“特此通知（通告、公告）”等。附件是隨正件一并發(fā)出的其它文件或材料。常見(jiàn)的有兩類(lèi):一是對(duì)正文補(bǔ)充說(shuō)明的參考資料，如照片、圖表、 統(tǒng)計(jì)表、其它文字材料等。二是專(zhuān)門(mén)為上

12、級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送或者向下級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)的附件。4、附件 通知 請(qǐng)示與報(bào)告 函幾種常用公文的寫(xiě)作要點(diǎn)根據(jù)國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的規(guī)定，在13 種法定行政公文中選擇出3種常用的規(guī)范性公文如下： 通知是“批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”時(shí)使用的公文文種。 是行政機(jī)關(guān)、黨務(wù)機(jī)關(guān)均使用的法定文種。 多為下行文。1、通知開(kāi)頭部分 發(fā)布通知的背景、原因和目的。 文字簡(jiǎn)明扼要，并以“現(xiàn)通知如下”、 “現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”、“為此，特作如下通知” 等類(lèi)似的過(guò)渡語(yǔ)句引領(lǐng)下文。主體部分 寫(xiě)明告知或要求辦理、執(zhí)行的具體內(nèi)容。結(jié)尾部分 獨(dú)立

13、成段，主要是要求、希望、建議等。 常用“特此通知”、“以上通知，望認(rèn)真執(zhí)行”結(jié)尾。通知請(qǐng)示是“向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”時(shí)使用的公文文種。請(qǐng)示的特點(diǎn)：針對(duì)性、呈批性、單一性（一文一事，只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)）、時(shí)效性。2、請(qǐng)示與報(bào)告報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。報(bào)告屬上行文，一般產(chǎn)生于事后和事情過(guò)程中。切忌將報(bào)告提出的建議或意見(jiàn)當(dāng)作請(qǐng)示，要求上級(jí)指示或批準(zhǔn)。開(kāi)頭部分 請(qǐng)示原由 （合理充分，強(qiáng)調(diào)其重要性、迫切性和必要性）主體部分 請(qǐng)示事項(xiàng)（條項(xiàng)清楚、具體明確）結(jié)尾部分 請(qǐng)示要求（是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出肯定性的請(qǐng)求）， 常用結(jié)語(yǔ)“當(dāng)否，請(qǐng)批示”，“妥否，請(qǐng)批復(fù)”

14、，“以上請(qǐng)示，請(qǐng)予審批”等。請(qǐng)示寫(xiě)作要點(diǎn)開(kāi)頭部分 概括說(shuō)明全文主旨，開(kāi)門(mén)見(jiàn)山。將一定時(shí)間內(nèi)各方面工作的總情況， 如依據(jù)、目的，對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等作概述，以點(diǎn)明主旨。主體部分 內(nèi)容要豐富充實(shí)。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經(jīng)驗(yàn)、效果等，分段加以表述，要以數(shù)據(jù)和材料說(shuō)話，內(nèi)容力求既翔實(shí)又概括。結(jié)尾部分 要具體切實(shí)。寫(xiě)工作上存在的問(wèn)題，提出下步工作具體意見(jiàn)。 最后可寫(xiě)“請(qǐng)審閱”或“特此報(bào)告”等語(yǔ)作結(jié)。報(bào)告寫(xiě)作要點(diǎn)相同之處 兩個(gè)都是寫(xiě)給上級(jí)的上行文， 公文里都有陳述意見(jiàn)，反映情況的內(nèi)容。不同之處 第一，時(shí)間有別。請(qǐng)示跟報(bào)告相比，時(shí)間要求更緊迫。請(qǐng)示寫(xiě)的情況是未解決的，屬于將來(lái)

15、時(shí)，報(bào)告寫(xiě)的情況是已做過(guò)的，屬于過(guò)去時(shí)； 第二，內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)有別。請(qǐng)示著重于請(qǐng)示批準(zhǔn)，報(bào)告著重于匯報(bào)工作； 第三，要求有別，請(qǐng)示要求上級(jí)必須回復(fù)，報(bào)告則不必，只供上級(jí)參考。兩者區(qū)別函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)等。函的適用范圍廣泛。在行文方向上，可在平行機(jī)關(guān)之間行文，也可以在不相隸屬機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級(jí)或下級(jí)機(jī)關(guān)。3、函正文一般包括三層：簡(jiǎn)要介紹背景情況；商洽、詢問(wèn)、答復(fù)的事項(xiàng)和問(wèn)題；希望和要求，如：“務(wù)希研究承復(fù)”，敬請(qǐng)大力支持為盼”等。特定結(jié)尾語(yǔ)還有“特此函詢”、“請(qǐng)即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語(yǔ)，如屬便函

16、，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。五、公文寫(xiě)作錯(cuò)誤案例分析（此頁(yè)無(wú)正文）二八年二月五日提問(wèn)：這份文件上有什么錯(cuò)誤？答案：詳見(jiàn)P27案例一案例二語(yǔ)言表述方面1、我們的請(qǐng)示已送去一個(gè)多月，你們?yōu)槭裁催t不予批復(fù)？ 口氣驕橫。 改為：我單位請(qǐng)示已于月日?qǐng)?bào)送你單位，至今尚未得到批復(fù)。2、貴校府高庭闊，物實(shí)人濟(jì)，且具寬大為懷，救人之危的美德。 以上區(qū)區(qū)小事，諒貴校不難解決。過(guò)于酸腐，不是現(xiàn)代書(shū)面用語(yǔ)。改為： 貴單位物力人力都較充足，希望此事大力援助為盼。過(guò)于口語(yǔ)化。 改為： 此款由你單位自行解決。 時(shí)間、地點(diǎn)要素模糊，使用不適當(dāng)?shù)男揶o。 改為：會(huì)議時(shí)間：下午3：00。會(huì)議地點(diǎn)，二樓大會(huì)議室過(guò)于口語(yǔ)化。改為：在全體同志的共同努力下 3、這筆錢(qián)怎么解決，你們看著辦好了。4、會(huì)議時(shí)間是午睡以后，地點(diǎn)在寬敞明亮的二樓大會(huì)議室5、這項(xiàng)工作經(jīng)過(guò)咱們大家的共同努力縣重建稅務(wù)所辦公樓的請(qǐng)示報(bào)告 地區(qū)稅務(wù)局、城建局、國(guó)士局、物資局： 我廳所屬