辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識

1、2014年年2月月16日日辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識 主 要 內(nèi) 容 公文處理 印章管理 檔案管理第一部分 公文處理一、基本概念一、基本概念二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念撰制公文撰制公文 就是根據(jù)公務(wù)活動的基本需要，由法就是根據(jù)公務(wù)活動的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領(lǐng)會意圖并收定作者的代表一撰稿人通過領(lǐng)會意圖并收集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過程

2、，形成簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過程，形成具有正式效力的公文。具有正式效力的公文。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容辦理傳遞文件辦理傳遞文件 根據(jù)法定的職責權(quán)利規(guī)定，進行收文和發(fā)根據(jù)法定的職責權(quán)利規(guī)定，進行收文和發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機關(guān)的名義制發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機關(guān)的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文核、擬辦

3、、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)則遞送給件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)則遞送給收文單位的過程。收文單位的過程。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容管理文件管理文件 是指公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一是指公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對文收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對文件實施科學(xué)系統(tǒng)的保管，對秘密文件進件實施科學(xué)系統(tǒng)的保管，對秘密文件進行保密維護。行保密維護。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容 立卷歸檔立卷歸檔 公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)檔案法檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時立卷歸檔。要對和其

4、他有關(guān)規(guī)定，及時立卷歸檔。要對在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編目，編制成案卷，并在規(guī)定的時間內(nèi)將目，編制成案卷，并在規(guī)定的時間內(nèi)將其移交檔案部門。其移交檔案部門。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容嚴肅性嚴肅性 公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文不是個人的作品，對內(nèi)對外代表企業(yè)。在公務(wù)不是個人的作品，對內(nèi)對外代表企業(yè)。在公務(wù)聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此, ,這種法這種法定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動中等同的權(quán)威。公文

5、處理活動具有一定的秘密中等同的權(quán)威。公文處理活動具有一定的秘密性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對象，一部性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對象，一部分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的保護手段將其限有于一定的讀者群和特定的時保護手段將其限有于一定的讀者群和特定的時空內(nèi)。空內(nèi)。 一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性 輔助性輔助性 公文處理活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的公文處理活動是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動提供了必要的條件和保障，因而是一項輔助性了必要的條件和保障，因而是一項輔助性活動。從

6、管理學(xué)上來說，管理的四項基本活動。從管理學(xué)上來說，管理的四項基本職能：計劃、組織、指揮、控制，這些管職能：計劃、組織、指揮、控制，這些管理職能的實現(xiàn)離不開公文處理，因此，公理職能的實現(xiàn)離不開公文處理，因此，公文處理活動具有輔助性，輔助性又包含業(yè)文處理活動具有輔助性，輔助性又包含業(yè)務(wù)性、定向性。務(wù)性、定向性。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性應(yīng)用性應(yīng)用性 公文處理活動經(jīng)過了長期的實踐，反復(fù)的公文處理活動經(jīng)過了長期的實踐，反復(fù)的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強的應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公文處理應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公

7、文處理的實踐性要求公文處理的工作人員做為活動的的實踐性要求公文處理的工作人員做為活動的主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具體門類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實體門類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和技術(shù)性。技術(shù)性。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性 公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方法、特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方

8、法、手段的運用，正從根本上改變著公文手段的運用，正從根本上改變著公文處理活動的形式、方向、程序、制度處理活動的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)的方向發(fā)展。的方向發(fā)展。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性一、基本概念一、基本概念及時及時 準確準確 保密保密 集中集中（三）基本要求（三）基本要求第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念二、公文種類二、公文種類 從外延上說，公文包含文件，公文從外延上說，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵是大

9、概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵上講，以上講，以“文件文件”形式出現(xiàn)的公文，在形式出現(xiàn)的公文，在我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、重要的事項，或者是下級單位向上級單重要的事項，或者是下級單位向上級單位報送的公文。位報送的公文。在處理日常事務(wù)中經(jīng)常在處理日常事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行政公文、事務(wù)文書和商務(wù)文書等三類。政公文、事務(wù)文書和商務(wù)文書等三類。行政文書行政文書 是指行政機關(guān)在行政管理過程中是指行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務(wù)

10、活動的重書，是依法行政和進行公務(wù)活動的重要工具。要工具。二、公文種類二、公文種類事務(wù)文書事務(wù)文書 是指機關(guān)、單位、團體和個人為是指機關(guān)、單位、團體和個人為處理日常事務(wù)所使用的文書。主要有處理日常事務(wù)所使用的文書。主要有傳真稿、備忘錄、請柬、邀請函、賀傳真稿、備忘錄、請柬、邀請函、賀信（賀電）、感謝信、啟事、簡報、信（賀電）、感謝信、啟事、簡報、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、會議記錄、計劃、總結(jié)、述職報告、講話稿等等。講話稿等等。二、公文種類二、公文種類商務(wù)文書商務(wù)文書 是指機關(guān)、單位、團體為處理商務(wù)是指機關(guān)、單位、團體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，主要有意向書、訂業(yè)務(wù)所使用的文書，主要有意向書

11、、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標書、投標書、合同、可行性研究報告標書、投標書、合同、可行性研究報告等等。等等。二、公文種類二、公文種類二、公文種類二、公文種類 在日常工作中，行政公文的使用在日常工作中，行政公文的使用極為廣泛。按極為廣泛。按國家行政機關(guān)公文處國家行政機關(guān)公文處理辦法理辦法有關(guān)規(guī)定，行政機關(guān)的公文有關(guān)規(guī)定，行政機關(guān)的公文種類有種類有1313種，命令（令）、決定、公種，命令（令）、決定、公告、通告、通報、議案、通知、報告、告、通告、通報、議案、通知、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。請示、批復(fù)、意見、函、會議紀要。 1、文件 （1）董事

12、會、黨委、紀委文件（3）部門文件2、情況通報（2）公司文件3、會議紀要（1）專題會議紀要（2）辦公會會紀要集團公司常用公文種類集團公司常用公文種類二、公文種類二、公文種類一、公文種類一、公文種類 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（一）通知（一）通知一、公文種類一、公文種類 1 1、通知一般是下行文，或者是平行、通知一般是下行文，或者是平行文。不能對上級單位發(fā)通知。文。不能對上級單位發(fā)通

13、知。 2 2、作為平行文，主要是指發(fā)文單位、作為平行文，主要是指發(fā)文單位（一般指綜合部門）管理事項需要平級（一般指綜合部門）管理事項需要平級部門知曉或執(zhí)行的事項。部門知曉或執(zhí)行的事項。（一）通知（一）通知二、公文種類二、公文種類 注意事項：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)注意事項：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)性通知均有附帶文件，位于正文后的附件性通知均有附帶文件，位于正文后的附件位置，但他們?nèi)匀粚儆谖恢?，但他們?nèi)匀粚儆凇罢恼摹?，而不是，而不是“附件附件”，因此在正文下行文不必標注，因此在正文下行文不必標注“附件附件”及及“附件名稱附件名稱”。如：如：關(guān)于下發(fā)關(guān)于下發(fā)池州海螺道路交通管理池州海螺道路交通

14、管理的通知的通知（一）通知（一）通知二、公文種類二、公文種類 適用于向上級機關(guān)匯報工適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況，答復(fù)上級機關(guān)作、反映情況，答復(fù)上級機關(guān)的詢問。的詢問。 附：附：子公司對外報告格式子公司對外報告格式（二）報告（二）報告二、公文種類二、公文種類 1 1、報告一定是上行文。、報告一定是上行文。 2 2、報告就是反映情況、匯報工作，具有匯報性和、報告就是反映情況、匯報工作，具有匯報性和陳述性的特點。報告不得夾帶請示事項，否則上級收文陳述性的特點。報告不得夾帶請示事項，否則上級收文單位可以不予答復(fù)。報告最好也不要帶建議事項。單位可以不予答復(fù)。報告最好也不要帶建議事項。 3 3、除

15、安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項外，一、除安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項外，一般不越級報告。般不越級報告。 4 4、常用的報告尾語有：、常用的報告尾語有：“特此報告特此報告”、“專此報專此報告告”、“請審閱請審閱”、“請指正請指正”等。等。（二）報告（二）報告二、公文種類二、公文種類 5 5、報告于請示的區(qū)別、報告于請示的區(qū)別 （1 1）性質(zhì)要求不同。報告為匯報工作，反映情）性質(zhì)要求不同。報告為匯報工作，反映情況，答復(fù)詢問所用，因此報告機關(guān)不必等待上級機況，答復(fù)詢問所用，因此報告機關(guān)不必等待上級機關(guān)的答復(fù)；而請示則是為了某一問題請求上級機關(guān)關(guān)的答復(fù)；而請示則是為了某一問題請求上級機關(guān)批示或批

16、準的公文，請示機關(guān)必須要等待上級機關(guān)批示或批準的公文，請示機關(guān)必須要等待上級機關(guān)的明確回復(fù)。的明確回復(fù)。 （2 2）行文時限不同。報告行文的時限原則是，）行文時限不同。報告行文的時限原則是，可以在事前、事后或工作進行中行文，而請示則必可以在事前、事后或工作進行中行文，而請示則必須在事前行文。須在事前行文。（二）報告（二）報告二、公文種類二、公文種類注意事項：注意事項： （1 1）報告事項真實。報告事項務(wù)必真實，）報告事項真實。報告事項務(wù)必真實，有喜報喜，有憂報憂，不能為了取悅上級，編造有喜報喜，有憂報憂，不能為了取悅上級，編造事實。（事實。（2 2）報告時間及時。報告的目的是為了）報告時間及時

17、。報告的目的是為了使上級機關(guān)了解下級機關(guān)的工作情況，違反了時使上級機關(guān)了解下級機關(guān)的工作情況，違反了時效性，報告也就失去了意義。（效性，報告也就失去了意義。（3 3）報告不得夾）報告不得夾帶請示事項。如果在洋洋灑灑的長篇報告中提出帶請示事項。如果在洋洋灑灑的長篇報告中提出了請示事項，并等待批準，這就難免貽誤工作。了請示事項，并等待批準，這就難免貽誤工作。 （二）報告（二）報告二、公文種類二、公文種類 適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。 1 1、和報告一樣，請示一定是上行、和報告一樣，請示一定是上行文。因此，同各部門之間不用請示。嚴文。因此，同各部門之間不用請示。嚴

18、格的說應(yīng)該用格的說應(yīng)該用“函函”，但在標題中用很，但在標題中用很客氣、變通的語言，如客氣、變通的語言，如“關(guān)于請求（申關(guān)于請求（申請）的函請）的函”等。等。（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 2 2、請示應(yīng)一事一請。因為多事請示，、請示應(yīng)一事一請。因為多事請示，收文單位可能在不同的部門辦理，又可能收文單位可能在不同的部門辦理，又可能是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運轉(zhuǎn)困難，是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運轉(zhuǎn)困難，同時降低辦文效率。同時降低辦文效率。（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 3 3、請示一般只主送一個機關(guān)，涉及其、請示一般只主送一個機關(guān)，涉及其它上級協(xié)辦部門的一般用抄送形

19、式，但請它上級協(xié)辦部門的一般用抄送形式，但請示不抄送下級單位。如果不主送一個部門，示不抄送下級單位。如果不主送一個部門，可能產(chǎn)生以下兩個問題：一是造成問題無可能產(chǎn)生以下兩個問題：一是造成問題無法解決，因兩個主辦部門都認為這事不一法解決，因兩個主辦部門都認為這事不一定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容易造成主辦部門協(xié)調(diào)困難。易造成主辦部門協(xié)調(diào)困難。（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 4 4、請示類公文應(yīng)在成文日期后、請示類公文應(yīng)在成文日期后的附注位置注明聯(lián)系人及電話，以便的附注位置注明聯(lián)系人及電話，以便主辦部門及時聯(lián)系，以便了解情況，主辦部門及時聯(lián)系

20、，以便了解情況，及時辦復(fù)。及時辦復(fù)。（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 5 5、請示類公文一般不越級請示。如、請示類公文一般不越級請示。如遇事情緊急、情況重大，不越級將貽誤遇事情緊急、情況重大，不越級將貽誤工作，或已報上級機關(guān)但未得到批復(fù)、工作，或已報上級機關(guān)但未得到批復(fù)、事情急于處理時，可作特殊情況處理，事情急于處理時，可作特殊情況處理，在越級行文的同時，必須同時抄送給直在越級行文的同時，必須同時抄送給直接上級機關(guān)。接上級機關(guān)。（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 6 6、請示語氣宜溫和謙恭，用詞、請示語氣宜溫和謙恭，用詞應(yīng)采用應(yīng)采用“請請”、“擬擬”、“建議建議”等，等，

21、不可生硬武斷。不可生硬武斷。附：附：子公司內(nèi)部請示報告格式子公司內(nèi)部請示報告格式（三）請示（三）請示二、公文種類二、公文種類 適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。 1 1、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下級單位的請示事項。對非下級的單位，級單位的請示事項。對非下級的單位，不能使用批復(fù)文種。如：同級單位的各不能使用批復(fù)文種。如：同級單位的各組成部門之間行文，上級單位對下級單組成部門之間行文，上級單位對下級單位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用“函函”。（四）批復(fù)（四）批復(fù)二、公文種類二、公文種類 2 2、批復(fù)一般是對下級單

22、位請示事項、批復(fù)一般是對下級單位請示事項批準答復(fù)。如果對下級單位請示事項不予批準答復(fù)。如果對下級單位請示事項不予同意時，一般不用批復(fù)，用意見（對下級同意時，一般不用批復(fù)，用意見（對下級單位）或函（對不相隸屬單位）或者用復(fù)單位）或函（對不相隸屬單位）或者用復(fù)函。函。 （四）批復(fù)（四）批復(fù)二、公文種類二、公文種類 適用于對重要問題提出意見和處理辦適用于對重要問題提出意見和處理辦法。法。 1 1、意見可以是上行文，也可以是下、意見可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用行文，又可以是平行文。使用“意見意見”文種發(fā)文，形式上可以是文種發(fā)文，形式上可以是“文件文件”形式，也可以是形式，也可以是

23、“（單位）（單位）”（發(fā)（發(fā)文單位的標識）的形式。文單位的標識）的形式。（五）意見（五）意見二、公文種類二、公文種類 2 2、上級單位對下級單位報送的意見、上級單位對下級單位報送的意見類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級單類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級單位下發(fā)的意見，文中有明確要求的，下級位下發(fā)的意見，文中有明確要求的，下級單位就遵照執(zhí)行，無明確要求的，應(yīng)參照單位就遵照執(zhí)行，無明確要求的，應(yīng)參照執(zhí)行。事后或工作進行中行文，而請示則執(zhí)行。事后或工作進行中行文，而請示則必須在事前行文。必須在事前行文。（五）意見（五）意見二、公文種類二、公文種類 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢適用于不相隸屬單

24、位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)事項。問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)事項。 1 1、一定要用于不相隸屬單位之間，一般、一定要用于不相隸屬單位之間，一般是平級單位之間的行文，對上級單位或下級是平級單位之間的行文，對上級單位或下級單位一般不用函，用函也不適合。單位一般不用函，用函也不適合。 2 2、注意與批復(fù)文種的區(qū)別使用，上級單、注意與批復(fù)文種的區(qū)別使用，上級單位對下級單位之間的批準、答復(fù)事項一般都位對下級單位之間的批準、答復(fù)事項一般都應(yīng)用應(yīng)用“函函”，而不用批復(fù)。，而不用批復(fù)。（六）函（六）函第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程

25、一、基本概念一、基本概念三、公文格式三、公文格式 公文格式指公文的外觀樣式，公文格式指公文的外觀樣式，既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。標識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。公文格式要素劃分為眉首、主體、版記公文格式要素劃分為眉首、主體、版記3 3部分部分 1、眉首公文的“頭” 2、主體公文的“身” 3、版記公文的“腳” 置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首 置于紅色反線（不含）以下到主題詞之間的 各要素統(tǒng)稱主體 置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記 三、公文格式三、公文格式 眉首 安徽海螺集團公司部室文安海辦20088

26、號 眉首眉首-公文的“頭”發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文機關(guān)標識發(fā)文字號發(fā)文字號反線反線秘密等級秘密等級37mm62mm秘密三、公文格式三、公文格式（一）眉首（一）眉首 二級部門行文中的文頭相當于公文的二級部門行文中的文頭相當于公文的眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線和發(fā)文編號。和發(fā)文編號。 三、公文格式三、公文格式二級部門通知通報格式二級部門通知通報格式（一）眉首（一）眉首安徽海螺集團公司文件安海政20089號 標題標題 。 特此通知 主體-公文的“身” 主送機關(guān)主送機關(guān)正文正文附件附件成文日期成文日期印章和附注等印章和附注等關(guān)于下發(fā)的通知公司各單位： 附件：1、二八

27、年四月十六日 2、（二）公文主體（二）公文主體三、公文格式三、公文格式 公文標題為黑體二號字、居中，上、下各公文標題為黑體二號字、居中，上、下各空一行。可分一行或多行排布；回行時，要做空一行。可分一行或多行排布；回行時，要做到詞義完成，排列對稱，間距恰當。公文標題到詞義完成，排列對稱，間距恰當。公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名文種類。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。號外，一般不用標點符號。三、公文格式三、公文格式主體主體1 1、標題、標題公文標題應(yīng)注意以下幾點：公文標題應(yīng)注意

28、以下幾點： （1 1）標題應(yīng)簡明扼要，準確反映概括公文內(nèi)容。）標題應(yīng)簡明扼要，準確反映概括公文內(nèi)容。 （2 2）除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用）除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。這也是對標題簡明扼要的要求，如標點符號。這也是對標題簡明扼要的要求，如“關(guān)關(guān)于印發(fā)于印發(fā)（內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件）的通知（內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件）的通知”，都，都不應(yīng)加標點符號。不應(yīng)加標點符號。 （3 3）一定要表明文種。）一定要表明文種。 （4 4）還有一些簡單事項可以不用標題。如：告）還有一些簡單事項可以不用標題。如：告訴一個簡單的情況，或者給某單位反饋一個意見，訴一個簡單的情況，或者給某單位反饋一個意見

29、，或者僅對某一個單位發(fā)個通知等?；蛘邇H對某一個單位發(fā)個通知等。1 1、標題、標題三、公文格式三、公文格式主體主體 是指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱是指公文的主要受理單位，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱?；蛘咭?guī)范化簡稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱。同類型單位的統(tǒng)稱如：同類型單位的統(tǒng)稱如：“公司各單位公司各單位”。 （1 1）在通常情況下，上行文（如請示、報）在通常情況下，上行文（如請示、報告）、特指性下行文（如批復(fù)）、平行文（如告）、特指性下行文（如批復(fù)）、平行文（如函），只寫一個主送機關(guān)；普發(fā)性下行文（如函），只寫一個主送機關(guān)；普發(fā)性下行文（如決定、通知、通報）寫數(shù)個主送機

30、關(guān)；周知性決定、通知、通報）寫數(shù)個主送機關(guān)；周知性公文（如公告、通告等）可以不寫主送機關(guān)。公文（如公告、通告等）可以不寫主送機關(guān)。2 2、主送機關(guān)、主送機關(guān)三、公文格式三、公文格式主體主體 （2 2）主送機關(guān)在標題下空）主送機關(guān)在標題下空1 1行，左側(cè)行，左側(cè)頂格用三號仿宋字體標識，回行仍須頂格。頂格用三號仿宋字體標識，回行仍須頂格。其標點符號的用法是：同類機關(guān)、單位之其標點符號的用法是：同類機關(guān)、單位之間用頓號、不同類機關(guān)、單位之間用逗號，間用頓號、不同類機關(guān)、單位之間用逗號，最后一個主送單位名稱后標全角冒號。最后一個主送單位名稱后標全角冒號。2 2、主送機關(guān)、主送機關(guān)三、公文格式三、公文格

31、式主體主體 （1 1）從公文的起草方面：一是符合黨和國）從公文的起草方面：一是符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級機關(guān)的有關(guān)指示和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公機關(guān)的有關(guān)指示和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；四是要完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文單位文相銜接；四是要完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖；五是全面準確的反映客觀實際情況；的意圖；五是全面準確的反映客觀實際情況；六是提出的政策措施要切實可行；七是文字要六是提出的政策措施要切實可行；七是文字要精確簡練，表達要準確嚴密。精確簡練，表達要準確嚴密。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 （2 2

32、）從辦公室核文的角度，總的要求）從辦公室核文的角度，總的要求是：觀點明確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴謹，是：觀點明確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴謹，內(nèi)容從事，文字精煉，表達準確，語句通內(nèi)容從事，文字精煉，表達準確，語句通順。順。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 （3 3）正文在主送單位名稱下）正文在主送單位名稱下1 1行，每自然段行，每自然段左空左空2 2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字體為仿宋三號字，若正文中含有子標題，則該體為仿宋三號字，若正文中含有子標題，則該子標題加粗，不再采用黑體。子標題加粗，不再采用黑體。附：附：關(guān)于開展一線計劃檢修勞動競賽

33、的通知關(guān)于開展一線計劃檢修勞動競賽的通知3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體審核公文內(nèi)容注意事項：審核公文內(nèi)容注意事項： 一是應(yīng)用公文應(yīng)完整，如：一是應(yīng)用公文應(yīng)完整，如：“發(fā)文單位名稱發(fā)文單位名稱公文公文標題標題（發(fā)文字號）（發(fā)文字號）”。 二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡稱，不要造成歧義。如果文中要用簡稱，一般首次用全稱，不要造成歧義。如果文中要用簡稱，一般首次用全稱（以下簡稱稱（以下簡稱），然后再用簡稱。），然后再用簡稱。 三是公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序三是公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在一些

34、詞語中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當數(shù)和在一些詞語中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當用阿拉伯數(shù)字。用阿拉伯數(shù)字。 四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、（一）、四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、（一）、1 1、（、（1 1）。）。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 附件是對公文的補充或說明，是正文附件是對公文的補充或說明，是正文的補充材料或參考材料。目的是使正文的的補充材料或參考材料。目的是使正文的主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空1 1行左空行左空2 2字，用三號仿宋字標識字，用三號仿宋字標識“附件附件”，后標全角冒號和名稱。（如附件：后標全角冒號和名稱。（如附件

35、：1 1、 ）。附件應(yīng)與正文一起裝訂。）。附件應(yīng)與正文一起裝訂。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面： （1 1）公文的主體部分不能作為附件。）公文的主體部分不能作為附件。如：如：“關(guān)于印發(fā)關(guān)于印發(fā)辦法（規(guī)定、制度、辦法（規(guī)定、制度、意見）的通知意見）的通知”，經(jīng)常把，經(jīng)常把“辦法辦法”作為附作為附件，這是不正確的，因為它是公文的主體。件，這是不正確的，因為它是公文的主體。 （2 2）在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加）在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加括號注明括號注明“見附件見附件”。公文主體中的附件。公文主體中的附件名稱應(yīng)與附件

36、材料上的名稱一致。名稱應(yīng)與附件材料上的名稱一致。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面： （3 3）附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。若無）附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。若無法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁右上角注明法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁右上角注明“發(fā)文字號附件：發(fā)文字號附件：”。 （4 4）如果附件很多，有的材料作為附件又）如果附件很多，有的材料作為附件又不好表明名稱，可以在正文中進行不好表明名稱，可以在正文中進行“文字處文字處理理”，如，如“現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報，請審定現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報，請審定”等，這樣就不需要再用等，這

37、樣就不需要再用“附件附件”。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個方面： （5 5）如附件不止一份，則用阿拉伯數(shù)）如附件不止一份，則用阿拉伯數(shù)字編列序號，上下排布；附件名稱后不加字編列序號，上下排布；附件名稱后不加標點符號。如多個附件的格式排列：標點符號。如多個附件的格式排列： 附件：附件：1 1、 2 2、 3 3、4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 確定成文日期應(yīng)掌握以下原則：確定成文日期應(yīng)掌握以下原則： （1 1）公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)）公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準。日期為準。 （2

38、 2）聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)簽字日）聯(lián)合行文的，以最后一個機關(guān)簽字日期為準。期為準。 （3 3）需經(jīng)會議討論通過的，以通過日期為）需經(jīng)會議討論通過的，以通過日期為準。準。 （4 4）須經(jīng)上級機關(guān)或立法機關(guān)批準的，以）須經(jīng)上級機關(guān)或立法機關(guān)批準的，以批準日期為準。批準日期為準。5 5、成文日期、成文日期三、公文格式三、公文格式主體主體 成文日期一律用漢字書寫，成文日期一律用漢字書寫，“零零”寫寫為為“二二八年四月八年四月”。如。如“二二八年八年四月十五日四月十五日”不能寫為不能寫為“二二八年四月八年四月十五日十五日”，不能寫為，不能寫為“20082008年年4 4月月1414日日”也也不能寫

39、為不能寫為“二二八年四月十五日八年四月十五日”。成。成文日期應(yīng)右空文日期應(yīng)右空4 4格，上下位置要視印章大小格，上下位置要視印章大小而定，一般情況下應(yīng)空而定，一般情況下應(yīng)空2-32-3行，以保證印章行，以保證印章上距正文在一行之內(nèi)。上距正文在一行之內(nèi)。5 5、成文日期、成文日期三、公文格式三、公文格式主體主體版記-公文的“腳”安徽海螺集團公司文件安海政20081號主題詞：項目 評估 報告 抄送：省發(fā)改委,省國資委。安徽海螺集團總經(jīng)辦 2008年4月16日 共?。?份主題詞主題詞抄送機關(guān)抄送機關(guān)印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期反線反線印制份數(shù)印制份數(shù)頁碼頁碼三、公文格式三、公文格式（三）版記

40、（三）版記 主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。能說明問題的、起關(guān)鍵作用的詞。 目的：為了便于制作公文索引和計算目的：為了便于制作公文索引和計算機存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動化的需要。機存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動化的需要。 步驟：分析歸納出公文中具有檢索意步驟：分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念再查閱主題詞表（如國務(wù)院公文義的主題概念再查閱主題詞表（如國務(wù)院公文主題詞表）主題詞表） 三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 （1 1）確定主題詞的方法、步驟：）確定主題詞的方法、步驟： 主題詞是確切表達公文主題的規(guī)范化

41、主題詞是確切表達公文主題的規(guī)范化名詞或名詞性短語，一般由三至五個構(gòu)成。名詞或名詞性短語，一般由三至五個構(gòu)成。準確標注主題詞，必須先分析歸納出公文準確標注主題詞，必須先分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念。要將主題概中具有檢索意義的主題概念。要將主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一編制使用的編制使用的公文主題詞表公文主題詞表，從而將自，從而將自然語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語言。然后將其標注然語言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語言。然后將其標注在版記處規(guī)定的位置上。在版記處規(guī)定的位置上。三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 （2 2）標注主題詞的原則：）標注主題詞

42、的原則： 先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時先標內(nèi)容詞，再標形式詞。如先標內(nèi)容詞，再標形式詞。如國務(wù)院關(guān)于發(fā)國務(wù)院關(guān)于發(fā)布布國家行政機關(guān)公文處理辦法國家行政機關(guān)公文處理辦法的通知的通知，它的主題詞是它的主題詞是“文秘工作文秘工作 公文公文 辦法辦法”。所有主題詞的最后一個詞均指該文種。主題詞所有主題詞的最后一個詞均指該文種。主題詞按規(guī)定應(yīng)標注在公文末頁下部，抄送范圍上方。按規(guī)定應(yīng)標注在公文末頁下部，抄送范圍上方。主題詞用主題詞用3 3號黑體字，居左頂格標識，后標冒號黑體字，居左頂格標識，后標冒號，詞目之間空號，詞目之間空1 1字，不可用逗號取代空格。字，不

43、可用逗號取代空格。三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 是指抄送給除主送機關(guān)之外還需是指抄送給除主送機關(guān)之外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)。2 2、抄送、抄送三、公文格式三、公文格式版記版記 應(yīng)注意的幾個問題：應(yīng)注意的幾個問題： （1 1）按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已）按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已無無“抄報抄報”概念，不管對上級還是下級概念，不管對上級還是下級單位都使用單位都使用“抄送抄送”。 （2 2）主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用）主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱。全稱或者規(guī)范化簡稱或者統(tǒng)稱。2 2、抄送、抄送三、公文格式三

44、、公文格式版記版記 應(yīng)注意的幾個問題：應(yīng)注意的幾個問題： （3 3）主送和抄送單位的排序。上級單位在）主送和抄送單位的排序。上級單位在前，下級單位在后。同級單位之間一般順序是黨前，下級單位在后。同級單位之間一般順序是黨委在前。同時主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)委在前。同時主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)“先外后內(nèi)先外后內(nèi)”。 （4 4）一般公文不主送（或抄送）受理（或）一般公文不主送（或抄送）受理（或知曉）的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。知曉）的內(nèi)設(shè)機構(gòu)。 版記一定要置于公文的最后一頁，版記的版記一定要置于公文的最后一頁，版記的最后一個要素要置于最后一行。最后一個要素要置于最后一行。 2 2、抄送、抄送三、公文格式

45、三、公文格式版記版記 1 1、排版規(guī)格、排版規(guī)格 除發(fā)文機關(guān)、公文標題、主題詞以及除發(fā)文機關(guān)、公文標題、主題詞以及正文小標題有規(guī)定外，全部用正文小標題有規(guī)定外，全部用3 3號仿宋體字，號仿宋體字，一般每面排一般每面排2222行，每行排行，每行排2828個字。行距一個字。行距一般為固定值般為固定值2828磅，隨機調(diào)整范圍為磅，隨機調(diào)整范圍為26263030磅磅 三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 2 2、制版要求：、制版要求： 除首頁紅頭部分，雙面印刷，版除首頁紅頭部分，雙面印刷，版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標

46、準，版心不斜，誤差不超過寸標準，版心不斜，誤差不超過lmmlmm。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 3 3、印刷要求：、印刷要求： 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過不得超過2mm2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標標BLl00BLl00，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80Y80，M80M80。印品著墨實、均勻；。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。字面不花、不白、無斷劃。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 4 4、裝訂要求：、裝訂

47、要求： 公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁。包本公文公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過碼之間誤差不超過4mm4mm。騎馬訂或平訂的訂位為。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鲀舍斸斾復(fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨/4l/4處，允許誤差處，允許誤差4mm4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm3mm5mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差散頁明訂。裁切成品尺寸誤差lmmlmm，四角成，四角成9

48、090度，無毛茬或缺損。度，無毛茬或缺損。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念擬稿擬稿審核審核會簽會簽簽發(fā)簽發(fā)復(fù)核復(fù)核繕印繕印用印用印登記登記分發(fā)分發(fā)四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理1 1、擬稿。、擬稿。 就是擬寫公文草稿。公文擬稿的基就是擬寫公文草稿。公文擬稿的基本規(guī)則：行文應(yīng)當確有必要，注重效用。本規(guī)則：行文應(yīng)當確有必要，注重效用。人名、地名、數(shù)字、引文要準確。人

49、名、地名、數(shù)字、引文要準確。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理2 2、審核。、審核。 就是對公文文稿進行審查核定。就是對公文文稿進行審查核定。公文排版完畢后打印出文本，此文本公文排版完畢后打印出文本，此文本并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需要進行認真、仔細的校對工作，以發(fā)要進行認真、仔細的校對工作，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯漏，確保公文質(zhì)量?，F(xiàn)并糾正各種錯漏，確保公文質(zhì)量。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理3 3、會簽。、會簽。 有兩種情況需要會簽：一是擬文內(nèi)有兩種情況需要會簽：一是擬文內(nèi)容涉及本單位其他部門時，擬稿部門主要容涉及本單位

50、其他部門時，擬稿部門主要負責人審核后應(yīng)送相關(guān)部門會簽，再送辦負責人審核后應(yīng)送相關(guān)部門會簽，再送辦公室核稿；二是涉及外單位的或需要與外公室核稿；二是涉及外單位的或需要與外單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送外單位會簽。外單位會簽。如：如：公司文件會簽單公司文件會簽單四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理4 4、簽發(fā)。、簽發(fā)。 就是負責人對已審核的文稿予以審定、就是負責人對已審核的文稿予以審定、簽字，準予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行簽字，準予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；

51、以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或由主要負責人授權(quán)的其他負由主要負責人或由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。責人簽發(fā)。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理5 5、繕印。、繕印。 是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、是對文件進行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機復(fù)印等工作。文件的電腦打印以及復(fù)印機復(fù)印等工作。文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準的份數(shù)為準，不能隨意增減。數(shù)為準，不能隨意增減。 繕印好的文件就可以交印章管理人員繕印好的文件就可以交印章管理人員用印，然后進行登記和分發(fā)。用印，然

52、后進行登記和分發(fā)。附：附：二級部門發(fā)文登記表二級部門發(fā)文登記表 文件資料發(fā)放清單文件資料發(fā)放清單簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦歸檔四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理1 1、收文的審核：、收文的審核： 主要是指對收到的下級機關(guān)上報的需要主要是指對收到的下級機關(guān)上報的需要辦理的公文。文秘部門對收文的審核重點是：辦理的公文。文秘部門對收文的審核重點是：是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)是否應(yīng)由本機關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)商妥涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項是否已協(xié)

53、商妥當；文種使用、公文格式是否規(guī)范。當；文種使用、公文格式是否規(guī)范。附：附：二級部門收文登記表二級部門收文登記表四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理2 2、擬辦、擬辦指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及有關(guān)人員對需指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負責人及有關(guān)人員對需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動。通過擬要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動。通過擬辦，能充分發(fā)揮文秘部門及其人員的工作積極性和主觀能辦，能充分發(fā)揮文秘部門及其人員的工作積極性和主觀能動性，履行其輔助決策和參謀助手的職責；切實可行的擬動性，履行其輔助決策和參謀助手的職責；切實可行的擬辦意見能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批

54、辦公文時參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦辦意見能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文時參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見在擬辦意見的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)意見在擬辦意見的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人大量的時間和精力。因此，擬辦意見雖然不是公文辦導(dǎo)人大量的時間和精力。因此，擬辦意見雖然不是公文辦理的最后意見，但對領(lǐng)導(dǎo)來說有著重要的參考價值。擬辦理的最后意見，但對領(lǐng)導(dǎo)來說有著重要的參考價值。擬辦人員，通常是辦公室負責人，在必要時，也可授權(quán)。人員，通常是辦公室負責人，在必要時，也可授權(quán)。四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理3 3、批辦、批辦是指由機關(guān)（部門）領(lǐng)導(dǎo)人對公文辦理提出是指由機關(guān)（部門）領(lǐng)導(dǎo)

55、人對公文辦理提出最終處理意見的決策性活動最終處理意見的決策性活動. .。批辦是各級領(lǐng)導(dǎo)。批辦是各級領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)、履行職責的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過對行使職權(quán)、履行職責的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過對公文的批示，指出其采取行動的原則，提出解公文的批示，指出其采取行動的原則，提出解決問題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過程中既決問題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過程中既依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時又依法履行依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時又依法履行其職責，完成各項管理活動。其職責，完成各項管理活動。四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理如：如：公司收文處理標簽公司收文處理標簽第二部分 印章管理二、印章分類二、

56、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性一、一、印章特印章特性性 印章是企業(yè)對公文、證件生印章是企業(yè)對公文、證件生效負責的憑證，具有法定性、權(quán)效負責的憑證，具有法定性、權(quán)威性和憑證性。威性和憑證性。一、一、印章特印章特性性 任何一個企業(yè)的印章都有它的法定名任何一個企業(yè)的印章都有它的法定名稱，表明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或稱，表明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或?qū)?nèi)外聯(lián)絡(luò)中，都以有無法人印章作為是對內(nèi)外聯(lián)絡(luò)

57、中，都以有無法人印章作為是否合法和有效的標志。表現(xiàn)在其刻制、啟否合法和有效的標志。表現(xiàn)在其刻制、啟用、保管、停用、銷毀等必須嚴格按照規(guī)用、保管、停用、銷毀等必須嚴格按照規(guī)范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。（一）法定性（一）法定性一、一、印章特印章特性性 按法定程序生成和使用的印章，按法定程序生成和使用的印章，是一個企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在是一個企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在所限定的范圍內(nèi)使用。所限定的范圍內(nèi)使用。（二）權(quán)威性（二）權(quán)威性一、一、印章特印章特性性 印章的使用是文件生效印章的使用是文件生效的重要標志，是處理法律糾的重要標志，是處理法律糾紛的重要依據(jù)。紛的重要

58、依據(jù)。（三）憑證性（三）憑證性第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性二、二、印章印章分類分類 印章主要分為法人印章、私印章主要分為法人印章、私章、專用章、鋼印及二級機構(gòu)部章、專用章、鋼印及二級機構(gòu)部門印章等。門印章等。 二、二、印章印章分類分類 代表企業(yè)的法定職權(quán)，印代表企業(yè)的法定職權(quán)，印章的文字部分為單位全稱，即與章的文字部分為單位全稱，即與公司營業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人公司營業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人印章在行使權(quán)力時，不得超越所印章在行使權(quán)力時，不得超越所在公司董事會所授權(quán)的范圍。在公司董事會所授權(quán)的

59、范圍。（一）法人印章（一）法人印章二、二、印章印章分類分類 主要有手章和名章，手章是主要有手章和名章，手章是領(lǐng)導(dǎo)人的手寫字體，名章是是個領(lǐng)導(dǎo)人的手寫字體，名章是是個人姓名印章，主要用于銀行支票、人姓名印章，主要用于銀行支票、合同、協(xié)議類憑證、各種報表上。合同、協(xié)議類憑證、各種報表上。（二）私章（二）私章二、二、印章印章分類分類 是在日常工作中若全部使是在日常工作中若全部使用法人印章的話，會造成諸多不用法人印章的話，會造成諸多不便，因此，產(chǎn)生了具有專門業(yè)務(wù)便，因此，產(chǎn)生了具有專門業(yè)務(wù)用途的專用章。常見的有財務(wù)專用途的專用章。常見的有財務(wù)專用章、合同專用章等。用章、合同專用章等。（三）專用章（三）

60、專用章二、二、印章印章分類分類 主要用于粘貼照片的證件主要用于粘貼照片的證件上，有時用于票據(jù)的連接處，上，有時用于票據(jù)的連接處，鋼印不能獨立使用，必須和印鋼印不能獨立使用，必須和印章同時使用方能生效。章同時使用方能生效。（四）鋼?。ㄋ模╀撚《?、二、印章印章分類分類 是在公司內(nèi)部以其職責行使部是在公司內(nèi)部以其職責行使部門的權(quán)力和憑證，對外在一定范圍門的權(quán)力和憑證，對外在一定范圍內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對外不具有它內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對外不具有它所在公司的法人資格。所在公司的法人資格。（五）二級部門印章（五）二級部門印章第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求