文書管理辦法4頁

1、文書、檔案管理辦法一、文件收發(fā)管理： 1、公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)起草和審核，公司總經(jīng)理簽發(fā)；公司各部門的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，辦公室審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 2、文件簽發(fā)后，送辦公室統(tǒng)一安排打印，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。 3、文件和原稿，由辦公室分類歸檔、保存?zhèn)洳椤?4、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 5、文件統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。 6、外來的文件由辦公室專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公室主任

2、提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤；屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 7、傳閱文件由辦公室專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公室及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。二、發(fā)文程序與要求： 1、部門需要發(fā)文，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，草擬文件初稿，并詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、簽名后交辦公室。 2、辦公室對文稿進(jìn)行審查和修改。 3、經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿，批準(zhǔn)簽發(fā)。 4、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號送打字室打印。三、檔案管理：第一條 為加強(qiáng)本公司文書檔案管理，特制訂本制度。第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的

3、各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。結(jié)案后及時(shí)交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。文件材料的收集管理第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專（兼）職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時(shí)通知檔案室。第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的

4、文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。1、公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報(bào)旅費(fèi)時(shí)，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可財(cái)務(wù)部門給予核報(bào)旅費(fèi)。2、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷會議費(fèi)用。歸檔范圍第七條 重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報(bào)、會議記錄等。第八條 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。第九條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往

5、的文書。第十條 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。第十一條 公司反映主要職能活動的報(bào)告、總結(jié)。第十二條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。第十三條 土地證、規(guī)劃許可證、開工許可證、房產(chǎn)證等公司開發(fā)建設(shè)過程中取得的權(quán)證及施工圖紙。第十四條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。第十五條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。第十六條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十八條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的簡報(bào)、照片、錄音、錄像等。檔案借閱管理辦法第一條 為加強(qiáng)公司檔案管理，特制定本辦法。第二條 借閱檔案（包括文件、資料）必須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)并在檔案借閱登記薄登記后方可借閱，秘密級以上的檔案文件須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。第三條 案卷一般不許借出，只供在檔案室查閱，特殊情況需借出的，應(yīng)經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。第四條 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。第五條 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、撤散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。第六條 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，