文件與檔案管理bs_第1頁
文件與檔案管理bs_第2頁
文件與檔案管理bs_第3頁
文件與檔案管理bs_第4頁
文件與檔案管理bs_第5頁
已閱讀5頁,還剩37頁未讀, 繼續(xù)免費閱讀

下載本文檔

版權(quán)說明:本文檔由用戶提供并上傳,收益歸屬內(nèi)容提供方,若內(nèi)容存在侵權(quán),請進行舉報或認領(lǐng)

文檔簡介

1、主講人:韓春紅主講人:韓春紅一、什么是文件?一、什么是文件?主主 要要 內(nèi)內(nèi) 容容二、二、文件歸檔工作文件歸檔工作三、檔案及檔案工作三、檔案及檔案工作一、什么是文件? 狹義上的文件,包括各機關(guān)向外發(fā)出和收進的公文及機關(guān)內(nèi)部使用的文件。 從廣義上講,文件包容了文書和公文的全部內(nèi)容,且不僅以文字記錄方式在紙張上,還包括以錄音、錄像等光電技術(shù)方式記錄在非紙載體上的其他文件,如“聲像文件”、“光盤文件”、“機讀文件”等 文件文件:國家機構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。 文書文書:是人們在社會實踐活動中為了憑證、記載、公布和傳遞的需要,以文字的方式在一定書寫材料上

2、表達思想意圖的一種書面記錄。它包括私人文書、公務文書。 公文公文:即公務文書,是國家機關(guān)及其他社會組織為處理公務,行使職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。文文件件文文 書書公文公文(公務文書公務文書)檔檔 案案文件、文書、公文、檔案關(guān)系文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件1 1、必須是辦理完畢的文件。、必須是辦理完畢的文件。2 2、必須是對日后具有一定、必須是對日后具有一定查考和保存價值的文件。查考和保存價值的文件。3 3、必須是按照一定的規(guī)律、必須是按照一定的規(guī)律集中保存起來的文件。集中保存起來的文件。二、文件歸檔工作依據(jù)依據(jù)檔案法檔案法企業(yè)檔案管理規(guī)定企業(yè)檔案管理規(guī)定及相關(guān)法規(guī),結(jié)合本單位實際,

3、制定出及相關(guān)法規(guī),結(jié)合本單位實際,制定出本企業(yè)文件歸檔制度。本企業(yè)文件歸檔制度。 文件歸檔制度中應明確文件材料的歸文件歸檔制度中應明確文件材料的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求以檔范圍、歸檔時間、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。及歸檔控制措施。企業(yè)各文件形成部門應按照規(guī)定由兼職檔案人企業(yè)各文件形成部門應按照規(guī)定由兼職檔案人員將文件整理后向檔案室進行移交。并填寫員將文件整理后向檔案室進行移交。并填寫檔檔案交接登記表案交接登記表。歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng),其制成材料歸檔的文件應完整、準確、系統(tǒng),其制成材料應有利于長久保存,圖文字跡應符合質(zhì)量要求。應有利于長久保存,圖文字跡應符合質(zhì)量要求。歸檔的文

4、件應為原件。一般一式一份。歸檔的文件應為原件。一般一式一份。非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。非紙質(zhì)文件應與其文字說明一并歸檔。重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸重要項目文件歸檔時應由項目管理部門編寫歸檔說明,并經(jīng)項目負責人審核簽字。檔說明,并經(jīng)項目負責人審核簽字。1、文件歸檔要求2、文件歸檔時間 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中的文件一般應在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 科研、項目建設文件應在其項目鑒定、竣工驗收前歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔;產(chǎn)品生產(chǎn)及服務業(yè)務應定期或按階段歸檔。 會計核算專業(yè)材料應在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門

5、移交。電子文件、磁帶、照片、實物等載體形式的文件應在工作結(jié)束后及時歸檔,或與相應內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時間一致。 產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認證、資質(zhì)信用、合同協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)文件;更新、補充的文件;企業(yè)內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件;企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件等,應隨時歸檔;外購設備儀器或引進項目的文件應在開箱驗收或接收后即時登記歸檔。 歸檔文件的整理原則歸檔文件的整理原則:遵循:遵循文件的形成規(guī)律,保持文件文件的形成規(guī)律,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同之間的有機聯(lián)系,區(qū)分不同價值,便于保管和利用。價值,便于保管和利用。3 3、歸檔文件整理、歸檔文件整理文書檔案文書檔案-歸檔

6、文件整理規(guī)則歸檔文件整理規(guī)則 科技檔案科技檔案-科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求會計檔案會計檔案-會計檔案管理辦法會計檔案管理辦法人事檔案人事檔案-企業(yè)職工檔案管理辦法企業(yè)職工檔案管理辦法特殊載體檔案特殊載體檔案-電子文件歸檔與管理規(guī)范電子文件歸檔與管理規(guī)范 磁性載體檔案管理與保護規(guī)范磁性載體檔案管理與保護規(guī)范 照片檔案管理規(guī)范照片檔案管理規(guī)范 各類歸檔文件的整理方法各類歸檔文件的整理方法文件歸檔整理的程序文件歸檔整理的程序裝盒裝盒收集收集鑒定鑒定分類分類裝訂裝訂排列排列編號編號編目編目( (一一) ) 收收 集集 意義:意義:收集文件是歸檔整理工作的首要程序。整理

7、工作的對象是文件材料,應歸檔文件材料能否收集齊全、完整,直接影響著整理工作的開展,所以說它是確保整理工作質(zhì)量的前提條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。 歸檔:檔案法規(guī)定:對國家規(guī)定的應當立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案工作人員移交,集中管理,任何個人不得據(jù)為己有。歸檔:企業(yè)檔案管理規(guī)定第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。收集工作注意的幾個問題 1、注意文件收集的要齊全完整,這是收集工作的基本原則 3、注意對帳外文件的收集 2、注意對重點部門的收集歸檔:根據(jù)企業(yè)檔案工作規(guī)范及相關(guān)業(yè)務標準制定出本企業(yè)文件材料的歸檔范圍、分類方案、

8、保管期限表歸檔:( (二二) ) 鑒鑒 定定 DA 中華人民共和國檔案行業(yè)標準 DA/T 422009 企業(yè)檔案工作規(guī)范 Specifications on business archives work 2009- - 發(fā)布 2009- - 實施 國家檔案局 發(fā)布歸檔:序序 號號類目類目基基 本本 范范 圍圍保保 管管期期 限限1 1經(jīng)營管理經(jīng)營管理經(jīng)營決策、生產(chǎn)經(jīng)營計劃 、統(tǒng)計工作、財務管理、資產(chǎn)管理、物資管理、產(chǎn)品銷售、合同管理、信用管理、知識產(chǎn)權(quán)管理永久永久30年年10年年2 2生產(chǎn)管理生產(chǎn)管理生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全生產(chǎn)、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案和信息工

9、作永久永久30年年10年年3 3行政管理行政管理行政事物、安全保衛(wèi)、審計稽查、勞動人事與人力資源管理、教育培訓、外事工作永久永久30年年10年年4 4黨群管理黨群管理黨務工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀檢與監(jiān)察、工會工作、共青團工作、民間團體工作永久永久30年年10年年5 5產(chǎn)品管理產(chǎn)品管理計劃決策階段、設計階段、試制階段、生產(chǎn)階段、評優(yōu)階段、認證階段永久永久30年年10年年6科研開發(fā)科研開發(fā)研究準備階段、研究試驗與開發(fā)階段、總結(jié)鑒定驗收階段、成果申報階段、推廣應用階段永久永久30年年10年年7項目建設項目建設綜合、項目準備階段、項目建設階段、項目竣工驗收項目運行維護與更新改造永久永久30年年

10、10年年8設備儀器設備儀器綜合、單臺套設備儀器、永久永久30年年10年年9會計業(yè)務會計業(yè)務會計憑證類、會計帳簿類、財務報告類、其他類永久、永久、2525、1515、5 5、3 310職工管理職工管理在崗職工、退休職工、離崗職工、死亡職工永久永久( (三三) )裝裝 訂訂1.準確界定“件”的范圍 “件”是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件, 正文與附件為一件,原件與復制件為一件,轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件,來文與復文可為一件。 2.確定裝訂順序 裝訂時,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在

11、后;來文與復文作為一件時,復文在前,來文在后。收發(fā)文簽一般附在文件正本之后 , 定稿之前。歸檔:3.裝訂方式和要求。裝訂前要去掉金屬物,裝訂要結(jié)實美觀 , 無掉頁壓字現(xiàn)象。一般要在左側(cè)線裝 ,左側(cè)裝訂時一般應對齊左、下側(cè) , 如左側(cè)裝訂線內(nèi)有圖文,可在左上角裝訂,若左上角仍有圖文,也可在其它方便位置裝訂。 歸檔:( (四四) )、分、分 類類 按年度、機構(gòu)(問題)、保管期限進行分類三級分類法:“年度年度-機構(gòu)機構(gòu)( (問題問題)-)-保管期限保管期限”“保管期限一年度一機構(gòu) (問題)”二級分類法: “年度年度-期限期限”、“期限-年度“ (五)、排列排列 歸檔:1、歸檔文件應在分類方案的最低一

12、級 類目內(nèi)排列3、同一事由內(nèi)或不同事由間的歸檔文件,應“結(jié)合時間或重要程度等排列”。 2、排列時同一事由的相關(guān)文件應集中排列。例:年度年度-問題問題-保管期限保管期限2009年經(jīng)營類行政類黨群類永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年永永 久久30年年10年年1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3.1、2、3. ( (六六) )、編、編 號號 歸檔:編號:是指歸檔文件在全宗內(nèi)的位置標識,以歸檔章的形式在文件上注明。歸檔章應加蓋在公文首頁上端的空白位置。 歸 檔 章全宗號全宗號年度年度室編件號室編件號機構(gòu)機構(gòu)(問題問題)保管期限

13、保管期限館編件號館編件號歸檔:業(yè)務類辦公室20096永久永久歸檔:( (七七) )、編、編 目目 指編制歸檔文件目錄。歸檔文件應按分類方案和室編件號順序,逐件填寫目錄。 歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 歸檔文件目錄件號 責任者文號題名日期頁數(shù)備注文件的發(fā)文字號 文件的發(fā)文機關(guān)或署名者文件的形成時間注釋文件需說明的情況 文件標題每一件歸檔文件的總頁數(shù) 填寫室編件號從1起依次標注歸檔: ( (八八) )、裝、裝 盒盒 歸檔:裝盒是歸檔文件整理的最后一裝盒是歸檔文件整理的最后一個環(huán)節(jié)個環(huán)節(jié), ,包括文件裝盒和填寫備包括文件裝盒和填寫備考表、盒脊、封面項目??急?、盒

14、脊、封面項目。 不同類別、不同保管期限的文不同類別、不同保管期限的文件不應裝入同一盒。件不應裝入同一盒。備備 考考 表表整理人整理人 : 檢查人:檢查人: 年年 月月 日日盒內(nèi)文件情況說明盒內(nèi)文件情況說明歸檔:檔檔案案盒盒盒盒脊脊全全 宗宗 號號年年 度度2009保管期限保管期限永久機構(gòu)機構(gòu)(問題問題)辦公室起止件號起止件號1234盒盒 號號3歸檔:檔案盒封面 國儲糧四平儲備庫國儲糧四平儲備庫歸檔:最早對“檔案”一詞的說明,見于康熙四十六年(1707年)的楊賓柳邊記略記載:“邊外文字,多書于木,往來傳遞者曰牌子,以削木片若牌故也;存儲年久者曰檔案,曰檔子,以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之

15、書于紙者,亦呼為牌子、檔子矣。 三、檔案及檔案工作 “結(jié)繩結(jié)繩”和和“刻契刻契”是遠古時代檔案的萌是遠古時代檔案的萌芽。芽。 18991899年在河南安陽小屯村出土的甲骨卜辭年在河南安陽小屯村出土的甲骨卜辭是我國發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。是我國發(fā)現(xiàn)的最古老的以文字記錄的檔案。 歷史上不同載體的檔案:甲骨檔案歷史上不同載體的檔案:甲骨檔案( (刻在龜刻在龜甲、獸骨甲、獸骨) )、金文檔案、金文檔案( (青銅器青銅器) )、石刻檔案、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等簡讀檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等 歷史上最著名的皇家檔案庫:漢代的石渠歷史上最著名的皇家檔案庫:漢代的石渠閣、蘭臺、東觀、

16、唐代的甲庫、明代的后閣、蘭臺、東觀、唐代的甲庫、明代的后湖黃冊庫、清代的內(nèi)閣大庫等。湖黃冊庫、清代的內(nèi)閣大庫等。什么是檔案? 檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 原始的歷史記錄,是檔案的主要特點和本質(zhì)屬性。檔案的本質(zhì)屬性二是參考作用,檔案可以作為行政管理的查考憑據(jù)、生產(chǎn)建設的參考依據(jù)、科學研究的可靠資料、宣傳教育的生動素材,又是維護國家、集體和個人權(quán)益的法律依據(jù)。檔案的作用一是憑證作用,檔案的憑證作用是檔案區(qū)別于其他各種資料的根本特征。按照檔案的內(nèi)容

17、分類一般包括:文書檔案、科技檔案、專門檔案文書檔案、科技檔案、專門檔案 檔案的種類按照檔案的載體類型分為:甲骨檔案、甲骨檔案、金文檔案、石刻檔案、簡讀檔案、縑金文檔案、石刻檔案、簡讀檔案、縑帛檔案、帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案檔案等 文書檔案是機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位及其他社會組織在領(lǐng)導和行政管理活動中形成的檔案材料。 科技檔案是由生產(chǎn)技術(shù)應用與管理、基本建設、科學研究活動中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字、計算材料等科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。 專門檔案是指一些社會機構(gòu)和組織在某些專門業(yè)務工作中形成的檔案材料。 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作,制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。 負責企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 指導企業(yè)各部門、項目及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 監(jiān)督、指導、檢查企業(yè)所屬單位的檔案工作。 依照規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。檔案部門的主要職責 從廣義上講是指整個檔案事業(yè),它包括檔案室工作、檔案館工作、檔案行政管理工作、檔案教育工作、檔案科學研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事交往工作等。 檔 案 工 作 從狹義上講是指檔案業(yè)務工作:主要包括檔案的收集

溫馨提示

  • 1. 本站所有資源如無特殊說明,都需要本地電腦安裝OFFICE2007和PDF閱讀器。圖紙軟件為CAD,CAXA,PROE,UG,SolidWorks等.壓縮文件請下載最新的WinRAR軟件解壓。
  • 2. 本站的文檔不包含任何第三方提供的附件圖紙等,如果需要附件,請聯(lián)系上傳者。文件的所有權(quán)益歸上傳用戶所有。
  • 3. 本站RAR壓縮包中若帶圖紙,網(wǎng)頁內(nèi)容里面會有圖紙預覽,若沒有圖紙預覽就沒有圖紙。
  • 4. 未經(jīng)權(quán)益所有人同意不得將文件中的內(nèi)容挪作商業(yè)或盈利用途。
  • 5. 人人文庫網(wǎng)僅提供信息存儲空間,僅對用戶上傳內(nèi)容的表現(xiàn)方式做保護處理,對用戶上傳分享的文檔內(nèi)容本身不做任何修改或編輯,并不能對任何下載內(nèi)容負責。
  • 6. 下載文件中如有侵權(quán)或不適當內(nèi)容,請與我們聯(lián)系,我們立即糾正。
  • 7. 本站不保證下載資源的準確性、安全性和完整性, 同時也不承擔用戶因使用這些下載資源對自己和他人造成任何形式的傷害或損失。

評論

0/150

提交評論