會(huì)議的策劃與準(zhǔn)備

1、第三章 會(huì)議的策劃與準(zhǔn)備教學(xué)提示：教學(xué)提示：重點(diǎn)：會(huì)議項(xiàng)目策劃；重點(diǎn)：會(huì)議項(xiàng)目策劃；難點(diǎn)：會(huì)場布置難點(diǎn)：會(huì)場布置第一節(jié)第一節(jié) 會(huì)議策劃基本概念與作用會(huì)議策劃基本概念與作用 一、會(huì)議策劃的基本概念 1、不同的策劃定義 2、會(huì)議策劃，就是對(duì)會(huì)議產(chǎn)品進(jìn)行預(yù)測分析，使之發(fā)揮應(yīng)有的效能的理性行為。 3、會(huì)議的策劃必須反映出會(huì)議目標(biāo)及與會(huì)者的特點(diǎn)。二、會(huì)議策劃的作用 1、促使會(huì)議有序性、促使會(huì)議有序性 2、促使會(huì)議創(chuàng)新、促使會(huì)議創(chuàng)新 3、讓與會(huì)者產(chǎn)生舒適感和安全感、讓與會(huì)者產(chǎn)生舒適感和安全感 4、促使會(huì)議產(chǎn)生超值服務(wù)、促使會(huì)議產(chǎn)生超值服務(wù) 5、促進(jìn)會(huì)議商業(yè)化運(yùn)作、促進(jìn)會(huì)議商業(yè)化運(yùn)作 6、促使會(huì)議規(guī)范化、促

2、使會(huì)議規(guī)范化第二節(jié) 策劃的基本原理 一、奇正原理一、奇正原理 二、系統(tǒng)原理二、系統(tǒng)原理 三、博弈原理三、博弈原理 四、裂變原理四、裂變原理 五、整合原理五、整合原理 六、簡易原理六、簡易原理 七、定位原理七、定位原理 八、關(guān)聯(lián)理論八、關(guān)聯(lián)理論 一、奇正原理 孫子兵法第五篇?jiǎng)萜唬簯?zhàn)勢不過奇正，奇正之變，不可勝窮也。 奇正管理是策劃的第一大原理，它是思維創(chuàng)新的核心表現(xiàn)。策劃貴在用奇，奇在眾所不意，也就是在眾人所忽視或意料之外但是又在情理之中。我們策劃對(duì)手時(shí)，也正是對(duì)手在策劃我們的時(shí)候，奇于對(duì)方之外則勝；奇于對(duì)方之同則平；奇于對(duì)方之內(nèi)則敗。 二、系統(tǒng)原理 系統(tǒng)原理要求策劃人能夠高瞻遠(yuǎn)矚、深謀遠(yuǎn)慮，

3、能夠從整體上把握、控制和駕馭全局。 系統(tǒng)原理的是把策劃當(dāng)作一個(gè)完整的系統(tǒng)和過程，用控制論、信息論、系統(tǒng)論等方法中整體的、聯(lián)系的、結(jié)構(gòu)的、功能的、層次的、非線性的觀點(diǎn)，對(duì)某一策劃對(duì)象進(jìn)行分析、綜合、歸納、從而求得好的策劃方法，最終達(dá)成整體效益。三、博弈原理 管理學(xué)里關(guān)于決策的基本原則中，有一條叫做“滿意原則”，意思是不求最優(yōu)而求滿意。這也是博弈所追求的原則。 博弈原理的核心與著名的博弈論有關(guān)，顧名思義，就是研究沖突對(duì)抗等競爭條件下最優(yōu)決策問題和不同決策之間的均衡問題。博弈制勝，真正的難點(diǎn)，往往還不是技巧的運(yùn)用，而是心態(tài)上對(duì)得失平衡的把握，是對(duì)代價(jià)、對(duì)損失的看法，對(duì)對(duì)手的正確分析判斷。世界永遠(yuǎn)是動(dòng)

4、態(tài)的平衡，先舍后得，方為成就大事業(yè)的大智慧。四、裂變原理 裂變是現(xiàn)代物理學(xué)的概念，物理學(xué)家研究發(fā)現(xiàn)核能釋放基本上就是無休無止的核子碰撞與激發(fā)。原子核能夠發(fā)生裂變，其裂變原理有愛因斯坦的質(zhì)能公式給出。如同原子核的裂變的道理一樣，人的創(chuàng)意、智慧也能發(fā)生裂變。而且只有發(fā)生裂變，才能實(shí)現(xiàn)策劃的一箭雙雕、一箭多雕的意外效果。 當(dāng)策劃的能力發(fā)展到一定階段后，他所積累的聚集的各種主客觀資源及創(chuàng)新思維習(xí)慣、實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)就會(huì)發(fā)生核聚變，不斷衍生出新的創(chuàng)意，新的概念，新的模式。五、整合原理 整合原理與系統(tǒng)原理在分析問題方面有某些相近的思想，他要求策劃人把策劃對(duì)象所在系統(tǒng)可能涉及到的各元素、各層次、各結(jié)構(gòu)、各功能等，按

5、照創(chuàng)意目標(biāo)的主線整合起來，揚(yáng)長避短，避實(shí)擊虛，以實(shí)現(xiàn)1+12的系統(tǒng)整體功能。整合有圍繞功能、目標(biāo)為主的整合，有以結(jié)構(gòu)層次元素為基點(diǎn)的整合。具體整合的方式有很多種。 整合是一個(gè)優(yōu)劣互補(bǔ)，智能匹配、功能放大的再造過程。整合出效益，整合出奇跡。有些看似不可能的事，一經(jīng)整合就會(huì)產(chǎn)生意想不到的效果，甚至完全改變了世界。策劃如能將市場各種要素巧妙地進(jìn)行整合，就會(huì)變不可能為可能，變?nèi)跣閺?qiáng)大。六、簡易原理 簡易原理即要求策劃方案簡便、易行。大道至簡，越是深刻的往往越是簡單的。一套策劃方案是否簡單明了，是否切實(shí)可行，最能反映策劃者的策劃水平。復(fù)雜而牽強(qiáng)的策劃方案不但難以操作，而且會(huì)大大增加實(shí)現(xiàn)的成本。 高水平

6、的策劃者，能夠從成千上萬的參變量、變化因素、限制因素中迅速抽象出具有創(chuàng)造性的簡單可行的決策方案。高水平的策劃案是至簡至易的，所以，策劃要盡量做到環(huán)節(jié)、工序少，人員、職責(zé)分工明確，文字表達(dá)通俗易懂，不反復(fù)勞工費(fèi)時(shí)。大策劃不一定都復(fù)雜。七、定位原理 定位就是企業(yè)找到自己最能贏得競爭優(yōu)勢的位置。企業(yè)策劃的設(shè)限定位就是通過對(duì)宏觀環(huán)境、外部市場條件、競爭對(duì)手、企業(yè)產(chǎn)品、企業(yè)發(fā)展趨勢進(jìn)行綜合性的分析，結(jié)合專家的意見，論證設(shè)計(jì)后，最終確定一條最能體現(xiàn)企業(yè)特色和核心能力的經(jīng)營策略。設(shè)限定位就是企業(yè)“創(chuàng)造別人無可取代的產(chǎn)品”。 定位（Positioning），是由著名的美國營銷專家艾爾列斯（AlRies）與杰克

7、特羅（Jack Trout）于70年代早期提出來的。 八、關(guān)聯(lián)理論 策劃的精髓在于關(guān)聯(lián)。 （一）、第一輪通知（一）、第一輪通知（first announcement） 主要告示大家關(guān)于舉辦會(huì)議的基本信息，讓各地 相 關(guān) 人 士 知 道 這 個(gè) 會(huì) 議 所 舉 辦 的 時(shí) 間（when）地點(diǎn)(where)、內(nèi)容（what）,誰（who）何故（why） 至少有如下內(nèi)容： 會(huì)議的目的與主題（what） 會(huì)議的日期（when） 會(huì)議的地點(diǎn)（where） 會(huì)議的聯(lián)絡(luò)途徑，如秘書處的通訊地址、電話、傳真等（二）、第二輪通知 主要內(nèi)容： 1. 大會(huì)主席邀請函； 2. 組織機(jī)構(gòu) 3. 學(xué)術(shù)題目； 4. 征文要

8、求 5. 會(huì)議初步日程； 6. 初步旅游線路 7. 會(huì)議秘書處聯(lián)系辦法：姓名、通訊地址、郵編、電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail等 8. 重要日期 9. 論文摘要表（Abstract Form） 10. 反饋表（reply form）(第六章)3.3.特邀的大會(huì)報(bào)告人、發(fā)言人、會(huì)議主持特邀的大會(huì)報(bào)告人、發(fā)言人、會(huì)議主持人、嘉賓的身份和報(bào)告題目人、嘉賓的身份和報(bào)告題目4.4.會(huì)議的詳細(xì)議程（會(huì)議的詳細(xì)議程（conference agendaconference agenda）5.5. 會(huì)議信息會(huì)議信息6.6. 會(huì)議注冊會(huì)議注冊 注冊表包括注冊表包括姓名、單位、頭銜、詳細(xì)地址、身份證姓名、單位、頭銜、

9、詳細(xì)地址、身份證（護(hù)照）號(hào)碼、參會(huì)人數(shù)（代表、陪同）、（護(hù)照）號(hào)碼、參會(huì)人數(shù)（代表、陪同）、住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房、單人房、商務(wù)房、房住宿賓館（標(biāo)準(zhǔn)房、單人房、商務(wù)房、房價(jià)）、價(jià)）、會(huì)議注冊表會(huì)議注冊表深圳中國生命科技高峰論壇深圳中國生命科技高峰論壇2006年1月20日 主辦單位：美國博樂集團(tuán)（主辦單位：美國博樂集團(tuán)（Burrill & CompanyBurrill & Company） 姓名: _職稱: _工作單位:_地址: _城市: _郵政編碼: _國家地區(qū): _ 電子郵箱:_電話: _ 傳真:_午餐特殊要求: _注冊費(fèi)注冊費(fèi): 2006年年1月月10日以前：日以前：￥800 人

10、民幣人民幣 匯款號(hào)碼匯款號(hào)碼 _ 或或100美元美元 匯款號(hào)碼匯款號(hào)碼 _ 2006年年1月月10日以后：日以后：￥1000 人民幣人民幣 匯款號(hào)碼匯款號(hào)碼 _ 或或125美元美元匯款號(hào)碼匯款號(hào)碼 _付費(fèi)方式付費(fèi)方式： 銀行卡轉(zhuǎn)賬或銀行匯款，請?jiān)诳铐?xiàng)最后加上小數(shù)(比如800.03元), 匯款時(shí)請注明”中國生命科技高峰論壇”,并將匯款（轉(zhuǎn)帳）憑條或號(hào)碼傳到（郵寄或電子郵件）注冊地址,以方便我們區(qū)分你的款項(xiàng)1人民幣賬戶開戶行: 中國銀行上地支行賬號(hào).:戶名: 2 美元賬戶開戶行: 中國銀行上地支行賬號(hào): 戶名:注冊方式：注冊方式：請認(rèn)真填寫此表，然后以郵件或電子郵件的方式寄到以下地址：郵編:收件人

11、:電話: 電子郵箱：（2）會(huì)議文件的管理檢查文件的準(zhǔn)確性時(shí)一定要認(rèn)真核對(duì)每一項(xiàng)細(xì)節(jié)，尤其是時(shí)間、地點(diǎn)、活動(dòng)內(nèi)容、與會(huì)人員名單、車輛、會(huì)議名稱、出席人數(shù)、主持人名字等，要確保每一項(xiàng)都與實(shí)際相符。會(huì)議的日程要盡快檢查核對(duì)，印發(fā)給與會(huì)者，以便主辦單位人員同與會(huì)者能盡快熟悉，互相溝通。制定會(huì)議生活管理的計(jì)劃，必須了解將要召開的會(huì)議的基本情況和要求，如會(huì)議日期、會(huì)議規(guī)模、會(huì)議日程（或議程）、會(huì)議通知、主席日程及報(bào)告等，根據(jù)掌握的總體情況制定出詳細(xì)的計(jì)劃和實(shí)施方案，然后報(bào)請會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)審批，計(jì)劃一經(jīng)批準(zhǔn)就要立即著手實(shí)施。各項(xiàng)準(zhǔn)備工作基本完成后，應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備工作進(jìn)行一次詳細(xì)的檢查，確認(rèn)沒有問題之后，把準(zhǔn)備情況向

12、會(huì)議主管領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并將計(jì)劃印制成圖表分發(fā)大會(huì)使用。印制講話稿、會(huì)議日程安排表、會(huì)場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖，并將以上文件及附送的本市交通圖等裝訂成冊，注意不要缺頁，要便于與會(huì)者攜帶和查閱。印制這些文件要根據(jù)與會(huì)人員不同的單位、部門、級(jí)別整理好，以便分發(fā)。三、制作會(huì)議簡報(bào) 1、會(huì)議簡報(bào) 會(huì)議簡報(bào)是以書面形式寫出的關(guān)于會(huì)議的情況。簡明扼要的報(bào)告，它是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位廣泛使用的一種比較特殊的文種。2、簡報(bào)制作 會(huì)議簡報(bào)通常由報(bào)頭、報(bào)身會(huì)議簡報(bào)通常由報(bào)頭、報(bào)身(正文正文)、報(bào)尾三部分構(gòu)成。、報(bào)尾三部分構(gòu)成。 第一部分，報(bào)頭。報(bào)頭多有一套專門設(shè)計(jì)的固定版式，上面正中用醒目大字標(biāo)明簡報(bào)名稱，報(bào)

13、名下面標(biāo)明編印機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、編號(hào)。簡報(bào)名稱可由會(huì)議全稱和文種(簡報(bào))組成，也有的只標(biāo)“會(huì)議簡報(bào)”字樣。編號(hào)常用括號(hào)標(biāo)在標(biāo)題正下方靠近標(biāo)題的地方。 第二部分，報(bào)身。又稱正文，報(bào)身是會(huì)議簡報(bào)的主體。通常的寫法有三種： 綜述法：即由編者采集各方面的言論、意見加以概括而成，相當(dāng)于會(huì)議的綜合報(bào)道，將會(huì)議的進(jìn)程、出席情況、會(huì)議的發(fā)言和議程一一加以反映。 重點(diǎn)報(bào)道法：重點(diǎn)反映會(huì)議的某個(gè)重要報(bào)告的內(nèi)容，小組討論情況或一個(gè)與幾個(gè)人的發(fā)言等。 摘要法：摘錄代表發(fā)言的概要，供與會(huì)者參閱。 第三部分，報(bào)尾。報(bào)尾寫在簡報(bào)最后一頁的下方，注明主送單位或個(gè)人姓名、抄送單位、增發(fā)單位和印發(fā)份數(shù)。 會(huì)議簡報(bào)的編寫，要求及時(shí)、

14、簡明，要抓住有指導(dǎo)意義、能引導(dǎo)會(huì)議健康發(fā)展的內(nèi)容加以報(bào)送。涉及各級(jí)機(jī)密事項(xiàng)的內(nèi)容不應(yīng)報(bào)道。第五節(jié)會(huì)議設(shè)施與會(huì)場布置準(zhǔn)備 一、會(huì)場二、會(huì)議場地的設(shè)備布置三、會(huì)議基本設(shè)施的布置二、會(huì)議室的布置二、會(huì)議室的布置 （一）會(huì)議是布置的模式 劇場一層會(huì)議室設(shè)備完備的大劇場-二層杏壇劇場杏壇劇場北青盈之寶劇場中空形 圓形中空-正方形中空長方形.中空-橢圓形董事會(huì)長方形會(huì)議室 U形于馬蹄鐵形疊層U形 E教室形 教室型討論會(huì)（宴會(huì)）形三、會(huì)議基本設(shè)施的布置 （1）講臺(tái) 桌式、立架式或者其他配有音響系統(tǒng)的優(yōu)質(zhì)講臺(tái)。水杯、文具筆、紙張、鐳射筆。通道的照明問題，線纜隱密性。講臺(tái)中間掛會(huì)議名稱站立式講臺(tái)。有燈光的講臺(tái)。

15、（2）. 話筒話筒 無線話筒；微型話筒；固定立式話筒無線話筒；微型話筒；固定立式話筒（3）.寫字板及水筆 配合投影儀，也要備有彩色水筆配合投影儀，也要備有彩色水筆產(chǎn)品名稱：EP-1 系列電腦投影儀 KT-9000 數(shù)字展示臺(tái) 采用專用芯片對(duì)所有的接入信號(hào)進(jìn)行處理，使圖像具有更高的清晰度，無噪聲，無閃爍，色彩還原好等特點(diǎn),更真實(shí)地把講稿和其它文件、圖表、實(shí)物、底片、透明片、幻燈片等轉(zhuǎn)成視頻和XGA信號(hào)，輸送到電視或投影機(jī)等設(shè)備。 3M 2660便攜式膠片投影儀便攜式膠片投影儀3M 1720膠片投影膠片投影儀儀幻燈投影儀（standard projector for 35mm slides）(4)屏幕n尺寸：根據(jù)會(huì)議室而定，最低邊沿高于1.5，房間高度6米，那么最大尺寸4.5m。寬度：會(huì)議室的長度1/6n屏幕材料:白色與珠光n白色粗面屏幕n白色無光澤的粗面擴(kuò)散型廣角屏幕的增益為1左右(常常以“增益”來表示屏幕對(duì)光線的增強(qiáng)作用)，這種屏幕的特點(diǎn)是當(dāng)光照射時(shí)反射無方向性，視野角度在幾種屏幕中最大，從各個(gè)不同角度看都能呈