湖南計算機股份公司文件控制程序

1、 QG湖南計算機股份有限公司管理標準 QG/PLA 07.00-2002文 件 控 制 程 序2005-03-25發(fā)布 2005-03-28實施湖南計算機股份有限公司發(fā)布 質(zhì)量管理體系文件控制流程圖：更改申請發(fā)布實施質(zhì)量管理體系文件批準外來文件控制流程圖：作廢銷毀作標識保 留回 收歸檔保存狀態(tài)標識發(fā)布實施批準識別外來文件作標識保 留作廢銷毀定期評審與更新回 收歸檔保存狀態(tài)標識湖南計算機股份有限公司管理標準文件控制程序 QG/PLA07.00-20021 范圍 本標準規(guī)定了本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件及資料的控制要求，以確保各有關(guān)場所使用文件的有效版本。 本標準適用于本公司與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資

2、料的管理。2 引用標準 QG/PLA07.04-2002 評審及更改程序QG/PLA08.02-2002 質(zhì)量記錄控制程序QG/PLA07.01-2002 產(chǎn)品（軟件）研制程序3 定義本標準采用下列定義。3.1 文件和資料。包括兩種形式： a、以書面文字、圖表形式表達的； b、用計算機媒體，如磁盤、存貯芯片等形式表達的。4 職責4.1 質(zhì)量管理部負責質(zhì)量管理手冊、程序文件的發(fā)放、更改控制和管理。4.2 項目負責人負責設(shè)計文件的存檔。5 工作程序與要求5.1 文件和資料的分類5.1.1 質(zhì)量體系文件a、 質(zhì)量管理手冊（包括質(zhì)量方針和質(zhì)量目標）；b、 質(zhì)量計劃c、 程序文件；d、 崗位職責（包括分

3、解的質(zhì)量目標）；e、 質(zhì)量記錄。5.1.2 技術(shù)文件a、 各類設(shè)計文件，包括圖紙和檢測文件；b、 工藝文件，包括作業(yè)指導書。5.1.3 外來文件a、 各類質(zhì)量體系標準、技術(shù)標準；b、 相關(guān)法律法規(guī)。5.2 質(zhì)量管理手冊的編制、批準、發(fā)布、更改、版本控制按質(zhì)量管理手冊中“手冊控制”的規(guī)定執(zhí)行。5.3 質(zhì)量計劃和程序文件的發(fā)布、更改等控制由質(zhì)量管理部負責。5.4 技術(shù)文件的編制、批準、發(fā)放控制按產(chǎn)品（軟件）研制程序執(zhí)行；更改按評審及更改程序執(zhí)行。5.5 質(zhì)量記錄的編寫、批準、更改按質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行。5.6 文件的編寫 a、質(zhì)量管理手冊和質(zhì)量計劃由管理者代表組織； b、程序文件由質(zhì)量管理部經(jīng)理組

4、織；c、 管理文件（制度）由相關(guān)部門領(lǐng)導組織。5.7 文件的編號規(guī)定5.7.1 程序文件QG/ PLA .××.×××-×××× 年份 文件序號 文件分類號企業(yè)標準代號企業(yè)管理標準代號5.7.2 質(zhì)量記錄表格 JL / PLA *. * - * 年份 文件序號 文件分類號 企業(yè)標準代號 記錄表格代號 各部門按質(zhì)量記錄名稱編目，并按規(guī)定時間間隔裝訂。5.8 文件的批準5.8.1 質(zhì)量體系文件a、 質(zhì)量管理手冊由最高管理者批準；b、 程序文件和質(zhì)量計劃由管理者代表批準；c、 管理文件（制度）由相關(guān)部門負責人批

5、準。5.8.2 外來文件（標準）a、 質(zhì)量管理體系標準由公司法人代表批準選用；b、 強制性國家標準和法律法規(guī)，本公司必須執(zhí)行；c、 推薦性國家標準，由項目負責人批準選用。 5.9 文件的發(fā)放5.9.1 質(zhì)量管理手冊和質(zhì)量計劃由質(zhì)量管理部負責發(fā)放到各部門負責人，編號后在文件發(fā)放登記表上登記。5. 9. 2 程序文件由質(zhì)量管理部負責在公司局域網(wǎng)絡發(fā)布。各部門和崗位可通過計算機從公司局域網(wǎng)絡瀏覽文件，無法借助網(wǎng)絡瀏覽的個別部門，質(zhì)量管理部負責另行登記發(fā)放。除質(zhì)量記錄表格外，從網(wǎng)絡復制和下載均屬無效版本。5.9.3 外來標準由標準檔案室保管，凡需要者，可到標準檔案室借閱或復印，管理員作好借閱或發(fā)放記錄

6、。5.10 文件的補發(fā)5.10.1 凡文件損壞無法使用時，文件資料持有人可持損壞文件到發(fā)放部門補領(lǐng)，損壞文件由發(fā)放部門負責人監(jiān)督銷毀。5.10.2 文件丟失，由文件丟失人寫出書面報告，部門負責人審批，到發(fā)放部門補領(lǐng)。文件管理員應給予新的編號，并注銷丟失文件的編號；必要時，將注銷的文件編號通知相關(guān)部門，防止誤用。5.11 文件的更改程序文件的更改，由提出人填寫文件更改申請表,質(zhì)量管理部實施并填寫文件更改登記表,收回舊文件;其更改批準是管理者代表。更改后的文件在公司局域網(wǎng)絡發(fā)布執(zhí)行。5.12 文件的定期評審與更新5.12.1 在下列情況下，質(zhì)量管理部經(jīng)理應組織對文件進行評審：a. 組織結(jié)構(gòu)發(fā)生變化

7、時；b. 產(chǎn)品結(jié)構(gòu)有重大調(diào)整時；c. 過程有重大變化時；d. 適用的法律法規(guī)有重大變化時；e. 內(nèi)部審核時。5.12.2 在每年的內(nèi)部審核結(jié)束時，質(zhì)量管理部經(jīng)理應組織對文件進行評審，確定是否需要更新；其評審意見應記錄在內(nèi)部質(zhì)量審核報告中。5.12.3 文件經(jīng)評審修改后，質(zhì)量管理手冊需經(jīng)最高管理者批準后實施，程序文件需經(jīng)管理者代表批準后實施，操作性文件需經(jīng)部門領(lǐng)導批準后方可實施。5.13 文件的版本控制5.13.1 程序文件更改時，版本由A至Z依次使用，在程序文件名稱后面加注版本號；本公司2005年3月發(fā)布的質(zhì)量體系文件均為A版。5.13.2 附在程序文件后面的記錄表格式樣及附錄，更改時版本不予

8、控制。5.13.3 外來標準：標準檔案室管理員每年底應對其版本的有效性進行核查，及時通報有關(guān)部門。5.14 文件的管理5.14.1 質(zhì)量管理手冊、程序文件、由質(zhì)量管理部保存。5.14.2 質(zhì)量記錄由各相關(guān)部門保存。5.14.3 外來標準由標準檔案室保存。5.14.4 技術(shù)文件由標準檔案室保存。5.15 文件的作廢與銷毀5.15.1 文件更改有實質(zhì)性操作變化時由質(zhì)量管理部確認更換版本，原版本文件作廢。5.15.2 文件銷毀，由文件管理員填寫文件（記錄）處理清單，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準予以銷毀；有利用價值的作廢文件需保存時，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準，文件管理員在“作廢”印章上劃一圓圈，以示標識。5.15.3

9、失效標準銷毀，由標準檔案室管理員填寫作廢標準處理清單，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準予以銷毀；有利用參考價值的作廢標準需要保存時，質(zhì)量管理部經(jīng)理批準，標準檔案室管理員在“作廢”印章上劃一圓圈，以示標識。6 支持文件不需用。7 記錄7.1 質(zhì)量記錄7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件發(fā)放登記表7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申請表7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登記表 以上記錄由質(zhì)量管理部 保存3年。7.2 工作記錄7.2.1 文件（記錄）處理清單。7.2.2 部門發(fā)放文件一覽表。7.2.3 作廢標準處理清單。以上記錄分別由相關(guān)部門和質(zhì)量管理部保存。

10、湖南計算機股份有限公司文件更改申請表 JL/PLA 08.01-2002更改文件的名稱申請部門 更 及 改 意 原 見 因 (簽字) 年 月 日 申請部門領(lǐng)導意見 (簽字) 年 月 日相關(guān)部門意見1 (簽字) 年 月 日2 (簽字) 年 月 日3 (簽字) 年 月 日 更 改 概 要 (簽字) 年 月 日審核部門意 見 (簽字) 年 月 日批 準 (簽字) 年 月 日湖南計算機股份有限公司文 件 發(fā) 放 登 記 表 JL/PLA08.00-2002文 件 名 稱文 件 編 號版本號份數(shù)收文部門簽字日期湖南計算機股份有限公司文件(記錄)處理清單(工作記錄)編 號 文件(記錄)名稱數(shù)量(份)保存期限處理時間 備 注保存部門 注: 此表存本部門審批人: 年 月 日 填表人: 年 月 日湖南計算機股份有限公司文 件 更 改 登 記 表 JL/PLA 08.02-2002 文件編號及