工程管理公司合同管理制度

1、合同管理制度目的為規(guī)范公司合同的管理，防范與控制合同風險，做到管理有規(guī)章，簽約有約束，履行有檢查，維護公司的合法權(quán)益，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司簽訂和履行的承包合同、施工合同、專業(yè)分包合同、材料設備買賣合同等。職責公司總經(jīng)理負責建設工程承包合同、施工合同及重大專業(yè)分包合同、勞務分包合同、買賣合同等的批準簽訂。公司商務合約部負責公司各類合同的管理工作，具體職責是：3.2.1 貫徹執(zhí)行合同法 及有關法律法規(guī)，組織有關人員的學習和培訓。3.2.2 負責對合同示范文本、法人授權(quán)委托書的發(fā)放和管理；3.2.3 決定合同會商、評審、審批、登記、備案、咨詢事宜；決定格式合同制作、合同備案、合同催告

2、、合同撤銷事宜；決定合同擔保及抵押等事宜。3.2.4 負責建設工程承包合同、施工合同、勞務分包合同、專業(yè)分包合同、材料設備買賣合同建設期內(nèi)的檔案管理；3.2.5 負責合同簽訂、履行、變更、轉(zhuǎn)讓和終止。審查合同，建立合同臺帳和檔案，管理合同文本、授權(quán)委托書，進行合同統(tǒng)計，做出統(tǒng)計分析。3.2.6 協(xié)調(diào)公司內(nèi)部和外部合同關系，解決合同問題和處理合同糾紛。3.2.7 制定合同管理章程、制度、并貫徹實施。3.2.8 領導開展“守合同重信用”活動。3.2.9 開展合同調(diào)研活動。3.2.10 負責本制度的監(jiān)督執(zhí)行。商務合約部負責各類合同的審查工作，具體職責是：3.3.1 負責國家、省、 市有關合同示范文本

3、的推廣使用工作，負責公司有關示范文本的編制和推廣使用工作；3.3.2 負責各部門提交的各類合同的合法性、可行性、 有利性審查，并出具審查意見；3.3.3 負責公司合同評審流程的執(zhí)行；3.3.4 協(xié)助分管副總經(jīng)理監(jiān)督、檢查各分公司施工合同、勞務分包合同、專業(yè)分包工合同、物資設備買賣合同的履行情況；分管副總經(jīng)理負責公司合同的具體履行工作。其主要職責是：3.4.1 負責宣傳、貫徹有關法律、法規(guī)和規(guī)章，組織學習所在工程項目的各類合同并熟悉內(nèi)容，做好合同交底工作；3.4.2 履行建設工程合同中規(guī)定的職責，監(jiān)督工程的進度、質(zhì)量及造價工作；3.4.3 負責監(jiān)督、檢查各分公司施工合同、勞務分包合同、專業(yè)分包工

4、合同、物資設備買賣合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時向公司報告。負責所在項目所有合同的日常管理工作，收集、記錄、整理和保存與合同有關的協(xié)議、函件，辦理工程變更和簽證；收集、整理索賠資料，提供索賠依據(jù)，書寫索賠報告；合同的簽訂合同主體的審查訂立合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調(diào)查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織簽訂合同，也不得與法人單位簽訂與該單位履約能力明顯不相符的經(jīng)濟合同。簽訂建設工程施工合同要重點審查業(yè)主的項目立項文件、招標文件，以確定發(fā)包人的主體資格；審查項目資金落實程度及業(yè)主以往合同履約情況，以確定業(yè)主的履約能力。簽訂分包合同要重點審查承包人的營業(yè)執(zhí)照規(guī)定的經(jīng)營范

5、圍、資質(zhì)等級、管理能力和實際業(yè)績。公司一般不與自然人簽訂經(jīng)濟合同，確有必要簽訂經(jīng)濟合同，應經(jīng)總經(jīng)理同意，報商務合約部備案。合同的形式訂立合同，除即時交割（銀貨兩訖）的簡單小額經(jīng)濟事務外，應當采用書面形式。" 書面形式 "是指合同書、補充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求采用正式的合同書形式，有示范文本（包括公司制定的示范文本）的應當使用示范文本。合同的內(nèi)容4.3.1建設工程施工合同、各類分包合同、承包合同應當按照國家或公司制定的示范文本和專題會議指導意見的內(nèi)容填寫。4.3.2其他合同（主要指買賣合同）的內(nèi)容4.3.2

6、當事人的名稱、住所：合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。4.3.2 合同標的：合同標的應具有唯一性、準確性， 買賣合同應詳細約定規(guī)格、型號、商標、產(chǎn)地、等級等內(nèi)容；服務合同應約定詳細的服務內(nèi)容及要求；對合同標的無法以文字描述的應將圖紙作為合同的附件。4.3.2 數(shù)量： 合同應采用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數(shù)量，常年經(jīng)銷合同無法約定確切數(shù)量的應約定數(shù)量的確定方式（如電報、傳真、送貨單、發(fā)票等）。4.3.2 質(zhì)量： 有國家標準，部門行業(yè)標準或企業(yè)標準的，應約定所采用標準的代號；農(nóng)副產(chǎn)品，化工產(chǎn)品等可以用指標描述的產(chǎn)品應約定主要指標要求 （標

7、準已涵蓋的除外）； 憑樣品支付的應約定樣品的產(chǎn)生方式及樣品存放地點。4.3.2 價款或報酬：價款或者報酬應在合同中明確，采用折扣形式的應約定合同的實際價款；價款的支付方式如轉(zhuǎn)帳支票、匯票（電匯、票匯、信匯） 、托收、信用證、現(xiàn)金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定的日期后多少日內(nèi)。4.3.2 履行期限、地點和方式履行期限應具有確定性，難以在合同中確定具體期限的應約定確定期限的方式；合同履行地點應力爭作對本方有利的約定，如買賣合同一般約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地；約定具體地名的應明確至市轄區(qū)或縣一級；買賣合同在合同中一般應約定交付的手續(xù)，即合同履行的標志，如托

8、運單、倉庫保管員簽單等。4.3.2 合同的擔保合同中對方事人要求提供擔?；虮痉揭髮Ψ疆斒氯颂峁５?，應結(jié)合具體情況根據(jù)擔保法的要求辦理相關手續(xù)。4.3.2 合同的解釋合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起岐義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。4.3.2 保密條款對技術類合同和其他涉及經(jīng)營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。4.3.2 合同聯(lián)系制度履約期限長的重大經(jīng)濟合同應當約定合同雙方聯(lián)系制度。4.3.2違約責任根據(jù)合同法作適當約定，注意合同的公平性。4.3.2解決爭議的方式解決爭議的方式可選擇仲裁或起訴，選擇仲裁的應明確約定仲裁機構(gòu)的名稱，

9、雙方對仲裁機構(gòu)不能達成一致意見的，可選擇第三地仲裁機構(gòu)。簽訂合同的工作程序4.4.1建設工程施工合同的簽訂4.4.1合同洽談前，公司商務合約部必須按本制度條的規(guī)定對發(fā)包人的綜合情況進行考察。建設工程施工合同中投標中標的項目，要審查業(yè)主的招標文件、我方的投標書、中標書、紀要、往來函等文書，召集有關部門認真組織合同洽談準備會，制定談判的原則和方案。4.4.1 合同洽談過程中，對于涉及擔保、預付款、 各類保證金等費用較大的項目，按重新進行評審。合同談判人員負責向合同管理部門進行書面交底。4.4.1 合同主要條款商定后，由商務合約部負責起草合同文本，附合同評審表交相關部門（項目部、合同管理部、財務部等

10、）進行會審后，公司分管副總經(jīng)理認為已經(jīng)基本沒有異議的，提交院內(nèi)進行審查，院內(nèi)審查通過后，商務合約部憑合同評審單報公司總經(jīng)理或授權(quán)委托人批準簽字。4.4.2 合同經(jīng)雙方簽字、蓋章后， 按法律法規(guī)規(guī)定或合同約定必須辦理鑒證、公證手續(xù)的，由商務合約部負責辦理。按規(guī)定須經(jīng)上級有關部門批準才能簽訂的合同必須經(jīng)批準后才能簽訂。4.4.3 勞務（專業(yè)）分包合同的簽訂4.4.4 合同洽談前，公司業(yè)務部必須按本制度條的規(guī)定對分包人的綜合情況進行考察，要求分包方提供以下證件原件：有效的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)證書、施工許可證、施工收費標準證書、安全資格證書、勞務隊伍資格證書、關于簽訂合同的法定代表人身份證

11、明書或法人授權(quán)委托書。4.4.5 項目經(jīng)理部在符合分包方條件的企業(yè)中進行招（議） 標工作。 商務合約部對招標文件、評標辦法及合同條件進行審查，并對招標工作進行監(jiān)督。4.4.6 勞務（專業(yè)）分包隊伍中標后，在征得業(yè)主同意（若建設工程施工合同有此約定）后，由項目經(jīng)理部（合同應報公司商務合約部備案，經(jīng)總經(jīng)理審批）與分包方簽訂分包施工合同。工程所在地地方主管部門有分包合同示范文本的，采用該示范文本地方主管部門無示范文本的采用公司制定的示范文本。項目部在簽訂合同后，應將合同文本報公司合同管理部備案。4.4.2材料設備采購合同的簽訂4.4.3材料設備采購合同由采購部根據(jù)建設工程合同要求與供應方進行洽談，擬

12、訂合同條款，交項目經(jīng)理部、商務合約部會審后，由采購部負責簽訂，合同管理部加蓋合同專用章，重大買賣需經(jīng)合同評審流程后，由總經(jīng)理批準簽訂。4.4.7 其他經(jīng)濟合同的簽訂其他經(jīng)濟合同由主辦人員與對方當事人商談后擬好合同條款，附合同評審表報部門經(jīng)理審批或預審，在部門經(jīng)理權(quán)限范圍內(nèi)的合同由部門經(jīng)理批準，由商務合約部加蓋合同專用章；重大經(jīng)濟合同需由部門經(jīng)理簽署意見后由商務合約部進行合同評審流程后，報總經(jīng)理批準簽訂。4.4.8 合同正式簽訂后，合同文本除相關部門自行保管外，應當隨合同評審表交存公司商務合約部一份備案。. 合同的變更、解除在合同履行期間由于客觀原因需要變更或者解除合同的，須經(jīng)雙方協(xié)商，重新達成

13、書面協(xié)議，新協(xié)議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書后，應當在規(guī)定的期限內(nèi)作出書面答復。變更或解除經(jīng)濟的，應當采用書面形式（包括書信、電報），法律、行政法規(guī)規(guī)定變更合同應當辦理批準登記等手續(xù)的，應依法及時辦理；存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同5.2.1 因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；5.2.2 在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；5.2.3 對方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；5.2.4 對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；5.2.5 法律規(guī)定的其他情形。公司任何人員不得擅自以公司名義變更或

14、解除合同。若確須變更或解除時，由合同經(jīng)辦人查明原因，提出意見，經(jīng)商務合約部審核、總經(jīng)理審批后，認為已出現(xiàn)了本制度條規(guī)定的情形的，應提交公司法律顧問審查并簽發(fā)解除合同的函；對方?jīng)]有違約，應同對方協(xié)商，達成一致意見，并依法簽署變更或解除合同的書面協(xié)議。合同變更必須由原合同起草部門負責更改，按合同評審程序辦理合同變更評審，并辦理書面的合同變更手續(xù)。做好變更文件的整理、保存和歸檔工作。變更后的合同與原合同的發(fā)放的范圍相同。對方提出合同變更的，變更程序也應規(guī)定的程序執(zhí)行。合同變更引起索賠的，合同變更必須與索賠同步進行，索賠協(xié)議是合同變更的處理結(jié)果，是變更后合同一部分。對于特殊情況下合同履行過程中的合同中

15、止（包括停、緩建） ， 必須及時辦理中止手續(xù)，收集因中止合同給本公司帶來的經(jīng)濟損失證據(jù)和資料，及時追究對方的責任。中止的合同恢復繼續(xù)履行時，依相同程序辦理恢復手續(xù)。合同的恢復與中止都必須由商務合約部通知總經(jīng)理。合同未履行完畢，但確定不再繼續(xù)履行，合同履行部門應做好終止記錄，收集履行過程中所有與合同有關的文件，做好經(jīng)濟往來和工程結(jié)算工作，辦理解除合同的手續(xù)。資料移交公司檔案室保存。.合同的履行公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，并隨時督促對方當事人及 時履行其義務。合同履行中發(fā)生的情況應建立合同履行執(zhí)行情況臺帳。有關合同履行中的書面簽證、來往信函、文書、電報等均為合同的組成部分，合同經(jīng)辦人員

16、應及時整理、妥善保管。在合同履行過程中，對本公司的履行情況應及時做好記錄并經(jīng)對方確認。向?qū)Ψ疆斒氯私桓吨匾Y料、發(fā)票時應由對方當事人出具收條，履行合同付款時應由對方當事人出具收條，公司原則上只開具限制性抬頭的轉(zhuǎn)賬支票，不允許以現(xiàn)金形式支付。對合同履行過程中的違約情況或違反合同的干擾事件，商務合約部應及時查明原因，通過取證按照合同約定，及時、合理、準確地向?qū)Ψ教岢鏊髻r（含違約）報告。當本公司接到對方的索賠（含違約）報告后應認真研究并及時處理、解釋或提出反索賠，公司員工不得擅自在對方當事人出具的索賠報告、對帳單等確認類文書上簽字蓋章，確有需要的，應視具體內(nèi)容經(jīng)合同主管經(jīng)理審核并經(jīng)公司總經(jīng)理批準。在

17、履行合同過程中，經(jīng)辦人員若發(fā)現(xiàn)并有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，并及時書面上報公司商務合約部處理，公司商務合約部應立即向公司法律顧問咨詢，并將基本情況和法律顧問的處理意見一同上報公司領導：6.4.1 經(jīng)營狀況嚴重惡化；6.4.2 轉(zhuǎn)移財產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務；6.4.3 喪失商業(yè)信譽；6.4.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形。債權(quán)債務的定期確認和發(fā)生重大變動時的確認：6.5.1 在重大、復雜合同的履行過程中，經(jīng)辦人員應定期與對方對帳，確認雙方債權(quán)債務；6.5.2 在對方當事人發(fā)生兼（合）并、分立、改制或其他重大事項以及本公司或?qū)Ψ疆斒氯说暮贤?jīng)辦人員發(fā)生變

18、動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權(quán)債務。經(jīng)濟合同糾紛的調(diào)解、仲裁和訴訟合同雙方在履行過程中發(fā)生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協(xié)商解決；合同雙方在一定期限（一般為一個月）內(nèi)無法就糾紛的處理達成一致意思或?qū)Ψ疆斒氯藷o意協(xié)商解決的，經(jīng)辦人員應及時以書面報告交商務合約部，由主管副總經(jīng)理擬定處理意思，報總經(jīng)理決定。對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告公司商務合約部。公司決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及獲知對方當事人準備或已經(jīng)申請仲裁或提起訴訟的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產(chǎn)生及協(xié)商情況整理成書面材料連同有關證據(jù)報公司辦公室，由公司辦公室統(tǒng)一委托律師或其他專業(yè)人員辦理。合

19、同的日常管理公司實行二級合同管理，商務合約部全面負責公司的合同管理；業(yè)務部、采購部、項目經(jīng)理部負責所在部門的合同管理，其他部門不設合同管理員。簽訂合同時，合同各方應盡量在同一時間、同一地點簽字并蓋章（若無可能，應先由對方簽字蓋章，經(jīng)商務合約部審核確認后公司簽字蓋章），合同 各頁之間應當加蓋公司騎縫章。公司的空白合同、授權(quán)委托書由商務合約部管理，業(yè)務人員不得隨身攜帶已蓋章的空白授權(quán)委托書、空白合同出差。蓋章的空白合同、授權(quán)委托書、（已簽訂的合同）遺失的，應及時向當?shù)毓矙C關報案，并登報聲明。簽訂合同正本、副本份數(shù)按需要確定，正副本應區(qū)分清楚。合同簽訂后交公司商務合約部留存，其余各職能部門或合同履行部門由公司商務合約部 負責編號受控分發(fā)。除商務合約部外，其他部門復印合同必須事先征得公司 商務合約部同意，由公司商務合約部統(tǒng)一編號受控。所有合同發(fā)放均應做好 發(fā)放記錄。已簽訂的合同以及與合同有關的補充協(xié)議、會議紀要、業(yè)務往來傳真、信函、索賠報告、對帳單、合同臺帳等資料應集中由合同管理員保管。合同 管理員應對上述材料分類登記成冊，業(yè)務人員與對方當事人結(jié)帳時可從合同 管理員簽領相關材料。對于合同履行和竣工結(jié)算均已完成的工程，合同執(zhí)行部門應向商務合約 部提交合同履行情況的工作報告。商務合約部審查后，連同合同、結(jié)算書以 及一切往來文書、經(jīng)濟簽證、變更記錄、竣工驗收證書等所有資料裝訂成冊， 送交公司