物業(yè)公司倉庫管理制度材料采購及入庫流程記賬要求

1、倉庫管理制度適用范圍：本制度適用于蘇南物業(yè)及其下屬各服務中心。規(guī)定目的：規(guī)范材料的出入庫手續(xù)，加強成本控制，保持合適的庫存量，減少資金的占用，規(guī)范倉庫管理。過程控制： 一、材料采購的入庫范圍所有物資必須辦理入庫手續(xù)，固定產(chǎn)類按固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。二、臺帳設(shè)立時間和要求1、設(shè)立時間 、地產(chǎn)委托案場、項目部、會所管理等有償服務階段，我們稱之為第一階段。1.2、前期介入階段是指項目管理部籌建階段，我們稱之為第二階段。1.3、物業(yè)服務中心成立，我們稱之為第三階段。第三階段是第二階段的延續(xù)，臺帳可延用。、第二階段起必須分開設(shè)立臺賬。2、 設(shè)立要求2.1、倉庫臺賬采用三欄式數(shù)量金額式帳頁。、倉庫根據(jù)不同

2、材料，臺帳設(shè)立可分為電器類、五金類、清潔類、工具類、建材類、其他類等，可以根據(jù)實際情況再進行細分。2.3、為了符合內(nèi)部稽核的管理要求，材料采購和倉庫管理不可為同一人員。2.4、入庫材料必須進行卡片登記，同時建立數(shù)量金額式的材料臺帳，臺帳在分大類的基礎(chǔ)上將每一材料單獨建立帳頁，財務部設(shè)立材料總帳。要求倉庫的庫存實物與卡片記錄相符；材料卡片與臺帳相符；臺帳與總帳相符。2.5、倉庫管理員和項目出納每月25日進行倉庫材料實地盤點，逢半年度或者年終盤點時財務部會計必須一起參與，平時財務部會計可以隨時抽查，倉庫管理員在每月30日前編制材料盤點表、材料領(lǐng)用分配表及匯總表，同時將盤點表、材料領(lǐng)用分配表及匯總表

3、交于項目出納復核，項目出納復核無誤后于次月2日前將材料盤點表、材料領(lǐng)用分配表及匯總表交于公司財務部會計人員進行賬務處理，移交表單時雙方均應簽字確認。2.6、存在備品備件的項目，須建立備品備件臺帳（剛交付項目，該類材料由地產(chǎn)提供）。三、記帳要求1、根據(jù)當日入庫單、領(lǐng)料單的內(nèi)容及時、逐筆登記材料臺帳，內(nèi)容及格式不得涂改，如需要修改必須采用紅字更正法。臺賬必須用黑色水筆登記，不得用鉛筆和圓珠筆登記。2、臺賬賬簿中的“憑證號”登記入庫單、領(lǐng)料單的單據(jù)號；入庫時“摘要欄”里需寫明入庫單上供貨單位的名稱及提供的發(fā)票號；領(lǐng)用時“摘要欄”里需寫明領(lǐng)用用途及保修單編號，以備日后查詢。3、倉庫管理員在每月25日之

4、前計算出臺帳上庫存材料的種類、名稱、數(shù)量和金額，并據(jù)此進行實地盤點，月底結(jié)賬按照財務記賬要求進行處理。4、材料盤點表必須有倉庫管理員、項目出納、業(yè)務主管簽字確認，如果有財務部會計參與，也必須簽字確認。5、材料領(lǐng)用分配表必須有倉庫管理員、項目出納、業(yè)務主管簽字確認。6、材料領(lǐng)用匯總表必須有倉庫管理員、項目出納、部門負責人簽字確認。四、材料采購及入庫流程1、采購人員按審批后的月度采購計劃表到指定的合格供方進行采購。緊急采購、臨時采購也必須到合格供方或市場確認供應商處進行采購，如有特殊事項，必須進行單獨審批。2、倉庫管理員依據(jù)發(fā)票或送貨單上的材料清單（送貨清單必須加蓋供貨單位的公章或者財務專用章方為

5、有效）將材料驗收入庫，同時認真核對月度計劃采購清單的數(shù)量及金額是否與實際采購相符，符合要求后再將材料驗收入庫，并填制材料入庫單。入庫單由各服務中心按標準統(tǒng)一采購，各倉庫管理員按需領(lǐng)用，并建立領(lǐng)用和使用登記本。具體要求如下：² 填寫入庫單時以發(fā)票和入庫實物為依據(jù)，逐一填寫完整。如：物資類別、采購屬性、供應單位、單據(jù)號、入庫日期、產(chǎn)品名稱及規(guī)格、數(shù)量、單價、金額。在月度結(jié)算時，需在入庫單上填寫發(fā)票號碼。² 臨時或緊急采購的，入庫單的右上方填寫采購屬性（即臨時或緊急）。² 繳庫人為采購人員，驗收人為倉庫管理員，審核人為業(yè)務負責人，分別審核簽收。² 入庫單一式三

6、聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)倉庫留底，第二聯(lián)記賬聯(lián)倉庫記賬用月底上交財務會計，第三聯(lián)結(jié)賬作為財務付款依據(jù)。3、每月項目出納協(xié)助會計核對已入庫但未報銷入賬的材料清單，并填制已入庫未報銷入賬的材料清單表。五、材料領(lǐng)用及收費流程1、維修人員根據(jù)報修單所需物資到倉庫領(lǐng)用，倉庫管理員根據(jù)維修人員提供的報修單， 填制材料領(lǐng)用單，要求寫明領(lǐng)用的相應維修材料名稱、數(shù)量、金額、報修單編號、材料大類、用途等等。材料領(lǐng)用人、倉庫管理員、業(yè)務主管簽字認可。倉庫管理員還要將領(lǐng)料單編號在報修單上注明備查。2、維修人員維修完畢后連同領(lǐng)料單第三聯(lián)交前臺收銀員開具發(fā)票。收銀員根據(jù)領(lǐng)料單和報修單審核其收費是否合理。如低于成本價收費或是免費，

7、須由經(jīng)辦人員具明原因，部門第一負責人簽字認可。3、維修人員將由收銀員收取維修費后注明發(fā)票號碼的報修單，送接報處統(tǒng)一保管備查。維修人員提料的第三聯(lián)，在維修結(jié)束后粘貼在報修單后與報修單一起歸檔，作為完整的維修記錄。4、對于內(nèi)部領(lǐng)用的物耗品，根據(jù)誰領(lǐng)用，誰簽字負責；誰主管，誰審核簽字的原則。倉庫管理員做好領(lǐng)用登記。5、為了確保領(lǐng)用材料分配的準確性，倉庫管理員每周根據(jù)材料領(lǐng)用單進行分類匯總（詳見材料領(lǐng)用匯總表），月末匯總編制材料領(lǐng)用分配表連同倉庫盤點表一起交于公司財務會計。6、未經(jīng)部門經(jīng)理同意，倉庫管理員不得將倉庫鑰匙交與他人。倉庫管理員休假期間，需經(jīng)部門經(jīng)理確認交接人。如違反規(guī)定造成的損失，由倉庫管

8、理員及相關(guān)責任人負責按價賠償。7、物品借用必須填寫物品借用登記表，使用后按登記時限歸還，歸還的物品應是清潔過的。六、物品的保管1、倉庫內(nèi)配置相對溫濕度計，采取防火、防濕、防腐、防盜、防揮發(fā)等措施，相對溫濕度低于80%。易燃、易爆物資隔離存放，配置消防器材、防爆燈具、防爆開關(guān)。2、凡經(jīng)驗收后的物品，一律要進倉保管（除需庫外堆放的物資，如水泥、黃沙等土建材料）；3、凡進倉物品一律按物品的名稱、型號、品種、規(guī)格等集中按固定位置堆放，堆放要有條理，注意整齊美觀。不能擠壓的物品要用層架平放。4、凡庫存物品要認真看管,勤于檢查。5、凡庫存物品，要逐項建立標簽和登記存貨卡，物品進倉時在存貨卡上按數(shù)加，發(fā)出時

9、按數(shù)減，結(jié)出余數(shù)，固定擺放存貨卡。6、對于注明“有效期”的物品。使用專用貨架與其他物品分開保管，各類物品除按類別進行區(qū)分擺放外，每類物品還需按批次分別擺設(shè)，并由倉庫管理員將各批次物品的有效期限標注于貨架上。物品領(lǐng)用時，倉庫管理員需按“先進先出”原則進行發(fā)放。如有效期限已到，物品仍有結(jié)存，由倉庫管理員申請進行報廢處理。7、對于危險物品應登記并妥善保管（雙人雙鎖管理）。七、物品的報廢倉庫管理員對于超過有效使用期限和已經(jīng)損壞無法使用的物品應填寫庫存物品報廢申請表并注明報廢物品的品名、數(shù)量、價格及報廢原因。由部門經(jīng)理審批后進行報廢處理。八、領(lǐng)用材料按用途分類說明1、小區(qū)日常養(yǎng)護用于管轄小區(qū)的日常零星養(yǎng)護費用。2、 公建設(shè)施維修費由業(yè)主維修基金支付的公建設(shè)施，公共設(shè)備的維修保養(yǎng)費。3、 有償服務成本用于向業(yè)主，租戶提供的特約服務所需的材料成本，和地產(chǎn)零星委托業(yè)務物領(lǐng)用的材料。費用由委托人支付。4、辦公用物耗辦公區(qū)域內(nèi)所消耗的倉庫材料，除保安，保潔，綠化部門領(lǐng)用。5、 安全物耗用于安全人員的物資裝備（不含服裝），日常材料消耗。6、 保潔物耗用于保潔的物資裝備（不含服裝），日常清潔用品，工具的消耗（在保潔物耗的工具欄內(nèi)單獨