試論學(xué)校檔案管理工作的四個(gè)并重

1、    試論學(xué)校檔案管理工作的四個(gè)“并重”    張曉青摘 要：檔案是社會(huì)發(fā)展到文明時(shí)代的產(chǎn)物，它不僅真實(shí)地記載了人類認(rèn)識(shí)世界、改造世界的歷史進(jìn)程，而且也論述了人類在歷史進(jìn)程中所取得的科學(xué)進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化發(fā)展等情況，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、文化、科技、宗教等社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，因而它是科學(xué)文化知識(shí)的重要形式?？梢哉f，檔案本身就是人類精神文明不可缺少的組成部分。關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;管理;四個(gè)“并重”學(xué)校檔案是學(xué)校歷史的記錄，是學(xué)校在教學(xué)領(lǐng)域、科研領(lǐng)域、管理工作等方面長(zhǎng)期積累下來的寶貴經(jīng)驗(yàn)和資料。搞好學(xué)校檔案工作，更好地為學(xué)校的教育教學(xué)工作服務(wù)，是檔案人員光

2、榮的職責(zé)。我院的檔案工作先后達(dá)到了市級(jí)先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)和國家二級(jí)先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)，我院之所以能達(dá)標(biāo)，這和院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作和全院教職工的支持，是分不開的。其中，各部門的檔案員也付出很大的努力。作為一名專職檔案員，我在工作實(shí)踐中深切的體會(huì)到，搞好學(xué)校檔案工作要做到四個(gè)“并重”，這就是：爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持要宣傳與行動(dòng)并重，加強(qiáng)檔案管理要建網(wǎng)與指導(dǎo)并重，提高業(yè)務(wù)水平要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新并重，做好編研工作要整理與開發(fā)并重。1 爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持要宣傳與行動(dòng)并重有不少人認(rèn)為，任何單位的檔案工作搞得好不好，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是關(guān)鍵。每個(gè)搞檔案工作的同志都希望自己的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，很多檔案工作者都抱怨領(lǐng)導(dǎo)怎么不來關(guān)心檔案工作，檔案室辦公設(shè)施如

3、何如何差，檔案收集怎么怎么不容易。其實(shí)，作為檔案工作者，不應(yīng)坐等領(lǐng)導(dǎo)來關(guān)心自己的工作，而應(yīng)主動(dòng)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持。領(lǐng)導(dǎo)為搞好檔案工作創(chuàng)造了不少條件，但真正要搞好檔案工和還需檔案工作者采取主動(dòng)的工作方式。其一，就是抓住時(shí)機(jī)進(jìn)行大力宣傳。檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性工作，是黨政領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)需要某一文件或資料時(shí)，檔案人員要及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案，并抓住這一時(shí)機(jī)向領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作的重要性，宣傳貫徹檔案法，依法治檔，以法建檔的意義。在這樣的情況下，宣傳往往能取得較好的效果。其二，是用行動(dòng)做出成績(jī)，來爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視。任何工作的地位都是干出來的。檔案工作是持之以恒地、認(rèn)真地收集、整理、保管檔案，積極地為領(lǐng)導(dǎo)及其

4、有關(guān)人員提供有效服務(wù)。這樣做，檔案工作就給領(lǐng)導(dǎo)及教工們留下深刻的印象。例如今年我院接受徐匯區(qū)推進(jìn)區(qū)域教育現(xiàn)代化綜合督政，檔案員對(duì)資料進(jìn)行分類、整理、立卷、歸檔，領(lǐng)導(dǎo)看到檔案員工作的積極性和實(shí)效，就給予更多的支持。我院在教學(xué)用房十分緊張的情況下，特地又騰出一間作為檔案室，還撥款購置了檔案柜，配備了檔案工具，在人力、物力、財(cái)力上為檔案工作開“綠燈”，這就為我院檔案管理工作上等級(jí)奠定了基礎(chǔ)。2 加強(qiáng)檔案管理要建網(wǎng)與指導(dǎo)并重檔案管理，需要有專人負(fù)責(zé)。我院是各部門相對(duì)獨(dú)立的單位，因此搞好檔案工作需要調(diào)動(dòng)院部和部門兩個(gè)積極性。我院的檔案工作實(shí)行分級(jí)收集，統(tǒng)一管理的辦法，即各部門負(fù)責(zé)收集本部門的檔案資料，收

5、集后有的及時(shí)交給院檔案室，有的根據(jù)工作需要在部門暫時(shí)保管一定的期限（如財(cái)會(huì)檔案由財(cái)務(wù)部門先保管二年，錄像帶、錄音帶由信息中心負(fù)責(zé)保管等），這樣管理就需要設(shè)立兩級(jí)檔案人員，即院級(jí)專職檔案人員和各部門兼職檔案人員，建立起健全的工作網(wǎng)絡(luò)。建立了網(wǎng)絡(luò)，還要充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)展開工作。專職檔案員要負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案工作的檢查、督促和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。主要做四件事：一是明確兩級(jí)分工，各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門資料的收集、整理與立卷工作，專職檔案員對(duì)各部門的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。二是健全會(huì)議制度，院辦專職檔案員定期召開檔案工作網(wǎng)絡(luò)會(huì)議，溝通兩級(jí)之間的信息，反饋情況，及時(shí)解決存在的問題。三是開展檢查評(píng)比，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出差距，提出

6、改進(jìn)意見。近兩年，我院都舉辦了各部門檔案資料展示評(píng)選活動(dòng)，這對(duì)于增強(qiáng)教職工的檔案意識(shí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平都起著積極的推動(dòng)作用。四是抓好專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案學(xué)是一門不斷發(fā)展的學(xué)科，檔案工作是一項(xiàng)不斷創(chuàng)新的專業(yè)工作，新時(shí)期的檔案工作者不僅要有豐富扎實(shí)的文化知識(shí)，而且還應(yīng)該具備較高的專業(yè)素質(zhì)，包括專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能和專業(yè)資歷，應(yīng)該積極參加崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)。到目前為止，我院已有6名檔案員完成了檔案崗位職務(wù)培訓(xùn)，通過建網(wǎng)、指導(dǎo)、培訓(xùn)，使我院檔案管理工作有了組織上的保證。在此基礎(chǔ)上，我院著手完善與檔案工作有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度。針對(duì)以前檔案資料中發(fā)現(xiàn)的問題，制定了一系列有關(guān)檔案的規(guī)章制度，其中檔案室職責(zé)范

7、圍、專兼檔案人員工作職責(zé)、檔案歸檔范圍與保管期限、檔案的歸檔制度與使用制度等制定后，又加強(qiáng)檢查和監(jiān)督，做到檔案工作有章可循，違章必究，使各類文件材料的形成、積累、整理、立卷、歸檔、利用做到制度化、規(guī)范化。3 提高業(yè)務(wù)水平要學(xué)習(xí)與創(chuàng)新并重做好教院的檔案工作需要檔案學(xué)專業(yè)知識(shí)以及相關(guān)的學(xué)科知識(shí)，還需要熟悉教育教學(xué)有及學(xué)院管理的有關(guān)知識(shí)。檔案工作者必須具備上述知識(shí)，才能以科學(xué)的態(tài)度、方法和手段搞好檔案工作，我院的檔案人員幾乎全部是“半路出家”，為此，加強(qiáng)學(xué)習(xí)就顯得十分必要。我院為了提高案卷質(zhì)量，組織相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，并請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的檔案人員來我院作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，還組織檔案員去檔案工作先進(jìn)單位學(xué)習(xí)取經(jīng)。

8、通過一系列的學(xué)習(xí)，我們逐步掌握了檔案工作的規(guī)律，編制了各類文件材料的歸檔范圍、保管期限表，制定了分類編號(hào)方案等，對(duì)以前不符合規(guī)范和要求的案卷進(jìn)行了重新整理，達(dá)到了歸檔文件齊全完整、分類清楚、組卷合理、保管期限劃分準(zhǔn)確，裝訂整齊美觀的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。然而，向別人學(xué)習(xí)不等于一味地照搬，那樣是不會(huì)有特色的，在學(xué)習(xí)中還必須，根據(jù)本單位的特點(diǎn)，探索新門類，開辟新渠道，落實(shí)新舉措，創(chuàng)建具有自己特色的檔案體系。例如許多學(xué)校的教學(xué)檔案都是按問題分類的，如果我院也這樣做，就勢(shì)必將教研、培訓(xùn)、教科等部門的資料相應(yīng)抽出按問題歸類，這顯然不符合我院各部門相對(duì)獨(dú)立的特點(diǎn)。因此，在上級(jí)有關(guān)方面的支持下我們改變傳統(tǒng)的分類方法，這

9、樣既有利于發(fā)揮各部門的積極性，又使檔案在類目方面相對(duì)集中。實(shí)踐證明，這樣的分類方案是正確可行的。又如我院在教育教學(xué)方面有著自己的優(yōu)勢(shì)，有許多新的成果，我們就據(jù)此新建了名人檔案、榮譽(yù)檔案、徐匯區(qū)教育系統(tǒng)學(xué)術(shù)節(jié)等相關(guān)特色檔案，名人檔案是我院特級(jí)教師，對(duì)學(xué)院發(fā)展和在學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)有影響的、作出了突出貢獻(xiàn)的專家，他一生各個(gè)時(shí)期的工作、學(xué)習(xí)和生活中直接形成的具有保存和查考價(jià)值的綜合體，包括個(gè)人證件、書表、自傳性材料、學(xué)術(shù)性材料、聲像材料、任免獎(jiǎng)懲性材料。榮譽(yù)檔案是我院黨政工團(tuán)或個(gè)人為上級(jí)機(jī)關(guān)榮獲的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌及證書，將它分類、編號(hào)、編目、裝盒（入柜、上架、陳列），納入管理中。徐匯區(qū)教育系統(tǒng)學(xué)術(shù)節(jié)是徐匯區(qū)教育系

10、統(tǒng)的學(xué)術(shù)節(jié)，至今已成功舉辦了十屆，從開幕式到最后的閉幕式，展示了徐匯教育，讓教育充滿思想，讓教學(xué)蘊(yùn)含學(xué)術(shù)，收集一系列的材料，包括開幕式的資料，活動(dòng)中產(chǎn)生的材料等，相信徐匯教育的明天一定會(huì)更加春光明媚。拓寬了檔案門類，豐富了檔案的內(nèi)容，也更充分地體現(xiàn)與反映了我院教育教學(xué)工作的全貌。4 做好編研工作要整理與開發(fā)并重收集、整理，保存檔案的根本目的，是為了開發(fā)利用檔案資源，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)。為此，做好編研工作與開發(fā)并重，即整理是為了開發(fā)利用，整理中注意開發(fā)利用。其中有兩項(xiàng)工作特別重要;其一是下功夫搞好檔案的編目和必要的檔案檢索工具的編制。目前我院檔案檢索工具有案卷目錄、全引目錄、文檔對(duì)照表、著錄卡片

11、、電腦檢索。多樣化的檢索工具，使檢索體系完善，實(shí)現(xiàn)多渠道、多角度檢索。特別是采用電腦檢索，使檔案查找迅速準(zhǔn)確，為開發(fā)利用提供了方便。其二是積極開展檔案資料的編研工作，這實(shí)際上檔案資源的第二次開發(fā)，也是深層次開發(fā)，經(jīng)過編研的檔案資料可以使查閱者更清楚簡(jiǎn)便地了解所需信息。為此，我們充分利用室藏檔案，編寫成院史、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編、檔案全宗介紹、檔案利用實(shí)例等16種編研材料，把零碎的“死”檔案加工成系統(tǒng)的“活”信息。為了做好檔案的開發(fā)和利用，我們要求每個(gè)檔案人員既要及時(shí)、完整地收存好檔案，又要熟悉“家底”，熟練檢索，提高工作地效率，同時(shí)要熱情接待，耐心答疑，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使查閱者稱心滿意。5 結(jié)束語總之，檔案是永不再生的，學(xué)校檔案的形成與發(fā)展和其學(xué)校歷史有著同步性。學(xué)校檔案是管理學(xué)校的工具。學(xué)校檔案工作的水平，體現(xiàn)了整個(gè)學(xué)校管理工作的水平，近年來上級(jí)各部門到任何一個(gè)單位督查，已不再僅僅聽取領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，而更注重看檔案案卷，查看工作痕跡，了解單位實(shí)際工作作風(fēng)。學(xué)校檔案工作者必須發(fā)