管理自我效能在教學(xué)秘書工作的應(yīng)用探析

1、    管理自我效能在教學(xué)秘書工作的應(yīng)用探析    滕銘明摘   要：職業(yè)教育改革需要“雙師型”教師隊伍，也離不開一支高素質(zhì)的管理隊伍。作為基層教學(xué)管理實踐者，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理有序運行的保障。本文基于三元交互理論探討環(huán)境、內(nèi)在因素和行為間的決定作用，進而引入班杜拉管理自我效能理論，從認(rèn)知、動機、情感及選擇過程分析管理自我效能對工作行為的作用機制，具化到教學(xué)秘書工作實踐，以期提升工作行為和績效。關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書  管理自我效能  應(yīng)用：g642         

2、                         ：a                        ：1674-098x（2019）11（a）-0231-03absrtact： vocational education reform needs “double-qualified” teachers and a high-quality managemen

3、t team. as a practitioner of teaching management at the grass-roots level， teaching secretarial work is the guarantee of the orderly operation of teaching management. based on the ternary interaction theory， this paper explores the decisive role among environment， internal factors and behavior， and

4、then introduces bandura's management self-efficacy theory. it analyses the mechanism of management self-efficacy on work behavior from the cognitive， motivational， emotional and choice process， and embodies it in the teaching secretary's work practice in order to improve work behavior and pe

5、rformance.key words： teaching secretary; management self-efficacy; work behavior隨著國家職業(yè)教育改革的深化，2019年試點院校開始面向社會人員招生，根據(jù)江蘇省高等職業(yè)院校面向社會人員開展全日制學(xué)歷教育試行辦法要求，高職院校將創(chuàng)新教學(xué)組織方式，推行工學(xué)交替和彈性學(xué)制，積極開展“1+x”證書試點，根據(jù)學(xué)分互認(rèn)協(xié)議或認(rèn)定辦法進行學(xué)分認(rèn)定與置換。按照“標(biāo)準(zhǔn)不降、模式多元”原則，需建立健全政策制度，加強教學(xué)管理，進一步提升教學(xué)質(zhì)量。在此背景下，作為教學(xué)活動的具體執(zhí)行者、溝通者和服務(wù)者，教學(xué)秘書需適應(yīng)管理制度改革、服務(wù)對象增加

6、類型多元的形勢，加強職業(yè)認(rèn)同，強化服務(wù)意識，提升角色定位和工作質(zhì)量。然而，很多研究表明教學(xué)秘書隊伍存在人員配備不足，專業(yè)不對口，工作強度大，職業(yè)發(fā)展局限，科研環(huán)境差等現(xiàn)象，在一定程度上缺乏職業(yè)認(rèn)同感、職業(yè)發(fā)展空間窄、職業(yè)意志低、流失率高等職業(yè)倦怠2，與崗位要求相比差距較大。考慮到教學(xué)秘書工作是保證教學(xué)運行的基礎(chǔ)，探索影響其工作行為的因素、有針對性地干預(yù)具有重要的現(xiàn)實意義。1  研究回顧通過對近20年來主題為教務(wù)秘書的文獻(xiàn)檢索，發(fā)現(xiàn)研究主要圍繞工作內(nèi)容與特點、現(xiàn)狀的不足分析、能力素質(zhì)要求及對策建議。對工作質(zhì)量提升的對策建議主要基于工作要求及現(xiàn)實差距，有從組織層面談學(xué)校重視、加強培養(yǎng)培訓(xùn)

7、、激勵措施、提供自我實現(xiàn)的機會等，亦有從個體層面談加強心理素質(zhì)、提高業(yè)務(wù)素養(yǎng)、培養(yǎng)創(chuàng)新意識、加強服務(wù)意識、信息化科學(xué)管理等。從教學(xué)秘書個體來看，在明晰崗位職責(zé)認(rèn)知上，如何將學(xué)校、二級學(xué)院、師生服務(wù)等外部要求內(nèi)化成自我要求，不斷將認(rèn)知轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆拥难芯咳狈?。基于此，本研究考察教學(xué)秘書崗位要求與工作績效的關(guān)系。崗位要求等外部環(huán)境變量通過哪些內(nèi)部心理變量影響工作績效呢？教學(xué)秘書的角色定位是管理者、協(xié)調(diào)者和服務(wù)者，管理自我效能是指管理者對自己實現(xiàn)管理領(lǐng)域內(nèi)有關(guān)行為目標(biāo)所需能力的信念，它對個體行為選擇、目標(biāo)設(shè)置、完成任務(wù)的努力程度、堅定程度和緊張程度有深遠(yuǎn)的影響，是驅(qū)動績效的可靠指標(biāo)1。管理自我效能與教學(xué)

8、管理領(lǐng)域聯(lián)系起來，形成了教學(xué)秘書的管理自我效能。有研究表明，教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁重導(dǎo)致自我效能感降低2;教學(xué)秘書自我效能感不足影響因素有客觀工作環(huán)境、角色定位不清、主觀認(rèn)識不到位、經(jīng)歷體驗不足等，提高策略有營造工作環(huán)境和不斷深化自我3;從體驗親歷經(jīng)驗、觀察替代經(jīng)驗、加強語言說服、注重生理調(diào)節(jié)、合理歸因、更新知識等自我效能信息來源闡述提高教學(xué)秘書自我效能感，防止職業(yè)枯竭4。據(jù)此，本研究認(rèn)為教學(xué)秘書管理自我效能在崗位要求與工作績效間起中介作用。而管理自我效能作用于主體行為的中介機制有四個，即認(rèn)知過程、動機過程、選擇過程和情感過程，認(rèn)知、動機、選擇和情感都是主體內(nèi)在因素的體現(xiàn)1。從班杜拉三元交互理論來

9、看，人的行為、內(nèi)在因素和環(huán)境相互作用、相互決定（見圖1）。環(huán)境因素和個體內(nèi)部因素通過四種信息渠道和信息認(rèn)知加工影響自我效能形成，直接或通過中介因素影響個體工作行為和績效，再形成新的效能信息，進一步塑造自我效能（見圖2）。綜上所述，本研究在三元交互理論指導(dǎo)下，從管理自我效能視角，闡述內(nèi)在因素對工作行為的決定作用、工作行為對內(nèi)在因素的決定作用，并具化到教學(xué)秘書工作中，同時通過管理自我效能的作用機制分析，為改善管理工作行為和提高工作績效提供幫助。2  管理自我效能的作用機制在教學(xué)秘書工作中的具化管理自我效能通過四個中介機制對管理者行為協(xié)同發(fā)揮作用，在遇到挑戰(zhàn)性管理情境或潛在威脅性事件時，管

10、理自我效能高的個體會表現(xiàn)為如下特征：認(rèn)知方面，將注意力和努力集中在情境要求上，由潛在困難或障礙產(chǎn)生更強的意志和努力;動機方面，會積極尋求最佳解決方案，以更大的努力迎接挑戰(zhàn);選擇方面，把情境看成機會，關(guān)注機會，認(rèn)為有能力克服工作任務(wù)中遇到的阻力，不回避挑戰(zhàn)性工作，工作任務(wù)選擇范圍廣;情感方面，認(rèn)為有能力處理潛在威脅性實踐，不會顯示出焦慮喚醒。管理自我效能與管理工作績效的相關(guān)系數(shù)為0.38，是影響管理工作績效的重要變量，而工作行為績效會繼續(xù)提高自我效能1。結(jié)合班杜拉自我效能、管理自我效能、教學(xué)秘書的崗位要求及工作經(jīng)歷，本研究將著重分析教學(xué)秘書管理自我效能對工作行為的作用機制。2.1 管理自我效能經(jīng)

11、由認(rèn)知過程對工作行為的影響2.1.1 目標(biāo)設(shè)定方面沒有目標(biāo)作為衡量績效的標(biāo)準(zhǔn)，就很難判斷行為效果并提供動力，加強自我效能。通常根據(jù)工作需要執(zhí)行的目標(biāo)是指定目標(biāo)，指定目標(biāo)有挑戰(zhàn)性，對高績效有積極作用，而個人自我效能不同，自我設(shè)置目標(biāo)和組織承諾也會不同。當(dāng)兩種目標(biāo)一致時產(chǎn)生高效能、高績效，而不一致時，會導(dǎo)致認(rèn)知沖突、低績效和低效能。隨著工作的推進和經(jīng)驗積累，教學(xué)秘書歷經(jīng)新手勝任熟練專家四個階段，在不同階段，通過預(yù)先思維明確掌握性目標(biāo)，設(shè)定鄰近發(fā)展區(qū)域的目標(biāo)，與指定目標(biāo)間的差距積極尋求外部支持和協(xié)調(diào)，逐步提升自我效能。作為教學(xué)秘書，基本目標(biāo)是按時保質(zhì)完成各項工作，二級學(xué)院教務(wù)工作是學(xué)校職能部門與專業(yè)

12、教學(xué)工作的樞紐，學(xué)期周期內(nèi)要統(tǒng)籌安排教學(xué)活動的計劃、開展及考核等，工作繁雜瑣碎，環(huán)節(jié)缺一不可，均是教學(xué)活動有序?qū)嵤┑幕A(chǔ)保障;中階目標(biāo)是日常工作的管理設(shè)計，教務(wù)工作本質(zhì)是管理，發(fā)揮計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制的功能，四個環(huán)節(jié)的連續(xù)運行是教學(xué)高效運行工作流程的優(yōu)化設(shè)計、靈活變通，以解決問題為導(dǎo)向開展工作，而不是界限分明地區(qū)分工作職責(zé)，對于項目式工作，可用pdca檢驗完善，在下一個周期實施前設(shè)置更高的起點;高階目標(biāo)是緊跟職教改革動向，及時轉(zhuǎn)變工作理念，從解決問題到事前控制，掌握工作主動控制權(quán)，設(shè)計工作方式，減少問題發(fā)生幾率，主要精力由事務(wù)性向非結(jié)構(gòu)性工作轉(zhuǎn)移，如師生競賽培育、雙創(chuàng)競賽、教學(xué)成果培育的外在

13、環(huán)境等。2.1.2 認(rèn)知建構(gòu)方面自我效能促進有效行動的認(rèn)知建構(gòu)，而有效活動過程的認(rèn)知重演會強化自我效能。工作任務(wù)的內(nèi)外部環(huán)境變化后，原有認(rèn)知結(jié)構(gòu)中的可利用、可辨別、可持續(xù)的變量同化或順應(yīng)以達(dá)到新的平衡，建構(gòu)新的結(jié)構(gòu)。教學(xué)改革帶來管理變革的新情境，要求教學(xué)秘書對現(xiàn)行工作內(nèi)容進行全面梳理，做好項目與事務(wù)的精確分類，構(gòu)建工作框架圖或樹形結(jié)構(gòu)圖，在框架內(nèi)分析解決問題并系統(tǒng)學(xué)習(xí)，發(fā)展熟練技能，類化新情境新問題，建立過去、現(xiàn)在與未來的連接，避免機械性重復(fù)性無效工作，靈活處理轉(zhuǎn)換情境，在不同工作任務(wù)中實現(xiàn)遷移，并完善優(yōu)化持續(xù)改進。2.1.3 推理性思維推理性思維有助于預(yù)測不同行為過程的結(jié)果，形成對影響工作的

14、因素的控制方法，并以行動的實際結(jié)果來檢驗修正。同一因素可能有多種效應(yīng)，而同一效應(yīng)又由多種因素引起。以專轉(zhuǎn)本自主招生推薦工作任務(wù)為例，選取時間因素來分析不同推理形成的行為績效和自我效能。學(xué)校推薦要求按專業(yè)前四學(xué)期的綜合排名測算符合基本條件的學(xué)生報名雙向選擇，推薦時間是第五學(xué)期末，二級學(xué)院可把測算時間點設(shè)置為第五學(xué)期末、第四學(xué)期末和每學(xué)期末三種，經(jīng)推理預(yù)測不同時間點的正向引導(dǎo)、調(diào)節(jié)、激勵作用不同，高自我效能者會傾向于每學(xué)期末測算，產(chǎn)生高績效，進而提高自我效能和工作積極性。2.1.4 問題解決策略高自我效能者對不同問題、不同階段的同一問題采取不同策略和解決方法，具體問題具體分析，抓住主要原因和關(guān)鍵點

15、，獲得更高工作績效和效率，進而又促進策略的熟練使用。教學(xué)秘書的工作通常按教學(xué)管理進程開展，服務(wù)對象是二級學(xué)院師生，需求眾多，而因協(xié)調(diào)溝通容易導(dǎo)致工作時間碎片化，成效不明顯，問題和難點是如何保證服務(wù)效果又兼顧個人工作計劃的實施，可將工作內(nèi)容歸類重構(gòu)為重復(fù)性較強的工作和創(chuàng)造性的工作。高頻重復(fù)性工作，所需技能較低，替代性較高，例如證書打印、數(shù)據(jù)處理、文檔整理等，簡單重復(fù)操作效率低、自我效能低，但熟練使用office軟件功能，如合并郵件、vlookup、數(shù)據(jù)透視表、路徑等高效保質(zhì)完成工作，自我效能高;低頻重復(fù)性工作，時間間隔長容易遺忘導(dǎo)致反復(fù)溝通，如教學(xué)系統(tǒng)操作易錯點，可針對性錄屏，保存更新共享信息化

16、資源，降低溝通成本;創(chuàng)造性工作與重復(fù)性工作沒有明確的劃分，不斷發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、改善改進工具方法就是創(chuàng)造，提升工作績效和自我效能。2.2 管理自我效能經(jīng)由動機過程對工作行為的影響心理學(xué)動機理論有三種認(rèn)知性動機：歸因理論中的因果歸因、期望價值理論中的結(jié)果預(yù)期、目標(biāo)理論中的認(rèn)知目標(biāo)1。因果歸因是自我效能的信息來源，調(diào)節(jié)自我效能而影響行為;期望價值理論中動機強度受特定行為產(chǎn)生結(jié)果及其價值預(yù)期的聯(lián)合控制，自我效能感強的活動，能獲得有價值的結(jié)果，增強活動動機，效能感低使結(jié)果預(yù)期失去激發(fā)潛力的作用，以自我效能結(jié)果預(yù)期和價值動機強度行為的機制運行;以自我效能為基礎(chǔ)選擇設(shè)置自我目標(biāo)，影響付出努力程度和堅持時

17、間，明確有挑戰(zhàn)性的目標(biāo)會提高行為動機。工作結(jié)果預(yù)期和目標(biāo)是否有價值，取決于教學(xué)秘書的個人需求，在需求基礎(chǔ)上產(chǎn)生動機。教學(xué)秘書的本質(zhì)是管理和服務(wù)，提高業(yè)務(wù)能力和自我要求、加強自我學(xué)習(xí)和研究改進，優(yōu)化管理理念和方法，工作績效就高。工作管理與生活、人際關(guān)系管理的內(nèi)在邏輯是相通的，其技能遷移至生活管理，提高生活質(zhì)量和工作生活的平衡，兩者相互聯(lián)系作用增強工作的內(nèi)部動機和主觀能動性。2.3 管理自我效能經(jīng)由情感過程對工作行為的影響教學(xué)秘書工作對象涉及教務(wù)處、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)及師生等，教育教學(xué)改革帶來新工作要求引起個別師生在具體工作情境中的負(fù)面情緒，管理高效能者積極關(guān)注內(nèi)容，控制外部情緒影響，并通過合理解決改變環(huán)境

18、，降低工作對象焦慮情緒，提高雙方的行為效率。2.4 管理自我效能經(jīng)由選擇過程對工作行為的影響選擇過程的作用不同于認(rèn)知、動機和情感過程，它直接根據(jù)個體效能決定是否選擇某些行為過程，選擇了具體的活動后才會產(chǎn)生動機、策略、情感等。高效能者判斷有能力應(yīng)對時，會選擇挑戰(zhàn)性高的活動，工作任務(wù)選擇范圍廣，低者傾向于回避限制崗位和工作選擇。教學(xué)秘書工作任務(wù)有日常事務(wù)處理和教學(xué)輔助決策，顯示出一定的選擇性：低效能者往往身陷日常事務(wù)，忽視輔助決策，高效能者則把輔助決策擺在工作的重要地位，在前述三種過程共同作用下提高日常教務(wù)管理工作績效，圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策活動落實新的工作任務(wù)，積累技能和經(jīng)驗，進而全面提高工作績效。參考文獻(xiàn)1 郭本禹.自我效能理