分析行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑

1、    分析行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑    王璐摘 要：結(jié)合實際，對行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑進(jìn)行分析。首先闡述當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，其次在提出問題的基礎(chǔ)上，探尋行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑。關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新路徑案管理對于行政事業(yè)單位來說是一項具備有對重要的數(shù)據(jù)資料與信息進(jìn)行記載的工作管理，并且是行政單位必不可少的關(guān)鍵工作之一。但是在目前行政單位對檔案管理工作沒有加強對其的重視與合理開發(fā)利用。因此，行政單位在無形中就制約了業(yè)務(wù)工作的開展。1 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題1）當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管

2、理工作的基礎(chǔ)比較薄弱。據(jù)大量的有關(guān)數(shù)據(jù)分析了解，我國目前行政事業(yè)單位中雖然都建立起了檔案管理制度，但是這些管理制度的基礎(chǔ)相當(dāng)薄弱，而且在實際工作的執(zhí)行起來時也沒有嚴(yán)格按相關(guān)要求進(jìn)行，對一些重要的檔案沒有及時進(jìn)行規(guī)范的管理與記錄存檔，也沒有細(xì)膩區(qū)分重要與不重要的檔案，將它們分類進(jìn)行歸檔，使得眾多的檔案資料出現(xiàn)組卷混亂的情況時常發(fā)生。另外，由于行政單位中負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的部門沒有執(zhí)行到位，導(dǎo)致檔案管理工作人員習(xí)慣處于一種散漫的工作狀態(tài)，沒能嚴(yán)格的按照程序的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行檔案管理，這些陋習(xí)的工作行為都會致使行政事業(yè)單位中的檔案管理工作出現(xiàn)呢各種大小不同的問題出現(xiàn)。2）行政事業(yè)單位檔案管理的硬件設(shè)

3、施落后。在我國，有部分行政事業(yè)單位由于沒有重視檔案管理的工作，致使其單位中的檔案管理所需的硬件設(shè)備沒有得到妥善管理，大多數(shù)的硬件設(shè)備都是比較陳舊的，甚至有些設(shè)備都已經(jīng)無法正常使用了。即便行政事業(yè)單位的檔案管理的硬件設(shè)備的狀態(tài)都處于滯后與不足的條件下，行政單位也沒有檔案管理設(shè)備的這方面投入更多的資金與精力，所以才致使檔案管理的設(shè)備相對于落后。同時，檔案管理的工作環(huán)境也相對于比較差，通常辦公、存檔與檔案交接等工作都是在同一個地方進(jìn)行，沒有嚴(yán)格按照要求進(jìn)行分類辦理，所以導(dǎo)致檔案資料混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)。對檔案資料的保護(hù)意識也沒有加強，沒有按規(guī)定設(shè)置一些防護(hù)的設(shè)施，導(dǎo)致檔案室里缺乏防火防盜與防潮的條件?？偪?/p>

4、問題的造成都是由于行政事業(yè)單位沒有對檔案管理工作的重視而忽略了其硬件設(shè)施的重要性。3）缺乏健全的管理體系。雖然我國有部分行政事業(yè)單位建立有專門對檔案管理的部門，并且也投入了一定的人力、物力以及財力，也具備有了比較先進(jìn)檔案資料管理硬件設(shè)備的檔案室。但是，卻缺少一套完善的檔案管理體系，從以下幾點可以看出：（1）通常的檔案管理體系具備有對檔案管理的實際工作指導(dǎo)作用，便于檔案管理工作人員依據(jù)其相關(guān)規(guī)定內(nèi)容來進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理檔案資料;（2）制定有檔案管理體系的檔案管理工作在對資料進(jìn)行存檔、出檔的過程都會嚴(yán)格的遵循相關(guān)制度來執(zhí)行，確保了存出檔的信息記錄都能與系統(tǒng)信息保持一致。（3）雖然有部分行政單位中的

5、檔案管理工作能夠采用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行輔助管理，但是在管理過程中管理人員對計算機(jī)的使用不到位，沒有及時將資料檔案記錄存檔以及交接等，導(dǎo)致這些硬件設(shè)備也沒有能夠發(fā)揮他們真正的用處。4）對檔案資源的開發(fā)和利用程度不高。檔案資源對一個行政事業(yè)單位來說就像是一筆寶貴的文化財富，而這筆財富需要單位相關(guān)人員去開發(fā)利用才顯得有價值所在?？墒且阅壳暗那闆r來看，大部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案資源管理的時候，通常只進(jìn)行一些簡單的收集檔案、整理檔案以及存檔保管檔案資料的工作，根本沒有對檔案資料進(jìn)行開發(fā)與利用，甚至導(dǎo)致一些以表格紙張類型存入檔案室里的檔案因無人問津而發(fā)生霉變、受潮等現(xiàn)象。所以對檔案資料沒有進(jìn)行開發(fā)與合理的利

6、用也就意味著行政事業(yè)單位檔案管理的工作地下。2 當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新做法1）強化管理，努力促使檔案管理水平不斷提升。在行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，為了使檔案管理工作更加科學(xué)化的進(jìn)行，首先應(yīng)該加強對單位中檔案管理重要性的宣傳力度，必須要讓所有工作人員深刻的意識到檔案管理是對事業(yè)單位多么重要的一項工作，其次是加強檔案管理工作人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，尤其是從領(lǐng)導(dǎo)管理層的人員開始做起，定期參加關(guān)于檔案管理工作內(nèi)容的培訓(xùn)會議，將檔案管理相關(guān)知識和技巧灌輸?shù)矫總€部門的領(lǐng)導(dǎo)心中，切實提升檔案管理工作水平。因此，行政事業(yè)單位要建立檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)組，對身處于檔案管理的工作人員以及其它部門相關(guān)人員參與關(guān)

7、于檔案管理工作的都進(jìn)行定期的指導(dǎo)與監(jiān)督，并且結(jié)合實際的工作情況制定出科學(xué)性的考核制度，使檔案管理工作能夠以動態(tài)化的模式呈現(xiàn)，由管理層到基層的工作人員，由上至下的做起對檔案管理工作重要性的認(rèn)知，共同攜手完成并提升單位檔案管理工作，從而促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化水準(zhǔn)。2）積極引進(jìn)信息化管理手段，提升檔案管理的工作質(zhì)量。隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國目前也進(jìn)入了電子科技現(xiàn)代化信息時代，絕大多數(shù)的企業(yè)單位都已經(jīng)利用計算機(jī)技術(shù)對其工作的效率有著顯著的提升。然而，行政事業(yè)單位中的檔案管理工作為了適應(yīng)社會發(fā)展的趨勢，也將信息技術(shù)引入檔案管理的工作中來，更加有效的提升了檔案管理的工作質(zhì)量。在行政事業(yè)單位檔

8、案管理工作中采用信息化管理方式，可以高效的將有利于事業(yè)單位的資源進(jìn)行合理的開發(fā)與利用，而且還能將一些比較陳舊的紙張存檔形式化成以電子形式進(jìn)行存檔，從而大幅度的延長了檔案資源的使用壽命。因此，如何將信息化技術(shù)管理的形式融入到行政事業(yè)單位的檔案管理工作中，那就需要先從該事業(yè)單位中檔案管理的硬件設(shè)備開始，及時更近配置先進(jìn)的設(shè)備，才能有效及時的將事業(yè)單位內(nèi)部信息能夠準(zhǔn)確的傳遞，以此保證資料檔案的時效性，還可以利用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)對檔案資料中的紙質(zhì)資料和電子形式資料進(jìn)行同時存檔，確保其安全性。與此同時還能以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)向各個部門傳輸檔案信息服務(wù)，促使該事業(yè)單位上上下下都能夠?qū)崟r的共享資源，從而提升了檔案資

9、源的使用率。3）建立檔案信息共享機(jī)制，不斷提升檔案資料應(yīng)用價值。一個事業(yè)單位中的檔案資料能否為該單位提供完整性與細(xì)致化的數(shù)據(jù)資源，決定了該單位檔案管理工作的重要程度，也決定了此項工作是否能提升行政事業(yè)單位的檔案管理整體水平?？赡壳靶姓聵I(yè)單位檔案管理技術(shù)比較滯后，在一定程度上制約了檔案管理工作的價值，也影響到檔案資料的可利用價值與被開發(fā)的價值。因此，需要以現(xiàn)代化的技術(shù)來對檔案資源進(jìn)行全面性的共享，促使單位人員對檔案管理的價值觀念與各部門之間的信息交流，從而不斷的開發(fā)和利用檔案管理工作，有利于行政事業(yè)單位的發(fā)展。4）完善管理及獎懲制度。由于行政事業(yè)單位中的檔案管理工作比較繁瑣，需要等級記錄的工作

10、過程也相對于比較繁多，通常導(dǎo)致檔案管理的工作人員會對此崗位工作產(chǎn)生一種厭倦而煩躁的態(tài)度，不利于更好的將管理工作質(zhì)量提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際工作的需求，建立起科學(xué)合理的管理制度與獎懲機(jī)制，無論是對于基層員工還是領(lǐng)導(dǎo)人員，都要按照規(guī)章制度來進(jìn)行全面性的考核，對表現(xiàn)良好的工作人員給予應(yīng)得的獎勵，保證該制度的公正性與實用性。從而致使檔案管理的工作人員都能夠積極主動的將注意力投入到工作中來，以最優(yōu)化高效的管理制度，來滿足與留住檔案管理方面專業(yè)盡職的人才。3 結(jié)束語綜合以上敘述，在事業(yè)單位檔案管理階段，想要探尋出有效的檔案管理路徑，促進(jìn)單位工作的有效開展。那么，在實踐過程中，就需要對檔案管理現(xiàn)狀的內(nèi)容進(jìn)行研究。同時，在分析檔案現(xiàn)狀問題根源的基礎(chǔ)上，合理的選擇檔案管理方式。參考文獻(xiàn)1李長麗.行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新分析j.科學(xué)中國人，2015，（5z）.2蒙秀英.試論行政事業(yè)單位檔案