固定資產管理系統(tǒng)開發(fā)文檔

1、眉山市聯創(chuàng)電腦有限公司眉山市聯創(chuàng)電腦有限公司固定資產管理系統(tǒng)軟件固定資產管理系統(tǒng)軟件開開發(fā)發(fā)文文檔檔目錄目錄1. 項目概述.41.1. 項目背景.41.2. 參考資料.41.3. 任務描述.51.3.1. 目標.51.4. 運行環(huán)境.51.5. 條件限制.52. 數據描述.52.1. 靜態(tài)數據.52.2. 動態(tài)數據.52.3. 數據庫介紹.52.4. 數據詞典.52.5. 數據采集.53. 業(yè)務需求.53.1. 業(yè)務需求概述.53.1.1. 增加資產.53.1.2. 實物管理.53.1.3. 資產管理.54. 業(yè)務流程設計.54.1. 增加資產.54.2. 工程轉固.54.3. 其他新增.54

2、.4. 實物管理.54.4.1. 清查.54.4.2. 閑置處理.54.4.3. 報廢.54.4.4. 調撥.54.4.5. 出租.54.4.6. 出售.54.4.7. 盤虧盤盈.54.4.8. 資產管理.54.4.9. 折舊調整.54.4.10. 每月折舊.54.5. 功能需求設計.55. 運行需求.55.1. 用戶界面.55.2. 硬件接口.55.3. 軟件接口.55.4. 故障處理.56. 其它需求.51. 項目概述項目概述FIS 二期工程建設即將拉開，目標是將帳務處理與會計報表、工程財務與固定資產、電信卡、稅務會計、財務分析、聯機計費等作不同的模塊，分期建設，以形成完整的財務及企業(yè)管理

3、信息。固定資產集中核算，投資主要信息自動統(tǒng)計與報告，依托信息化手段完成固定資產調撥與固定資盤點工作。固定資產數據信息豐富，多方核對控制，基本滿足核算、預算、稅務、現金流量管理的需要。 1.1.項目背景項目背景本項目是正安杰公司為提高公司在建工程管理水平，實現在建工程和固定資產管理計算機化和網絡化。固定資產部分，公司管理巨量的昂貴資產，要滿足低成本, 高速度建設網絡基礎設施的要求，有效利用有限的預算/資源，為將來的上市，公司報表披露的準確性，而目前雖然有一個單機版的管理系統(tǒng)，依然不能實現沒有集成的信息系統(tǒng)，當同時管理多個工程項目卻只有有限的, 缺少有價值的管理信息。實際問題中調撥和盤點問題長期困

4、擾企業(yè)管理。1.2.參考資料參考資料1）“關于正安杰公司固定資產實物管理系統(tǒng)前期調研和流程圖”。2）公司固定資產管理辦法（試行）。3）會計電算化管理辦法 財政部（1994）財會字第 27 號發(fā)布。4）會計核算軟件基本功能規(guī)范 財政部（1994）財會字第 27 號發(fā)布。5）會計電算化工作規(guī)范 財政部財會字（1996）第 17 號發(fā)布。1.3.任務描述任務描述1.3.1.目標目標總目標：解決工程管理和財務管理脫節(jié)問題，減輕固定資產管理員的工作，提高固定資產管理效率，加強固定資產實物管理，確保固定資產中高值低易品的完整及保值、增值，明確經濟責任，監(jiān)督并促進固定資產的妥善保管和合理使用，不斷提高設備的

5、使用率和增值率。提高工程會計工程效率，增強固定資產數據的及時性和準確性。固定資產集中核算，投資主要信息自動統(tǒng)計與報告，依托信息化手段完成固定資產調撥與固定資盤點工作。固定資產數據信息豐富，多方核對控制，基本滿足核算、預算、稅務、現金流量管理的需要。要實現總目標，具體來說系統(tǒng)要完成以下任務：零星購置新增；固定資產盤虧盤盈；折舊調整；條碼處理；父卡片拆分子卡片；固定資產分類統(tǒng)計、查詢；固定資產調撥電算化；資產分類查詢盤點；權限管理。等。1.4.運行環(huán)境運行環(huán)境WEB 服務器：操作系統(tǒng)：Microsoft Windows 2000 Server支持環(huán)境：Internet 信息服（IIS）數 據 庫：

6、MySql網絡協議：TCP/IP 協議硬件：PIII 400MHZ 處理器 128M 內存 20G 存儲空間以上客戶端：操作系統(tǒng)：Windows98 以上網絡協議：TCP/IP 協議瀏 覽 器：Internet Explorer 5.0 以上硬件：PII 400MHZ 處理器 64M 內存 10G 存儲空間1.5.條件限制條件限制系統(tǒng)投入使用時，要對原有相關機構作相應調整，對各類人員制定崗位責任制。系統(tǒng)是需要有相應權限才能訪問的資源。沒有權限的功能必須向系統(tǒng)管理人員申請才能使用。所以明確各個工作崗位的的職責范圍，并以相應的管理規(guī)章與之配套，建立相互稽核、相互監(jiān)督、相互制約的機制。由于是關系財務

7、機密信息的訪問，雖然系統(tǒng)設計是 B/S 結構，可以通過公網訪問，但由于安全問題，其中還是受一定限制。服務器方的管理應配置相應的專人管理。有足夠的專項資金進行系統(tǒng)的管理、運行和維護。2. 數據描述數據描述2.1.靜態(tài)數據靜態(tài)數據固定資產卡片數據；資產科目表；帳務資產表；購置申請表；購置流程表；作廢痕跡表；資產變更歷史表；作廢流程表；調撥流程表；調撥申請表；租賃表；未入帳等。2.2.動態(tài)數據動態(tài)數據操作員輸入系統(tǒng)的數據及系統(tǒng)輸出數據；用戶、角色數據；固定資產變更數據等。2.3.數據庫介紹數據庫介紹本系統(tǒng)數據庫有：固定資產卡片文件數據庫、臨時卡片庫、條碼數據庫、子卡庫、折舊流水庫、憑證庫、固定資產增

8、減文件數據庫、備查文件數據庫（備查文件用于存放各種報廢、出售和損益等原因而減少的固定資產，記錄固定資產減少的去向）等數據庫。2.4.數據詞典數據詞典1.固定資產：使用年限在一年以上，單位價值在規(guī)定標準以上，并在使用過程中保持原來物質形態(tài)的資產，包括房屋及建筑物、機器設備、運輸設備、工具器具等。其價值隨著使用過程中的磨損程度，逐漸地、部分地轉移到所生產的產品中去，構成產品價值的組成部分。2.固定資產卡片：它是反映固定資產詳細情況的明細帳。3.固定資產增減變動表：反映某一會計期間固定資產的增減變動情況。4.工程明細表：反映企業(yè)在建工程的明細情況。5.固定資產折舊計算表：反映企業(yè)各部門固定資產折舊計

9、算和費用分配情況。6.高值低易品：7.帳實相符（資產）：財務帳和實物能夠同時查對符合的資產；8.WFS 系統(tǒng)：電信基礎財務系統(tǒng)；9.父子卡片：本系統(tǒng)定義折舊點在父卡片，子卡片不做折舊操作，子卡片只是作為父卡片的明細；10. 條碼：區(qū)分固定資產卡片對應的實物，用于資產清查；11. 減值準備：12. 殘值：13. 資產與準資產：準資產是不折舊的固定資產；相反資產為折舊的固定資產；14. 預估入帳數據：工程建設中很多攤消費用需要綁到資產上，在未入帳中暫時分攤到資產中，待轉固前再行調整；15. 一次性列支固定資產：16. 責任人：17. 建設部門：18. 專業(yè)部門：19. 使用部門：2.5.數據采集數

10、據采集數據采集方式有：A、開發(fā)過程中：1、開發(fā)人員與用戶交流，從用戶那里獲取數據；2、開發(fā)人員查詢與會計、會計制度、固定資產管理有關的資料以及國家發(fā)布的有關政策文件資料等，從這些資料中提取需要的數據；3、需求調查人員直接到委托開發(fā)的單位去實地踩點調查，收集數據。B、測試及試運行過程中：1、 從用戶那里獲取典型數據；2、 測試人員根據系統(tǒng)設計測試數據（主要指有可能引發(fā)系統(tǒng)癱瘓崩潰的邊緣數據）。C、運行過程中：1、系統(tǒng)管理員將用戶、角色、權限控制等數據輸入系統(tǒng)；2、操作員將會計報表的數據輸入系統(tǒng)。D、需要采集的數據有：1、 固定資產卡片數據；2、 實物記錄數據；3、 財務帳數據；4、 系統(tǒng)使用員數

11、據。3. 業(yè)務需求業(yè)務需求3.1.業(yè)務需求概述業(yè)務需求概述在 FIS 二期中固定資產管理部分（以下簡稱固），需要管理固定資產的實物和資產的從增加到減少的整個過程。開始的增加資產主要分兩個處理過程，一種是從在建工程結轉的工程資產，一種是其他增加方式，如零星購置、調入、租賃等；資產增加后便進入了資產的管理過程，這里我們將資產和實物分開管理；在實物管理中包括：調撥、出售、出租、清查、報廢等；在資產管理中包括：價值管理、折舊管理等。本分析過程中將業(yè)務分為兩個大的部分，即：實物管理過程、資產管理過程。而增加資產是一個整個系統(tǒng)的數據入口，我們將其單獨歸為一個大的功能點。3.1.1. 增加資產增加資產3.1

12、.1.1. 工程轉固工程轉固工程轉固主要是接收在建工程模塊（以下簡稱“在”）的暫估卡片資料或者是正式卡片資料，管理人員可做帳務調整，折舊調整，最后確認該接收的正確完成。在初驗階段，接收的一般只有一張暫估清單數據，管理人員需要做一定調整；財務人員還需要做相應的轉賬憑證。在終驗階段，接收的是資產清單，管理人員也需要做一定調整，同時需要做的是原值調整，折舊調整等。 3.1.1.2. 其他新增其他新增其他新增是除工程項目資產外的所有資產都包括在這個范圍內。主要有零星購置資產、調入資產、租賃資產、贈送資產和盤盈資產等；其中 盤盈的資產，需要本系統(tǒng)推到帳務中，帳務返回做帳信息；調入的資產和盤盈基本一樣；零

13、星購置、租入、抵債資產、原有資產維修改建，改良的增加方式是手工輸入。3.1.2.實物管理實物管理3.1.2.1. 清查清查資產清查，主要是資產實物的清查，在卡片建立時，同時建立了相應的卡片條碼；這里會運用到資產的 ABC 分類方法，操作人員可以根據分類清查資產；也可根據其他方式，如地區(qū)，公司部門等；清查過程中，主要根據條碼編號同實物的條碼對比，以得出資產的盤虧盤盈。3.1.2.2. 閑置處理閑置處理閑置處理，主要是資產實物的閑置處理。在資產清查過程中，在日常工作中，發(fā)現的沒有使用，技術不能達到要求等原因而閑散的資產，將這些資產記錄下來，為企業(yè)更好利用，盤活資產創(chuàng)造條件。3.1.2.3. 報廢報

14、廢資產報廢，這里是實物的報廢過程。正確的報廢過程能確保報廢資產的及時處理，真實反映企業(yè)資產狀況；確保企業(yè)報廢資產信息及時更新，實現賬、卡、實相符。3.1.2.4. 調撥調撥調撥是一個比較復雜的過程，在調撥中，需要有調撥申請，調撥通知，調撥轉移單處理等。調撥牽扯到幾個部門協調工作，包括財務部門、實物管理部門、使用部門。3.1.2.5. 出租出租出租是將本公司閑置資產向外出租，需要記錄出租物品、出租人、出租時間、出租價格等。出租資產依然需要在資產管理中記錄價值變更情況。3.1.2.6. 出售出售出售是將本公司閑置資產向外出售，加快企業(yè)資金的流動。資產出售后，資產信息需要保留一定時限，用以備查。出售

15、后，該資產同時也需要記錄出售時間、出售價格、出售部門、出售人等信息。3.1.3.資產管理資產管理3.1.3.1. 折舊管理折舊管理折舊管理中，主要是價值的折舊，資產經過一定時間后，價值會自動減少。其中包括：會計制度變更折舊處理、減值準備、稅務折舊、折舊調整、特殊折舊、折舊預測等。4. 業(yè)務流程設計業(yè)務流程設計在 FIS 二期中固定資產管理部分（以下簡稱固），我們需要記錄對固定資產管理過程中的所有數據，包括最開始的建立工作，卡片的建立，資產的分類盤點，資產閑置設置，資產報廢處理，資產調撥處理，資產折舊調整等功能。具體處理業(yè)務流程規(guī)約如下：資產增加資產管理財務管理人員(from 業(yè)務角.實物管理固

16、定資產主用例圖4.1.增加資產增加資產增加資產是固定資產系統(tǒng)的主要入口。而且這里包括了工程資產的增加和其他增加方式。增加資產本來應該屬于資產管理過程中，但是這個是一個特殊的功能和常用的功能，所以，我們將其列出來。下面是固定資產的主要用例圖：工程轉固零星購置資產調入贈送租賃盤盈用戶(from 業(yè)務角色)在建工程轉入的資產信息，主要包括初驗和終驗資產。租賃資產不需要記提折舊，即為準資產。租賃資產也需要手工錄入。一般是轉入方式錄入系統(tǒng)的。由于沒有流程資產，只需要手工記入系統(tǒng)中。4.2.工程轉固工程轉固工程轉固，首先是接收在建工程模塊的初驗或終驗信息，本系統(tǒng)接收到這些資料后，將該信息轉換為未入帳卡片，

17、然后本系統(tǒng)將初驗信息傳遞給帳務系統(tǒng)；如果是初驗階段，帳務系統(tǒng)編制了轉賬憑證后，回傳已付款信息，本系統(tǒng)將未入帳卡片轉為暫估卡片；如果是終驗階段，將接收的資產清單做原值調整和折舊調整，帳務系統(tǒng)編制相關憑證后，未入帳卡片轉為正式卡片。最后確認接收的資料，回執(zhí)信息給在建工程模塊操作人員。見下工程轉固活動圖接收在建工程資料階段選擇暫估卡片編制原值調整終驗折舊調整相關憑證編制消息回執(zhí)在建工程模塊將資產清單轉換為未入帳卡片傳遞信息給帳務系統(tǒng)初驗做初驗憑證正式卡片建立網發(fā)部傳遞的消息，初驗和終驗時不相同。初驗一般只有一個通知，包括工程號，初驗金額等；終驗不光包括通知，同時提供資產清單。這些信息在在建工程模塊中

18、已經整理好，傳遞給本系統(tǒng)做簡單處理。并回傳帳務系統(tǒng)的處理結果。原值調整是初驗和終驗金額不相同，需要手工調整；相應的由于初驗只有一張卡片，終驗的卡片折舊就需要調整。工程轉固活動圖4.3.其他新增其他新增其他新增大體流程都一樣。零星購置、租賃、贈送、調入、盤盈等的處理流程基本一樣。這些新增都可以直接輸入系統(tǒng)，其中，零星購置需要手工購買流程處理，財務人員只需要將零星購置資產編制卡片即可；贈送和零星購置同樣操作方式；租賃不需要記提折舊；而調入一般是局外調撥，需要做憑證，而局內調撥只需要修改調撥位置信息。4.4.實物管理實物管理4.4.1.清查清查資產清查處理部分，主要是在盤虧盤盈方面，清查出閑置資產等

19、；清查流程定義為：財務主管下達清查任務，定義清查范圍；財務人員根據資產的 ABC 分類方式、地區(qū)或者部門等分類出各清查范圍；財務人員會同實物管理部門到實物使用部門做清查工作，直到清查完畢，才做條碼和卡片的比對，生成盤虧盤盈表。對盤虧盤盈的資產進入盤虧盤盈流程做下部操作。見下資產清查活動圖固定資產ABC分類盤點時段制定盤點計劃查詢盤點計劃范圍的資產明細表通知財務協同盤點進入盤虧盤盈流程通知使用部門同意協同需要查詢出本次盤點的所有資產，應該是條碼形式的。接收通知安排盤點人員及工作計劃盤點人員記錄資產盤點表盤點是否成功編制盤點報告、閑置或待報廢資產匯總表通過重新盤點未通過上報實物管理部門使使用用部部

20、門門財財務務部部門門實實物物管管理理部部門門4.4.2.閑置處理閑置處理閑置處理，主要是資產實物的閑置處理。在資產清查過程中，在日常工作中，發(fā)現的沒有使用，技術不能達到要求等原因而閑散的資產，將這些資產記錄下來，為企業(yè)更好利用，盤活資產創(chuàng)造條件。發(fā)現資產閑置報本部門主管審批接收閑置審批信息調研資產各部門使用情況固定資產閑置報告領導審批是否通過變更資產狀態(tài)回復資產相關部門審批未通過通過實實物物管管理理部部門門使使用用部部門門4.4.3.報廢報廢資產的報廢，應該說還是分兩種。一種是帳面上的作廢，它是由于資產經過一定時間的折舊處理后，資產凈值小于規(guī)定金額，這樣的資產叫賬面報廢，這種資產很可能依然在使

21、用；還有一種是該資產確實不能再使用，需要做實物報廢操作的資產。這里我們只討論實物報廢流程。4.4.4.調撥調撥調撥分為局內調撥和局間調撥兩個流程；一個主要的區(qū)別是局內調撥只是地址的變化，局間調撥不光地址變更，影響的兩個調入和調出公司有資產的增加和減少。下面先描述局內調撥的流程。調入部門有需求時先在本部門內由領導審核，如果審核通過，向實物管理部門提交資產需求申請，實物管理部門也需要審核，審核通過后資產部門查詢部門是否有滿足條件的可調撥資產，如果沒有可調撥閑置資產，是否強制調撥？如果有可調撥資產，實物管理部門主管審核后，下發(fā)調撥通知單，發(fā)送到使用部門，使用部門會簽通知單后將資產運送到調入部門；調入

22、部門驗收后，回執(zhí)實物管理部門資產已收到；實物部門做資產變更記錄。見下局內調撥活動圖提交資產需求本部門審批資產需求申請接收調撥通知單驗收調入資產回執(zhí)實物部門是否還需要審批一次？實物管理部門審批查詢固定資產情況通過有無可調撥閑置資產未通過實物管理部門主管審批有下發(fā)調撥通知單通過做資產變更紀錄未通過會簽調撥通知單將資產運送調入部門緊急處理無可調撥資產和畢博流程區(qū)別及其中存在的問題做了變更后，是否需要財務做調整？使使用用部部門門實實物物管管理理部部門門調調入入部部門門局間調撥牽扯部門比較多，會產生本公司的資產的減少，撥入公司的資產增加。具體流程是：調入使用部門先對本部門提出申請，部門領導審批后，向調入

23、局實物管理部門提出申請，實物管理部門審核通過后，查看局內是否有可調撥資產，如果有及進入局內調撥流程；如果沒有可調撥資產，發(fā)送請求向省實物管理部門，省實物管理部門通過后，查詢省公司是否有可調撥資產，如果沒有，進入其他購置流程；如果有，出具調撥通知單，發(fā)送省財務部門，財務部門會簽后，發(fā)送調出局實物管理部門，調出局實物管理部門開具調撥轉移單后，發(fā)送本公司財務部門核對并填寫價值，同時會簽轉移單，再發(fā)送該調撥單于本公司資產使用部門；本公司使用部門會簽轉移單后，將資產移交調入局實物管理部門；調入局使用部門驗收資產會簽轉移單后發(fā)送給調入局實物管理部門，實物管理部門抄送財務部門做資產增加帳務處理，同時抄送省實

24、物管理部門和調出局實物管理部門，省實物管理部門接到調撥轉移單后通知省財務部門做資產關系變更處理；調出局實物管理部門接到會簽的轉移單后，做資產減少處理，同時通知本公司財務部門做帳務資產減少處理。4.4.5.出租出租出租是將本公司閑置資產向外出租，需要記錄出租物品、出租人、出租時間、出租價格等。出租資產依然需要在資產管理中記錄價值變更情況。4.4.6.出售出售出售是將本公司閑置資產向外出售，加快企業(yè)資金的流動。資產出售后，資產信息需要保留一定時限，用以備查。出售后，該資產同時也需要記錄出售時間、出售價格、出售部門、出售人等信息。4.4.7.盤虧盤盈盤虧盤盈盤虧盤盈是在資產清查后，產生的清查結果，但

25、這個結果還需要領導審批后方能生效。具體流程如下：清查形成的盤虧盤盈報告分別以本公司領導審核和省公司審和兩種一并上報本公司管理層，如果是本公司領導審核，領導審批報告，提出處理意見回發(fā)財務部門，財務部門根據處理意見作資產的盤虧盤盈處理；對于需要省公司審核的，本公司領導會簽后發(fā)送省財務部門審核，省財務部門審核后發(fā)送省公司主管財務副總簽署處理意見，回發(fā)給市州管理層，根據處理意見做盤虧盤盈處理。4.4.8.資產管理資產管理資產的管理目前知道的部門是每月折舊、折舊調整、原值調整、減值準備。折舊調整原值調整減值準備財務管理人員(from 業(yè)務角.每月折舊原值調整在什么情況下作減少？增加一般是資產的維護、技改

26、等。是否有流程？每月點取按鈕，自動完成折舊處理4.4.9.折舊調整折舊調整資產按照正常方式，是在轉固后，按照設定的折舊規(guī)則，每月折舊一次。但當資產發(fā)生變故，如損壞、維修等后，資產的原值發(fā)生改變，相應的折舊方式也發(fā)生變化。或者是減值準備等需要調整折舊。進入流程后，需要先選擇除需要調整折舊的卡片，然后選擇調整的方式，如：時間、原值、殘值、減值準備、折舊方法、折舊年限等。接著只是模擬更改折舊，將模擬數據上報財務主管，審核通過后才自動做真正的折舊調整處理。見下折舊調整活動圖選擇折舊卡片選擇調整方式模擬折舊處理提請財務主管審核審核通過，自動作折舊確認審核通過清除模擬折舊未通過折舊調整活動圖4.4.10.

27、 每月折舊每月折舊每月折舊是固定資產管理的一個主要工作，每月操作人員根據需要對公司資產做資產折舊，每月只能做一次操作。折舊公式是在卡片建立時設定好。4.5.功能需求設計功能需求設計本系統(tǒng)既管理固定資產帳務，也管理固定資產實物。帳務的管理主要集中在折舊、報廢和調撥上。而一些資產在會計帳務中經過一定處理后，最后資產成為報廢資產；但這些資產很多依然在企業(yè)中使用；這些資產作實物管理；對這些報廢資產就需要進行實物處理；實物處理包括：變賣、拆除、銷毀等；如果不處理，那么繼續(xù)使用的，也就進入本系統(tǒng)的管理范圍中；還有一種資產，就是各種高值、低易品，這些資產沒有進入會計帳務，那么我們也需要對這些資產進行管理，現

28、在的情況是沒有對這些資產進行有效的管理和利用；使其不光發(fā)揮有效的作用同時對企業(yè)管理也起到推動的作用；實物管理過程中，需要將新購進的各種高值、低易品進行實物登記，相當于會計帳務中的入帳過程。只是沒有資產的折舊過程。將各種高值、低易品入庫后，需要相關領導的批準備案。對資產的分配也需要完成規(guī)定的程序；具體流程說明如下：建設部門或相關部門辦理相關審批手續(xù)，購入固定資產，同時填制“固定資產工程竣工生產鑒定記錄表”，交由相關部門審批備案；相關專業(yè)部門對通過審批的“固定資產”填制“固定資產收入憑證”然后各使用部門驗收其使用的資產，同時也向資產管理部門備案；資產管理部編制“資產卡片”分發(fā)到使用部門。對資產的地點變更，不能沒有規(guī)范。需要有規(guī)范的流程；我們稱為調撥。調撥需要先進行調撥申請，交由相關部門批準后，才能真正進行調撥。資產的一個日常工作就是折舊，折舊一般情況是每月將固定資產按