補(bǔ)充內(nèi)容-郵件合并透視表

1、3.7郵件郵件合并合并（參二級(jí)）（參二級(jí)）使用郵件合并技術(shù)可以批量處理文檔使用郵件合并技術(shù)可以批量處理文檔（一個(gè)發(fā)給多個(gè)客戶的信函制作請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函制作請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函）3.7.1郵件郵件合并合并 所謂郵件合并就是講一個(gè)主文檔（一個(gè)主文檔（固定不變的內(nèi)容固定不變的內(nèi)容）與一個(gè)數(shù)據(jù)）與一個(gè)數(shù)據(jù)源（）結(jié)合起來生產(chǎn)一系列的文檔。源（）結(jié)合起來生產(chǎn)一系列的文檔。 1. 創(chuàng)建主文檔創(chuàng)建主文檔 主文檔主文檔是經(jīng)過特殊處理的Word文檔，它是用于創(chuàng)建輸出文檔的“藍(lán)圖”（模板），其中包括了基本的文本內(nèi)容基本的文本內(nèi)容，這些文本內(nèi)容在所有輸出文檔是相同的是相同的，例如信件的信頭、主體內(nèi)容及落款等。另外還有一些指令（合

2、并域），用于插在每個(gè)輸出文檔中都要發(fā)生變化的文本。例如收件人的姓名、地址等。 2. 選擇數(shù)據(jù)源：選擇數(shù)據(jù)源： 數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源實(shí)際上是一個(gè)數(shù)據(jù)列表，即用戶希望合并到輸出文檔的數(shù)據(jù)。例如：其中保存了姓名、通訊地址、郵箱、電話號(hào)碼等等。郵件合并郵件合并（二級(jí)（二級(jí)P145-3.7）3.7.1郵件合并郵件合并 3. 數(shù)據(jù)源的類型：數(shù)據(jù)源的類型： 1）Office地址列表：地址列表：在郵件合并的過程中， “郵件合并”任務(wù)窗格為用戶提供了簡單的“Office地址列表”機(jī)會(huì)，用戶可以在新建的列表中填寫收件人的姓名和地址等相關(guān)的信息，此方法適用于不經(jīng)常使用的小型、簡單列表 2）Word數(shù)據(jù)源：數(shù)據(jù)源：可以使用某

3、個(gè)Word文檔作為數(shù)據(jù)源。該文檔應(yīng)該只包含一個(gè)表格，表格的第一行必須存放標(biāo)題，其他行必須是郵件合并所需要的數(shù)據(jù)記錄。 3）Excel工作表：可以從工作簿內(nèi)的任意的工作表或命名區(qū)域選擇數(shù)據(jù)。 4）Access數(shù)據(jù)庫（表）：數(shù)據(jù)庫（表）： 5）HTML文件文件：其中之包含一個(gè)表格的HTML文件。表格的第一行必須存放標(biāo)題，其他行必須是郵件合并所需要的數(shù)據(jù)記錄。3.7郵件郵件合并合并3.7.1郵件合并郵件合并 4. 郵件合并的最終文檔：郵件合并的最終文檔： 郵件合并的最終文檔郵件合并的最終文檔包含了所有的輸出文檔。其中文本內(nèi)容在輸出文檔中是相同的，而有些內(nèi)容會(huì)隨著收件人的不同收件人的不同而發(fā)生變化。

4、利用郵件合并功能可以創(chuàng)建信件、電子郵件、傳真、信封、標(biāo)簽、目錄（打印出來或保存在單個(gè)Word文檔中的姓名、地址、或其他信息的列表）等文檔。3.7郵件郵件合并合并3.7.2郵件郵件合并實(shí)例合并實(shí)例 1. 實(shí)例一實(shí)例一：批量處理文檔：批量處理文檔（放假通知） 1）在Word 2010功能區(qū)中，單擊“郵件郵件”選選項(xiàng)卡。項(xiàng)卡。 2） 在“郵件郵件”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)組（功能區(qū)）中，單擊“開始郵件合并開始郵件合并”向下的箭頭，在下拉菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А泵?。打開 “郵件郵件合并合并”任務(wù)窗格，進(jìn)入“郵件合并分郵件合并分步向?qū)Р较驅(qū)А?步驟之一步。 3） 在“選擇文件類型選擇文件類型

5、”區(qū)域 ，選擇一種希望創(chuàng)建的輸出文檔類型輸出文檔類型（例如“信函信函” ）。 4）單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔下一步：正在啟動(dòng)文檔” 超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 2 步，選擇開始文檔開始文檔（選擇“使使用當(dāng)前文檔用當(dāng)前文檔”主文檔主文檔） 3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 1. 實(shí)例實(shí)例一一：批量處理文檔：批量處理文檔（放假通知） 5）單擊“下一步：選擇收件人下一步：選擇收件人”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 3 步， 在在“選選擇收件人擇收件人”選項(xiàng)區(qū)，選中“使用現(xiàn)有列表使用現(xiàn)有列表”單選按鈕，如右圖所示： 單擊“

6、瀏覽瀏覽”超鏈接，打開“選選取數(shù)據(jù)源取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選取保存的客戶資料（例如Word、Excel 文檔），而后單擊“確確定定”。如下圖： 此時(shí)可以對(duì)收件人信 息進(jìn)行修改 ，單擊“確定確定”。3.7郵件郵件合并合并3.7.2郵件郵件合并實(shí)例合并實(shí)例 1. 實(shí)例實(shí)例一：一：批量處理文檔批量處理文檔（放假通知） 6）單擊“下一步：撰寫信函下一步：撰寫信函”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向郵件合并分步向?qū)?dǎo)”6步驟之 4 。如無主文檔無主文檔，可以在活動(dòng)窗口輸入與輸出文檔保輸入與輸出文檔保持一致的文本持一致的文本；如需要將收件人信息添加進(jìn)去，可將鼠標(biāo)定位在合適的位置，然后單擊“地址塊”、“問候語”等超鏈

7、接，本例單擊“其他項(xiàng)目其他項(xiàng)目”，打開“插入合并域插入合并域”對(duì)話框。在“域域”列表中，選擇要插入到主文當(dāng)中的收件人所在的“學(xué)院學(xué)院”、“班級(jí)班級(jí)”，之后單擊“關(guān)閉關(guān)閉”按鈕，關(guān)不掉關(guān)不掉“插入合并域插入合并域”對(duì)話對(duì)話框框。為文檔的相應(yīng)位置就出現(xiàn)已經(jīng)插入的域標(biāo)記。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 1. 實(shí)例實(shí)例一一批量處理文檔批量處理文檔（放假通知） 7）單擊“下一步：預(yù)覽信函下一步：預(yù)覽信函”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 5 。在“預(yù)覽信預(yù)覽信函函”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“”按鈕，具有不同學(xué)院、班級(jí)的信函。（如要想更改收件人更改收件人，可單擊“

8、做出更改做出更改”選項(xiàng)區(qū)的“編輯收件人列表”超鏈接進(jìn)行更改；若要?jiǎng)h除當(dāng)前顯示的輸出文檔刪除當(dāng)前顯示的輸出文檔，可單擊“刪除此收件人刪除此收件人”按鈕），預(yù)覽處理完成后。 8）單擊“下一步：完成合并下一步：完成合并”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟的最后一步。在“合并”選項(xiàng)區(qū)域中，用戶可根據(jù)實(shí)際需要選擇“打印打印”或“編輯單個(gè)信函編輯單個(gè)信函”超鏈接，本例選擇“編輯單個(gè)信函編輯單個(gè)信函”超鏈接3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 1. 實(shí)例實(shí)例一一 ：批量：批量處理處理文檔文檔（放假通知） 9）打開）打開“合并到新文檔合并到新文檔”對(duì)話框，在“合并記錄并

9、記錄”選項(xiàng)區(qū)中，選中“全部全部”按鈕，而后單擊“確定確定”按鈕。這樣，Word 會(huì)將主文檔中存儲(chǔ)的收件人信息自動(dòng)添加到通知通知正文中。每頁中的班級(jí)信息均由數(shù)據(jù)源自動(dòng)創(chuàng)建生成。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 2. 實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函 1）在Word 2010功能區(qū)中，單擊“郵件郵件”選選項(xiàng)卡。項(xiàng)卡。 2） 在“郵件郵件”選項(xiàng)卡的選項(xiàng)組（功能區(qū)）中，單擊“開始郵件合并開始郵件合并”向下的箭頭，在下拉菜單中選擇“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А泵?。打開 “郵件郵件合并合并”任務(wù)窗格，進(jìn)入“郵件合并分郵件合并分步向?qū)Р较驅(qū)А?步驟之一步。 3）

10、在“選擇文件類型選擇文件類型”區(qū)域 ，選擇一種希望創(chuàng)建的輸出文檔類型（例如“信函信函” ）。 4）單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔下一步：正在啟動(dòng)文檔” 超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 2 步，”選擇開始文檔”（選擇“使用當(dāng)前文檔使用當(dāng)前文檔”主文檔） 3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例2. 實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函5）單擊“下一步：選擇收件人下一步：選擇收件人”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 3 步， 在在“選擇選擇收件人收件人”選項(xiàng)區(qū)，選中“使用現(xiàn)有列表使用現(xiàn)有列表”單選按鈕，如右圖所示： 單擊“瀏覽瀏

11、覽”超鏈接，打開“選取數(shù)據(jù)源選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，選取保存的客戶資料（例如Word、Excel 文檔），而后單擊“確定確定”。如下圖： 此時(shí)可以對(duì)收件人信 息進(jìn)行修改 ，單擊“確定確定”。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例2. 實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函 6）單擊“下一步：撰寫信函下一步：撰寫信函”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向郵件合并分步向?qū)?dǎo)”6步驟之 4 。如無主文檔，可以在活動(dòng)窗口輸入與輸出文檔保持一致的文本；如需要將收件人信息添加進(jìn)去，可將鼠標(biāo)定位在合可將鼠標(biāo)定位在合適的位置適的位置，然后單擊“地址塊”、“問候語”等超鏈接，本例單擊本例單擊“其他項(xiàng)

12、目其他項(xiàng)目”，打開“插入合并域插入合并域”對(duì)話框。在“域域”列表中,如右圖；選擇要插入插入到主文檔中的邀請(qǐng)人 姓名姓名所在的位置，本例選擇“姓名姓名”域，單擊“插入插入”按鈕，插入完所需的合并按鈕，插入完所需的合并域域之后單擊“關(guān)閉關(guān)閉”按鈕，關(guān)閉掉關(guān)閉掉“插入合并插入合并域域”對(duì)話框?qū)υ捒?。文檔的相應(yīng)位置就出現(xiàn)已經(jīng)插入的域標(biāo)記。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 2. 實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函 7）在）在“郵件郵件”選項(xiàng)卡上的選項(xiàng)卡上的“編寫和插入域編寫和插入域”選項(xiàng)組中，單擊“規(guī)則規(guī)則如果如果那么那么否則否則”命令，打開“插入插入Word域域”對(duì)話

13、框，在“域名域名”下拉列表框中選擇“性別性別”，在“比較條件比較條件”下拉列表框中選擇“等于等于”，在“比較對(duì)象比較對(duì)象”文本框輸入“男”（也可以輸入“女女”，），在“插入此文插入此文本本”文本框輸入“先生先生”（“女士女士”），在“否則否則插入插入此文此文本本”文本框輸入“女士女士”（“先生先生”）而后單擊“確定確定”，這樣就可以使被邀請(qǐng)人的稱謂和性別建立關(guān)聯(lián)。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 2. 實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函 8）單擊“下一步：預(yù)覽信函下一步：預(yù)覽信函”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟之 5 。在“預(yù)覽信預(yù)覽信

14、函函”選項(xiàng)區(qū)域中，單擊“”按鈕，具有不同邀請(qǐng)人姓名和稱謂的信函。（如要想更改收件人更改收件人，可單擊“做出更改做出更改”選項(xiàng)區(qū)的“編輯收件人列表編輯收件人列表”超鏈接進(jìn)行更改；若要?jiǎng)h刪除當(dāng)前顯示的輸出文檔除當(dāng)前顯示的輸出文檔，可單擊“刪除此收件刪除此收件人人”按鈕）。 9）預(yù)覽并處理完成后，單擊“下一步：完成合下一步：完成合并并”超鏈接，進(jìn)入“郵件合并分步向?qū)о]件合并分步向?qū)А?步驟的最后一步。在“合并合并”選項(xiàng)區(qū)域中，用戶可根據(jù)實(shí)際需要選擇“打印打印”或“編輯單個(gè)信函編輯單個(gè)信函”超鏈接，本例選擇“編輯單個(gè)信函編輯單個(gè)信函”超鏈接3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例2.

15、實(shí)例二實(shí)例二 ：制作會(huì)議邀請(qǐng)函制作會(huì)議邀請(qǐng)函 10）打開）打開“合并到新文檔合并到新文檔”對(duì)話框，在“合并記錄并記錄”選項(xiàng)區(qū)中，選中“全部全部”按鈕，而后單擊“確定確定”按鈕。這樣，Word 會(huì)將主文檔中存儲(chǔ)的收件人信息自動(dòng)添加到邀請(qǐng)函正文中。每頁中的邀請(qǐng)個(gè)人信息均由數(shù)據(jù)源自動(dòng)創(chuàng)建生成。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 3. 實(shí)例三實(shí)例三 ： 制作信封：制作信封：操作步驟如下： 1）在Word 2010功能區(qū)中，打開“郵件郵件-創(chuàng)建創(chuàng)建-中文信封中文信封”按鈕，打開如圖所示的“信封制作信封制作向?qū)驅(qū)А睂?duì)話框。如右上圖： 2）單擊“下一步下一步”按鈕，在“信封樣式信封樣

16、式”下拉列表框中選擇信封樣式，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要選中或取消有關(guān)的樣式復(fù)選框復(fù)選框。如中圖： 3）單擊“下一步”按鈕，選擇生成信封的方式和數(shù)量，本例“地址簿文件，生成批量信封”如右下圖：3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 2. 使用郵件合并技術(shù)制作使用郵件合并技術(shù)制作信封信封 4）單擊“下一步下一步”按鈕，“從文件中獲取并匹配收信人信息”區(qū)域中，單擊“選擇地址簿選擇地址簿”按鈕，打開“打開打開”對(duì)話框，打開已經(jīng)建好打開已經(jīng)建好的地址簿的地址簿Excel文件文件，返回到“信封信封制作向?qū)е谱飨驅(qū)А睂?duì)話框。如上圖。 5）在“地址簿中的對(duì)應(yīng)項(xiàng)地址簿中的對(duì)應(yīng)項(xiàng)”區(qū)域中下拉列表框中，分

17、別選擇與你收信人信息匹配的字段，如下圖。3.7郵件合并郵件合并3.7.2郵件合并實(shí)例郵件合并實(shí)例 2. 使用郵件合并技術(shù)制作信封使用郵件合并技術(shù)制作信封 6）單擊“下一步下一步”按鈕，在“信信封制作向?qū)Х庵谱飨驅(qū)А敝休斎爰男湃诵畔?。單擊“下一步下一步”按鈕，進(jìn)入“信封制信封制作向?qū)ё飨驅(qū)А钡淖詈笠徊?，單擊“完成完成”按鈕，關(guān)閉“信封制作向?qū)欧庵谱飨驅(qū)А睂?duì)話框。4.8 數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)管理與分析分析課本教材課本教材Excel提供了提供了數(shù)據(jù)排序、篩選、匯總、數(shù)據(jù)合并、透視表、數(shù)據(jù)排序、篩選、匯總、數(shù)據(jù)合并、透視表、工作表的鏈接工作表的鏈接等數(shù)據(jù)管理功能，便于對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與等數(shù)據(jù)管理功能，便于對(duì)

18、數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與分析。分析。4.8.1 排序排序4.8.2 篩選篩選4.8.3 數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性4.8.4 分類匯總分類匯總4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.1 排序排序 Excel提供了按數(shù)字大小順序排序、按字母順序排序提供了按數(shù)字大小順序排序、按字母順序排序等等規(guī)則規(guī)則進(jìn)行排序。進(jìn)行排序。類型類型說明說明數(shù)字?jǐn)?shù)字從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序字母字母在按字母先后順序?qū)ξ谋卷?xiàng)進(jìn)行排序時(shí)，在按字母先后順序?qū)ξ谋卷?xiàng)進(jìn)行排序時(shí)，Excel 從左到右逐個(gè)字符從左到右逐個(gè)字符地進(jìn)行排序。例如，如果一個(gè)單元格中含有文本地進(jìn)行排

19、序。例如，如果一個(gè)單元格中含有文本“A100”，則這個(gè)單，則這個(gè)單元格將排在含有元格將排在含有“A1”的單元格的后面，含有的單元格的后面，含有“A11”的單元格的前面。的單元格的前面。文本以及包文本以及包含數(shù)字的文含數(shù)字的文本本0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 （空格）（空格） ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? _ | + A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z撇號(hào)撇號(hào) () 和連字符和連字符 (-) 會(huì)被忽略。但例外情況是，如果兩個(gè)文本字符會(huì)被忽略。但例外情況是，如果兩個(gè)文本字符串除了連字符不

20、同外其余都相同，則帶連字符的文本排在后面。串除了連字符不同外其余都相同，則帶連字符的文本排在后面。邏輯值邏輯值FALSE 排在排在 TRUE 之前之前錯(cuò)誤值錯(cuò)誤值所有錯(cuò)誤值的優(yōu)先級(jí)相同所有錯(cuò)誤值的優(yōu)先級(jí)相同空格空格空格始終排在最后空格始終排在最后4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.1 排序排序 1單一條件排序單一條件排序 按哪一個(gè)字段排序，選中數(shù)據(jù)區(qū)域排序列的任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中“排序和篩選排序和篩選”組的（升組的（升序）或序）或 （降序）。（降序）。注：注：排序后，記錄（行）位置發(fā)生變化，而不是字段排序后，記錄（行）位置發(fā)生變化，而不是字段（列）數(shù)據(jù)位置發(fā)生變化。（列

21、）數(shù)據(jù)位置發(fā)生變化。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.1 排序排序 2多條件排序多條件排序 選擇待排序數(shù)據(jù)區(qū)域中任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡 “排序和篩選排序和篩選”組 “排序排序”，在彈出的“排序”對(duì)話框中設(shè)置條件。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.2 篩選篩選 對(duì)區(qū)域或表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，可以快速、方便地查找和使用單元格區(qū)域或表中數(shù)據(jù)的子集。篩選過的數(shù)據(jù)僅顯示那些滿足指定條件的行，并隱藏那些不希望顯示的行。分自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。分自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選 自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選可以創(chuàng)建三種篩選類型：按值列表、按格式或按條件。 高級(jí)篩選，適用于復(fù)雜條件。高級(jí)篩選，適用于復(fù)雜條件

22、。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.2 篩選篩選 1.自動(dòng)篩選自動(dòng)篩選 選擇待篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域或表中任一單元格，單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“排序和篩選排序和篩選”組“篩選篩選”。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.2 篩選篩選 2. 高級(jí)高級(jí)篩選篩選 高級(jí)篩選可指定復(fù)雜的篩選條件，篩選結(jié)果也可放在指定區(qū)域。高級(jí)篩選可指定復(fù)雜的篩選條件，篩選結(jié)果也可放在指定區(qū)域。選擇待篩選的數(shù)據(jù)區(qū)域或表中任一單元格，單擊單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡“排序和篩選排序和篩選”組組“高級(jí)高級(jí)”。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.3 數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性 數(shù)據(jù)有效性用于定義可以在單元格中輸入或應(yīng)該

23、在單元格中輸數(shù)據(jù)有效性用于定義可以在單元格中輸入或應(yīng)該在單元格中輸入哪些數(shù)據(jù)。入哪些數(shù)據(jù)。選取要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或區(qū)域，單擊選取要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格或區(qū)域，單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡“數(shù)據(jù)工具數(shù)據(jù)工具”組組“數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性”“設(shè)置設(shè)置”。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.3 數(shù)據(jù)有效性數(shù)據(jù)有效性在有效數(shù)據(jù)設(shè)置后，當(dāng)輸入的無效數(shù)據(jù)120時(shí)，系統(tǒng)將提示并禁止用戶輸入。若對(duì)已輸對(duì)已輸入入的數(shù)據(jù)可進(jìn)行進(jìn)行審核，審核，單擊“數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)”選項(xiàng)卡“數(shù)數(shù)據(jù)工具據(jù)工具”組“數(shù)數(shù)據(jù)有效性據(jù)有效性”“圈圈釋無效數(shù)釋無效數(shù)”，將錯(cuò)誤標(biāo)記出來。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.4 分

24、類匯總分類匯總通過使用通過使用“分類匯總分類匯總”可以自動(dòng)計(jì)算列的分類匯總和總可以自動(dòng)計(jì)算列的分類匯總和總計(jì)。計(jì)。分類匯總前，數(shù)據(jù)區(qū)域要滿足如下分類匯總前，數(shù)據(jù)區(qū)域要滿足如下3個(gè)條件：個(gè)條件：（1）數(shù)據(jù)區(qū)域在工作表上包含的兩個(gè)或多個(gè)單元格（可以相鄰或不相鄰）。（2）進(jìn)行分類匯總計(jì)算的每個(gè)列的第一行都具有一個(gè)第一行都具有一個(gè)標(biāo)簽，每個(gè)列中都包含類似的數(shù)據(jù)標(biāo)簽，每個(gè)列中都包含類似的數(shù)據(jù)，并且該區(qū)域不包含任何空白行或空白列。（3）對(duì)分組的數(shù)據(jù)的列進(jìn)行排序排序。 4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.4 分類匯總分類匯總 1.插入分類匯總插入分類匯總選中待分類匯總的數(shù)據(jù)區(qū)域任一單元格，在“數(shù)據(jù)數(shù)

25、據(jù)”選項(xiàng)卡“分分級(jí)顯示級(jí)顯示”組組“分類匯總分類匯總”，顯示“分類匯總”對(duì)話框。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.4 分類匯總分類匯總2.刪除分類匯總刪除分類匯總選擇包含分類匯總的區(qū)域中的某個(gè)單元格，在“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“分級(jí)顯示分級(jí)顯示”組組“分類匯總分類匯總”，在彈出的“分類匯總”對(duì)話框中，單擊“全部刪除全部刪除”。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表是數(shù)據(jù)透視表是交互式報(bào)表交互式報(bào)表，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)，可快速合并和比較大量數(shù)據(jù)，能能夠夠看到行列源數(shù)據(jù)的不同匯總，顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)數(shù)看到行列源數(shù)據(jù)的不同匯總，顯示感興趣區(qū)域的明細(xì)

26、數(shù)據(jù)。與分類匯總相比，分類匯總適合于對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行分據(jù)。與分類匯總相比，分類匯總適合于對(duì)一個(gè)字段進(jìn)行分類，數(shù)據(jù)透視表可對(duì)一個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行匯總。類，數(shù)據(jù)透視表可對(duì)一個(gè)或多個(gè)字段進(jìn)行匯總。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表（1）選擇數(shù)據(jù)源。）選擇數(shù)據(jù)源。選中表格中的任意一個(gè)單元格。注意該數(shù)據(jù)區(qū)域具有列標(biāo)題或表中顯示了標(biāo)題，并且該區(qū)域或表中無空行。（2）在）在“插入插入”選項(xiàng)卡選項(xiàng)卡“表格表格”組組“數(shù)據(jù)透數(shù)據(jù)透視表視表”，或者單擊，或者單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)透視表透視表”“數(shù)據(jù)透視數(shù)據(jù)透視表表”。Excel 會(huì)會(huì)顯示顯示“創(chuàng)建創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視

27、表數(shù)據(jù)透視表”對(duì)話框?qū)υ捒颉?.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表（3）例：例：在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表表”對(duì)話框中，對(duì)話框中，在“請(qǐng)選擇請(qǐng)選擇要分析的數(shù)據(jù)要分析的數(shù)據(jù)”下，選中“選擇一個(gè)表或區(qū)域選擇一個(gè)表或區(qū)域”例如例如銷售表銷售表。在“選擇放置數(shù)據(jù)選擇放置數(shù)據(jù)透視表的位置透視表的位置”下指定下指定創(chuàng)建創(chuàng)建透視表的透視表的位置位置新建工作表新建工作表。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表： 此時(shí)，選中透視表的任意位置，出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表”工具欄。 Excel 會(huì)將

28、空的數(shù)據(jù)透視表添加至指定位置并顯示數(shù)據(jù)透視表字段列表，以便用戶添加字段、創(chuàng)建布局以及自定義數(shù)據(jù)透視表。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表： 4）將“銷售區(qū)域”字段拖放到“列標(biāo)簽”區(qū)域中，“日期”字段拖放到“行標(biāo)簽”區(qū)域中，銷售數(shù)量”拖放到“數(shù)值”區(qū)域中，得到按日統(tǒng)計(jì)的各地區(qū)銷售量合計(jì)。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表1.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表在按日統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)上，若對(duì)日期進(jìn)行分組。選中“日期”列，單擊“選項(xiàng)”選項(xiàng)卡“分組”組“將所選內(nèi)容分組”，在“分組”對(duì)話框中設(shè)置“起始 于”2010/1

29、/1，“終止于”2010/7/1，“步長”為“月”、“季度”。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.8.5 數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表2.刪除刪除數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)透視表（1）單擊要?jiǎng)h除的數(shù)據(jù)透視表的任意位置。 （2）在功能區(qū)“數(shù)據(jù)透視表工數(shù)據(jù)透視表工具具”“選項(xiàng)選項(xiàng)”選項(xiàng)卡“操作操作”組組“選擇選擇”“整個(gè)數(shù)據(jù)透視整個(gè)數(shù)據(jù)透視表表”（3）按 Delete鍵。 數(shù)據(jù)透視表被刪除，建立數(shù)據(jù)透視表的源數(shù)據(jù)不變，數(shù)據(jù)透視表所在的工作表不被刪除。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析 4.8.6 數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)合并：合并： 可以把來自不同源數(shù)據(jù)區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并進(jìn)行合并計(jì)算。不同數(shù)據(jù)源區(qū)包括同一個(gè)工作表中，同一個(gè)工作簿的不同工作表中，不同工作簿的中數(shù)據(jù)區(qū)域。數(shù)據(jù)合并數(shù)據(jù)合并是通過建立合并表建立合并表的方式來進(jìn)行的。其中，合并表可以建立在某源數(shù)據(jù)區(qū)域所在的工作表中，也可以建立同一個(gè)工作簿中的或在不同一個(gè)工作簿中。利用“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡下的“數(shù)據(jù)工具數(shù)據(jù)工具”命令組的命令可以完成“數(shù)數(shù)據(jù)合并據(jù)合并”、“數(shù)據(jù)有效性”、“模擬分析”等功能。4.8 數(shù)據(jù)管理與分析數(shù)據(jù)管理與分析4.