行政管理部費(fèi)用類業(yè)務(wù)流程管理規(guī)定

1、為保證公司行政辦公類業(yè)務(wù)的順利開展，明確各部門權(quán)責(zé)，以便行政管理部對(duì)各 類業(yè)務(wù)做出快速反應(yīng)，并能得到合理的監(jiān)督與控制。2范圍本制度適用于*有限公司所有行政類業(yè)務(wù)。3職責(zé)3.1各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門發(fā)生的辦公用品、維修類、基建類業(yè)務(wù)等通過有效途徑提報(bào)。 32人力資源部負(fù)責(zé)對(duì)各部門提報(bào)的維修類、基建類等所有異常業(yè)務(wù)進(jìn)行前期的判斷 并作處理結(jié)果，指導(dǎo)行政管理部對(duì)該業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理，同時(shí)對(duì)過程及結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督、檢 查和驗(yàn)收。3. 3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)具體業(yè)務(wù)流程辦理合理控制資金。3. 4行政管理部負(fù)責(zé)對(duì)辦公用品的匯總提報(bào)、執(zhí)行人力資源部批準(zhǔn)的維修決議并按照 公司標(biāo)準(zhǔn)及要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。4業(yè)務(wù)分類4. 1行政辦

2、公類4. 2維修類4.3公車費(fèi)用類4. 4其他業(yè)務(wù)類5業(yè)務(wù)流程及管理辦法51行政辦公類主要分為：例行性辦公用品采購、新增人員或業(yè)務(wù)配備、非例行性辦 公用品采購。511例行性辦公用品采購按照財(cái)務(wù)部制定的資金支出流程管理規(guī)定執(zhí)行，由各 部門提報(bào)至行政管理部，行政管理部根據(jù)辦公用品管理規(guī)定要求進(jìn)行審核提報(bào)， 并報(bào)財(cái)務(wù)審核批準(zhǔn)，借款。5. 12新增人員或業(yè)務(wù)配備，新增職位辦公用品采購由人資部根據(jù)其崗位提報(bào)配置明 細(xì)，行政管理部根據(jù)配置明細(xì)進(jìn)行采購，采購時(shí)行政部打借條，人資簽字確認(rèn)借款后 附帶人資部主管簽字的配備明細(xì)，財(cái)務(wù)部根據(jù)簽字齊全的借條進(jìn)行借款。新增業(yè)務(wù)配 備是指公司根據(jù)業(yè)務(wù)調(diào)整，需要重新配備辦公

3、用品包含調(diào)離崗位或是業(yè)務(wù)地點(diǎn)發(fā)生改 變等，該類業(yè)務(wù)屬于新增業(yè)務(wù)經(jīng)人資部或總經(jīng)理處同意的新增業(yè)務(wù)方案，由新增業(yè)務(wù) 部門提報(bào)采購清單人資部同意后轉(zhuǎn)交行政管理部，行政管理部根據(jù)新增業(yè)務(wù)所需清單 制作采購申請(qǐng)表，人資主管同意后可直接到財(cái)務(wù)部借款。5. 13非例行性物品采購主要是指此類物品公司沒有備貨且不經(jīng)常用的行政辦公類物 品或是因?yàn)槲锲防匣荒苷Ｊ褂眯枰匦虏少彛擃愇锲凡少弳蝺r(jià)低于200元以下 的由人資核實(shí)確屬公司行政辦公類物品且情況屬實(shí)，行政管理部根據(jù)各部門提報(bào)的需 求計(jì)劃，整理成采購申請(qǐng)表經(jīng)人資同意后可直接向財(cái)務(wù)借款。52維修類業(yè)務(wù)主要分為日常業(yè)務(wù)類、基建維修類5. 2.1日常業(yè)務(wù)類：該類業(yè)

4、務(wù)包括打印機(jī)、復(fù)印機(jī)定期更換墨盒、損壞維修；機(jī)器公 司純凈水房、科研公司直飲水過濾濾芯等的定期更換；公司水龍頭、燈管、閥門、門 鎖等的維修更換；季節(jié)性的夏季空調(diào)檢修、部分充氟，冬季暖氣管道檢、維修；辦公 用品類維修如電話損壞更換、電腦維修；網(wǎng)絡(luò)例行維護(hù)產(chǎn)生費(fèi)用。5. 2. 1. 1復(fù)印機(jī)、打印機(jī)灌粉屬于例行辦公用品采購范疇可以通過辦公用品采購進(jìn)行 此項(xiàng)工作。更換墨盒主要是指機(jī)器、科研公司所使用復(fù)印機(jī)、打印機(jī)進(jìn)行的定期更換, 該類業(yè)務(wù)可由部門主管通過聯(lián)絡(luò)單形式說明情況，行政管理部根據(jù)臺(tái)賬核實(shí)屬實(shí)進(jìn)行 更換，該部分費(fèi)用發(fā)生后可在辦公用品采購表中體現(xiàn)注明作為報(bào)銷依據(jù)；公司傳真機(jī)、 打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等的

5、維修維護(hù)，在保修期內(nèi)的可直接進(jìn)行維修維護(hù)，出保修期未達(dá)到 報(bào)廢年限的維修由各部門通過內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的形式提報(bào)至人力資源部，人資部通過現(xiàn)場(chǎng) 檢查進(jìn)行評(píng)判做出指導(dǎo)性意見，行政部根據(jù)反饋的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單進(jìn)行工作，人資部監(jiān)督 檢查。費(fèi)用低于300元以下的行政管理部可直接借款維修；費(fèi)用在300-1000之間行政 管理部上報(bào)人資部核實(shí)，根據(jù)人資主管意見進(jìn)行安排維修，如維修向財(cái)務(wù)借款時(shí)由行 政主管簽字、人資主管簽字確認(rèn)；超過報(bào)廢年限由物品使用部門通過申請(qǐng)的方式上報(bào), 行政管理部核實(shí)，人資部確認(rèn)再報(bào)總經(jīng)理處批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后行政管理部進(jìn)行采購。5. 2. 1. 2定期更換類，如公司純凈水房、直飲水過濾濾芯等屬于定期更換的，

6、直接按 照規(guī)定時(shí)間及使用情況進(jìn)行更換，該費(fèi)用可通過例行辦公用品采購的方式進(jìn)行計(jì)劃采 購，只要在辦公用品計(jì)劃中注明即可。5. 2. 1. 3公司易損件維修維護(hù)，該部分維修可直接進(jìn)行，損壞后直接到倉庫支取或是 緊急采購，如燈管、水龍頭等倉庫有備用，行政管理部定期向倉庫提報(bào)備用計(jì)劃，該 部分可有倉庫根據(jù)庫存上報(bào)例行辦公用品采購計(jì)劃，財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)后進(jìn)行購買備用。 緊急維修如閥門、門鎖等沒有備份備件的故障一旦發(fā)生影響使用的可直接采購緊急維 修，該類費(fèi)用可向財(cái)務(wù)緊急借款，行政管理部在內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單上注明緊急維修，人資部 簽字核實(shí)確認(rèn)需要緊急維修，確認(rèn)后財(cái)務(wù)借款進(jìn)行。并通過行政部建立的維修臺(tái)帳進(jìn) 行報(bào)銷，報(bào)銷時(shí)

7、人資部檢查確認(rèn)。5. 2. 1. 4例行性的檢、維修費(fèi)用，該部分費(fèi)用有臺(tái)帳的通過臺(tái)帳確定檢、維修的必要 性，此費(fèi)用可由行政部先擬定例行費(fèi)用的預(yù)算，總費(fèi)用低于1000以下的由人資部核 實(shí)確認(rèn)簽字后，直接到財(cái)務(wù)借款，費(fèi)用高于1000以上的須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。5. 2. 1. 5辦公用品類維修各部門提報(bào)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單，注明損壞原因、使用年限、維修要 求等，行政管理部根據(jù)臺(tái)賬核實(shí)，屬實(shí)確需維修的簽注意見，人資部確認(rèn)核實(shí)并出具 審核報(bào)告進(jìn)行損壞評(píng)判、定性，屬于責(zé)任事故的寫明處理結(jié)果，人資部同意后進(jìn)行財(cái) 務(wù)借款維修。維修費(fèi)用低于300元以下的行政管理部可直接進(jìn)行維修，300-1000之間 的由人資部簽字確認(rèn)

8、后借款維修。1000以上需再經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。5. 2. 1. 6網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控等例行維護(hù)費(fèi)用，公司網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)異常需要緊急維修，采取原則是 先維修，維修借款行政部簽字，人資部確認(rèn)核實(shí)，財(cái)務(wù)部根據(jù)以上進(jìn)行借款。維修結(jié) 束后行政管理部報(bào)銷時(shí)在維修管理臺(tái)帳中注明。5. 2. 1. 7其他未規(guī)定費(fèi)用，費(fèi)用低于500元以下可由行政部進(jìn)行維修說明人資部核實(shí) 確認(rèn)后進(jìn)行財(cái)務(wù)借款。5. 2. 1. 8以上屬于例行辦公用品采購的直接在計(jì)劃中注明，未在其范圍內(nèi)的通過維修 臺(tái)帳報(bào)銷時(shí)由人資主管簽字核實(shí)報(bào)銷。5. 2. 2基建維修類基建、基礎(chǔ)設(shè)施類在發(fā)生故障后各部門通過內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的形式上報(bào)人資部，人資 部通過現(xiàn)場(chǎng)檢查核實(shí)

9、了解情況，并出具審查報(bào)告，報(bào)告中應(yīng)明確說明是否是責(zé)任事故, 責(zé)任事故要寫明處理結(jié)果，轉(zhuǎn)至行政管理部，用于發(fā)票報(bào)銷。財(cái)務(wù)部在發(fā)票審核時(shí)作 為審核依據(jù)之一。人資部將內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單及審核報(bào)告轉(zhuǎn)至行政管理部，行政管理部根據(jù) 實(shí)際情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查核實(shí)并出具預(yù)算報(bào)告，維修費(fèi)用在500元以下，行政管理部可 直接借款進(jìn)行維修，借款時(shí)后附人資部簽字的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單；500元-2000元之間人資部 簽字確認(rèn)同意后進(jìn)行維修維護(hù)。2000元以上須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。以上維修過程中 500元以下維修費(fèi)用可直接進(jìn)行維修，報(bào)銷時(shí)在維修臺(tái)帳中體現(xiàn)，500元以上必須有預(yù) 算報(bào)告，費(fèi)用單獨(dú)報(bào)銷。53公車費(fèi)用類5. 31公司車輛費(fèi)用分類：

10、維修費(fèi)、維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、油費(fèi)、停車費(fèi)、過路過橋費(fèi)、違章違規(guī)費(fèi)、車審 車檢費(fèi)、司機(jī)出差途中餐費(fèi)、車輛其他費(fèi)用。532各項(xiàng)費(fèi)用管理規(guī)定：5. 3. 2. 1維修費(fèi)。維修費(fèi)是指公司車輛因公出現(xiàn)的車輛損壞或是零部件老化維修所產(chǎn) 生的費(fèi)用。維修依據(jù)為公司車輛在指定4s店維護(hù)保養(yǎng)過程中檢測(cè)到的異常情況車檢 報(bào)告或是日常發(fā)現(xiàn)的明顯損壞，確定車輛維修所需費(fèi)用。費(fèi)用高于2000元以上由司 機(jī)提報(bào)，行政主管核實(shí)擬定維修報(bào)告上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后財(cái)務(wù)借款維修，2000元以下由 司機(jī)提報(bào)，行政主管核實(shí)情況確定屬實(shí)后由車輛維護(hù)司機(jī)打借條寫明所借費(fèi)用原因及 所需費(fèi)用金額由司機(jī)簽字，行政管理部主管核實(shí)簽字，財(cái)務(wù)主管確認(rèn)后簽字

11、借款。車 輛維修后司機(jī)必須在行政管理部車輛維修臺(tái)賬登記備案。5. 3. 2. 2維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)。維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)是指公司車輛根據(jù)車輛維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)規(guī)定對(duì)車輛進(jìn) 行的例行性車輛維護(hù)保養(yǎng)和季節(jié)維護(hù)保養(yǎng)（如：夏季之前檢測(cè)車輛空調(diào)系統(tǒng)等）所產(chǎn) 生的費(fèi)用。該費(fèi)用在車輛規(guī)定的維護(hù)保養(yǎng)允許的范圍內(nèi)由車輛申領(lǐng)維護(hù)人員打借條寫 明借款事由為車輛維護(hù)保養(yǎng)并注明車輛公里數(shù)，行政管理部主管根據(jù)車輛維護(hù)保養(yǎng)記 錄核實(shí)所需維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目簽字確認(rèn)，財(cái)務(wù)主管確認(rèn)后簽字借款。車輛維護(hù)保養(yǎng)后司機(jī) 必須在行政管理部車輛維護(hù)保養(yǎng)手冊(cè)上登記備案。5323保險(xiǎn)費(fèi)。保險(xiǎn)費(fèi)是指為保證車輛正常使用根據(jù)國(guó)家規(guī)定必須辦理的保險(xiǎn)費(fèi)用 和公司規(guī)定的其他商業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)用

12、。其中交強(qiáng)險(xiǎn)車輛必須辦理，商業(yè)險(xiǎn)公司車輛必須繳 納三者、車損、不計(jì)免賠三種，其他有特殊要求的經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。該費(fèi)用由行政 管理部統(tǒng)一管理，車輛保險(xiǎn)到期前一個(gè)月由司機(jī)提報(bào)，行政管理部根據(jù)提報(bào)打借條借 款，財(cái)務(wù)部主管審核簽字后借款。5. 3. 2. 4油費(fèi)。油費(fèi)是指公司車輛正常行駛所需要的加油費(fèi)用。該費(fèi)用司機(jī)每次借款 3000元/次，下次借款時(shí)提交上次油費(fèi)報(bào)銷憑證，行政管理部主管核實(shí)所有油票是否 入賬，是否有異常費(fèi)用，核實(shí)清楚無問題后在司機(jī)借條上簽字，財(cái)務(wù)部主管審核簽字 后借款。5325停車費(fèi)。停車費(fèi)是指公司車輛因公停車所產(chǎn)生的費(fèi)用，該費(fèi)用和油費(fèi)報(bào)銷時(shí) 一并報(bào)銷。5326過路過橋費(fèi)。過路過橋費(fèi)是

13、指公司車輛因公出車所產(chǎn)生的過路過橋費(fèi)用。公 司內(nèi)部用車（除總經(jīng)理）禁止走高速，因公出差的情況除外，接待客戶過程中產(chǎn)生的過 路過橋費(fèi)該費(fèi)用報(bào)銷時(shí)可與油費(fèi)一起報(bào)銷，緊急情況下不在上述范圍內(nèi)走高速須經(jīng)行 政部主管同意，報(bào)銷時(shí)在過路過橋費(fèi)上單獨(dú)注明。5. 5. 2. 7違規(guī)違章費(fèi)。違規(guī)違章費(fèi)是指違反國(guó)家相關(guān)管理規(guī)定所遭受的處罰產(chǎn)生的費(fèi) 用。公司司機(jī)在出車過程中誰違反誰負(fù)責(zé)的原則，司機(jī)自行處理負(fù)責(zé)，需要由公司出 面的所產(chǎn)生費(fèi)用由司機(jī)負(fù)責(zé)，公車違章主要是指總經(jīng)理以上職位行車過程中所產(chǎn)生的 違規(guī)違章費(fèi)用由公司負(fù)責(zé)，具體按駕駛員待遇管理規(guī)定執(zhí)行。5. 3. 2. 8車審車檢費(fèi)。車審車檢費(fèi)是指車輛根據(jù)國(guó)家規(guī)定進(jìn)

14、行的檢驗(yàn)審核所產(chǎn)生的費(fèi) 用。車審車檢費(fèi)用由司機(jī)打借條，行政管理部主管簽字確認(rèn)后，財(cái)務(wù)部主管審核簽字 后借款。為不影響公司正常使用車輛審核等可通過黃牛進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)辦理，黃牛費(fèi)用 200元/次。5.329司機(jī)途中餐費(fèi)。司機(jī)途中餐費(fèi)是指公司司機(jī)因公在外吃飯的費(fèi)用，該費(fèi)用報(bào) 銷時(shí)由行政主管審核費(fèi)用的有效性真實(shí)性，司機(jī)因公出差餐費(fèi)住宿費(fèi)用等由用車申請(qǐng) 人負(fù)責(zé)，接送總經(jīng)理去機(jī)場(chǎng)途中餐費(fèi)及司機(jī)接待客戶過程中的餐費(fèi)每餐標(biāo)準(zhǔn)最高上限 為40元/次。司機(jī)接待客戶中的餐費(fèi)單獨(dú)報(bào)銷不再由銷售部報(bào)銷，該費(fèi)用可與油費(fèi)一 起報(bào)銷。5. 3. 2. 10車輛年度保養(yǎng).根據(jù)公司車輛用途及性質(zhì)，公司車輛座椅等均屬于真皮制品， 每

15、年總經(jīng)理專車徹底清污一次費(fèi)用為500元/次，其他車輛兩年一次費(fèi)用為500元/次。 5.3.2.11其他費(fèi)用。其他費(fèi)用是指不在上述范圍之內(nèi)的公司車輛因業(yè)務(wù)需要、維護(hù)保 養(yǎng)需要等所發(fā)生的費(fèi)用。該費(fèi)用主要包括購買車輛必備的清潔用具、玻璃水等所產(chǎn)生 的費(fèi)用，進(jìn)行實(shí)報(bào)實(shí)銷。5. 4其他業(yè)務(wù)類5.4. 1春節(jié)、元宵節(jié)節(jié)假日所需物品，主要指鞭炮、福字等過節(jié)必需品，該類物品采 購由行政管理部按照計(jì)劃提報(bào)人自批準(zhǔn)后財(cái)務(wù)借款購買。5. 4.2任務(wù)類。主要指人資部或是總經(jīng)理處直接下發(fā)的整改任務(wù)，此類業(yè)務(wù)根據(jù)任務(wù) 要求按期完成，需要借款的500元以下的附帶任務(wù)單可通過財(cái)務(wù)直接借款，500-1000 人資部簽字確認(rèn)，1000元以上以報(bào)告形式上報(bào)總經(jīng)理后批準(zhǔn)后實(shí)施。5. 4. 3其他未在制度內(nèi)體現(xiàn)的費(fèi)用低于1000元以下的所有業(yè)務(wù)可由行政管理部以報(bào)告